1、 文 件 管 理 制 度GTYH/GL-ZC-001-2015版本号A/0分发号持有人受控状态 编制人/日期审核人/日期批准人/日期会签： 2015年 月 日颁布 2015年 月 日实施文件管理制度文件编号：GTYH/GL-ZC-001-2015版次：A/0颁布日期：2015年5 月 1日页码：1/6编制部门： 总裁办状态：受控1.0目的 为完善本集团管理文件的管理，使文件管理工作规范化、标准化、制度化，特制订本制度。2.0适用范围 本制度仅适用于宫廷壹號国际集团及所属各部门的所有管理性文件。3.0定义无。4.0职责总 裁：负责集团管理性文件的审批。总裁办：负责集团管理性文件的编写、修订、执行2、监督、发放和归档管理。集团各部门：负责本部门管理性文件的编写、修订、管理及监督执行。集团各公司：参照本制度对管理性文件进行编写、修订、管理及监督执行。5.0内容5.1文件分类5.1.1管理性文件包括制度、办法、规定、规范、流程、程序等。分为综合管理类（企业管理和人事管理类等）、财务管理类、技术管理类、生产管理类、营销管理类、质量管理类及其他管理类。5.1.2质量管理体系文件的管理文件按文件、法律法规和其他要求控制程序执行。5.2文件编号5.2.1集团管理文件编号 GTYH / GL宫廷壹號拼音缩写编制年份部门代号管理文件拼音缩写文件流水号 5.2.2记录表单编号 GTYH / BD 部门代号表3、单流水号表单拼音缩写宫廷壹號拼音缩写编制年份文件管理制度文件编号：GTYH/GL-ZC-001-2015版次：A/0颁布日期：2015年5 月1 日页码：2/6编制部门： 总裁办状态：受控5.2.3红头文件编号： 集团 字 【】第号宫廷壹號国际集团简称编制年份文件流水号5.2.4人事调令编号： GTYH /DL宫廷壹號拼音缩写编制年份调令拼音缩写文件流水号 5.2.5通知/通告/通报等编号： GTYH /TZ编制年份宫廷壹號拼音缩写通知拼音缩写文件流水号部门代号 5.2.6会议纪要编号： GTYH /HY编制年份宫廷壹號拼音缩写会议拼音缩写文件流水号部门代号 文件管理制度文件编号：GTYH/G4、L-ZC-001-2015版次：A/0颁布日期：2015年5 月1 日页码：3/6编制部门： 总裁办状态：受控5.2.7合同/协议等编号:GTYH /HT宫廷壹號拼音缩写编制年份合同拼音缩写部门代码文件流水号5.2.8外来文件无需再编号，在归档时拼音缩写为“ WL”。5.3收/发文部门代号或分发号：部门名称部门代号分发号部门名称部门代号分发号总裁办ZC01发展改革委员会FG07人力资源中心RZ02诺贝公司NB08公共关系中心GG03古地亚公司GDY09信息管理中心XX04奢庭公司ST10财务中心CW05宝悦公司BY11营销中心(壹品尚公司）YX06优尚公司YS125.4文件格式5.4.1 发文5、统一使用以上对应文件类别，并使用各类文件的编号。5.4.2文件头由宫廷壹號国际集团LOGO、文件标题和文件编号等组成。各部门所发的管理类文件、会议纪要统一使用集团的LOGO标识、文件标题及文件编号作为文件头，标题统一使用二号或三号黑体字；文件封面、人事调令、通知/通报、请示/报告等文件统一使用集团的LOGO标识和集团名称作为文件头，集团名称统一使用小初或“36”的仿宋字体；红头文件统一使用集团名称作为文件头，使用小初或“36”的仿宋字体。5.4.3 正文，是文件的主体部分。文件制发的目的和内容，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚。文件管理制度文件编号：GTYH/GL6、-ZC-001-2015版次：A/0颁布日期：2015年5 月1 日页码：4/6编制部门： 总裁办状态：受控5.4.4 正文中各项标题统一使用四号或“14”的宋体或仿宋字体，正文内容统一使用小四或“12”的宋体或仿宋字体。 5.4.5 管理类文件（如制度、规定等）格式，采用六/七段式，即： 1.0目的 2.0适用范围 3.0定义 4.0职责 5.0内容 6.0附则 7.0附件（用于有附件文件）5.4.5.1 附件。通常指随正文发出的补充说明材料：如果该文件有附件的，应在正文之下。