1、订货小组程序版本 1.52003年2月目录1. 目标2. 资产3. 人力资源和培训4. 职责5. 日常工作6. 参数7. 附件 1. 目标 根据营业需要订货2. 资产w 办公室 办公室面积: 30 平方米 邻近店长办公室 订货小组有一独立办公室w 网络连接w 电力供应w 4根传真线，2根电话线w 每人一台电脑w 一台有Lotus Notes, Microsoft Office 的电脑给订货小组主管。w 1 台打印机 有自动拨号功能的国家，2台打印机 无此功能国家w 2台传真机 有自动拨号功能的国家， 34台传真机 无此功能国家w 1 个存档用的文件柜w 文件存放格3.人力资源和培训3.1. 订2、货小组w 订货小组主管及助理 营业背景 沟通和组织技能 分析和控管能力 直属店长或组织设备经理领导w 订货小组 雇员 2至3人组成。（该国有自动拨号功能的传真机） 4至5人组成。（该国无自动拨号功能的传真机）3.2 订货小组培训w 订货小组 & 订货小组 雇员 必须培训以下内容: Boucle Complete程序 计划订单 Pacific IV 订货流程3.3营业小组培训w 销售主管 & 处长 由 订货小组 经理或组织设备经理培训以下内容 Boucle Complete程序 计划订单 系统订货数量查询 参数管理4. 职责4.1 订货小组 经理 除促销和DM以外,确保下单后无修改并依照时间安排3、表下单。 培训订货小组 雇员。 培训销售主管和处长。 每周检查系统中的订单参数。 根据全国的决策,改变订货参数,或者在没有全国决策的情况下,根据营业小组的要求经检查后,改变订货参数。对于营业小组的参数修改申请，订货小组只在每个星期六做一次统一修改。 按各自负责供应商分配订货小组成员订货。 确保取消订单功能自动运行。 保持向商品部提供需改正的数据。 检查周期盘点计划是否每日实施。 检查报废程序是否每日实施。 分析Boucle Complete 订货指标。 根据单品错误资料修改程序就错误单品信息与商品部做好沟通。 每天就系统内较大周期盘点库存调整向营业部门咨询；并向店经理汇报以取得解决问题的方法。4、4.2 订货小组 雇员 根据国家级设备组织部门制定的计划安排订货, 如没有，则根据店级 的决定. 检查建议数量为“0”的订单。 根据订货修改申请表改变订货数量4.3 营业小组 负责订货数量 对促销单品和新品填写订单申请表。 对缺货单品，立刻采取行动。 用手持终端扫描打印部门缺货册，并确保所缺货单品已订货。 对周期盘点较大库存调整给予解释并在订货部主管的帮助下找到解决问题的方法。4.4 商品部/后勤部 确保及时对厂商和单品数据进行维护，各店能够有更新的正确信息。 确保及时给各店促销信息。 确保及时给各店包括送货时间表的紧急订单(促销单品和新品)的信息。5. 日常工作5.1 订货小组5.1.1 每5、日工作 收集订货修改申请表和临时订货申请表。 根据订货修改申请表, 仅限以下6个原因 修改订货数量： 缺货：此原因营业部门须提供HHT缺货报告。如果缺货报告显示库 存数量大于0，则订货主管须将此单品加入下一次的周期盘点以调 整库存量； 促销，TG和海报：营业部门须维护促销价格并经订货部主管核实; 库存错误：订货部须将此单品加入下一次的周期盘点以调整库存; 新品：系统内须没有库存也没有历史销售记录； 大宗购物：须随附大宗购物订单； 参数错误：营业部门须提供参数修改申请单。 根据临时订货申请表生成订单。 遵循商品部的精选单品的紧急订单。 在订单打印或发给厂商后, 立即传真通知厂商被取消的错误单品 6、根据营业部门的参数修改申请表, 更新参数。 检查部门缺货册。 打印部分收货详细报告并在当日结束时，完结所有部分收货。然后将报告给销售主管。 按申请表在Pacific IV中修改货架标签尺寸(可按店长决定由IT修改)。 每天订货主管应检查周期盘点清单上每一个小分类里5个单品的满 排面量。 根据预期国定假日至少提早三星期提醒营业小组更新参数。 分析订单指标并在晨会上汇报。 通过各自登录（ID）分配所有厂商& 小分类给订货小组。 检查并确保所有的传真订单已传给厂商。- 如传真服务器失误，确保订单打印并人工传真给厂商。- 用荧光笔划出已根据日程发送的定单。 分析没有根据日程发送的订单。 完成每日BC报7、告。 取消所有七天前的退货清单。 完好保留所有文件至少3个月。- 传真订单- 订单修改申请表- 临时订单申请表- 参数修正申请表- 订单指标报告- 单品参数抽查表5.1.2 每周工作 抽查订单修正详细报告。 打印常规厂商表。 打印无负责人单品清单。 分析订单指标并在晨会上汇报。5.1.3 每月工作 分析订单指标并在晨会上汇报。 在店会议上汇报月评分卡和行动计划实施结果。5.2营业小组5.2.1 每日工作 如果参数不合理, 向全国决策者反馈。 填写订单修改申请表，并由处长签字后，及时交给订货小组（由各国决定）。 营业部门须遵循以上6个原因并提交相关附件给订货部。 填写临时订单申请表，并由店长签字8、后，下午3点前交给订货小组。 