1、业务流程定义外包加工采购流程流程编码: BPD_MM10_V01作者: 姚笛流程名称:外包加工采购流程流程定义文件签署表业务流程定义文件是描述比亚迪精密制造有限公司将来在SAP R/3系统中处理相关业务的详细流程定义，其中所涉及的SAP功能已得到以下项目组成员的接受并已签署。比亚迪股份有限公司第三事业部分管副总裁：孙一藻_ 签署: _比亚迪股份有限公司三部“精密项目”项目经理：孙一藻_ 日期:_比亚迪股份有限公司第三事业部物料部经理： 王江_ 签署:_比亚迪精密制造有限公司物料部负责人： 王江_ 日期: _比亚迪股份有限公司第三事业部成本科科长：周亚琳_ 签署:_比亚迪精密制造有限公司成本科负2、责人： 周亚琳_ 日期: _比亚迪股份有限公司第三事业部采购科科长：熊艺 _ 签署:_比亚迪精密制造有限公司采购科负责人： 熊艺 _ 日期: _比亚迪股份有限公司第三事业部仓务科科长：董铭 _ 签署:_比亚迪精密制造有限公司仓务科负责人： 董铭 _ 日期: _比亚迪股份有限公司第三事业部计划科科长：刘丽萍 签署:_比亚迪精密制造有限公司计划科负责人： 刘丽萍 日期: _比亚迪股份有限公司第三事业部商务科科长：纪晓萍 签署:_比亚迪精密制造有限公司商务科负责人： 纪晓萍 日期: _比亚迪股份有限公司第三事业部设备科科长：朱成都 签署:_比亚迪精密制造有限公司计设备负责人： 朱成都 日期: _比亚3、迪股份有限公司财务总监: 吴经胜 签署: 日期: 比亚迪股份有限公司财务部经理: 朱爱云 签署: 日期: 比亚迪股份有限公司ERP项目分管副总裁： 夏佐全_ 签署: _ 日期: _比亚迪股份有限公司“精密制造ERP项目”项目经理：杜德宝 签署: 日期: 流程简述 本流程所指的外包加工采购是一种特殊的生产性物料采购，鉴于其自身的特殊性及在各公司下的普遍性，故将其单独作为一个业务流程。外包加工采购流程用来控制外包加工业务从与供应商的协商到采购收货间的外部采购过程。本流程分为采购流程及采购订单跟踪流程及补料流程。在比亚迪精密制造有限公司，外包加工采购业务由精密制造采购科负责期望/功能/特别考虑 SA4、P系统中各个采购组的职责划分应该明确，以利于系统操作及采购管理。 采购价格应由SAP系统中的采购信息记录直接带来，不允许采购人员更改采购价格。 在SAP系统中采购订单的批准及释放权利应由采购经理及采购经理指定的专人同时拥有。 外包加工的采购在SAP系统中能通过货源清单或采购框架协议或信息记录指定供应商。 在SAP系统中通过设定采购订单的催货条件能自动生成催货信。 外包加工采购根据物料清单按标准数量的物料发放给供应商，在每月末指定当月最后一张采购订单进行物料消耗调整。流程详细解释: 比亚迪公司在SAP系统实施后采购组织结构如下：公 司采购组织代码采购组负责部门采购职责精密制造公司700070005、701采购科精密制造原材料702精密制造外购件703精密制造模具材料704精密制造包装材料705精密制造委外加工材料706设备科精密制造固定资产采购比亚迪精密制造有限公司，供应商编码规则：第一位 第二位-第五位代码意义代码意义7比亚迪精密制造有限公司供应商（正常）2000-9999流水号7比亚迪精密制造有限公司供应商（五金类和费用类）1000-1999流水号相关的规则和政策改变: 采购员在SAP系统中通过货源清单或采购框架协议或采购信息记录选择供应商并创建采购订单。 在SAP系统中采购价格由采购信息记录中直接带来，采购员在创建采购订单时无法更改价格,如需更改则必须经过供应商管理数据修改流程进行6、。 采购员创建采购订单后，SAP系统会自动将此订单转为保持状态，直至采购经理或其指定的专人对此采购订单进行审批并释放后才能将其打印出来。 采购订单的审批由采购经理或由其指定的专人在SAP系统中进行。 对供应商的月末补料要求，在系统中指定为对当月最后一张采购订单的补料。风险控制 采购经理及其指定的专人在SAP系统中都有审批及释放采购订单的权限，所以可能存在采购员绕过采购经理而通过采购经理指定的专人释放采购订单，因此要求此专人只在接到采购经理的授权指示后才去在系统中审批及释放采购订单。使用频率 根据实际生产需要确定。组织结构变化(对当前组织结构): 无权限控制:各采购组织下各个采购组的采购员具有对7、其负责采购的物料进行创建和修改采购订单的权限。采购经理及其指定的专人对其负责的采购组织/采购组具有释放采购订单的权限。相关的程序开发:接口, 数据转换, SAPScript, 报表, 或者功能增强描述复杂程度优先级参与的部门负责人和用户：参与的部门生产性物料的采购流程精密制造物料部O精密制造采购部O 负责人：O参与人：X版本控制版本号作者日期描述原因01姚笛2005-10-31创建BPD创建。 外包加工采购流程外包加工采购跟踪流程业务流程步骤:外包加工补料流程1外包加工采购流程步骤用户系统事务描述下一步1采购员SAP查阅采购申请根据采购组的职责，采购员在SAP系统中查阅各自待处理的采购申请，确8、定需要外包加工的采购业务。22采购员Non-SAP与供应商协商供货根据采购申请，采购员与相应的供应商协商供货的可能性。33采购员SAP将采购需求分配给供应商采购员根据协商结果在SAP系统中将采购申请分配给供应商。