如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明；5.4.6 落款。指发文部门全称或规范化的简称。落款一般放在正文7、（或附件）的右下角；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行（此页无正文）字样；落款字体与正文相同。5.4.7 日期。一般写发文日期。5.4.8 文件内容顺序号采用阿拉伯数字，按顺序、逐级排列。如： 1.0 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.2.1 1.1.2.1.1 5.5工作程序5.5.1文件的编制、审核和批准5.5.1.1 集团管理性文件由集团总裁办组织相关部门编写，并由撰写部门组织相关人员讨论和评审，评审修订后由总裁办主任审核，总裁批准，最后发各相关部门负责人会签。5.5.1.2 各部门文件由相关人员或主管编写，并由撰写部门组织相关人员讨论和评审，评审8、修订后由部门主管审核，副/总经理批准，最后发各相关部门负责人会签。5.5.1.3 所有文件自颁布之日起生效，并以最新版本为准，旧版本予以回收处置。5.5.2文件的发放和管理5.5.2.1 各类文件编号统一按序编号,各部门建立“文件发放/回收登记表”，规定发放范围，对版本号、最新修改情况进行控制。5.5.2.2 集团级文件的发放由总裁办进行统一发放和管理，各部门文件由各部门自行发放和管理。5.5.2.3 文件发放时办理登记手续，签字领用。5.5.2.4 文件控制状态分为受控、非受控和作废三类。在文件封面位置对控制状态进行标识。5.5.2.4.1 对受控文件应标注分发号和受控印章，对更改进行控制，9、以便追溯受控文件；如有旧 版本文件必须在回收旧版本文件后才能发放新版本文件，保证各使用现场得到的文件是文件的有效版本。受控文件包括管理文件、红头文件、人事调令、会议纪要等。文件管理制度文件编号：GTYH/GL-ZC-001-2015版次：A/0颁布日期：2015年5 月1 日页码：5/6编制部门： 总裁办状态：受控5.5.2.4.2 对受控文件应通过有效文件清单进行标识，保留的作废文件应在封面醒目位置加以标识。5.5.2.4.3对非受控文件只对发放进行登记，不负责更改控制。5.5.3文件的更改5.5.3.1 部门级文件的更改，由更改申请人填写文件更改申请单经部门主管批准；技术文件与集团级文件经10、总裁批准；体系文件经总裁、管理者代表批准。5.5.3.2 公司文件更改的方式有：换页、换版。文件修改三次以内的无须换版本，原来的版本号不变，只需要更改版本号，如发文的版本号是A/0，那么第一次修改则是A/1，以此类推。如文件修改三次以上且影响使用时，须换版本，用A、B、等表示，换页的方式同上。5.5.3.3 文件更改时，更改部门要按规定做好更改记录，保存更改单。5.5.4 文件的保存及销毁5.5.4.1 质量管理体系文件、外来文件、技术文件和标准，管理性文件等应分类进行存放。5.5.4.2 集团所有的文件原稿及其发放签收后的“文件发放/回收登记表”交总裁办保存；部门文件由各部门自行保管，须建立11、“文件目录清单”。5.5.4.3作废文件由各部门回收后，加盖“作废”章，并在原发放清单上注明。需作资料保留的旧文件应加盖“留用”印章,并与有效文件隔离保存。5.5.4.4 需销毁文件时，应填写“文件/记录处理审批单”，体系文件由管理者代表、技术文件与集团级文件由总裁办批准后销毁。5.5.4.5 各部门定稿或修改后的电子文件需传送至总裁办统一存档。 5.6外来文件的管理5.6.1收到外来文件的部门，应识别其适用性，并控制分发以确保其有效；5.6.2各部门负责相关外来文件的登记、编号及发放、回收工作，须建立“外来文件目录清单”。5.7文件的复制5.7.1 任何单位或个人，未经文件主管部门领导或其授12、权人批准，不得私自外借或向外单位人员提供受控文件及其复印件。5.7.2 受控文件或需要借阅查看的，需统一至总裁办复印或借阅，并做好登记，须建立“文件借阅/复印登记表”。文件管理制度文件编号：GTYH/GL-ZC-001-2015版次：A/0颁布日期：2015年5 月1 日页码：6/6编制部门： 总裁办状态：受控6.0附则6.1本制度解释权归总裁办。