1、业务流程定义供应商主数据维护流程编码: BPD_MM04_V01作者:姚笛流程名称:供应商主数据维护流程定义文件签署表业务流程定义文件是描述比亚迪精密制造有限公司在SAP R/3系统中处理相关业务的详细流程定义，其中所涉及的SAP功能已得到以下项目组成员的接受并已签署。比亚迪股份有限公司第三事业部分管副总裁：孙一藻_ 签署: _比亚迪股份有限公司三部“精密项目”项目经理：孙一藻_ 日期:_比亚迪股份有限公司第三事业部物料部经理： 王江_ 签署:_ 比亚迪精密制造有限公司物料部负责人： 王江_ 日期: _比亚迪股份有限公司第三事业部成本科科长：周亚琳_ 签署:_ 比亚迪精密制造有限公司成本科负责2、人： 周亚琳_ 日期: _比亚迪股份有限公司第三事业部采购科科长：熊艺 _ 签署:_ 比亚迪精密制造有限公司采购科负责人： 熊艺 _ 日期: _比亚迪股份有限公司第三事业部仓务科科长：董铭 _ 签署:_ 比亚迪精密制造有限公司仓务科负责人： 董铭 _ 日期: _比亚迪股份有限公司第三事业部计划科科长：刘丽萍 签署:_ 比亚迪精密制造有限公司计划科负责人： 刘丽萍 日期: _比亚迪股份有限公司第三事业部商务科科长：纪晓萍 签署:_ 比亚迪精密制造有限公司商务科负责人： 纪晓萍 日期: _比亚迪股份有限公司第三事业部设备科科长：朱成都 签署:_ 比亚迪精密制造有限公司计设备负责人： 朱成都 日期:3、 _比亚迪股份有限公司财务总监: 吴经胜 签署: 日期: 比亚迪股份有限公司财务部经理: 朱爱云 签署: 日期: 比亚迪股份有限公司ERP项目分管副总裁： 夏佐全_ 签署: _ 日期: _比亚迪股份有限公司“精密制造ERP项目”项目经理：杜德宝 签署: 日期: 流程简述 供应商主数据是采购部门进行采购的主要依据，同时供应商主数据的维护对公司的财务业务还起着支持作用供应商主数据中不同的视图由其相关的部门进行维护，同时每个部门只能对其相应的视图进行维护。因此，供应商主数据可通过以下两种方法进行维护：集中式维护：由一个部门集中维护所有关联部门的数据信息。分散式维护：在系统中，每一部门维护各自的数据信4、息。在比亚迪精密制造有限公司，供应商主数据的维护是由采购部专人负责集中维护的。本业务流程定义文本描述了将来比亚迪精密制造有限公司的供应商主数据的维护流程，它包括：供应商主数据的创建；供应商主数据的修改；此处所讨论的供应商是指那些比亚迪精密制造有限公司经常性、重复性采购的供应商，而对于一次性或偶发性的供应商，建议不要对其维护供应商主数据，而是直接使用系统中已事先维护好的一次性供应商，在录入采购订单将供应商的具体信息录入。另：本流程所指的采购部门均指行使采购职责的所有部门而不单仅指哪一部门，相应的采购经理也即指行使采购职责的部门经理。期望/功能/特别考虑 通过SAP系统能对供应商的主数据进行严格有5、序的管理。 此要求能在项目实施阶段完成。流程详细解释: 比亚迪公司在SAP系统实施后采购组织结构如下：公 司采购组织代码采购组负责部门采购职责精密制造70007000701精密制造精密制造原材料702精密制造外购件703精密制造模具材料704精密制造包装材料705精密制造委外加工材料706精密制造固定资产采购比亚迪精密制造有限公司，供应商编码规则：第一位第二位-第五位代码意义代码意义7比亚迪精密制造有限公司供应商（正常）2000-9999流水号7比亚迪精密制造有限公司供应商（五金类和费用类）1000-1999流水号相关的规则和政策改变: 供应商主数据的创建及修改都由采购部门在SAP中进行。 对6、于一次性供应商，要求尽可能在SAP系统中下采购订单时录入供应商信息，再进行采购流程。风险控制 在SAP系统中，除一次性供应商可直接使用同一个事先维护的供应商主数据下采购订单外，对于新的重复性采购的供应商必须先按照供应商主数据创建流程创建供应商主数据后，才能在SAP系统中下采购订单。 非生产性物料的采购部门过多，因此供应商主数据的维护不集中，不利于对供应商进行更好的管理，通用物料（如固定资产）的供应商在不同公司代码下会出现具有不同的供应商编码的现象。使用频率 根据实际情况确定：当有新的重复性采购的供应商时创建供应商主数据；当供应商主数据的某些数据更改时对其进行相应的更改。