1、文件管理制度一、 目的为加强公司文件管理，统一公司制度文件格式，规范公司制度文件管理流程，特制定本制度。二、 适用范围（一） 适用于公司内除公司行政公文及公司外来文件外所有公司制度文件。（二） 公司制度分为二级，即公司级制度和部门内部制度。公司级制度适用于公司所有部门，部门内部制度只适用于本部门或本项目。（三） 部门内部制度不得与公司级制度文件冲突，否则属无效制度。三、 职责（一） 行政人力中心：负责公司级制度文件的制定、发放、修订、监督执行、废止；（二） 各部门：负责部门内部制度的制定、修订、监督执行；（三） 公司文件管理责任部门为行政人力中心，所有受控文件原稿存档于行政人力中心；（四） 原2、则上每隔两年公司成立制度编写领导小组和制度编写工作小组对公司管理制度进行统一、集中、全面的修改。四、 具体管理内容（一）文件的分类管理性文件包括制度、办法、规定、规范、流程、程序等。分为综合管理类（企业管理和人事管理类等）、财务管理类、技术管理类、生产管理类、营销管理类、及其他管理类。（二）文件编号1、管理性文件编号层次内 容第一码 代表公司即“EPES”第二码 代表部门见部门代码表第三码 代表文件类别制度流程GL；岗位职责GW；作业指导书WI；技术规范JS；纪录表单BD；会议纪要HY；合同/协议HT第四码 代表流水号001-999第五码 代表文件下发年度例如：2015编码示例： EPES /3、 XX XX XXXXXXX编制年份公司缩写文件流水号文件类别部门代号附：部门代码部门名称代码分发号部门名称代码分发号总经办GM01创意中心CY05行政人力中心HR02技术研发中心TD06财务审计中心CW03营销中心MC07供应链中心SC04商学院SX082、红头文件对内：壹品壹尚字【年号】第号对外：宫廷壹号字【年号】第号3、外来文件：无需再编号，在归档时拼音缩写为“ WL”。（三）文件结构要求1、管理类文件（如制度、规定等）格式包括：目的、范围、职责、具体管理内容、附则、相关文件、相关表单。2、文件章节编号层次顺序：第一层第二层第三层第四层第五层第六层第七层一、（一）1、（1）或者1）A.或4、者（A）a.或者（a）3、落款。指发文部门全称或规范化的简称。落款一般放在正文（或附件）的右下角；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行（此页无正文）字样；落款字体与正文相同。3、文件状态：分为受控、非受控和作废三类。（1）受控文件：指管理手册、制度文件、质量手册、程序文件、须加盖“受控”印章，分发时应作发放登记，并注分发号。（2）非受控文件：指部门内部的通知、总结、报告、计划等文件，不需要对其进行控制，不需加盖印章，只作发放登记，不注分发号。（3）作废文件：是指该文件已经失效，须在文件加盖“作废”印章。4、文件密级：文件和档案的密级度分为绝密、机密、秘密、一般。5、序密级内容借阅权限1绝密1、公司章程、股东会决议；2、重大经营决策、规划、方针和各类涉密数据；2、客户资料及供应商资料；3、所有产品专利设计图文资料；4、公司认为是绝密的其他重要资料；一般禁止出借，除非经总监或总经理签字同意，方可出借。2机密1、企业的规划；2、财务报表、统计资料；3、重要会议记录；4、公司对外签订合同、协议；5、企业经营情况；只能在信息部阅览，一般不准外借，除非经总监或总经理签字同意，方可出借。3秘密1、企业主体基本资质、产品资质；2、企业人事档案、合同、协议、职员工资性收入；3、尚未进入市场或尚未公开的各类信息。经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时，借用时间不得超过1周6、；如需出借，应当由出借部门的最高主管和保管部门主管签字同意。4一般一般的性制度，部门制度和部门相关的业务资料。