6.2本制度自颁布之日起生效，原类似文件自行废止。7.0附件7.1 文件控制流程图7.2 公司统一发布的作业文件格式 7.3 红头文件格式7.4 人事调令格式7.5 内部通知/通报/通告格式7.6 会议纪要格式7.7 申请/请示/报告格式7.8 各部13、门内部表单目录清单7.9 文件/记录评审单7.10 文件发放/回收登记表7.11 文件/记录更改申请单7.12 （受控）文件目录清单7.13 作废文件目录清单 7.14 外来文件目录清单7.15 文件/记录处理单7.16 文件借阅/复印登记表宫廷壹號国际集团 2015年 4月30日附件7.1：文件控制流程图宫廷壹號国际集团文件控制流程图 流程图工作程序责任部门/人支持文件/表单工作需求1. 编制部门讨论文件编写的目的、大纲等；相关部门相关人员编制2. 编制人员先了解运作情况，熟悉操作流程、相关规定及中间环节等；编制人员组织讨论、评审、定稿3. 草案拟定后组织有关人员讨论；相关人员文件/记录评审14、单4. 讨论后发放至相关部门评审；相关部门5.结合各部门的评审意见最终修改并定稿；编制人员领导审核、批准、会签6. 集团级文件由总裁办主任审核、总裁批准、相关部门负责人会签；总裁总裁办主任相关部门文件封面7.各部门文件由部门主管审核、副/总经理批准、相关部门负责人会签；主管副总/总经理相关部门发放与签收7.文件编制部门根据文件性质发放给相关部门并签收；受控文件加盖受控章；编制部门相关部门文件发放/回收登记表建立文件目录，归档保管9. 根据文件种类建立文件目录，集团级文件由总裁办归档保管；总裁办（受控）文件目录清单10.各部门文件由各部门自行归档保管，所有文件的电子档交总裁办统一存档；各部门总裁15、办组织培训学习11.编制部门结合文件办法组织有关部门人员培训；12.培训组织部门做好培训签到和记录等培训档案；编制部门相关部门培训签到表文件执行情况跟踪与反馈13.对文件办法执行情况进行跟踪及时反馈信息并解决；15.根据“谁制定，谁跟进”原则编制部门是否使用中，是否适用16. 文件编制部门对不能适用的文件进行更改，同时文件需重新制定、讨论、评审、审核、审批、会签后再进行发放；17.文件编制部门及时对不适用文件回收、处置并作废；编制部门文件/记录处理单文件/记录评审单文件/记录更改申请单继续使用17.各部门必须严格按照所制定的文件执行，如有违反将按有关规定处理。相关部门奖罚制度附件7.2：公司统16、一发布的作业文件格式 文 件 管 理 制 度GTYH/GL-ZC-001-2015版本号A/0分发号持有人受控状态 编制人/日期审核人/日期批准人/日期会签： *年*月*日颁布 *年*月*日实施*文件编号：GTYH/GL-*-*-*版次：A/0颁布日期： 年 月 日页码：*/*编制部门： *状态：*1.0目的*。2.0适用范围*。3.0定义*。4.0职责*。5.0内容5.1*。5.1.1 *。5.2*。6.0附则*7.0附件7.1 *7.2 * 宫廷壹號国际集团 *年*月*日 附件7.3：红头文件格式宫廷壹號国际集团文件集团字【*】第*号*：*。特此通知 批准： 宫廷壹號国际集团（盖章） *年17、*月*日主题词：* * * * 报 送：* 抄 送：*存 档： 宫廷壹號国际集团总裁办 *年*月*日印发附近7.4：人事调令格式 GTYH/DL-*-*人事调令各单位：因工作需要，现调原*部门*（岗位）*同志，到*部门从事*工作。请*同志做好交接工作，于*年*月*日（星期*）上/下午到新工作岗位报到。同时，请有关部门更改相关信息。特此调令 宫廷壹號国际集团总裁办*年*月*日呈报：总裁抄送：各公司、各部门、张贴存档：总裁办附件7.5：内部通知/通告/通报格式 GTYH/TZ-*-*-* 通知/告/报或关于*的通知/告/报*。 特此通知/告/报 宫廷壹號国际集团 *(盖章） *年*月*日附件7.618、：会议纪要格式宫廷壹號国际集团编 号：GTYH /HY-*-*-*会 议 纪 要版本号：A/0 页数： 会议名称会议日期会议议题会议地点与会人员主 持 人记 录 人会议内容：序号会议决议事项责任人协助人要求完成日期实际完成日期备注会议主持人意见：签字/日期：发放附件7.7：申请/请示/报告格式（此文属上行文，系指下属向上级领导的发文） GTYH /BG-*-*-* 关于*的申请/请示/报告 尊敬的*： *。 