用手持终端扫描打印并递交部门缺货册给订货小组。 预估公众假日需求, 并申请改变必要参数。- 如厂商在假日间休息,根据情况,改变变量系数, 订货日期, 订货期限, 交货与订货之间所需时间, 及安全库存日. 修改或填写单品参数修改申请表并递交给订货小组，让其在必要的情况下，在Pacific IV 中修改货架标签尺寸。5.2.2 每周工作 列印并保持常规厂商表的更新，以获得厂商参数的精确信息。5.3 商品部的日常工作5.3.1 每日工作 为店订货小组更新厂商和单品基本数据。 根据商品部日程表确保传送紧急订单和精选单品。 准时向店部门主管传送促销清单,如订货数量已由商品部9、决定, 则向部门主管和订货小组 经理传送。6. 参数6.1 订单计算公式 计划订货数量= 平均销售数量* 变化系数*（ 订货周期+交货期 + 安全库存日）+最小库存量 （货架容量* 最小库存系数%）- 最后库存量- 在途订货 + 未确认的退货6.1.1由系统计算：w 平均销售： 在特定周期内的按单位数量计算的普通销售的平均值。（不包括促销） 国家规定周期为35天。w 在途订货 IT 主管必须确保“自动取消订单”功能每日运行。w 未确认的退货 每月底，订货处主管必须在系统内删除在当月准备但未确认的退货。6.1.2 国家参数w 安全库存日由于缺乏信誉度的厂商原因，所需最少的库存天数。按厂商级别维护10、安全库存日（不得少于一天）。避免由于任何原因而造成厂商推迟到货的风险。1. 订货周期=7的供货商 安全库存日=42. 订货周期1的供货商 安全库存日=3 (送外库的供货商再加一天安全库存日)3. 订货周期=1 的供货商 安全库存日=1*第一天安全库存日是给厂商到货及营业部门填补货架所需的时间*第二天安全库存日是避免厂商的推迟到货*第三天安全库存日是为了避免P4系统自身的错误（例如：对于一星期订两次货的供货商的订货周期应该取其中少的天数）*第四天安全库存日是因为需从外库向店内调货（只针对于送货到外库的供货商）w 交货期厂商在订货日（不包括）和交货日（包括）之间的所需天数。 杂货后仓=1 天 非食11、品后仓= 与后勤联系获取最新的服务 直接厂商=由部门经理向厂商确定厂商所需的准确，合理的交货期。 w 订货周期订货的频率，按上次订货日（不包括）和下次订货日（包括）之间天数计算。 后勤中心=1天 直接厂商=由订货部经理按厂商，按地区，按城市决定。 对于一星期订多次货的供货商的订货周期：应取其中最小的天数为订货周期w 变化系数根据季节需要前后，调整计划数量。 缺省值=1 值变化范围 0.11.9 在事件发生前更新系数在事件结束后恢复缺省值。 在小分类级别维护，在单品级别修改。w 最小库存到货日时，货架上所需的数量。最小库存= 货架容量 *最小库存系数 按细目级别维护货架容量 按小分类级别维护最小12、库存系数 -最小库存系数 = 100 %为了计算最小库存 ,我们按销量将单品划分为两类:-类型 A : 单品日均销量 1 高销量单品-类型 C : 单品日均销量 =4000RMB, 最小库存量=2)2) 包装量1,最小库存量=1/2包装量+1+3C)纺织品处三个不同的原则:1) 包装量=1,最小库存量=22) 1包装量1, 最小库存量=包装量3) 1包装量12且平均销量12,最小库存量=1/2包装量+1+3D)32部门(音像分类)最小库存量=1/2包装量+3+1 最后库存量最近的库存量。 营业人员通过周期盘点维护正确库存，以负库存为重点，用来避免错误库存导致错误建议订单。 6.2 其他参数w 13、取消订货日超过预期交货日，订单仍有效的天数。 后勤中心=0天 直接厂商=1天 具有自动批处理的此功能每日运行，以避免保留错误的“在途订单。”w 订货日一周内下单的日子。 后勤中心=中心决定 直接厂商=由营业部门主管向订货部经理建议。 Pacific IV系统会检查订货日和订货周期的一致性。w 截止时间系统确认订单并将其传到传真服务器上的时刻。 后勤中心=组织设备部决定 直接厂商=若无国家决定，由店决定。w 自动传真用来控制订单是否在确认的截止时间自动由传真服务器传送的权限。 “Y”= 由自动由传真服务器传送。 “N”=非自动由传真服务器传送。没有可接受的理由不能设置。w 传真号码当订单由自动传14、真=“Y”的截止时间确认后，厂商的传真号码将被自动拨号。 店的营业人员需维护修正每家厂商的传真号码。附 件附件1 按部门订货收货分配附件2 部门缺货册附件3按雇员订货收货分配附件4 临时订单申请表附件5订单修改申请表附件6 单品参数修改申请表附件7厂商参数修改申请表附件8 单品参数抽查表附件9 错误单品信息修改申请表附件10 每日BC报告 附件1 按部门订货收货分配附件2 部门缺货册附件3 按雇员订货收货分配附件4 临时订单申请表附件5订单修改申请表附件6 单品参数修改申请表附件7 厂商参数修改申请表附件8 单品参数抽查表Items Parameter Checking 附件9 单品错误信息修改申请表附件10 每日BC 报告