1、北汽新能源管理制度北汽新能源备件供应管理办法（试行）BJEV. 120403.01.01.02-20152015年5月30日发布北京新能源汽车股份有限公司1.目的为明确北汽新能源备件采购、销售等供应管理流程及标准，为备件供应管理提供依据，确保市场终端售后备件需求能够得到及时、准确的满足，特制定本管理办法。2.适用范围适用于北汽新能源营销公司售后备件的供应管理。3.术语售后备件:指在车辆售后服务过程中为满足车辆维修更换需求的零部件；装车件:指与生产装车状态一致的新能源汽车零部件；拆分件:指在装车件基础上拆分出来满足售后服务需求的零部件。采购管理业务紧急采购订单:指为满足终端客户待修需求备件提报的2、采购订单；月度采购订单:指为补充备件库存提报的采购订单；专项采购订单:指为满足市场终端因公司技术升级或质量整改要求等批量需求的采购订单。销售管理业务紧急订单:指客户车辆因待修需求而提报的备件需求订单；月度订单、周度订单:指服务商为满足车辆维修需求而提前提报的备件需求订单；专项订单:指按照公司技术升级或质量整改要求等批量需求的订单。储备管理业务新产品备件：整车新产品或商改产品装配的与原有技术状态、外观形态不同的备件；常规备件：针对成熟车型，有正常需求和储备的备件；呆滞备件：库存当量中超过1年未出库的备件；淘汰备件：因整车停止装配或备件供应商停止生产的备件；报废备件：因外观或内在质量发生变化达不到3、使用的技术状态要求，且无法修复的备件；A类备件：市场投放时间超1年且在过去连续12个月内，总销售出库次数大于或等于12次的备件品种；B类备件：市场投放时间超1年且在过去连续12个月内，总销售出库次数大于或等于6次，小于12次的备件品种；C类备件：市场投放时间超1年且在过去连续12个月内，总销售出库次数大于或等于3次，小于6次的备件品种；D类备件：市场投放时间超1年且在过去连续12个月内，总销售出库次数大于或等于1次，小于3次的备件品种；E类备件：市场投放时间超1年且在过去连续12个月内,无销售出库的备件品种；F类备件：新产品投放市场时间在1年内；周需求标准差：为便于分析，将备件需求按周进行划分4、，周需求标准差代表周度需求数据的离散程度，可以反应需求的波动大小；采购周期（T）：表示下达采购订单周期；供货周期（L）：指从供应商接到采购订单开始到备件仓库入库完成所需要的时间；安全库存（ss）：为避免备件因需求波动导致缺货而设置的库存；安全系数：事先设定的服务水平对应的安全库存的系数；最大库存（S）：某个备件品种的最高储备量，包含在途库存；库存周转率：库存周转率=销售金额/库存金额；备件中心库：北汽新能源售后备件仓库；备件故障率：备件累计产生故障的频次/整车保有量*单车装配数量*100%；4.引用文件无5.职责5.1营销公司服务管理部5.1.1负责售后备件技术明细开发及系统维护；5.1.2负5、责售后备件技术支持及市场终端咨询解答；5.1.3负责拆分件技术管理及明细开发；5.1.4负责备件供应商开发及商务谈判；5.1.5负责备件采购明细分析、订单提报及闭环监控；5.1.6负责备件的验收、入库手续办理并实物入库；5.1.7负责备件采购价格报批及系统维护；5.1.8负责备件销售价格制定、报批及系统维护；5.1.9负责备件销售订单接收、审核及处理；5.1.9负责备件销售出库及发运管理；5.1.10 负责备件储备标准制定及实施；5.1.11 负责备件资产及库房现场管理；5.1.12负责拆分件采购订单执行；5.2采购管理部5.2.1负责装车件应商信息提供；5.2.2负责营销公司服务管理部装车件6、采购订单的执行；5.3拆分件供应商5.3.1负责营销公司拆分件采购订单的执行；5.4服务商5.4.1负责销售订单提报；5.4.2负责备件市场销售拓展；5.5财务部/营销公司财务科5.5.1负责向服务管理部提供备件采购价格；5.5.2负责拆分件供应商（通用件）向服务管理部的备件采购价格审核；5.5.3负责服务管理部向供应商的备件采购结算管理；5.5.4负责服务商向服务管理部的备件销售结算管理；6.