1、公司级制度及文件发放至各中心；2、部门级制度及文件由部门自行决定发放范围；3、无论公司级或部门级文件发放时，必须存档一份信息部（原件）；4、发文部门及公司内部员工可借阅此类文件；5、文件页码和总页数用“X/X”表示，页脚居中。（四）文件排版1、字体：采用宋体，各章标题用粗体。2、字号：文件标题统一使用宋体加粗三号字，正文用宋体小四号字，表格用小四或五号字。3、段落：每段两端对齐，标题段前、段前为1行，正文排版行距为1.5倍。4、页边距：采用A4纸张时，上页边距为2.5厘米，下页边距7、为2.5厘米，左右页边距为2.5厘米，页眉1.5厘米、页脚1.5厘米。（五）日常文件编辑要求除公司正式文件外，其它日常文件WORDEXCELPPT等文件编辑，必须按公司统一设计的文档规范模板操作（详见相关文件）附表。（六）文件编制、审核、批准1、公司级文件由行政人力中心负责编制，并组织相关部门（各中心负责人）进行讨论及评审会签，评审修订后由行政人力中心总监审核，总经理批准后下发执行。2、各部门文件由相关人员或主管负责编制，并由撰写部门组织相关人员讨论和评审会签，评审修订后由部门主管核对，副总经理审核，总经理批准后下发执行。（七）文件发放与管理1、文件编号由行政人力中心统一控制，各部门评审修订后8、文件，编制人将源文件发至行政人力中心统一进行排版并编号。格式统一后，编制人在OA上填写发文送审会签流程，经批准后，在文件封面盖“受控”章，下发相关部门。2、各部门建立文件发放/回收登记表，明确发放范围，版本号，对更改进行控制，以便追溯受控文件。并建立文件目录清单以便查找。3、公司级文件发放由行政人力中心统一发放管理，各部门文件由部门自行发放管理，所有文件发放必须归档一份信息管理部。4、各部门收到外来文件，负责文件的登记、编号及发放、回收工作，须建立外来文件目录清单。（八）文件的修订1、部门级文件的更改，由更改申请人填写文件/更改申请表经部门主管批准。2、公司文件更改的方式有：换页、换版。文件修9、改三次以内的无须换版本，原来的版本号不变，只需要更改版本号，如发文的版本号是A/0，第一次修改则是A/1，以此类推。如文件修改三次以上且影响使用时，须换版本，用A、B、等表示，换页的方式同上。（九）文件的销毁1、作废文件由各部门回收后，加盖“作废”章，并在原发放清单上注明。并填写作废文件目录清单，需作资料保留的旧文件应加盖“留用”印章,并与有效文件隔离保存。2、需销毁文件时，应填写文件/记录处理单，公司级文件经总经理批准，部门级文件经分管副总批准。（十）文件的复制及借阅1、任何单位或个人，未经文件主管部门领导或其授权人批准，不得私自外借或向外单位人员提供受控文件及其复印件。2、受控文件或需要借10、阅查看的，统一向信息管理部申请，信息管理部并做好登记，并建立文件借阅/复印登记表。五、 解释与执行（一） 本制度的修订、解释权归公司行政人力中心。（二） 本制度自发布之日起执行。六、 相关文件附件1VIS办公管理规定EPES-MD-GL-005附件2PPT文档使用规范七、 记录表单附表1红头文件对内格式EPES-AD-TF-013附表2红头文件对外格式EPES-AD-TF-014附表3管理文件格式EPES-AD-TF-015附表4作业指导书格式EPES-AD-TF-016附表5技术标准格式EPES-AD-TF-017附表6岗位职责格式EPES-AD-TF-018附表7会议纪要参考格式EPES-AD-TF-019附表8内部信息联络单EPES-AD-TF-020附表9发文送审会签单EPES-AD-TF-021附表10文件发放、回收记录表 EPES-AD-TF-022附表11文件目录清单EPES-AD-TF-023附表12外来文件目录清单EPES-AD-TF-024附表13文件/更改申请表EPES-AD-TF-025附表14作废文件目录清单EPES-AD-TF-026附表15文件/记录处理单EPES-AD-TF-027附表16文件借阅/复印登记表EPES-AD-TF-028