1、文化公司行政人事档案借阅保密管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 修 改 明 细 表修改日期版本/修改次数修 改 主 要 内 容修改人批准人生效日期起 草 审 核批 准部 门行政管理中心制度委员会总裁室姓 名日 期1、目的本制度的建立是确保公司所有的有效文件、人事档案被准确发放到所需的地点并被正确使用，作废文件能迅速得以处理，以及各种档案记录能得到有效控制和利用。2、范围 本规定适应公司所有行政档案、人事档案有关工作的开展。本制度规定了文件和资料的管理要求，适用于公司即将使用及正在使用的涉及管理体系的程序书、图纸2、及集团重大会议决议等文件，在业务过程中产生的记录，以及外来文件、公司图书资料和设备随机资料、人事档案资料等文件。 第一部分 行政档案1、 管理职责1.1行政管理中心 1.1.1公司行政管理中心负责妥善保管、按时发放所有涉及公司管控的文件，根据要求及时销毁过期和作废的文件和记录，执行文件、记录控制程序并确保文件、记录的有效性。1.1.2文件编写者/修订者负责编写/修订文件，并将获得批准的文件交由行政管理中心登记、存档及发放。1.1.3接收外来文件的人员负责将接收的外来文件，在经有关部门认可后，交由公司行政管理中心登记、存档及发放。1.1.4行政管理中心负责检查所收到受控文件或复印件的完整性并妥善3、保管；1.1.5当行政管理中心需要收回某受控文件或复印件时需将其及时退回，未经行政管理中心的允许，不得复印有“受控”或“受控复印件”印章之文件或复印件。1.2子公司、各部门公司所有文件为集体所有，任何人不得占为已有，公司实行档案集中与分散管理相结合的体制。各子公司由行政负责人负责主体、重要档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。各部门形成的重要文件材料统一归口档案管理部门，日常使用的重要文件由本部门负责立卷和归档，并在每季度的最后一个星期向档案管理部门（公司行政管理中心）移交保管原始、正本文件，经办部门根据实际需要留存复印件。各部门将日常使用的重要文件，档案存放于文件柜中，根据文4、件类别将档案分类、编制目录及编号。2、档案管理2.1文件点收各部门将重要文件材料移交档案管理部门归档，根据如下原则点收：检查文件的文本及附件是否完整，如有缺损，应立即追查和补充。文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。2.2档案分类档案分类应根据文件内容、部门组织和业务项目等因素，按部门、大类和小类三级分类。先以部门区分，之后依文件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。同一类的文件以装订于一个文件夹为原则，如文件较多，一个文件夹不够使用时，可分为两个以上的文件夹装订，并应明确编号，以便查阅。一个文件夹封面内首页5、应设“文件归档目录清单”，文件归档时依据编号登记。2.3档案名称及编号档案按各级分类后应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，按一定顺序依次排列，以便查阅。档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜随意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。2.4档案整理归档文件，依目录顺序以活页方式装订于相关类别的文件夹内，以便翻阅。文件夹内应标明文件6、夹内所含文件的分类、编号及名称，以便查阅。2.5档案清理档案管理人员应随时擦拭档案柜，维护档案清洁，以防虫、腐蚀。每年更换档案时，依规定清理一次，对于各部门的重要性、保密性资料文件，档案管理员要随时接收、整理。已到保存期限的文件，予以销毁，销毁前编制清册呈总裁室核对签注，并于目录表附注栏内注明销毁日期，销毁清册应永久保存。保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，文件管理人员应将文件重新归档，并注明销毁日期。保存期满并且没必要继续保存的文件，经主管领导决定，在上级主管监督下，填写销毁文件目录清单，领导签字确认之后，予以作废处理。机要文件一律以碎纸机进行销毁，其他普通文件可作第二次利用7、。销毁时要有二人以上监销，并在销毁清册上签字。2.6调阅程序各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，必须填写文件调阅单依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅，档案管理人员需在文件调阅登记单上填写调阅人员、调阅内容、借出日期后，将档案交与调阅人员。