1、人寿保险公司重要单证管理流程 （讨论稿）编制人：授权人：版本：生效日期：此手册仅供太保使用和参考，未经太保授权和许可，不得外传。目录第一部分概述11定义与范围12职能说明33重要单证管理运作分类6第二部分业务流程91设计和印刷91.1流程图91.2管理方法101.3流程描述112分发领用162.1流程图162.2管理方法172.3 流程描述183单证核销263.1流程图263.2管理方法283.3 流程描述294盘点清查364.1流程图364.2管理方法374.3 流程描述385单证退库425.1流程图425.2管理方法435.3 流程描述44第三部分附件49附件1 内部制度索引49附件2 新2、增单据索引50附件3 内部管理报告53附件4 主要业绩考核指标样本汇总58第一部分 概述1 定义与范围定义 本手册中的重要单证（或称有价单证）是指保险公司办理各项保险业务所使用的印有公司名称、编有顺序号码，一经签发即承担经济责任、产生法律效力或以此作为收款书面依据的有关凭证，是收取保险资金及履行保险责任的法律依据。重要单证按是否签发可分为空白单证及签约单证。通过核保或收款，空白单证一经保险公司签发即成为签约单证。本流程管理重点在于重要空白单证。 重要空白单证可分为契约单证（定额保单、非定额保单）及收款单证（保险费收据及保险业专用发票）： 定额保单，指事先确定保险费及保险金额、保险期限在一年以内3、（含一年），主要用于承保运输险、摩托车/拖拉机责任险、个人意外险业务及个人健康险业务的保险契约单证，可由保险公司或其授权代理人签发； 非定额保单，指需逐项填列保险事项的保险契约单证，一般由保险公司签发；保险费收据，指公司及其代理人在承保业务时向投保人或被保险人收取保险资金时出具的暂收款凭证，可分为个人业务暂收款收据及保险费暂收费收据二类： 个人业务暂收款收据由营销人员在收取个人业务首期保费时使用，或在收取个人续期业务保费时由公司收费人员使用； 保险费暂收款收据可根据实际需要，经公司业务管理审核同意，授权中介代理机构签发，在其加盖印章后，可作临时收款证明之用，时效为签发后的一个月。 保险业专用发4、票，指公司在保险合同生效后出具的、套印税务部门税收监制章的保费收款凭证，作为投保人付款列帐依据。范围本重要单证管理流程手册所指重要单证分为： 空白保单 定额保单 保险费收据 保险业专用发票（包括电脑版和手工版） 批单等重要单证管理主要包括以下几方面的内容： 设计和印刷 分发领用 单证核销 盘点清查 单证退库财务管理政策重要单证的财务管理政策：归口管理、分级负责、职责分工、限量领用、使用核销、定期盘查。2 职能说明职能负责人员职责描述共同职责单证管理、业务管理、业务拓展和共享服务财务中心所有相关人员 严格遵守有关单证管理的法律法规，以及公司内部控制的相关规章制度； 确保重要保险单证在流转过程中的5、时效性、安全性和完整性。特殊职责总公司单证管理负责人 负责重要保险单证管理办法的制定、修订及解释； 负责各类重要保险单证样张设计和修改，及使用规则的制定，审核单证编码规则； 审核或审批各类重要空白单证印制； 审定各级分支公司的重要空白单证的库存限额； 协同各级业务管理部门、稽核部门不定期对重要保险单证的使用和管理情况进行检查。单证管理员 根据业务管理部门或分公司单证管理部门提出的重要空白单证请印要求、请印计划，在规定的时限内负责联系有关印刷事宜； 制订重要保险单证编码规则、代码编制及维护； 对重要单证进行分类和编号，制定重要单证分类目录，建立和维护定额保单样张库； 负责对分公司重要空白单证发放6、或印制数量的审核，以及单证调拨和运送分发； 定期汇总各分公司上报的实物盘点表，督促各级公司定期进行单证清查； 定期编制各类单证管理报告。分公司单证管理单证管理员 负责核定本级单证使用部门和辖属分支机构各类重要保险单证的库存限额； 负责全辖重要空白单证的申领及申印计划编制，单证入库，向本及单证使用部门和辖属分支机构发放重要保险单证； 对发现有重要空白单证被盗、遗失等情况，及时向上级管理部门报告，并采取在媒体上声明作废等有效措施； 督管各级单证使用部门对领用未核销单证的催收、催销。中心支/支公司单证管理单证管理员 中心支公司单证管理员负责向上级分公司单证管理部门申领重要保险单证，并下发至辖属支公司7、； 制定本级单位各使用人员（主要为出单员、业务员）领用重要空白单证的最高限额； 根据单证系统核销记录核对单证实物，作核销确认，并按要求编制重要保险单证核销报表； 及时督促使用人员收回、核销领用未核销单证； 按要求对各类重要保险单证留存联进行整理装订，并定期做好归档和移交工作。各级公司单证管理库（一般由行政办公室负责）仓库管理员 设置专门仓库，并由专人负责保管重要空白单证，定期盘点库存，并汇总盘点表，做好差异分析； 单证退库时，做好单证的清理核对。集团/区域共享服务财务中心财务 编制全辖保险业专用发票申印计划； 商洽当地省级税务主管机关，印制专用发票； 按规定办理单证领用手续，妥善保管所领用的保8、险业专用发票，按规定开具使用保险业专用发票； 配合单证管理员，做好单证核销工作； 按规定将已使用的保险费专用发票和收据存根联装订成册，整理归档； 保管好发票存根，按时与主管税务机关进行核销。各级单证使用部门业务管理内勤 专人、专柜保管本部门的重要空白单证，并定期进行盘点； 制定本部门各使用人员（主要为出单员、业务员）领用重要空白单证的最高限额； 根据单证系统核销记录核对单证实物，作核销确认，并按要求编制重要保险单证核销报表； 手工核销系统无法自动核销的重要保险单证； 按要求对各类重要保险单证留存联进行整理装订，并定期做好归档和移交工作。业务员 按规定办理单证领用手续，保管好所领用的重要空白单证9、； 配合单证管理员，做好单证核销工作，在规定的期限内，上交临时收据、支票暂收单； 及时将保单和保险费专用发票或收据交给投保人或被保险人； 负责监督保险兼业代理人的单证管理，及时上缴核销、定期盘点清查。出单员 按规定办理单证领用手续，保管好所领用的重要空白单证； 配合单证管理员，做好单证核销工作。稽核稽核人员 负责监督各级使用部门单证印制、管理、使用环节的工作秩序和工作职责的执行情况； 定期和不定期地对各分支机构重要保险单证的库存管理、使用及销号管理情况进行检查和监督，对存在的问题应及时查处并提出整改意见； 在业务员劳动合同和保险兼业代理合同终止时，清查并收回领用未核销单证，并出具相关意见。