物业管理公司文件控制程序（4页）.doc-地产文库

物业管理公司文件控制程序（4页）.doc

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物业资料

上传人：偷**** 编号：371025 2022-04-28 3页 31.54KB

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1、湖南影视会展物业管理有限公司编号：YSHZ-CX-02-01程序文件版号/改次：A/0文件控制程序页数：第 1 页共 3 页1.0 目的：规范管理体系文件的编写、审核、批准、发放、更改、处置等过程，确保文件的有效版本和得到有效控制。2.0 适用范围：适用于本公司管理体系文件的控制。3.0 职责3.1 综合事务部负责公司管理体系文件的控制。3.2 各部门负责本部门管理体系文件的控制。3.3 工程技术部负责小区图纸、技术图样的管理与控制。3.4 综合事务部负责管理体系文件原件、质量记录表格原件的保存。4.0 程序4.1 本公司文件分为以下四个层次：第一层次质量手册第二层次程序文件第三层次作2、业指导书第四层次质量记录表格、资料（包括图纸、技术图样等）。4.2 文件的编制、审核与批准4.2.1 与管理体系有关的所有文件需按规定程序进行审批才能生效执行。4.3 受控文件的发布4.3.1 各部门认为受控文件不合理或因条件发生变化，使原文件不适用而需要更改时，申请部门填写文件更改通知单提交综合事务部，综合事务部把该文件提交原审核部门重新审核，并得到批准。4.3.2 综合事务部对文件进行统一编号，具体方法见文件编号规则。4.3.3 综合事务部将文件发送至审核部门审核以及批准部门批准。在审核及批准过程中若未湖南影视会展物业管理有限公司编号：YSHZ-CX-02-01程序文件版号/改次：A3、/0文件控制程序页数：第 2 页共 3 页通过，文件自动返回编制部门继续修改。4.3.4 文件分“受控文件”和“非受控文件”两类。受控文件需加盖蓝色“受控文件”章，非受控文件加盖红色“非受控文件”章，作废文件加盖红色“作废”章。没有管理者代表批准，公司员工不得任意复制和外传。4.3.5 综合事务部负责发放文件，并收回作废文件，接收文件人在文件发放回收记录签收。4.3.6 综合事务部在相关文件上做好修改记录。每修改一次，改次状态号递增次。若质量管理体系文件有三分之一的修改时，版本号从 A、B、C 递增。4.4 受控文件的回收及处理4.4.1 综合事务部在发放新文件的同时，应回收相应作废文件。如文件持有部门不能提交旧版本文件时，应提交书面原因方可发放新版。4.4.2 综合事务部对收回的作废文件予以统一处理。4.5 文件原件的管理4.5.1 新制文件发放完成后，综合事务部将相应文件更改通知单、

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