1、高速地产集团关于做好财务及数据安全工作 的通知 各部门 、 各子公司 ： 为 提高对财务与 数据安全意 识 ， 防范财务风险 ， 确保公司 资 金、 财务数据 、 会计档案 等 安全。现将财务及数据安全工作 要 求 如下： 一、 强化财务安全责任意识 各单位负 责人是财务安全管 理工作的 第 一责任人 3 负 责财务 安全管 理的组 织和领 导 ；财务负 责人为 财务安全工作直 接 责任人 ， 负 责各项安全措施的 落实 。各单位 要 高度 重 视资金 、 财务数 据 、 财务办公场 、 会计档案 等 财务 安全工作 。 二 、做好资金安全工作 （ 一 ） 做好现金安全管理 。收到 现金原 则2、 上每天要及 时缴存 银行 ，财务人员 到银行取送现金时 ， 必须 专车接 送 ， 大额 现金时 须 由安保人员陪同 ， 中途不 得到其他 场所逗 留 ，无 关人员 不 得跟 车 同行，确保库存现金不超限额。加强现金结算管理 ，严禁违规使用 现金结算 ，严禁白条抵库 。现金业 务要做到 日清月结 ， 账实 相符。 （ 二 ） 做好账户 与 支付管理 。严 禁不 经 批准 ，擅自 开 户 ；禁 止公款私存 ，禁止 出租 、 出借账户 ；银行账 号 等财务信 息资料 ， 非 因业 务需要不 得外泄 ；审批流程 未履行 完 毕的支付事项 ， 任何 人不得要 求付款 ；定期 与 银行核对账务 。 （ 3、三 ） 做好印鉴、票据与 密码管理 。财务专用 章、 法 人代表 个人名 章及网银 U 盾 要分开保管 ；用 章要及 时登记；印鉴保管 人 出差或 请假要移 交登记 ，代管 人必须 采取同 样的保管 措施 ；空 白 票据不 得预 留 印章；印章、 空 白支 票及其他 票 证 、 有价证 券必须 存放 于保险柜 3 不得随意摆放 ，使用 完毕 立 即放回原 处 ， 不得脱 离视线 。 相 关人员 要保管 好自 己所有 密 码 ，包 括保 险柜 、 财务信 息系 统 、 网银 密 码 ， 严 格保 密措施 ， 不得向他人泄 露，要定期修 改密 码 ，初始 密 码 要及 时更换 ，妥 善保管 证 书4、 及口 令卡 。加 强对 印鉴 、 银行 票据 、 网银 U盾 的安全管 理 ，确保每日 入柜 上锁 ，确 需外出 携 带 办理业 务时要确 保安全。 （ 四） 加强 网银安全管理。凡 开通网 上银 行 业 务的 单位 ，必 须建立 网上银行内控 ， 谨慎 合理地设 置操作 员 权限并 分配 角色 ， - 2 一 不得串 岗；网银密 钥应视同财务印 章，采取和财务印 章同样的保 管措施 ，使用 完毕后 应 立 即退 出系 统并拔出 ，存放于保险柜 ，不 得脱离保管 人视线 ，密码定期 更新 。 三 、做好财务数据安全工作 （ 一 ） 提高 财务数据安全意识 。财务数据与 信 息涉及公司核 心利5、 益 ，安全保 密 至 关 重 要 ，各单位要高度重 视 ，提高财务数据 安全意识 ，采取措施切实做好安全管 理与 保密 工作。 （ 二 ） 保证财务办公 电脑安全。办公电脑应 安装正版杀 毒软 件 ，及时更新病 毒库 ， 定期 扫描 ，提高 防病毒 防黑客意识 ， 注 意 异常动态 ，不得下载 安装与 工作无 关软件 ， 以确保系 统安全；电 子数据资料应 每月备份 ，单独保管 ；应定期 更改 OA 及 NC 密 码 ， 重 要财务电 子文档应 设置查阅 密码 。财务办公电 脑应 设置开启 密 码 ，并定期更换密码 ， 财务人员 外出 办事 时应将电 脑锁定，禁止 财务以外人员使用电脑 ，以6、免公司文件泄露 ； （ 三 ） 做好财务数据安全防范 。财务部人员 要提高 安全意识 ， 办公桌面每天应保持整沽 ，凭证 、账簿 、 发票 、 支票等 重 要文件 和票据不 得随意摆放 ， 应及时整理分类 、妥善保管 ，以避免遗失； 财务相关 报表 、分析报告要及时入柜 ，不得直接放置于办公桌上 ， 注 意做好保 密 工作 ，各种 文件资料均入柜加锁 ；财务相 关纸质资 料与 文件清理 必须进行粉碎处理 。财务部 门以外人员未经授权 ， 不得擅自 接触财务数据 （ 包括纸质或 电子数据 ）。 （ 四） 提供财务数据要按程序审批 。对外提供本单位财务报 表及数据需 经本单位 主要负 责人审批 ；7、对外提供地产集团 其他 单 位的财务报表及数据或 子公司越级提供财务报表及数据须 经地产 一 3 一 集团 主要领 导审批 ；本单位内部使用财务数据须 经单位财务负 责 人审批。 