3 10、重要单证管理运作分类重要单证管理的运作可分为：控制环境运作分类具体工作控制程序 经营管理的观念、方法和风格 组织结构 权限和责任分配 监控方法 内部审计 人事政策和实务设计和印刷 单证设计 独立复核 文件设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工 交付印刷 独立复核 文件设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工分发领用 单证领库 独立复核 文件设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工 单证系统 单证分库 独立复核 文件设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工 单证系统 单证领用 独立复核 文件设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工 单证系统单证核销 实物核销 独立复核 文件设计和记录 资料管理11、和接触控制 职责分工 单证系统 装订归档 独立复核 文件设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工 单证系统 报表核算 独立复核 文件设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工 单证系统 催销 独立复核 文件设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工 会计系统盘点清查 领用盘点 独立复核 文件设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工 单证系统 库存盘点 独立复核 文件设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工 单证系统单证退库 分公司间调拨 独立复核 文件设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工 单证系统 单证退单 独立复核 资料管理和接触控制 职责分工 单证系统 清库销毁 独立复核 文件设计和记录 12、资料管理和接触控制 职责分工 单证系统第二部分 业务流程1 设计和印刷1.1 流程图总公司各级公司分公司集团/ 区域共享服务 财务中心中心支/支公司各省级税务主管机关电脑部业务管理单证管理单证库业务管理单证管理分管财务人员财务负责人负责人负责人管理员管理员负责人管理员单证设计部分条款、格式不适用 其它重要保险单证 保险业专用发票样张设计1样张修改2样张设计1编制代码5格式确认4审批 13审批 13格式确认4交付印刷印刷申请1印刷申请1印刷申请1入库6审核313审批 414印刷5申印计划2印刷5审批 414印刷51.2 管理方法管理原则 符合有关保险法规和监督管理部门的要求 单证的设计要求规格统13、一，遵循“统一规范，要素齐全，清晰明了，简单实用”的原则，同时要准确、美观、利于保存，体现公司形象 重要空白单证原则上由总公司集中印制，分公司需修改样张、自行印制的必须报总公司审批备案 使用部门不得将未经批准、自行设计的保险单证投入使用管理职能单证管理、业务管理、电脑部、共享服务财务中心管理文件设计和印刷流程中包括以下文件：文件名称相关步骤填制人复核人参考编号发票印刷申请审批表印刷申请分管财务区域共享服务财务中心经理现有格式5-1-1单证印刷申请表印刷申请总公司单证管理员部门负责人现有格式5-1-21.3 流程描述1.3.1 单证设计主要步骤描述风险初步评级职能样张设计1 保险业专用发票- 由14、区域共享服务财务中心财务与省级税务主管机关协商，按照发票管理办法的要求统一设计 其它重要空白单证- 总公司业务管理负责人设计、修改保单、批单、保险证及总公司指定险种的有关单证（除保监会监制的单证以外）的保险条款、单证格式、联次及使用颜色、用途、项目等，同时对分公司可作调整修改的内容作详细规定中5.1-1区域共享服务财务中心财务、总公司业务管理负责人样张修改2 各地分公司若根据实际业务开展情况，需要设计和修改单证的，必须以工作联系函方式报总公司业务管理申请批准 分公司业务管理负责人负责对单证样张进行部分修改，可修改项目在总公司制订的相应单证使用规定的调整修改范围之内 若分公司因业务紧急需要对部分15、单证内容作临时修改的，在总公司单证使用规定范围内，可先修改印制，再报备总公司审核中分公司业务管理负责人审批3 保险业专用发票- 由区域共享服务财务中心财务将样张商洽当地省级税务局，经当地税务部门确认后，即可申请印制 其它重要空白单证- 新险种的单证样本由总公司单证管理、业务管理会同法律事务部等部门对单证样张设计的合规性进行审批- 分公司上报的单证格式修改稿由总公司业务管理负责人进行审批高区域共享服务财务中心财务、总公司单证管理负责人格式确认4 保险业专用发票- 财务中心获得税务机关的书面审核意见，确认发票格式，并上报备案 其它重要空白单证- 总公司业务管理负责人将设计好的单证样张交由电脑部进行16、单证格式确认- 电脑部编写打印程序- 格式确认后将所有单证设计的材料交总公司单证管理员编制代码低区域共享服务财务中心财务、总公司电脑部负责人编制代码5 根据重要保险单证代码编制办法，由总公司单证管理员编制重要单证代码，并负责代码维护 编码规则应充分考虑单证种类、险种、使用单位、版本号等因素 分公司修改重要单证的，须报总公司批复，并根据修改的情况，由总公司单证管理员设置相应的单证代码中总公司单证管理员1.3.2 交付印制主要步骤描述风险初步评级职能 印刷申请1 单证管理系统中设置预警功能，根据各类重要单证的使用情况、库存情况、印刷前置时间等因素，在单证库存达到设定的安全库存量时，系统及时提示单证17、管理员进行单证印刷申请 # 保险业专用发票发票印制申请审批表- 中心支/支公司财务根据业务需求填写发票印制申请审批表，向主管地方税务机关办理审批手续，并将经批准的发票印制申请审批表上报区域共享服务财务中心备案 其它重要空白单证单证印刷申请单- 单证管理系统根据历史调拨记录、实际的库存和预测的各分公司申请调拨情况计算所需空白单证的数量 #- 总公司单证管理员填写单证印刷申请单并签字，注明申请日期、类别、单证编码、单证名称、数量、使用部门名称、备注，其中“备注”栏指标准格式内容以外的特殊内容 