管理内容和规定6.1采购管理业务6.1.1采购价格管理6.1.1.1采购管理部在备件供应商和采购价格确定后将明细提供给财务部/营销公司财务科，财务部/营销公司财务科在一个周内完成采购价格制定并提供给服务7、管理部；6.1.1.2拆分件采购价格由服务管理部与供应商进行商谈，并形成拆分件采购价格明细报财务部/营销公司财务科审核（备件采购价格审批流程见附件1）；6.1.2采购订单管理6.1.2.1采购订单提报及到位标准序号订单类型提报日期满足周期次数执行部门备注1月度采购订单每月25日30天内每月1次采购管理部 服务管理部 2紧急采购订单随时5天内每周限3次采购管理部 服务管理部3专项采购订单按技术改进或批量质量整改等要求执行采购管理部 服务管理部 备注：紧急采购订单涉及的特殊方式运输、单独包装等费用，单独统计并核算。6.1.2.2备件采购订单处理流程（见附件2）6.1.2.2.1月度备件采购订单：每8、月25日前由服务管理部备件管理科采购主管按照需求完成备件月度采购订单（见附件3）的编制及报批工作；6.1.2.2.2紧急备件采购订单(见附件3)由仓储物流主管根据服务商紧急订单未满足的品种整理并提交给采购主管，每周限3次；6.1.2.2.3采购订单审批权限单张采购订单金额审核会签审定批准1万元以内（含1万元）/备件高级经理1-2万元（含2万元）备件高级经理/服务管理部部长/副部长2-10万元（含10万元）备件高级经理/服务管理部部长/副部长营销公司分管服务副总10万元以上备件高级经理服务管理部部长/副部长营销公司分管服务副总营销公司总经理6.1.2.2.4服务管理部备件管理科采购主管在订单批准9、后2小时内将月度或紧急采购订单按照装车件或拆分件进行分类，装车件采购订单提报至采购管理部，拆分件采购订单提报至各拆分件供应商；6.1.2.2.5各供应商按照订单需求数量进行备货，并按要求到位日期将备件送达服务管理部指定备件中心库；6.1.2.2.6备件到位后，由服务管理部备件管理科进行验收，并按验收情况在到位半个工作日内办理完成入库手续；6.1.2.2.7次月10日前由服务管理部备件管理科将上月备件采购入库单（附件4）及相关票据报财务部/营销公司财务科并通知供应开具发票（发票由供应商直接邮寄至财务部/营销公司财务科）；6.1.2.2.8财务部/营销公司财务科在次月25日前根据采购入库单、供货发10、票等进行挂账并给供应商结算。6.1.2.3考核措施序号备件类别考核指标测算方法目标值考核内容责任单位备注1装车件月度采购到位率周期内按时到位品种数/周期内应到位品种总数90%每低于1%考核100元采购管理部2紧急采购到位率周期内按时到位品种数/周期内应到位品种总数95%每低于1%考核100元采购管理部3订单提报准确率周期内订单提报错误品种数/订单总品种数*100%98%每低于1%考核100元备件管理科4拆分件采购到位率周期内按时到位品种数/周期内应到位品种总数92%每低于1%考核100元备件管理科6.1.2.4评价指标 备注： 1、采购按时到位是指备件自采购订单提交到供应商起至备件入库完成的时11、间在规定的满足周期内； 2、单一品种按时到位数量比例高于需求数量的50%，视同该品种按时到位，反之为未按时到位； 