1、北京珠江世纪物业管理有限公司 职务说明书 行政助理/高级行政助理（前台文员）职务说明书一、岗位基本信息编号：KJ-ZWSMS11 日期：2008-5-4 岗位名称行政助理/高级行政助理（前台文员）所属部门行政人事部职位等级普通行政员工（L级）定编数按编制直接上级行政主任直接下级无职位联系可直接升迁的职位：高级行政助理/行政主任可相互转换的职位：各部门/管理部文员工作协作关系办公用品供货商、公司各职能部门、各管理部二、主要岗位职责一级职责（主要工作范畴）二级职责（具体业务活动）协调沟通1、外部沟通、接待的有效性，妥善接待来访，准确转接来电；内务管理2、视情况保证传真收发的及时（紧急传真在3分钟内2、，普通传真在半小时内）；3、会议室安排时效性，会议室的合理安排、使用、管理、布置、维修，公司会议的茶水供应；4、保持办公区域整洁，负责午休期间灯光管理；5、严格遵守岗位规章制度，不能出现泄密、假传指令等现象办公用品管理6、汇总办公用品申购计划表；7、保证各小区办公用品及时到位；8、办公用品费用报销；固定资产管理6、固定资产管理规范性，保证固定资产的完整；工作台帐7、建立相关工作台帐；其他事宜8、及时准确地完成上级交办地其他临时任务。三、岗位权限1办公用品的申购权2各种会议地点的选择权四、工作台帐明细表1传真接收登记台帐2传真发送登记台帐3会议室使用登记4办公用品领用台帐5设备借用登记表6固定资3、产台帐五、工作流程明细表1前台接待工作流程2传真发放流程六、工作交接内容1通讯录2工作流程明细表3工作台帐明细表七、工作考核考核指标权重礼貌、热情接待来访人员，确保办公区域秩序10%负责非工作时段的加班人员签到，保管会议室的钥匙并做使用登记，及时锁门，确保会议室及办公室的安全管理10%接听总机外线打入电话的查询并接转，确保主机不长时间占线10%负责公司外部来函、邮件、报纸等物品的转接及登记工作及报纸、信件、刊物的预订、派发10%将公司传真接收发送并登记；对外传真及时发送并登记核对10%负责公司图书管理、报刊订阅及宣传资料、主要活动的照片档案管理，建立公司文化所需要的文件系统10%对公司大事记、4、宣传册策划制作，保证完整及时性10%协助经理接待、安排领导各相关单位来访人员10%将报纸上地产、物业相关信息摘要剪裁并在信息栏上张贴后收集装订入册10%完成上级交给的其他任务，并能主动协助其他岗位完成有关工作10%礼貌、热情接待来访人员，确保办公区域秩序10%负责非工作时段的加班人员签到，保管会议室的钥匙并做使用登记，及时锁门，确保会议室及办公室的安全管理10%八、任职资格项目内容性别女年龄30岁以下专业资格秘书类资格证教育背景大专或以上学历经验工作细致和有条理化，语言表达能力强，有一年以上接待工作经验；知识结构熟悉公文写作、文件的核实、资料及物品的管理；能力良好的沟通与协调能力、学习与创新能力、敏捷的反应能力、良好的心理承受能力；品性素质认真、细致，具有强烈的责任感及保密意识，富于团队精神；其它熟练操作各类办公软件及设备，中文打字速度60字/分钟以上；形象端庄、大方、热情；