分公司因特殊情况需自行印制重要空白单证的，必须将需印制的单证种类、代码、数量、申请理由，以及所指定的印刷厂18、情况，经公司分管总经理签字同意，上报总公司单证管理负责人审批高5.1-2区域共享服务财务中心财务、总公司单证管理员 申印计划2 保险业专用发票- 区域共享服务财务中心财务根据分支机构上报的申印发票种类及数量，编制全辖发票申印计划，上报当地主管税务机关低区域共享服务财务中心财务 审核3 总公司单证管理员接收分公司上报的印刷申请，通过单证管理系统，核定其现有库存量、申印数量、印刷单位情况等 经审核通过的，总公司单证管理员分配相应的单证编号范围，并在单证管理系统中作设定 #中总公司单证管理员 审批4 保险业专用发票- 区域共享服务财务中心财务将全辖发票申印计划及各机构的发票印制申请审批表报省、直辖市19、地方税务局批印- 税务局的审批意见反馈给区域共享服务财务中心财务 其它重要空白单证- 经总公司单证管理员核定现有库存数量、使用情况等，由单证管理负责人批准高区域共享服务财务中心财务、总公司单证管理负责人印刷5 保险业专用发票- 由各地税务主管机关负责印制，各级公司到本级的税务机关领取 其它重要空白单证- 总公司单证管理部门统一组织印刷重要空白单证- 分公司自印单证经审批的，由分公司单证管理员负责组织印刷中各省级税务主管机关、总公司/分公司单证管理员入库6 保险业专用发票- 各分支机构财务指定专人与单证管理员共同从当地税务局领取保险业专用发票- 领取时清点数量并做好与税务局的交接工作 其它重要空20、白单证- 总公司/分公司单证管理员接收印刷厂印制好的重要空白单证，办理交接付款手续，签收到货单并填写入库单- 分公司自印单证的，应将印刷厂的发票复印件交至总公司作为印刷申请证明文件备案 单证仓库管理员收到印刷单证后，进行初始入库，核对印制的单证编号是否在单证管理系统的授权编号（参见1.3.2-8审核）范围内，若是则可以办理入库手续，单证管理系统提示当前库存，若否则不得入库，并核实差异原因 具体入库手续参见入库中区域共享服务财务中心财务、总公司/分公司单证仓库管理员2 分发领用2.1流程图总公司分公司中心支/支公司单证管理单证库管理层单证管理单证库使用部门单证管理单证库使用部门负责人管理员管理员21、分管经理管理员管理员财务业务人员/代理机构管理员管理员财务业务人员/代理机构单证领库设定库存限额1运送6是否（临时例外情况除外）审核 15本级复核4审批 12入库7领库申请3单证分库否（临时例外情况除外）审批 12是审核 14出库5领库申请3设定库存限额1入库6单证领用审核 12系统记录4办理领发3审核 12领用申请1办理领发3系统记录4领用申请12.2管理方法管理原则 总公司重要空白保险单证的发放按分级管理原则办理，即：总公司负责向分公司发放，中心支公司和支公司、营销服务部按实际需要向分公司领用。 严格按照“定量控制、差额领用”的单证管理原则，制定各级机构各类重要空白单证的库存限额。 单证管22、理员不得监管与重要单证相关的业务或财务专用章。 严禁在重要空白单证上预先加盖业务或财务专用章。管理职能单证管理、业务管理、业务拓展、共享服务财务中心管理文件分发领用流程中包括以下文件：文件名称相关步骤填制人复核人参考编号重要空白单证领库申请单领库申请分公司单证管理员本级管理层现有格式5-2-1保险业专用发票入库单入库单证管理员部门负责人现有格式5-2-2重要空白单证验收入库单入库单证管理员部门负责人现有格式5-2-3重要空白单证实物保管卡入库仓库管理员部门负责人现有格式5-2-4重要空白单证领用单领用申请领用人支公司单证管理员现有格式5-2-5保险业专用发票领用单领用申请领用人支公司单证管理员23、现有格式5-2-62.3 流程描述2.3.1 单证领库主要步骤描述风险初步评级职能 设定库存限额1 总公司单证管理员根据各分公司单证使用、业务开展、单证管理等情况的历史记录，制定各分公司重要空白单证库的最高库存限额，作书面记录交由单证管理负责人审批 所设定的最高库存限额须定期由单证管理员根据各分公司实际业务发展的需求和单证使用、管理情况的更新作及时调整，并由单证管理负责人审批变更中总公司单证管理员 审批2 总公司单证管理负责人审批确认单证管理员制定的各分公司重要空白单证最高库存限额，签署书面意见 单证管理员在单证管理系统中根据经审批的各分公司最高库存限额作相应设定，并由单证管理负责人复核，确保24、与书面审批记录一致 #低总公司单证管理负责人、单证管理员 分库申请3 单证管理系统在某一品种重要空白单证达到安全库存量的时候，及时提示分公司单证管理员向总公司单证管理员申请调拨该品种重要空白单证 #- 安全库存量由单证系统根据单证品种历史领用记录、调拨前置时间、现有库存量等因素自动计算设定，并由总公司单证管理负责人核准系统参量设置 # 分公司单证管理员根据实际的单证使用需求，通过单证管理系统向上级总公司单证管理员提出领库申请，提供以下信息：申请单位、申请日期、单证编码、单证名称、现有库存量、领库申请数量，以及发送地址、联系方式，并由经办人在系统中确认重要空白单证领库申请单- 现阶段由分公司的单25、证管理员规范填制重要空白单证领库申请单（一式三联），填写的事项与系统申请相同，并由经办人签字 总公司通过单证系统接收分公司单证领库申请，进行初步审核 同时分公司打印出领库申请单，交由本级管理人员复核签章 若申请数量加上现有库存量超过最高库存限额的，必须经总公司单证管理审核同意，允许临时超过库存领用或修改库存限额中分公司单证管理员 本级复核4 分公司分管单证管理的经理核实领库申请单的申请单证、申请数量等内容，同意申领后签字，并加盖分公司公章 领库申请单一联留存，两联上报总公司单证管理员高分公司分管经理 审核5 总公司单证管理员收到分公司领库申请后， 核对单证管理系统中该单位所申领单证的领用、核销26、记录及库存情况，对申请的数量进行审核 同时核对重要空白单证领库申请单上经办、审核人员的签名样本，若通过系统申领的，须核对电子签名，确认一致无误 审核通过后，总公司单证管理员在单证系统中对分公司的申领请求进行确认处理- 现阶段由单证管理员将领库申请单一联返还分公司作其实物入库依据，另一联留存 若分公司的申请数量超过最高库存限额的，则由总公司单证管理部门审核是否调整库存上限或者允许临时超过库存限额领用，上限审批参见2.3.1-1设定库存限额 如果审核不通过，则总公司单证管理员在系统中退回申请或在申请单上注明原因，将申请单返还分公司，由其修改申领数量高总公司单证管理员 运送6 总公司审核通过后，根据27、总公司的实际库存情况，单证管理员通知分公司运送单证的时间，并负责按时将分公司申请调拨的重要空白单证运送分发至相关分公司 