1、公司人事档案整理、装订及借阅管理制度附表编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 人事档案管理制度第一章 总 则第一条 为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用人事档案资料，更好地为集团各项工作服务，特制定本制度。第二条 人事档案工作是集团人力资源工作的重要组成部分，实现人事档案科学化、规范化、制度化的管理，充分发挥人事档案的作用，是选贤举能，知人善任，历史地全面考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。第三条 本制度适用于集团及所属企业。第二章 管理职责第四条 集团人力资源部人事档案管理职责：1、负责制订、修2、改和完善集团人事档案管理相关工作；2、负责集团总部全体员工的人事档案管理工作；3、负责集团所属企业一般管理人员及其以上员工的人事档案管理工作；4、负责对集团所属企业人事档案管理工作进行检查与督导。第五条 集团人力资源部档案管理员有权要求所属企业，按本制度建立规范的人事档案管理流程。第六条 集团总部及所属企业档案管理员都必须严格执行本制度。第三章 人事档案分类第七条 人事档案，主要有以下几类：1、履历材料（个人简历）；2、自传材料（应聘登记表、员工基本信息登记表、个人照片）；3、身份证明材料（身份证、户口本等）；4、学历、学位证书和专业技术证书材料；5、录用、调用、离职材料（试用期调查表、转正申3、请表、经济担保书、保密协议、员工购买社保申请表、员工薪资变动申请表、调职轮岗申请表、人事调动通知、离职申请书、工作交接表、解除劳动关系通知等）；6、奖励及处分材料；7、培训记录及外训协议等材料；8、其他可供集团用人参考的材料。第四章 档案管理原则第八条 集团及所属企业必须按照统一的标准进行分类管理，方便查阅：1、实行独立企业独立建档管理；2、按照企业所属部门先后顺序进行分类管理；3、按照职位高低顺序进行分类管理；4、按照同类职位入职时间先后顺序进行分类管理；5、档案按照统一的编号进行存档，详见档案编号管理办法（附件一）。第五章 人事档案的收集、整理、装订第九条 人事档案管理员负责员工履历表、内4、部选聘报名表、调职（轮岗）申请表、员工薪资变动申请表、异动表、各种奖励、职务任免等材料的收集、整理和归档工作。第十条 在以下几个时段档案管理员需着重做好人事档案资料的管理工作。1、新员工正式入职时新员工报到后，三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行归档：个人简历或应聘登记表、招聘面试评价表、基本信息登记册、报到通知单(第一联)、新员工入职培训登记表、劳动合同签收登记表、考勤资料签收表；一寸的红底照片二张；身份证、学历证、学位证、职称证书及其他相关资质证件的复印件；劳动合同或实习协议；经济担保书、固定资产证件复印件、户口薄复印件（本条适用于出纳、司机、采购员及需要提供担保的相关职位）。2、员5、工办理转正手续时员工完成转正手续后，三个工作日之内，将以下档案、资料进行归档：试用期调查表；员工转正申请表；试用员工转正考核表；员工转正述职报告；员工购买社保申请表；调职（轮岗）申请表。3、员工办理调动手续时员工完成调动手续后三个工作日内，将以下档案、资料进行归档：内部选聘报名表或调职（轮岗）申请表；工作交接表；人事调动通知。4、员工办理离职手续时在员工办完离职手续的三个工作日内，将以下档案、资料进行归档：离职申请书；员工离职申请表；工作移交表；劳动合同或实习协议；解除劳动关系通知。对于辞职或辞退人员的档案应实行“一人一档”管理,不能退还给本人，档案必须保留到规定的保存时间：高层领导的档案一般6、应保留满十年；中层领导的档案一般应保留满五年；基层员工的档案一般应保留满三年。过保留期限的档案,由档案管理员进行统一整理，报分管领导批准后销毁，但电子数据资料永久保存。第十一条 档案管理员每月按公司档案管理办法，对上月的人事档案进行整理、归档。第十二条 档案管理员，不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。第十三条 人事档案的装订：1、人事资料统一以A4纸为标准整理、存档；2、依档案材料类别排列，每类资料以形成时间为序；3、人事档案档案盒在封页上应注明相应的编号。第六章 人事档案的借阅与移交第十四条 凡借用人事档案，必须填写人事档案借阅登记表（附件二），由人力资源部经理核实理由，经人力行政副同意后，方7、可借出，借出的档案必须在三天内归还，如确因工作需要，可办续借手续。第十五条 借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失。严禁涂改、圈划、抽取、撤换和污损档案材料。第十六条 如因工作需要从人事档案中获取相关信息或需复制、拍摄、扫描、调用档案内容，须事先填写人事档案借阅登记表（附件二），做好登记备案。第十七条 查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩处。第十八条 每周集团所属企业需向集团人力资源部提交一份，本企业最新的人力资源数据库资料（电子版）及一般管理人员及其以上员工的入职、离职相关的相关纸质资料，同时附人事档案移交表（附件三）一份。第七章 其他规定第十九条 集团总部及所属企业8、全体员工，必须建立个人档案。第二十条 档案管理人员应具有良好的思想素养，在工作中须严格遵守保密制度。第二十一条 档案管理员不得擅自处理或销毁档案材料，应按集团档案管理制度进行档案保管和档案销毁。第二十二条 人力行政副总定期或不定期地对公司人事档案管理工作进行检查与督导，检查中凡发现不按照人事档案管理制度予以办理执行的，计入当月绩效考核。第二十三条 本制度自公布之日起开始执行。第二十四条 本制度最终解释权归集团人力资源部所有。附件一：档案编号管理办法附件二：人事档案借阅登记表附件三：人事档案移交表附件一：档案编号管理办法一、档案编号组成： 顺序号编码（例如：0001）入职日期编码（例如：20119、0630）部门编码缩写（例如：XZ行政部）企业编码缩写（例如：JT集团）例如：JTXZ20110630001二、企业编码：序 号企业名称公司编码缩写1贵州元和天能源集团2贵州元和天成能源有限责任公司（龙洞沟煤矿）3贵州和信金成工矿装备有限公司4贵州乾丰开元贸易有限公司5贵州春华投资有限责任公司6贵州黔德投资股份有限公司7贵州赶场路煤业有限公司8贵州金兰矿业有限责任公司9贵州乾丰开元矿业有限公司三、部门编码：序号部门名称部门编码1行政部2人力资源部3财务部4企业发展部5总工办6安全部7生产建设部8机电保障部9采供部10生产运行部11机电运输部12安全部13工程技术部14综合管理部四、入职日期入职日期是指该员工进入公司的报到日期。（例如：20110630）五、顺序号编码：顺序号编码是指该员工所在部门的顺序号。例如：001表示顺序号；002表示顺序号；六、其 他集团各所属企业档案管理及劳动合同编号可以参照上述规定执行。附件二：人事档案借阅登记表序 号日 期档案借阅人信息档案归属人信息用 途借用情况档案保管人单位/部门借阅人单位/部门被借阅人档案编号附件三：人事档案移交表需调动档案信息单 位部 门档案归属人档案编号手续汇签档案调出企业档案管理员签字档案调出负责人签字档案调入企业档案管理员签字档案调入负责人签字人力行政副总意见填表人：填表日期： 年 月 日