文件调阅单则按归还日期的先后整理，以备催还。调阅人员归还档案时，经档案管理人员核查档案无误后，归入文件夹，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。文件调阅单由档案管理人员留存备查。2.7调阅管理“调阅单”以“一单一案”为原则，借阅时间以一周为限，调阅人员如特殊情形需延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。调阅人员应爱护所调档案，确保档案的完整性，不8、得擅自涂改、勾画、抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请档案管理人员负责处理。调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调阅登记，不得私自授受。调阅档案限与经办业务有关，如调阅与经办业务无关档案，应经文件管理部门主管同意。外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总裁室批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总裁室同意且审核后方能带出。政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。2.8档案的保密制度档案管理人员首先要求政治上可靠，能严于律己，严格遵守各项管理制度. 档案管理人员要树立高度的责任感，经本人翻阅存档的保密资料，不得对他人透露、9、在公共场合演说。不准私抄、复制保密文件和资料，否则追究其法律和经济责任；凡属于公司密级档案资料，确定与撤销档案密级时，均由公司领导批示。若发现泄密问题，及时向领导汇报，并主动采取补救措施，防止扩散。2.9档案保存年限永久保存文件，包括章程、董事会会议事记录、重要的制度性规定，重要的契约书、协议书、登记注册文件和股票关系文件等，重要的诉讼关系文件，重要的政府许可证书，有关公司历史的文件，决算书和其他重要的文件。保存十年文件，包括请示审批文件，人事任命文件，奖金工资与津贴有关文件，财务会计帐簿、传票与会计分析报表，以及永久保存以外的重要文件。保存三年文件，指不需要保存十年的次重要文件,总经理办公会10、会议纪要等。保存一年文件，指无关紧要或者临时性文件。重要的机密文件，一律全部存放在带锁的文件柜中。 第二部分 人事档案1、管理职责1.1 人力资源中心是人事档案管理的直接责任部门，需建立全体员工人事档案。1.2 存放在人力资源中心的员工档案资料内容必须真实、完整。维护人事资料准确完整，适时动态反映公司的人事状况，有效利用人事数据，保守人事机密。1.3 人事档案资料查阅必须办理手续，并登记。1.4 人事档案由专人负责整理。1.5 人事资料录入电脑时间滞后不得超过48小时。2、人事档案资料的内容2.1 入职申请表及医院体检报告、劳动合同、身份证、毕业证、学位证等复印资料。2.2 转正审批表。2.311、 在公司期间反映问题、建议等报告。2.4 在公司的获奖、处罚情况记录、职位变动、培训情况等。2.5 禁止竞争协议。2.6 保密协议。3、人事档案资料查调手续3.1 所有非人力资源中心指定人员查阅员工人事资料，由人力资源中心档案负责人登记。3.2 其他部门需要查阅员工个人资料时，由申请查阅者填写人事档案查阅申请单，经其部门及人事行政部经理审核批准，档案借还期限不得超过一个工作日。4、人事档案资料的变更为了使公司人事档案准确，真实，如有员工住址、联系电话、在发生意外或病痛时的联系人、本人的姓名、婚姻状况、学历等发生变更时，请及时提出个人信息更改申请，填写档案信息更改申请表，并提供相关原始凭证，经部12、门负责人及人力资源中心审核批准后，由人力资源中心档案负责人进行信息更改。 5、人事档案资料的销毁离职人员档案存放限期为两年，以入档本年本月日期推算，将离职档案保存已超过两年的档案进行销毁。6、人事档案管理方法6.1在职档案管理：按部门进行归类，然后再按姓名的第一个大写字母、进公司日期，确定其归档的具体位置； 6.2离职人员档案管理：按照离职日期进行归档，以月为单位，进行清理，将本月离职的人员存放到指定文件袋，同时用excel表格进行记录，按照离职日期排列好相关顺序，每月将整合一份包装、密封、存档。7、处罚7.1 人事登记内容弄虚作假者，原则上不录用。如经核实责任属于档案管理负责人，人力资源中心将根据绩效考核标准予以处罚，并予以纠正。7.2 对于人事资料录入不及时、人事资料查阅手续或记录不完整，对档案管理负责人工作失误予以处罚。8、相关记录员工档案查阅表员工档案更改表