单证仓库管理员与负责运送的人员办理好交接手续，登记出库记录，并填写移交清单，双方签字确认 总公司单证管理员在单证管理系统中记录单证发出，标记“在途单证”#高5.2-1总公司单证管理员、单证仓库管理员 入库7 分公司单证管理员和单证仓库管理员共同对领库申请批准数、收到的单证实物进行清点核对和确认 填制入库单- 空白的保险业专用发票由财务移交给单证管理部门，填写保险业专用发票入库单，按序号标明日期、种类、起迄号码，并由移交人、保管人分别签字，一式二份，单证管理、财务各执一份- 其28、它重要空白单证入库，按照总公司返还的一联领库申请单，填写重要空白单证验收入库单，注明日期、单证编码、单证名称、单证起迄号码、入库数量，并由经办人签字 分公司单证管理员根据入库单，核对单证管理系统中总公司的出库记录，确认实际入库情况，更新单证管理系统 分公司单证仓库管理员按入库单证种类登记重要空白单证实物保管卡，保证保管卡的记录与实物及系统记录一致 单证仓库管理员负责将重要空白单证存放于具有安全保障的重要空白单证专用库房或保险箱柜，集中保管，分类存放 严格控制重要空白单证专用库房或保险箱柜的接触权限，除单证管理员以外，其余人员使用库房或保险箱柜须经分管经理批准，并由单证管理员陪同，若单证管理员因29、故缺席，须由临时负责人管理控制中保险业专用发票入库单分公司单证管理员、单证仓库管理员重要空白单证验收入库单重要空白单证实物保管卡2.3.2 单证分库主要步骤描述风险初步评级职能 设定库存限额1 分公司单证管理员根据本级各业务部门以及辖属各分支机构的单证使用、业务开展、单证管理等情况的历史记录，制定分支机构重要空白单证库的最高库存限额，作书面记录交由分管经理审批 单证管理员定期根据各分支机构实际业务发展的需求和单证使用、管理情况的更新及时调整最高库存限额中分公司单证管理员 审批2 分公司分管单证管理的经理审批确认单证管理员制定的各分支机构重要空白单证最高库存限额，签署书面意见 单证管理员在单证管30、理系统中根据经审批的各分支机构最高库存限额作相应设定，并由相应分管负责人复核系统设置，确认与书面审批意见相一致 # 分公司对单证库存限额的设定审批的书面意见报总公司单证管理备案低分公司分管经理、单证管理员领库申请3 中心支/支公司单证管理员根据本公司的实际需求和库存情况通过单证管理系统向分公司单证管理员申领重要空白单证，操作流程同分公司向总公司申请的过程- 现阶段由中心支/支公司单证管理员填制重要空白单证领库单，一式两份，一份中心支/支公司留存，一份交分公司单证管理员，领库单上注明单证编码、单证名称、申领数量等，并签字确认 中心支/支公司分管单证的经理，或分公司业务管理负责人，对领库单的申领数31、量进行审核，如审核通过则签字确认 单证管理员因故委托他人领用重要空白单证时，应在领库单上注明受托人姓名，分管领导在领库单上签名确认；受托人领用单证后在领库单上签名确认中重要空白单证领库单中心支/支公司单证管理员审核4 分公司单证管理员接受分支机构提出的单证领库申请，核实申领单位业务开展情况、单证库存和单证领用未核销等情况，审查领用单上申报的种类、数量 分公司单证管理员核对重要空白单证领库单上审核人员的签名样本，若通过系统申领的，须核对电子签名，确认一致无误 审核通过后，分公司单证管理员在单证系统中对中心支/支公司或本级业务部门的申领请求作确认处理- 现阶段由单证管理员将领库单一联返还支公司作其32、实物入库依据，另一联留存 若中心支/支公司或本级业务部门的申请数量超过最高库存限额的，则由分公司单证管理员和分管经理审核是否调整库存上限或者允许临时超过限额领用，上限审批参见2.3.2-1设定库存限额 如果申请部门不符合领库条件，分公司单证管理员审核未通过，则注明原因，在系统中退回申请或将申请单退回申请部门高分公司单证管理员出库5 分公司单证仓库管理员根据审核通过的领库单，发放单证实物，与申领人交接单证，办理领发手续 分公司单证仓库管理员根据实际的领库情况登记实物保管卡，同时盘点该品种单证实物库存，确保与实物保管卡上库存余额一致 单证管理员根据单证的实际领库情况更新单证管理系统，作出库记录，同33、时由单证仓库管理员进行复核，确保单据、记录与实物一致高分公司单证仓库管理员入库6 参见入库中中心支/支单证管理员、单证仓库管理员2.3.3 单证领用主要步骤描述风险初步评级职能领用申请1 保险业专用发票- 领用人填写保险业专用发票领用单，注明种类、申领数量，并签章- 申领部门负责人审核领用单- 保险业专用发票领用单一式三份，领用人、单证管理员、财务各执一份 其它重要空白单证- 申领人填制重要空白单证领用单，注明部门、单证编码、单证名称、申领数量，并签章- 所在部门负责人审核领用单，同意领用，并签字高重要空白单证领用单保险业专用发票领用单使用人员审核2 分公司、中心支/支公司单证管理员按险种规定34、各单证使用部门（财务、出单部门、代理机构、业务人员）领用重要空白单证的最高限额 各单证使用部门重要空白单证的领用最高限额在单证管理系统中均作相应设定 # 分公司、中心支/支公司单证管理员严格按照“差额领用”原则，根据申领人领用单证的最高限额，其业务开展情况和单证领用未核销等情况，审查领用单证的种类、数量 如通过审核，单证管理员在领用单上签字确认，如不符合领用要求则将领用单退回申领人 若申领人确因实际业务需要，超额领用重要空白单证的，须由其所在部门负责人出具书面意见，必要时附相关证明材料，方可例外领用高分公司、中心支/支公司单证管理员办理领发3 分公司、中心支/支公司单证仓库管理员根据通过审核的35、单证领用单，发放空白单证，保险业专用发票必须按顺序核发 领用人、单证仓库管理员双方当面清点单证领用数量和号码，核对无误后作正式领用记录中分公司、中心支/支公司单证仓库管理员系统记录4 分公司、中心支/支公司单证管理员更新单证管理系统，记录领用日期，以及重要空白单证品种、数量、单证号码、领用人或代理机构名称高5.2-1分公司、中心支/支公司单证管理员3 单证核销3.1流程图中心支/ 支公司分公司总公司使用部门单证管理档案管理使用部门单证管理档案管理单证管理财务出单员业务人员管理员档案员财务出单员业务人员管理员档案员管理员实物核销系统实时核销1编制核销清单4实物核对3汇总留存联2实物核对3编制核销36、清单4汇总留存联2系统实时核销1装订归档保管调阅6装订成册5归档7归档7保管调阅6装订成册5报表核算A编制核销报表9领用核销汇总8领用核销汇总8编制核销报表9报表核算10A催销A未核销账龄分析11通知催收12总结上报13通知催收12A未核销账龄分析113.2管理方法管理原则 