3、本年度内暂不执行考核，表中标准只供服务管理部做数据统计和评价用；6.1.2.5其它考核要求6.1.2.5.1未按时将采购订单提报给供应商，考核采购主管100元/次；6.1.2.5.2未按时办理完成入库手续，考核仓储物流主管100元/单；6.1.2.5.3未按时将入库单提供给财务导致不能及时给供应商结算，考核仓储物流主管100元/次；6.2销售管理业务6.2.1销售价格管理6.2.1.1根据竞争单位备件加价水平，北汽新能源备件加价水平按照如下表中规定执行，针对备件自身价值高低，可12、按照价值越高加价率越低，反之加价率越高；序号备件分类批发价零售价加价范围平均加价范围平均1三大核心部件专用件16%-25%20%15%-20%18%2底盘件通用件与北汽股份保持一致3专用件18%-30%25%18%-25%20%4电器件通用件与北汽股份保持一致5专用件18%-30%25%18%-25%20%6内饰件通用件与北汽股份保持一致7车身及附属件通用件与北汽股份保持一致6.2.1.2按照价格加价标准，服务管理部制定价格明细后报批（备件销售价格审批流程见附件5），并确保在新产品投放前1个月签批完成；6.2.1.3价格审批完成后由服务管理部负责系统维护并发布；6.2.2销售订单管理6.2.213、.1销售订单提报及到位标准序号订单类型提报日期满足周期次数备注1月度订单每月20日30天每月1次1、储备及专项订单运输费用由北汽新能源承担；2、周期内紧急订单金额超出订单总金额的20%部分加收10%的运费，不足20元按20元收取。2周度订单周一北京：7天内每月四次3外埠：10天内4紧急订单需求备件明确后1小时内北京：24小时内不限次数5外埠：72小时内6专项订单按技术改进或批量质量整改等要求执行6.2.2.2备件销售订单处理流程（见附件6）6.2.2.2.1服务商按照备件销售订单（格式见附件7）传真或扫描发电邮至营销公司服务管理部备件管理科销售主管；6.2.2.2.2营销公司服务管理部备件管理14、科销售主管在半个工作日内将服务商提报订单审核完毕后电话通知服务商并根据审核情况将发货指令（审核通过的销售订单）扫描发电邮至仓储物流主管并电话核实；6.2.2.2.3仓储物流主管按照发货指令安排组织备件，并在收到发货指令后半个工作日内完成备件的出库并生成备件出库单（一式五联，格式见附件8）；6.2.2.2.4备件出库完毕后视物流方式选择合理的物流包装物进行物流包装，并将备件出库单除白色联和绿色联外的其余三联随货一起交由承运商发运，同时将预计到位时间电话通知服务商；6.2.2.2.5服务商收到货后2小时内验货完成，对于到位备件存在缺失、破损、划伤、锈蚀等差异问题，要在验货完成后1小时内填写差异处理15、申请单（见附件9）并反馈至仓储物流主管，对于破损、划伤、锈蚀问题要附带照片，同时差异信息要在出库单上注明；6.2.2.2.6仓储物流主管收到差异收货处理申请单后半个工作日内落实完毕并将处理意见电话反馈给服务商，同时协调处理；6.2.2.2.7服务商每月25日前将上个发货周期内的出库单（粉色联）盖章后以特快专递形式邮寄至仓储物流主管作为收货和财务结算凭证；6.2.2.3账务处理及结算要求6.2.2.3.1服务商实行现款提货，财务部/营销公司财务科于每月第一天将服务商账面余额明细提供给备件管理科销售主管，销售主管建立服务商备件发放台账，并根据财务部/营销公司财务科提供的账面余额控制服务商的备件发放16、额度；6.2.2.3.2当服务商账面余额不足时，备件管理科销售主管及时通知服务商打款，待财务部/营销公司财务科收到款后1小时内书面通知（收款通知单见附件10）备件管理科销售主管，销售主管根据货款额度通知仓储物流主管发货；6.2.2.3.3 