1、公司人事档案建归档借阅保密管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一条 目的为了保证公司员工信息档案的完整性、连续性，为人力资源管理提供原始资料，关注员工个人在公司的发展历程，根据公司的有关规定，制定本制度。第二条 适用范围本制度适用于公司各部门。第三条 管理部门（一） 为加强员工信息管理，凡进入公司员工，均由行政人事部为其建立内部员工信息档案，仅供公司内部人力资源管理需要使用，与国家统一界定的人事档案不具有等同性。 备注：为了避免含义混乱，公司内部员工档案简称为员工信息档案，员工个人的国家人事档案简称为员工人事2、档案。（二） 员工信息档案由行政人事部建档、管理。第四条 归档范围（一） 个人基本信息资料个人简历、学历证书、职称证书、身份证、原单位辞职证明复印件。（二） 录用审批资料面试录用审批表、录用通知单、人事资料卡、本地户籍担保书（财务）、体检表、员工转正审批表、试用期工作总结、劳动合同、员工申明等。（三） 绩效管理资料：年度绩效评价表、个人年度述职/工作总结等。（四） 内部调配资料内部调动审批表、内部调动通知书、工作交接清单、任职资格升降审批表、人事任命文件等。（五） 工资报酬资料：调薪通知单、各项奖励性报酬记录、社会保险购买记录等。（六） 奖惩资料：在公司内外部受到的奖惩证书复印件。（七） 其他3、：辞职申请报告、辞退申请报告等。第五条 归档要求（一） 归档资料应包括员工个人的所有资料，能真实、系统地反映员工个人在公司的发展历程。（二） 归档的文件原则上应是原件和复印件，传真件不得作为档案原始资料。（三） 归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式要符合规范。（四） 禁止使用圆珠笔、铅笔作为书写材料。（五） 归档时间：1. 员工初始资料在员工新入职当日内归档。2. 后续资料在领导审核批准后五个工作日内归档。第六条 建档要求1. 每个员工信息档案保存在各自档案袋中，并以统一格式封装和建档，以便查阅。2. 员工个人信息档案的编号按工号顺序排列，专人专号，若有员工离职，新进人员不得填补其工4、号，以保证人事资料的完整、连续。离职员工档案原则上应保存一年及以上，超期档案资料由行政人事部集中统一销毁。3. 建立员工个人信息档案的同时建立人事资料数据库，填写员工姓名、性别、出生年月、籍贯、身份证号码、最高学历、专业、毕业学校、婚姻状况等个人情况，以及现部门、入司时间、现职务、先后工作岗位等入职后资料，使员工情况一目了然。该数据库需每月更新一次。第七条 档案借阅1. 员工信息档案是行政人事部的保密文件，原则上不提供给外部门借阅。确因工作需要借阅员工档案的，须填写档案借阅审批表，按表中规定的程序报批。2. 员工个人信息档案借阅期限为 1 天，仍需使用时要办理续借手续。3. 借阅者不得折叠和污5、毁，严禁对档案进行涂改。4. 借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。5. 员工信息档案资料原则上严禁复印。第八条 保密制度1. 员工信息档案是企业的宝贵财产，保守秘密是档案管理工作者的职责。2. 档案管理员不得对内外透露任何员工档案的信息，不准将档案私自带出或借给他人。3. 档案存放在档案柜内，档案柜钥匙由档案管理员妥善保管。第九条 档案管理1. 员工因应届生就业、调工、调干至公司入职而牵涉到的个人人事档案的存放，可以当地公司名义存放在当地人才交流中心。2. 需将人事档案以公司名义存放的，需在事前向相应行政人事部提出申请，并经公司行政人事总监批准后，由人事档案管理员办6、理相应手续。3. 员工入职的第一年由个人缴纳相应的档案保管费用。员工在公司服务满一年以上并且以公司名义存放人事档案的，公司可在后续服务年度为其报销档案保管费用。4. 员工如需将人事档案调出档案存放地，需至少提前一周通知人事行政部。5. 在档案保管期间，发生员工工作地点和户籍变动，则其人事档案相应随调动变更至调往公司名义下保管。6. 员工与公司解除劳动关系，则公司代管义务结束，员工需在做离职工资结算之前将人事档案转为个人名义存档。第十条 附则1. 本制度由行政人事部负责解释、修订。2. 本制度自发布之日起执行。附件一档案借阅审批表档案借阅审批表借阅档案名称：申请日期：借阅 现场查阅表号：申请部门借阅人借出理由档案性质物权凭证 要件档案 人事档案 一般档案档案内容借出时限年 月 日至 月 日止部门经理审批行政人事部常务副总注：物权凭证及要件档案需有常务副总意见办理档 案 号借出人：档案内容页 数共 页保管人：页码详列结果归还时间归还人：内容核对页码核对保管人：完 好 性