建立健全单证核销制度，落实职责 单证管理系统与业务系统、财务系统实现对接，进行实时核销 代理机构出单或手工单，通过业务系统补单后，单证系统进行系统核销 分支公司单证管理部门负责本级单证实物核销，越级的采用报表核销手段 按照分级管理原则，加强各分支机构对辖属单位的监督管理，建立定期检查制度管理职能单证管理、档案管理管理文件单37、证核销流程中包括以下文件:文件名称相关步骤填制人复核人参考编号代理业务结算清单汇总留存联代理人单证管理员现有格式5-3-1保险业专用发票非正常核销单汇总留存联使用人员分管领导现有格式5-3-2发票挂失申明申请审批表实物核对财务主管税务机关现有格式5-3-3重要保险单证核销清单编制核销清单中心支/支公司单证管理员分公司单证管理员现有格式5-3-4保险费专用发票核销明细表编制核销清单财务分公司单证管理员现有格式5-3-5重要保险凭证移交清单归档支公司单证管理员、业务管理内勤档案管理员现有格式5-3-6重要空白单证核销报表编制核销报表分公司单证管理员总公司单证管理员附件3-1重要空白单证领用核销情况38、汇总报表核算总公司单证管理员部门负责人附件3-2重要空白单证使用情况分析报表核算总公司单证管理员部门负责人附件3-3重要空白单证领用未核销账龄分析表未核销账龄分析分公司单证管理员分管经理附件3-43.3 流程描述3.3.1 实物核销主要步骤描述风险初步评级职能系统实时核销1 单证管理系统与业务系统、财务系统实现对接，针对由电脑出单的业务，首先由系统作实时核销 # 业务系统或财务系统在出单的同时，记录重要空白单证流水号，保单（或批单）流水号、保单（或批单）号、发票流水号一一匹配，在单证管理系统中作勾对核销记录 此步骤仅适用于由电脑出单的业务，系统自动进行实时核销后，仍需要由分公司、中心支/支公司39、单证管理员查对实物，确认核销高5.3-1单证管理系统汇总留存联2 使用人员根据本级公司对单证管理的具体要求，在规定的期限内到分公司、中心支/支公司单证管理员处核销单证 具有出单权的兼业代理人在结转保险单副本时，不具有出单权的保险兼业代理人在按月清理代理保费的同时，业务管理部门人员负责补录业务系统，然后通过业务系统与财务系统的接口导入单证管理系统进行系统核销： 目前业务人员定期（不长于一个月）收取所管辖的代理机构已使用的保险单证留存联，督促代理点按时填报代理业务结算清单，上划保费并核销单证，核销的过程同其他使用人核销 使用人员将已使用的单证留存联汇总交由分公司、中心支/支公司单证管理员： 对于打40、印出错的，应在出错单证的所有联次上加盖作废章，收回全部单证；不能收回的，须取得对方的有效证明 对于遗失的，当事人当天出具遗失说明并上交部门负责人，对于发票遗失、被盗的，直接责任人立即填写保险业专用发票非正常核销单，说明核销原因，此核销单须报分公司分管领导审批才能作为核销的支持性文件高5.3-3保险业专用发票非正常核销单代理业务结算清单使用人员实物核对3 分公司、中心支/支公司单证管理员每日汇总使用人员上交的重要保险单证（包括业务人员上交的代理点使用的单证），检查单证的完整性，对作废、遗失的单证及时采取适当处理措施： 核查作废的有效单证各联是否全部收回，是否全部加盖“作废”章 遗失重要空白单证的41、，由部门负责人审核当事人的遗失说明，认为遗失说明属实的签字确认，转交分公司单证管理负责人审核，并由单证管理员负责公告声明此遗失单证作废 涉及保险业专用发票遗失、被盗的，分公司、中心支/支公司单证管理员将非正常核销单交本级财务，由财务根据经集团/区域共享服务财务中心审批的非正常核销单填写发票挂失声明申请审批表，并于24小时之内报告当地主管税务机关 分公司、中心支/支公司单证管理员按流水号顺序在单证管理系统中进行核销确认： 对于由系统自动实时核销的单证，检查核对实物，在单证管理系统中作核销确认 部分手工出具的定额保单，以及未能进行远程出单的营销网点业务和代理机构的代理业务，由分公司、中心支/支公司42、单证管理员查对实物，核对业务系统导入单证管理系统的记录，核销日期、核销的重要空白单证号码，与领用记录作勾对，相应的保单（或批单）流水号、保单（或批单）号、发票流水号一一匹配 对于非正常核销的单证应在单证系统中进行详细的说明，包括各个级别的审核责任人高分公司发票挂失声明申请审批表、中心支/支公司单证管理员编制核销清单4 单证管理系统每日按照单证品名和流水号顺序，打印重要保险单证核销清单、保险费专用发票核销明细表 分公司、中心支/支公司单证管理员将打印出的核销清单与系统记录和核销的重要单证实物进行再次核对，确认无误后在核销清单上签字确认 审查已核销的单证实物 是否按照流水号顺序排列，有无跳号现象 43、逐笔核对非正常核销的重要单证，其所附的证明材料完整性 核销清单一式两份，一份交各级公司管理层复核，一份留存中分公司保险费专用发票核销明细表重要保险单证核销清单、中心支/支公司单证管理员3.3.2 装订归档主要步骤描述风险初步评级职能装订成册5 分公司、中心支/支公司单证管理员在收到使用人员汇总上交的一定数量的留存联后，按照单证类别和顺序号装订成册： 已开具的保险单副本（作废保单的正、副本）、批单、各种重要空白单证的留存联等由单证管理员按险种、顺序号装订成册 单证遗失的，将遗失证明夹在遗失单证的位置，并按登报日期存放单证遗失登报报纸 已开具的保险费专用发票留存联与收据的全部联次（作废发票的全部联44、次）由单证管理员按顺序号装订成册并加具封面中分公司、中心支/支公司单证管理员保管调阅6 为方便业务查询和地方税务检查，已核销的重要保险单证经装订成册后，保险业务单证留存联由分公司、中心支/支公司单证管理员保管，保险业专用发票存根联由各分支公司财务保管 保管期限依照各品种单证的使用要求而定，一般为1至2年 各级重要单证使用部门必须设置专柜对保险单证进行保存，由单证管理员负责管理 使用人员若需查询保险单证留存联的，须经业务管理负责人审批，办理调阅手续，单证管理员记录单证调阅登记簿低分公司、中心支/支公司单证管理员归档7 保管期限到期后，由分公司、中心支/支公司单证管理员根据装订成册的单证存根编写重45、要保险凭证移交清单 单证管理员将所有实物核销的单证留存联和凭证移交清单交本级档案管理部门 交接双方核对清单和实物，清点一致后，在交接清单上签字确认，实物转移给档案部门进行保管中重要保险凭证移交清单档案管理员3.3.3 