以上意见/报告妥否，请批示。 申请人/部门（盖章）：申请日期：批复意见：*。 * *年*月*日附件7.8： 各部门内部表单目录清单宫廷壹號国际集团NO: 第 页/共 页 部门内部表单目录清19、单 GTYH/BD-ZC-001-2015序号表单编号表格名称执行内容执行日期编制部门编制人备注1GTYH/BD-ZC-001-2015内部表单一览表记录各部门内部表单总裁办2GTYH/BD-ZC-002-2015文件/记录评审单对新出台的文件/记录使用性等情况的评审总裁办3GTYH/BD-ZC-003-2015文件发放/回收登记表各类文件发放/回收的执行情况总裁办内部表单作业记录说明表格左上角 NO:代表页数，如NO: 第1页/共4页 表格右上角填写格式如下： GTYH /BD-宫廷壹號拼音缩写编制年份部门代码表单流水号表单拼音缩写附件7.9： 文件/记录评审单宫廷壹號国际集团 NO: 第 20、页/共 页 文件/记录评审单 GTYH/BD-ZC-002-2015文件名称 *文件编号*编制部门*说明请各评审部门按序传递评审，并于*年*月*日*时*分前完成评审工作交*部门。 评审部门评审意见 评审人/日期： 评审人/日期： 评审人/日期： 评审人/日期： 评审人/日期： 评审人/日期： 评审人/日期： 评审人/日期： 评审人/日期：备 注附件7.10：文件/发放回收登记表宫廷壹號国际集团NO: 第 页/共 页 文件发放/回收登记表 GTYH/BD-ZC-003-2015文件名称文件编号版本号文件类别发文 / 回收日期序号分发号接收部门签收/日期交回者/日期备注发放合计： 份回收合计： 份21、编制/日期：批准/日期：附件7.11： 文件更改申请单宫廷壹號国际集团NO: 第 页/共 页 文件/记录更改申请表 GTYH/BD-ZC-004-2015文件名称*文件编号*申请类别 申请更改原因：*。 申请人/日期： * *年*月*日 更改前内容(可另附页或附图)更改后内容 (可另附页或附图) *编制/日期：审核/日期：批准/日期:相关部门会签：附件7.12： （受控）文件目录清单宫廷壹號国际集团序号文件编号文件名称版次发文部门生效日期发放部门（见发放登记表)文件状态旧版回收处置情况备注1GTYH/GL-ZC-001-2015文件管理制度A/0总裁办2015.3.20各公司、中心各部门23422、56789101112说明1、 各部门根据规定的文件类别进行分类、分册登记。2、 文件类别：管理文件（GL)、红头文件(HT)、人事调令(DL)、申请/请示/报告(BG)、通知/通告/通报(TZ)、会议纪要(HY)等。3、 文件状态：受控、非受控、作废。所有作废文件需汇总并建立作废文件目录清单。NO: 第 页/共 页 文件目录清单 GTYH/BD-ZC-005-2015附件7.13： 作废文件目录清单宫廷壹號国际集团序号文件类别文件编号文件名称版本号编制部门作废日期备注123456789101112NO: 第 页/共 页 作废文件目录清单 GTYH/BD-ZC-006-2015宫廷壹號国际集团23、附件7.14:外来文件目录清单NO: 第 页/共 页 年外来文件目录清单 GTYH/BD-ZC-007-2015序号文件类别来文单位文件名称收文日期是否有效文件发放部门（见发放登记表)备注12345678910 附件7.15：文件/记录处理单 宫廷壹號国际集团 NO: 第 页/共 页 文件/记录处理单 GTYH/BD-ZC-008-2015序号文件/记录名称编号/图号数量备注1*申请销毁原因：*申请人/日期：* *年*月*日批示意见：*批准人/日期：* *年*月*日 宫廷壹號国际集团 NO: 第 页/共 页 文件/记录处理单 GTYH/BD-ZC-008-2015序号文件/记录名称编号/图号数量备注1*申请销毁原因：*申请人/日期：* *年*月*日批示意见：*批准人/日期：* *年*月*日附件7.16：文件借阅/复印登记表宫廷壹號国际集团NO: 第 页/共 页 文件借阅/复印登记表 GTYH/BD-ZC-009-2015序号借阅/ 复印人员日期所属部门文件名称文件编号类型归还者/日期复印份数备注编制/日期：批准/日期：