1、1.0目的规定质量管理体系文件管理的流程、职责和工作要求，为质量管理体系文件的有效控制提供准则。2.0适用范围适用于对深圳市保利物业管理有限公司质量管理体系文件的管理。3.0作业内容：流 程责任部门/人工作要求相关文件/记录开始体系文件构架设计制定文件编写规定和标识规范制定受控文件/质量记录清单体系文件编写文件审批是否批准 N YA ?管理者代表及质量体系推进小组。?品质部经理?文件控制中心?由管理者代表组织各部门指定的人员?按质量文件编制规定规定的权限审批 ?组织策划QMS并确定体系文件构架。?编制质量文件编制规定；-质量文件编制规定的主要内容包括：各类文件的内容、要求和编写方法的规定、文件2、分类、各类文件的编号方法、格式和有效性标识方法等。?编制公司各部门的质量体系文件持有者清单和质量记录控制清单；-质量体系文件持有者清单的内容应包括：文件名称、编号、版次的修改状态、管理部门审批人和生效日期等，具体的审批权限见质量文件编制规定；-质量体系文件持有者清单中应包含对外部文件的审批权限；-质量记录控制清单的内容应包括记录表格名称、编号、版本、收集周期和保存期限等。?管理者代表组织质量手册和通用管理程序的编写-各部门主管组织本部门管理规范的编写；-公司技术部门负责专用管理规范和技术规程的编写。-应确保文件清晰、易懂、可操作。?按规定的权限审批；-对于涉及多个部门的文件可以采取文件会审的方3、式审核。-质量体系管理职责类和表格文件统一由品质部批准。-技术类文件的审批由技术部门相关负责人审批。-有效控制文件的质量，满足质量管理的要求，可操作； ?质量文件编制规定?质量管理体系文件持有者清单?质量记录控制清单?质量文件编制规定 ?质量手册；管理程序；各类管理规范/技术规程；质量记录表格。 流 程责任部门/人工作要求相关文件/记录 A文件制作原版文件管理文件发放 文件使用文件的评审 B?文控中心?文控中心?文控中心?文件持有人/使用人 ?文件的使用者、各级管理者都有责任适时评审文件的充分性和适宜性?制定质量文件持有者清单，规定文件的发放范围和数量，由管理者代表审批后作为文件制作和发放的依4、据；-按规定的份数制作，不得错页、漏页；-保留不加盖文件受控章的正本（原版文件）；?原版文件应登记归档并标识，不得发放；-以电子文档保存的应用软盘或光盘制作至少一份备份，作好标识并妥善保管（应防潮、防磁、防高温）。?按质量文件持有者清单规定的范围发放；发放的方式为实物发放；-实物的发放，属公共文件的如质量方针、质量手册和公共程序的发放采用紙质复印方式发放，只下发到部门级单位。由文控中心根据需要确定分发范围和数量，经管理者代表审批后发放并作好文件发放登记表；与各部门有关的文件则发放到相关部门；对其它文件按责任区域发放；-各类文件的发放受控标识以文件控制中心之红色“受控”章为准；-发放体系文件及各5、部门转发文件都需作好文件发放登记表；-属各部门向业务对口单位发放的内部文件，由所在管理部门作好文件发放登记表；-外部文件的发放由公司、各部门分级控制。各级主管部门负责控制外来文件，识别与质量管理体系的相关性，对需发放执行的外部文件，建立外来文件登记表并做好文件发放登记表下发。-外部文件编号可直接沿用原文件编号，原文件无明确编号时，按所在部门文件管理方法管理。?需妥善保管好文件不得随意损坏、复印、拷盘及丢失，如有丢失、损坏应及时向文控中心填写文件控制单申请补发；-丢失文件补发应给予新的分发记录，并核销原分发记录（在文件发放登记表的“备注”栏内注明）。-需借阅文件时应向品质部申请，经品质部经理同意6、后,填写文件借阅登记表。?文件的使用者应在工作过程中，评价文件的充分性和适宜性，需要时，应提出更新的需要；-要求公司领导把质量管理体系文件的充分性和适宜性作为管理评审的内容之一，需要时应更新。?质量文件持有者清单?质量文件持有者清单 ?文件发放登记表?文件发放登记表?外来文件登记表?文件控制单文件发放登记表文件借阅登记表流 程责任部门/人工作要求相关文件/记录 B文件更改作废文件处理记录保存结束?原审批人负责更改后文件的审批，文件控制中心负责电子版本和实物文件的统一更改、换发、回收。?由各级文件管理部门负责处理?文控中心? 由文控中心保管? 管理职责类和表格文件需要更改时，由提出人填写质量体系7、文件更改申请表按原审批程序审批，原审批人不能审批时，由其代理人或接替人审批，但审批人应获得更改文件有关的信息；-使用换页方式修改的，修改后的旧文件页应就地销毁并记录，当一次性修改量较大时，采用换版的方式修改，修改后的旧文件评审后保留一份加盖“参考” 文件章以便于追溯； -文件更改须按照质量文件编制规定的规定更新其版本号（改版时）和修订状态（单页更改时）（文件的版本号用A、B、C表示第一版、第二版、第三版；用0、1、2表示未经修改、第一次修改、第二次修改）； -发放到各部门的文件修改后，以文件发放登记表的形式通知各部门进行换发和旧文件的回收；-对旧文件要保存原版，并标识；-新文件下发时应在文件发放登记表的“备注”栏内注明旧文件回收或直接销毁。-发往外部的“参考”文件（非受控）在修改或换版时，只作通知并发放新文件，可不收回旧文件；-发往外部“受控”文件由各主管部门跟踪更改的方法，当发给外部“受控”文件发生更改时，应通知外部文件的变更，换发更新版本的外部文件。?更改时回收的作废文件/作废页应立即加盖“作废”章，保留最近一次的作废文件，其余的作废文件直接销毁：-销毁的方式：用碎纸机粉碎；用火烧毁 -保留文件应加盖“参考”文件章，并作好保密性的处理。? 按质量记录控制程序的规定保存文件发放和更改记录。?质量体系文件更改申请表?质量文件编制规定?文件发放登记表?质量记录控制程序