报表核算主要步骤描述风险初步评级职能领用核销汇总8 由于业务部门查询和地方税务检查的需要，无法将实物上交到最高一层的公司，故在中心支/支公司以报表核销的方式，通过单证管理系统与分公司单证管理员进行核算 分公司、中心支/支公司单证管理员每月汇总本单位各种实物单证领用核销情况，提供核销报表的编制信息高分公司、中心支/支公司单证管理员编制核销报表9 分公司、中心支/支公司单证管理员根据46、辖属各级单位每月上报的重要空白单证领用核销汇总表，按正常核销、非正常核销、领用未核销三种情况，编制重要空白单证核销报表，上交本级管理层审核，并留存备案 总公司单证管理员根据各个分公司上报的单证核销报表，核对单证管理系统中的领库记录，审查非正常核销的单证是否有相关的合理的情况说明或证明文件 重要空白单证核销报表应准确反映当月分公司全辖各类重要空白单证使用管理情况，包括单证入库数、发出数、有效使用数、注销作废数和库存结余数中重要空白单证核销报表分公司、中心支/支公司单证管理员报表核算10 总公司单证管理员通过系统查询汇总各分公司的报表清单，进行全司的重要空白单证的核算，编制重要空白单证领用核销情况47、汇总，全面掌握各分支公司的重要空白单证的领用发放、使用核销情况 根据业务管理的需求，进行各类重要保险单证使用情况分析，如各类单证使用量、周转量汇总、某个单证的使用量趋势分析、各地区各类单证使用情况比较等，为业务管理提供统计依据高重要保险单证使用情况分析重要空白单证领用核销情况汇总总公司单证管理员3.3.4 催销主要步骤描述风险初步评级职能未核销账龄分析11 分公司、中心支/支公司单证管理员根据每月的重要空白单证核销报表及单证管理系统中的领用记录，每月编制重要空白单证领用未核销账龄分析表 按照各个单证使用部门划分，汇总各单位的重要空白单证领用未核销明细清单，并查询领用未核销单证的具体信息，形成按48、具体领用人员划分的清单 高5.3-2重要空白单证领用未核销账龄分析表分公司、中心支/支公司单证管理员通知催收12 根据未核销账龄分析，对于领用超过一个月未核销的单证，分公司、中心支/支公司单证管理员负责逐笔查明原因，并及时将清单信息通知相关单证使用部门或人员 分公司、中心支/支公司单证管理员根据领用未核销明细清单负责督促单证使用部门负责人向领用人进行催收 领用人收到通知后，应及时收回相关单证，并将单证交本级相关负责人员处进行核销 中心支/支公司单证管理员每月汇总催收催销情况，上报分公司单证管理员中分公司、中心支/支公司单证管理员总结上报13 分公司单证管理员每月汇总全辖重要空白单证催收催销情况49、，附同未核销帐龄分析表上报本级公司分管领导和上级总公司单证管理 每年一月底，对于领用日超过一年的未核销重要单证清单，经由本级公司分管经理审定，上报总公司单证管理、业务管理，并逐笔说明未核销的原因高分公司单证管理员4 盘点清查4.1流程图总公司分公司中心支/ 支公司各级稽核单证管理单证库单证管理单证库使用部门单证管理单证库使用部门管理员管理员管理员管理员业务人员管理员管理员业务人员稽核员领用盘点业务人员领用盘点3领用未核销清单1业务人员领用盘点3代理机构核查2代理机构核查2领用未核销清单1单证清查9库存盘点库存盘点4复核审查8复核审查8差异分析7汇总盘点表6汇总盘点表6差异分析7编制盘点表5库存50、盘点4库存盘点424.2管理方法管理原则 建立重要空白单证盘库清点制度 各级单证管理员根据盘库清点制度规定，定期对本部门库存进行盘点，保证帐、表、实相符 加强对业务人员和代理机构领用未核销单证的实物盘点 及时查找分析盘点差异的原因，上报有关管理部门管理职能单证管理、业务管理、稽核管理文件盘点清查流程中包括以下文件:文件名称相关步骤填制人复核人参考编号重要空白单证盘点表编制盘点表各级单证管理员分管经理附件2-1保险业专用发票盘点表编制盘点表各级单证管理员分管经理附件2-24.3 流程描述 领用盘点主要步骤描述风险初步评级职能领用未核销清单1 各级公司单证管理员根据每月重要空白单证核销报表，编制领51、用未核销清单，参见3.3.4催销 单证管理员根据领用未核销清单对业务人员领用的单证进行盘点，并提供代理机构的领用未核销清单给相关负责业务人员进行代理机构核查高各级公司单证管理员代理机构核查2 业务人员根据单证管理员提供的代理机构重要空白单证领用未核销清单，负责检查各自管辖的代理点的单证使用保管情况，核对未使用的空白单证数量是否与清单数量相符，单证号码是否一致 若业务人员实地清点的时间与盘点截止日期不一致，可以按照代理业务结算清单调整核查日与盘点日之间的单证使用数量，确保盘点报表截止日期一致高5.4-1业务人员业务人员领用盘点3 各级公司单证管理员根据重要空白单证领用未核销清单，负责检查本级各业52、务部门人员的单证使用保管情况，实际核对保留在业务人员手中的尚未使用的空白单证实物数量是否与清单数量相符，单证号码是否一致 若单证管理员实物清点的时间与盘点截止日期不一致，可以按照业务人员核销情况调整核查日与盘点日之间的单证使用数量，确保盘点报表截止日期一致高各级公司单证管理员4.3.2 库存盘点主要步骤描述风险初步评级职能库存盘点4 公司建立重要空白单证盘库清点制度，定期对单证实物库存进行盘点核对 各级公司单证管理员每月末统一截止日期打印单证管理系统中各个单证品种的库存余额清单，交本级单证仓库管理员进行盘点核对 根据清单，单证仓库管理员核对实物保管卡记录，并清点实物，保证系统记录、实物保管卡记53、录和单证实物数量相符高各级公司单证仓库管理员编制盘点表5 中心支/支公司单证管理员根据实际的盘点结果编制重要空白单证盘点表、保险业专用发票盘点表，如实记录单证管理系统中的库存余额、实际盘点结果，特别标注有差异的项目，以便进行差异分析，查找原因 盘点报表中汇总业务人员对代理机构核查的结果，以加强对代理机构单证管理控制的力度 盘点人认真检查盘点表的内容后在盘点表上签字确认盘点结果 盘点表可以通过单证管理系统上报上级公司单证管理审查复核中保险业专用发票盘点表重要空白单证盘点表中心支/支公司单证管理员汇总盘点表6 分公司单证管理员根据各分支机构上报的盘点表，汇总本级单证仓库管理员进行的库存盘点结果、本54、级业务人员对代理机构核查结果，编制分公司全辖重要空白单证盘点报表，上报总公司 总公司单证管理员根据各分公司上报的盘点表，汇总总公司单证仓库管理员进行库存盘点结构，编制全司重要空白单证盘点报表，抄送管理层审核中总公司、分公司单证管理员差异分析7 