四、做好财务办公区安全防范工作 （ 一 ） 做好财务办公区安全管理 。各单位要在办公区较为 安 全处单独 设置财务室 和财务档案 室 ，在售 楼处较为 安全处单 独 设 置收款室 ， 并安装 必要的防火和防盗及安防措施 ；财务办公区钥 匙严 禁非财务人员保管 。 严 禁存放个人现金或 贵重物 品；严 禁使用明火 ；不得存放易 燃、 易爆、 腐蚀性等危险物 品 ；不得 乱放和丢 弃食品 ， 以免招引 鼠类；原则 上非本8、单位人员 禁止进入财务室 ， 合作单位人员 必须 由经办人员 陪同进入财务室 、 档案 室 ， 不得允许财务以外的人员 独 处财务室 ；办公室 无人时 ，最后 离开人员 应 立 即锁门 ；每天下 班，最后 离开人员 要做关电脑 、关灯、 空调和关 闵所有电源 、 关 好窗锁 好门 。 （ 二 ） 做好保险柜安全工作 。公司应 配置公安质检部门 认证 合格的保险柜 ，尽量固定 ，钥匙分别 保管 ，密 码定期 更新 ，不得 在任何情 况下泄露 密 码 、 随意摆放钥 匙；保险箱日 常 与 备用钥 匙 必须 由使用人负责保管 ，备用 钥匙不得与 正常钥匙放一起 ；各种 票据必须及时放入保 险柜内；下9、班离 室 前必须 关锁好保险柜 ；严 禁在保险柜中存放私人财物 ；非 财务人员 不得接触保险柜 。 （ 三 ） 做好防火安全工作 。必须选用 具有安全认证插座 、 开 关 、 电器等，要求 员工必须 掌握安全用 电常 识 ；最后 离开办公室 的人员 ， 必须 将所 有用 电设备电源全部 切 断 ， 防止用电安全事故 ； 严 禁在办公室 内私拉、 乱接 电线 、 私接电 源插座 等违反安全用 电 - 4 一 行为 ；禁止使用 大功率 电器、带有明火电器或 “ 三 无电器” ；不用 湿手湿布接触 带电设备 ，开关 、 插头 、 插座 等 ；合理 配置有效使 用灭火器。 五 、做好会计档案安全工作 10、（ 一 ） 做好各类会计档案归档 。各单位要加强 会计档案管 理 工作 ，按档案管 理的要求定期 对各类 会计档案 进行整理 立卷 ，及 时归档 ，做到 收发有登记 ，管 理规 范化 。 当年形成 的会计档案 ， 在会计年度终了 后 由财务部保管 一年。一年期 满后 ，由财务部编 制移交清册 ，移 交资料 室 统一保管 。在会计档案 由财务部保管期 间，财务部 应指定专人负 责会计档案 的保管 ，出纳人员不得兼管 会计档案 。 会计档案保管 要做好通风 、 防火、 防水、 防潮 、 防霉、 防虫 、 防尘、 防鼠、 防盗等 防范措施 ， 并定期检查 ；保管 人员应妥善保 管好会计档案 ，保证会11、计档案的安全和完整 ，存放有序 、 查阅方 便，严防毁损、散失和泄密，确保会计档案安全；非经规定程序 和批准不许他人随便调阅。 （ 二 ） 做好会计档案查阅安全。各单位要建立健全会计档案 查阅 、 复制登记王手续扩会计档案原则 上不得外借 ，特殊情 况确 要 外借的 须经地产集团 主要负 责人批准 ， 收回外借档案 时应进行清 点核对并签收 ，确保档案 安全；档案管 理人员 岗位变 动 时应及时 办理交接 手续 ；外单位需查阅 会计档案 时， 须持有单位正 式介绍 信并对查阅 事项进行保 密承诺 ；外部 单位查阅查询会计档案 须经 单位主要负 责人批准 ；本单位人员 需查阅会计档案 须经单位财12、务 负责人批准 。 - 5 - 会计档案 由档案管理人员 陪同查阅 ；经 批准查阅 会计档案 者 必须严 格遵守查阅规定 ， 严格按照 批准的 范围查阅 ，不得擅 自扩 大查阅 范围 ，不得在会计档案 上涂画 、 拆封或 抽换 ，原则 上不得 复制会计档案 ；会计档案的复制 需经本单位主要负 责人批准。 （ 三 ） 做好各项检查档案安全 。外部 审计 、 税务稽查 、 内部 考核 、 内部审计等进驻检查工作时 ，应 预定带锁房间作为 临 时办 公场所 ，检查人员 临时离开要锁好房门 ，检查结束时要应及时将 档案清点 归档；过程中 也应 关注 ， 确保档案安全。 上述要求 ，请各单位高度重 视，认真排查安全隐患 ， 常抓不 懈 ，确保公司 财务运转及数据信息安全 。对工作不力 造成财务安 全事件的 ，将对单位负 责人、财务负 责人及相 关责任人进行问责 。 特此通知 。 - 6 一