组织结构变化(对当前组织7、结构): 精密制造固定资产及原厂配件的采购改由精密制造设备科自行采购。权限控制:采购部专人具有创建及修改供应商主数据的权限。采购员具有显示（查看）供应商主数据的权限。成本科具有显示（查看）供应商主数据中财务数据视图的权限。相关的程序开发:接口, 数据转换, SAPScript, 报表, 或者功能增强描述复杂程度优先级无特殊需求参与的部门负责人和用户： 参与的部门采购组织结构精密制造物料部O精密制造物料主数据申请部门O精密制造采购部O负责人：O参与人：X版本控制版本号作者日期描述原因01姚笛2005-10-28创建BPD创建。供应商主数据创建流程供应商主数据修改流程业务流程步骤:1供应商主数据创8、建流程步骤用户系统事务描述下一步1采购员Non-SAP填写创建申请表并提供相关资料采购人员将供应商主数据中除财务数据外的所有已知信息填入申请表中，并附上此供应商的相关资料（在填申请表之前，要求采购员先在SAP系统中的中查询此供应商主数据是否已存在，以减少一系列不必要的工作）。如果是生产性物料供应商则要求品质部IQC对其进行完分供方评定程序后，将结果立即通知采购部门维护供应商主数据。22采购经理Non-SAP审批采购经理审阅申请表，并根据公司当前的业务情况检查是否有必要增加供应商或申请表中所填数据。采购经理批准签字后，采购部将此申请表转到财务部进行下一步骤的操作。33财务人员Non-SAP填写财9、务数据财务人员根据采购部门提供的资料，确定供应商主数据据中的财务数据并填入申请表。44财务主管Non-SAP审批财务主管审阅申请表，并检查申请表中所填的财务数据是否正确。如有错误，则要求财务人员改正后重新上交审批。财务主管批准签字后，财务部将此申请表返还采购部门。55采购部专人Non-SAP确定是否已存在采购部专人在系统中查询并确定此供应商主数据是否已存在。如存在则通知采购员；不存在则进入下一步骤。66采购部专人SAP创建供应商主数据并打印采购部专人根据创建申请表中的内容在SAP系统中创建供应商主数据。77采购部专人Non-SAP核对输入是否正确采购部专人将打印出的供应商主数据与创建申请表中数10、据核对。如果输入有误，则进入系统中修改并打印直至核对无误。如输入无误，则进行下一步操作。88采购部专人Non-SAP与创建申请表一并存档采购部专人将打印出的供应商主数据及供应商创建申请表一并存档。确定是否需创建供应商管理数据，如需要则进行供应商管理数据创建流程。99采购部专人Non-SAP通知采购部门采购部专人通知提出创建供应商主数据的采购员供应商主数据已创建。END2供应商主数据修改流程步骤用户系统事务描述下一步1采购员Non-SAP填写修改申请表采购员根据供应商提供的信息或与供应商的商谈的结果，确定需要对供应商主数据作出修改的，将修改理由及需要修改的数据填入供应商主数据修改申请表，并提供相11、关资料交由采购经理审批。22采购经理Non-SAP采购经理审批采购经理根据采购员提供的资料，审阅修改申请表中的内容并检查申请表中数据。采购经理批准签字。33采购员Non-SAP是否要修改财务数据采购员确认要修改供应商财务数据。如不需要则转给采购部专人录入。如需要则进行下一步操作。44财务人员Non-SAP填写财务数据财务主管根据采购员提供的相关资料，将修改的财务数据填入修改申请表中。55财务主管Non-SAP审批财务主管审阅申请表，并检查申请表中所填的财务数据是否正确。如有错误，则要求财务主管改正后重新上交审批。财务经理批准签字后，财务部将此申请表返还采购部。66采购部专人SAP修改供应商主数据并打印采购部专人按照申请表中的内容在SAP系统中对供应商主数据进行修改并打印出来。77采购部专人Non-SAP核对输入是否正确采购部专人将打印出的供应商主数据与修改申请表中数据核对。如果输入有误，则进入系统中修改并打印直至核对无误。如输入无误，则进行下一步操作。88采购部专人Non-SAP与修改申请表一并存档采购部专人将打印出的供应商主数据及供应商修改申请表一并存档。99采购部专人Non-SAP通知采购员采购部专人通知提出修改供应商主数据的采购员供应商主数据已修改。ENDBPD_MM04（供应商主数据维护流程） Page 15 of 15