若各级分支机构单证仓库管理员在盘点过程中发现实物与单证管理系统记录不相符，应在盘点表上作标注 单证管理员负责核查差异原因，相关责任人员在盘点表上对盘点差异的原因进行详细说明，必要时，应由相关管理人员签署审批意见，或附上相关证明文件 分公司单证管理员汇总盘点报表的同时，审核对差异情况是否由合理说明，若没有或差异分析不充分，分公司单证管理员应负责督促分支机构55、单证管理员进一步核查差异原因 分公司单证管理员上报总公司单证管理员全辖单证盘点报表以及差异分析报告（如有盘点差异情况发生）高分公司、中心支/支公司单证管理员复核审查8 总公司、分公司单证管理复核分别对各分公司、辖属中心支/支公司总结上报的盘点报告（包括差异分析报告），审查分支公司对差异情况处理汇报的正确性、合理性 对于未能按照单证管理规定定期进行领用及库存盘点，盘点工作未完成或完成不力的分支机构，总公司单证管理员应及时汇报分管负责人，必要时作出暂停该分支公司单证领发的处罚，责令其进行盘点，相应处罚通过单证管理系统权限设置实现中总公司、分公司单证管理员单证清查9 各单证使用部门每半年进行一次全面56、的重要单证清查工作，建立清查工作情况登记表，如发现异常及时查明原因 各级稽核部门应不定期的对各级单证管理及使用部门、代理点的使用及核销情况进行稽核，对每次的稽核结果编制稽核报告 发现的具有代表性的问题应对全公司的单证管理人员进行培训，以提高重要空白单证的管理水平高5.4-2各级稽核人员5 单证退库5.1流程图总公司分公司中心支/ 支公司各级稽核单证管理业务管理单证管理业务管理使用部门单证管理使用部门负责人管理员负责人管理员负责人业务人员管理员业务人员稽核员分公司间调拨(调入方)入库5虚拟领库4(调出方)办理退库3审批 12调拨申请1单证退单清点单证2退回单证1转为库存3清点单证2转为库存3退回57、单证1清库销毁审批 16清点核对5监销7审批 12清理单证4清库申请1清库通知3清库通知3清理单证4清库申请1核查85.2管理方法管理原则 分公司间的重要空白单证调拨必须经由总公司单证管理审批，同时由总公司单证管理员在单证管理系统中操作退库入库指令 业务人员离职或者代理机构的代理合同终止时，必须收回全部领用未核销的重要空白单证 单证退单、单证清库销毁流程必须由稽核部门参与清查 重要空白单证的销毁由分公司一级统一操作管理职能单证管理、业务管理、稽核管理文件单证退库流程中包括以下文件:文件名称相关步骤填制人复核人参考编号重要空白单证退库单办理退库分公司单证管理员总公司单证管理员现有格式5-4-1重58、要空白单证销毁清册清点核对分公司单证管理员部门负责人现有格式5-4-25.3 流程描述5.3.1 分公司间调拨主要步骤描述风险初步评级职能调拨申请1 分公司之间需要临时进行临时紧急单证库存调剂的，调入方向总公司单证管理员提出调拨申请，由总公司单证管理审核安排具体调拨事宜 调拨申请单上注明单证品种、编码、数量等信息 若总公司单证管理查核分支公司库存量过高或个别单证周转较慢，也可要求相关分支公司办理退库手续，退回单证至总公司，或在分公司之间进行调剂中分公司单证管理员审批2 总公司单证管理员审核分公司单证管理提交的调拨申请，通过单证管理系统查实分公司的实际库存，以及上月盘点报表，单证核销领用情况 总59、公司单证管理员查询单证管理系统记录，安排具体调拨事项，发出退库通知给提供应急调拨单证的分公司单证管理员 同意调拨后，在单证管理系统中作调拨初始化，标记相关单证品种、数量、流水号高总公司单证管理员（调出方）办理退库3 提供应急调拨单证的分公司单证管理员接到总公司单证管理员发出的相关单证退库通知后，办理退库手续 调出方单证管理员负责将调拨单证运送至申请调拨分公司中（调出方）分公司单证管理员虚拟领库4 调出方分公司在单证管理系统中办理了退库手续后，总公司单证管理员在单证管理系统中进行虚拟领库 具体单证管理系统内领库流程参见2.3.1单证领库中总公司单证管理员（调入方）入库5 提供应急调拨单证的分公司60、单证管理部门将退库单证运送至申请调拨的分公司 调入方单证管理员收到调出方单证管理部门发送的单证，办理入库手续 具体入库手续参见入库中（调入方）分公司单证管理员5.3.2 单证退单主要步骤描述风险初步评级职能退回单证1 业务人员劳动合同或保险兼业代理合同终止时，应对业务人员或代理人领取的单证进行清理 各级公司单证管理员从单证管理系统中打印业务人员或代理机构尚未使用核销的重要空白单证清单，并负责向业务人员或代理机构收回相应的空白单证 业务人员或代理机构填写重要空白单证退单表，办理退单手续高重要空白单证退单表业务人员、代理机构清点单证2 分支公司单证管理员根据领用未核销记录，清点核对业务人员或代理机61、构退回的单证实物 核对确认无误后，在重要空白单证退单表上签署书面意见 单证管理员的清点审核意见，是业务人员办理离职手续，以及代理机构终止代理合同前必须执行的审批高分公司、中心支/支公司单证管理员转为库存3 根据重要单证退单表，单证仓库管理员办理入库手续 单证管理员更新记录单证管理系统，将领用未核销记录转为库存记录高分公司、中心支/支公司单证管理员5.3.3 清库销毁主要步骤描述风险初步评级职能清库申请1 根据实际情况，由于险种的停办、保险条款的更改修订等原因，导致相关重要保险单证将停止使用、进行销毁的，须由总公司业务管理负责人提出书面的清库申请，附上相关的书面证明材料 若分公司地方特有险种停办62、的，由分公司业务管理负责人提出书面申请，报总公司业务管理审批中总公司、分公司业务管理负责人审批2 总公司业务管理负责人审核分公司上报的清库申请，确认清库理由确凿，相关证明材料属实，签署意见，同意分公司执行清库中总公司业务管理负责人清库通知3 总公司单证管理员通知各分公司单证管理员经审批要作清库单证代码、名称等情况，并在单证管理系统中对相应单证作标记，冻结使用功能 分公司单证管理员收到通知后，查找系统中关于此种要清库的单证的记录，摘录各个中心支公司的领用未核销的情况，将总公司的通知与中心支公司的领用情况通过书面的方式通知各中心支公司/支公司的单证管理员 各级公司的单证管理员收到通知后，核对系统记63、录并通知所有的使用部门上缴退回相应单证低总公司、分公司单证管理员清理单证4 各级公司业务管理部门清理归档需清库的重要空白单证，收回使用人员领用未核销的单证，连同库存移交本级单证管理员 单证管理员核对实物、清单，确认一致无误后，双方在清单上签字交接 单证管理员在单证管理系统中记录单证的清库情况，具体清库单证数量、注销单证编号 现阶段填写重要空白单证退库单，注明清库数量、清库单证号码，并由经办人员签字 