1、集团人事档案借阅保密及保存期限管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: Xx 集团人事档案管理制度一、总则为了将集团人事档案管理工作制度化、规范化，维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏，便于相关人事档案材料的借阅和使用，结合我集团的实际情况，特制定本制度，本办法适用范围：集团所属各子公司。二、人事档案管理内容（一）入职档案1、个人简历、员工求职登记表、入职试卷、面试评价表、入职声明、身份证复印件、学历学位证书复印件、各类资格证书复印件、离职证明原件、体检报告，一寸彩色照片，入职基线表等个人入职基本信息。2、劳动合2、同、保密协议、补充协议、应届毕业生协议、实习协议，劳动合同签收单存根等。（二） 培训档案1、培训申请表2、培训记录表3、培训签到表4、培训总结表5、新员工入职培训试卷6、培训心得7、培训效果评估表8、培训服务协议9、员工个人培训档案（三）职位档案1、职位说明书2、职务任命书3、职务变动申请4、职位职务变更记录。（四）薪酬考核档案1、试用期考核表2、员工试用期总结表3、季度/年度考核记录表4、考核成绩5、考核面谈记录6、工作记录7、调薪申请单8、调薪/降薪记录。（五）离职及其他档案1、离职申请2、离职工作交接单3、离职谈话记录4、离职证明存根5、补偿金协议等6、其他补充协议7、各类奖励、处罚记录3、等。三、人事档案的归档（一）归档的员工入职前,人事主管对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。（二）当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人事部归档，原件当场查验。（三）对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚。（四）员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。（五）档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，以便查阅。（六）归档4、程序如下：首先对各类人事资料进行鉴别、整理，看其是否符合归档的要求，由集团指定专门的人事专员进行整理、分类、归档与保管，再由人事专员转交集团档案室统一保管。四、人事档案的借阅（一）主管级以上人员可以到人事专员处或者档案室查看档案，需填写档案查阅登记表，其他人员不得要求档案查阅，如有特殊需要，经行政人事经理批准，方可查阅或者复制，并办理借阅登记手续。查阅或者复制人事档案的人员，严禁在人事档案上涂画、拆封和抽换。档案管理人员要做好查阅的资格审查及登记工作。（二）所有经过批准，注明借阅时间的人事档案需在规定时间内归还档案室(除特殊情况可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印、遗失档案者集团5、将给予警告或开除处罚。五、人事档案保密规定及保存期限1、集团指定专门的人员负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。2、文书档案(人事政策性通知及资料,含月度考勤结果),应聘者档案、解聘人员档案、试用期员工档案、正式员工档案属保密档案；管理人员档案,人事证件档案属机密档案、年度部门岗位规划表、考评结果、调资审批表及每季度更新存档的员工花名册、聘任结果、员工工资表等属极机密档案。保密以上档案的查阅必须经借阅人所在部门总监及行政部总监的批准方可借阅。3、集团的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁，高管及核心人员离职后保存至8年方可销毁，应聘人员简历保存2年即可销毁。六、本办法从公布之日起执行，凡与本办法不符的，一律以本办法为准。 xx企业集团有限公司 20xx年8月28日