44采购员SAP生成采购订单采购员在SAP系统中将采购申请转化成采购订单。55采购经理/指定的专人SAP是否批准采购经理/其指定的专人在SAP系统中审批采购订单，如果订单有问题则要求采购员与供应商重新协商、修改采购订单后重新审批。如批准则进行下一步操作。66采购经理/指定的专人SAP释放采购订单采购经理/指定的专人在SAP系统中释放采购订单。77采购员SAP打印采购订单采购员在SAP系9、统中将采购订单打印出来。88采购经理/指定的专人Non-SAP签字采购经理/指定的专人在采购订单上签字。99采购部门/文控中心Non-SAP盖章采购员将签好字的采购订单在本部门或拿至文控中心盖章。1010采购员Non-SAP是否有预付款要求如果供应商要求预付款，则采购员进行预付款申请流程后进入下一步。如果不需预付款，则进行下一步操作。1111采购员Non-SAP将采购订单发送给供应商采购员将采购订单发送给供应商并确认供应商已收到采购订单。1212供应商Non-SAP供应商领料供应商收到订单后按订单前来领料。1313采购员SAP查询应发物料及其数量采购员根据订单在SAP系统中查询应发给供应商的物10、料及其数量。1414采购员Non-SAP填写发货单并交给仓管员采购员根据查询的结果将应发物料及其数量填写在发货单上并交给仓管员。1515仓管员SAP查询库存（仓位）仓管员查询应发料的库存位置。1616仓管员Non-SAP拣货并发货仓管员根据发货单或转储单进行拣货并将其发给供应商，双方签字确认。1717仓管员SAP在系统中确定发货（更新仓位）仓管员在SAP系统中确定发给供应商的物料数。1818采购员Non-SAP订单是否需变更采购员根据计划部门通知或供应商的反馈确定采购订单是否需变更。如需变更则进入生产性物料采购订单跟踪流程；不需变更则进入下一步操作。1919采购员SAP定期查阅催货信采购员定期11、在SAP系统中查阅系统生成的催货信。2020采购员SAP打印催货信采购员将生成的催货信打印出来。2121采购员Non-SAP将催货信发送给供应商采购员将打印出的催货信发送线供应商，并确认供应商已收到催货信。采购订单收货流程2外包加工采购跟踪流程步骤用户系统事务描述下一步1计划主管/供应商Non-SAP通知采购需求变更/要求采购订单变更计划主管因生产计划更改，通知采购员采购需求有变更。供应商因其自身原因，要求采购员采购订单进行更改。22采购员Non-SAP与供应商磋商/与计划部门协商采购员与供应商磋商新的供货要求的可能性。采购员与计划部门协商采购需求是变更的可能性。33计划主管/供应商Non-S12、AP可否接受计划主管/供应商确定能否接受，如不能接受则由采购员进一步协调；如能接受则进入下一步操作。44采购员SAP更改采购订单采购员根据协商结果，在系统中更改采购订单，并在新订单上注明原订单无效并以此为准。55采购经理/指定的专人SAP释放采购订单采购经理/指定的专人释放更新后的采购订单。66采购员SAP打印更改后的采购订单采购员在SAP系统中将更改后的采购订单打印出来。77采购经理/指定的专人Non-SAP签字采购经理在订单上签字。88采购部门/文控中心Non-SAP盖章采购员将签好字的采购订单在本部门或拿至文控中心盖章。99采购员Non-SAP将采购订单发送给供应商采购员将采购订单发送给13、供应商，并确认供应商已收到采购订单。1010采购员Non-SAP订单是否需变更采购员根据计划部门通知或供应商的反馈确定采购订单是否需变更。如需变更则进入生产性物料采购订单跟踪流程；不需变更则进入下一步操作。1111采购员SAP定期查阅催货信采购员将生成的催货信打印出来。1212采购员SAP打印催货信采购员将生成的催货信打印出来。1313采购员Non-SAP将催货信发送给供应商采购员将打印出的催货信发送线供应商，并确认供应商已收到催货信。采购订单收货流程3外包加工补料流程步骤用户系统事务描述下一步1供应商Non-SAP提出补料申请供应商提出补料要求并提供相关资料。22采购员Non-SAP采购员确14、认采购员根据供应商提供的相关资料对其补料要求进行确认。33采购经理Non-SAP审批采购经理审批供应商的补料申请。44采购员Non-SAP是否超出协定的最大补量采购员确定供应商的补货要求是否已超出协定的最大补料量。如果超出则通知财务部对此供应商进行扣款后进入下步操作。如未超出则直接进行下步操作。55采购员SAP调整系统中物料损耗采购员根据供应商的补料要求在SAP系统中对当月最后一张订单的物料损耗（发料数量）进行调整。66采购员SAP查询应补发物料及其数量采购员根据调整的结果在SAP系统中查询应发物料及其数量。77采购员Non-SAP填写发货单并交给仓管员采购员根据查询结果将应发货物料及数量填写在发货单上并交给仓管员。88仓管员Non-SAP是否精密制造的外包加工业务如果是精密制造的外包加工业务则进行下一步操作。如果是其它工厂的外包加工业务，则先在系统中生成转储单。99仓管员Non-SAP拣货并发货仓管员根据发货单或转储单进行拣货并将其发给供应商，双方签字确认。1010仓管员SAP在系统中确定发货仓管员在SAP系统中确定发给供应商的物料数。ENDBPD_MM10（外包加工采购流程） Page 19 of 19