办理清库后，单证管理员负责将实物上交上级公司单证管理部门，等待统一处理高分公司、中心支/支公司重要空白单证退库单单证管理员清点核对5 分支机构将要作清库销毁的单证整理上缴分公司单证管理部门 分公司单64、证管理员、责任人、监交人共同清点核对下级公司上交的已停用的单证，根据实际收回的单证实物数量，编制重要空白单证销毁清册上报总公司，并将已清库待销毁的单证在单证管理系统中作销号标注处理中重要空白单证销毁清册分公司单证管理员审批6 总公司单证管理员根据分公司上报的单证销毁清册，核对单证管理系统中分公司的领用核销记录 如果清册与系统记录一致，则在单证系统中作同意销毁确认，若通过书面销毁清册作申请的，则在销毁清册上签字确认，注销相应的单证编号 如果上报的清册数量与系统中的未核销数量不一致，则通知分公司查找原因 确认无误后，总公司批准并通知各分公司进行单证销毁高总公司单证管理员监销7 各分公司单证管理管理65、员及另一名监销人员两人将本级和辖属单位上交的已停用空白单证护送至公司指定的销毁单位，会同销毁单位的人员在现场监督销毁 销毁结束后由销毁单位代表和公司的监销人在重要空白单证销毁清册上签字中分公司单证管理员核查8 稽核人员对单证清库过程进行监督，审查各流程环节是否通过必要的审批等 业务人员办理离职手续或代理机构代理合同终止时，必须由稽核人员对其单证退回情况出具稽核意见高5.4-2各级稽核第三部分 附件附件1内部制度索引索引号名称版本号最近更新时间责任职能部门1-1重要空白单证管理办法太保发（2000）129号1-2中国太平洋人寿保险股份有限公司重要空白保险单证管理办法20021-3中国太平洋人寿保66、险股份有限公司保险费发票及收据管理办法20021-4寿险单证管理办法20021-5中国太平洋人寿保险股份有限公司定额保单管理办法太保寿发（2002）152号1-6保险行业单证管理规定单证管理委员会1-7应收保费管理系统方案（草案）产险总公司信息技术部附件2新增单据索引索引号单据名称填制人复核人相关步骤2-1重要空白单证盘点表各级单证管理员分管经理编制盘点表2-2保险费专用发票盘点表各级单证管理员分管经理编制盘点表附件2-1重要空白单证盘点表单位（部门）：填表日期： 年 月日单证代码单证名称系统记录余额实际库存量备注份数起迄号码份数起迄号码合计填表人：负责人：附件2-2保险业专用发票盘点表单位（67、部门）：填表日期： 年 月日种类系统记录余额实际库存量备注1、电脑版2、手工版份数起迄号码份数起迄号码合计填表人：负责人：附件3内部管理报告索引号名称编制人审核人相关步骤3-1重要空白单证核销报表分公司单证管理员总公司单证管理员编制核销报表3-2重要空白单证领用核销情况汇总总公司单证管理员部门负责人报表核算3-3重要保险单证使用情况分析总公司单证管理员部门负责人报表核算3-4重要空白单证领用未核销账龄分析表分公司单证管理员部门负责人未核销账龄分析附件3-1重要空白单证核销报表单位（部门）计量单位： 份单证种类期初结余本期入库本期使用期末结余使用情况代码名称正常作废遗失偷盗其他情况及处理措施(168、)(2)(3)=(5)+(6)+(7)+(8)+(9)(4)(5)(6)(7)(8)(9)XXXXXXXXXXXXXXXXXX定额保单小计XXXXXXXXXXXXXXXXXX非定额保单小计契约单证合计XXXXXXXXXXXXXXXXXX保险业专用发票小计XXXXXXXXXXXXXXXXXX保险费收据小计收款单证合计总计编制部门编制人复核人分发部门日期日期附件3-2重要空白单证领用核销情况汇总计量单位： 份单证种类期初结余本期领用本期使用期末结余使用情况领用未核销帐龄备注代码名称正常作废遗失偷盗其他小计本月发生1-3个月3-6个月6-12个月一年以上小计(1)(2)(3)(4)(5)(6)(7)69、(8)(9)(10)(11)(12)(13)(14)(15)(16)XXXXXXXXXXXXXXXXXX定额保单小计XXXXXXXXXXXXXXXXXX非定额保单小计契约单证合计XXXXXXXXXXXXXXXXXX保险业专用发票小计XXXXXXXXXXXXXXXXXX保险费收据小计收款单证合计总计部门：_编制人：_复核人：_分发：_日期：_日期：_报表说明1、(4)=(1)+(2)-(3)=(16)2、(10)=(5)+(6)+(7)+(8)+(9)=(3)3、(16)=(11)+(12)+(13)+(14)+(15)=(4)附件3-3 重要保险单证使用情况分析根据险种结构划分，对不同险种的单70、证使用情况进行比较，从一个侧面反映各险种业务开展的情况。以安居综合保险的保单为例：单证名称期初库存本期入库本期出库期末库存使用情况正常作废遗失偷盗其它安居综合保险A46001300360023002783800107安居综合保险B520080032002800263256071安居综合保险C38002000270031002363320161安居综合保险D410015002900270022926008同一险种单证的使用量趋势分析，以反映一定时期内该险种业务开展情况，以安居综合保险A为例：安居综合保险A1月份2月份3月份4月份5月份6月份7月份8月份9月份10月份11月份12月份360042071、03500320028003000310036003800400048004600附件3-4重要空白单证领用未核销账龄分析表单位（部门）计量单位： 份单证种类领用数量已核销数剩余数量领用未核销账龄备注代码名称本月发生1-3个月3-6个月6-12个月一年以上(1)(2)(3)=(1)-(2)(4)(5)(6)(7)(8)(3)=(4)+(5)+(6)+(7)+(8)XXXXXXXXXXXXXXXXXX定额保单小计XXXXXXXXXXXXXXXXXX非定额保单小计契约单证合计XXXXXXXXXXXXXXXXXX保险业专用发票小计XXXXXXXXXXXXXXXXXX保险费收据小计收款单证合计总计编制部门编制人复核人分发部门日期日期附件4主要业绩考核指标样本汇总部门KPI说明考评部门单证使用部门使用周转率使用数量（期初结余+本期领用）单证管理部门单证使用部门非正常核销率非正常核销数量（作废、遗失、偷盗等）使用数量单证管理部门单证使用部门作废单证回收的完整率作废单证回收数量作废单证数量单证管理部门单证使用部门单证实物与记录的差异率（单证记录数-单证实物数）单证记录数单证管理部门单证使用部门领用未核销账龄参见领用未核销账龄分析表单证管理部门