备件管科在每月28日前将服务商返回的出库单整理并提供给财务部/营销公司财务科，由财务部/营销公司财务科给服务商开具发票结算；6.2.4考核措施6.2.4.1评价指标序号考核指标测算方法目标值考核措施责任单位备注1备件发运及时率按时发运到位的品种数/满足订单品种总数*100%90%月度考评价每超欠目标的2%，正负激励100元备件管理科2紧急订单比例周期内紧急需17、求订单金额/周期内需求订单总金额*100%20%超过部分按照超出金额的10%收取运输费用服务商3订单提报及时性紧急订单在需求备件明确后1小时内提报/未按时提报订单考核100元/单，造成客户抱怨的考核500元/单服务商备注：单一品种数量满足比例高于需求数量的50%，视同该品种满足，反之为未满足；6.2.4.2其它考核要求6.2.4.2.1因销售订单审核不及时导致备件发放延误，考核销售主管100元/单；6.2.4.2.2因服务商未及时打款导致备件不能发放，从而引起客户抱怨的，视抱怨程度，考核服务商200-500元/单；6.2.4.2.3因财务部/营销公司财务科未及时将收款通知传达到备件管理科导致备18、件发放延误，从而引起客户抱怨的，考核财务部/营销公司财务科100元/单；6.3储备管理6.3.1储备标准序号单位类别常规备件淘汰备件新产品备注1备件中心库储备品种A、B、C、D类故障率高于5%的品种专用强保材料2故障率高于3%的同类品种3储备数量数量计算方法见6.3.2确保2年需求量新车投放量*单车需求量*5%4新车投放量*单车装配数量*1%5服务商储备品种A、B类/专用强保材料 6储备数量2个月需求量/新车投放量*单车需求量*2% 6.3.2常规备件储备数量测算6.3.2.1常规备件储备数量测算公式： 储备数量=最大库存（S）-库存当量-在途库存量 6.3.2.2测算过程导出过去一年的备件销19、售出库明细，计算备件需求频次，将备件进行分类；按时间先后，将过去1年需求分为52个周需求，并计算平均周需求和周需求标准差，具体方法如下：6.3.2.2.1 备件的分类：依据过去1年需求频次和备件销售价格两个维度，共将备件分为12类（如图）；价格1类（500元）D1C1B1A12类（100元500元）D2C2B2A23类（0元100元）D3C3B3A3D类（1-3次）C类（4-29次）B类（30-199次）A类（200次）频次6.3.2.2.2周平均需求的计算：根据52个周（1年）需求明细，采取加权平均法计算每个备件的周平均需求；6.3.2.2.3周需求标准差的计算：根据52个周（1年）需求明细20、，利用EXCEL中公式STDEV.P()计算周需求标准差；6.3.2.3 模型固定参数的确定6.3.2.3.1采购周期：表示下达采购订单的周期，采购订单以月度为主，因此设为4.3周；6.3.2.3.2 供货周期：备件采购订单以月度为主，供应商供货周期为60天，因此设为8.57周；6.3.2.3.3 安全系数：根据不同的备件分类设置不同的服务水平，通过查找正态分布安全系数表得出对应系数。6.3.2.3.4 安全库存（ss）的计算备件需求服从正态分布曲线，安全库存与备件需求波动、订货周期T、供货周期L和安全系数强相关，周需求标准差可代表备件的需求波动，具体计算公式如下：6.3.2.3.5 最大库存21、（S）的计算最大库存（S）与安全库存（ss）和周平均需求强相关，具体公式如下： 6.3.2.3.6 E类备件的储备原则：对于E类备件，属于1年内无出库的品种，不做储备；6.2.4非常规备件储备6.2.4.1淘汰备件由技术支持部门提供备件明细后按照6.3.1的储备标准进行储备；6.2.4.2 F类备件，按照储备标准在整车投放市场前20天储备到位；6.2.5考核措施6.2.5.1评价指标序号考核指标测算方法目标值考核措施责任单位备注1订单一次性满足率一次性满足订单需求品种数/订单需求品种总数*100% 80% 月度评价每超欠目标的2%，正负激励100元 备件管理科 2库存周转次数周期内备件销售收入22、/库存当量3.5次/年月度目标值为0.29次，评价每超欠目标0.01次，正负激励100元备件管理科 3呆滞件比例呆滞件金额/库存当量*100%20%月度评价每超欠目标的5%，正负激励100元备件管理科 7.考核激励无8.附则本办法由营销公司服务管理部负责解释；本办法自下发之日起执行。原与之相关办法、规定同时废止。9.附件附件1：备件采购价格审批流程附件2：备件采购订单处理流程附件3：备件采购订单附件4：备件采购入库单附件5：备件销售价格审批流程附件6：备件销售订单处理流程附件7：备件销售订单附件8：备件出库单附件9：收货差异处理申请单附件10：收款通知单附加说明：本办法提出部门：服务管理部本办23、法归口部门：服务管理部本办法起草人：罗秀强本办法审核人：王志刚、杨加彪本办法会签人： 张青平、高小刚、梁国旗本办法审定人：张勇本办法批准人：郑刚本办法使用范围：北汽新能源营销公司、采购管理部、财务部本办法阅读范围：北汽新能源营销公司、采购管理部、财务部 文件版本修改记录表表号：BG.13010502.001生效时间：文件编号版本状态发布时间修改章节修改摘要备注BJEV.120403.01.01.02-2015022015.5.30修改格式修改格式附件1：备件采购价格审批流程附件2：备件采购订单处理流程 附件3：备件采购订单采购订单订单类型月度/紧急编制订单编号采购主管填写编号规则：C+年月日+24、当日流水号例如：C20140505001审核提报日期审定要求到位日期批准序号备件件号备件名称单价数量金额备注合计金额：附件4：备件采购入库单备件采购入库单入库单号：供应商：仓库：入库类型：入库日期：采购计划编号：序号备件件号备件名称计量单位单价数量金额备注12345678910合计附件5：备件销售价格审批流程附件6：备件销售订单处理流程附件7：备件销售订单备件销售订单服务商名称：（服务商全程） 顺序号： 服务商名称盖章（业务专用章） 服务商代码订单编号销售主管填写编号规则：D+年月日+当日流水号例如：D20140501001订单类型紧急订单/储备订单/专项订单订单金额发运方式序号备件件号备件名25、称单价（元）订购数量金额（元）允许发放数量合计本次订单共计 元附件8：备件出库单备件出库单出库单号：出库日期：仓库：所属项目：出库类别：部 门：备注：序号备件件号备件名称计量单位单价发运数量金额备注123456789101112131415合计制单人： 领料人： 使用部门负责人： 物流负责人：附件9：收货差异处理申请单收货差异处理申请单填表单位： 顺序号：服务商名称服务商代码联系电话/传真申请单编码收货日期运输单位发运单编号填写日期序号备件名称备件件号销售订单编号订购数量单价实收数量损坏数量错发备件名称(件号）错发数量损坏代码处理方式代码表中代码填写说明损坏代码：A.备件划伤 B.备件变形 C.备件锈蚀 D.备件破碎 E.备件缺失索赔代码：A.多货补款 B.多货退货 C.欠货补发 D.欠货退款 E.错发留存 F.错发退货 G.损坏退款服务商意见备件管理科意见站长/服务总监签字： 日期： 服务商盖章仓储物流主管： 日期： 备件管理科长： 日期：附件10：收款通知单服务管理部备件管理科：今收到(单位名称 )现金（ ）元，大写（ ），已入账，特此告知。签字：时间：