1、订货小组程序版本 1.02000年5月目录1. 目标2. 资产3. 人力资源和培训4. 职责5. 日常工作6. 参数7. 附件 1. 目标 根据营业需要订货2. 资产w 办公室 办公室面积: 30 平方米 邻近店长办公室 IT 经理和订货小组 经理在同一办公室。w 网络连接w 电力供应w 3 根电话线( 电话和传真 )w 每人一台电脑w 一台有Lotus Notes, Microsoft Office 的电脑给订货小组经理。w 1 台打印机 有自动拨号功能的国家，2台打印机 无此功能国家w 1台传真机 有自动拨号功能的国家，2台传真机 无此功能国家w 1 个存档用的文件柜w 文件存放格3.人力2、资源和培训3.1.订货小组w 1位订货小组经理 营业背景 沟通和组织技能 分析和控管能力 直属店长或组织设备经理领导w 订货小组 雇员 2至3人组成。（该国有自动拨号功能的传真机） 4至5人组成。（该国无自动拨号功能的传真机）3.2 订货小组培训w 订货小组 & 订货小组 雇员 必须培训以下内容: Boucle Complete程序 计划订单 Pacific IV 订货进程3.3营业小组培训w 销售主管 & 处长 由 订货小组 经理或组织设备经理培训以下内容 Boucle Complete程序 计划订单 参数管理4. 职责4.1订货小组 经理 除促销和DM以外,确保下单后无修改并依照时间安排表3、下单。 培训订货小组 雇员。 培训销售主管和处长。 每月检查系统中的订单参数。 根据全国的决策, 改变订货参数,或者在没有全国决策的情况下,根据营业小组的要求经检查后, 改变订货参数。. 按各自负责供应商分配订货小组成员订货。 确保取消订单功能自动运行。 保持向商品部提供需改正的数据。 检查周期盘点计划是否每日实施。 检查报废程序是否每日实施。 分析Boucle Complete. 订货指标。4.2 订货小组 雇员 根据国家级设备组织部门制定的计划安排订货, 如没有，则根据店级 的决定. 检查建议数量为“0”的订单。 根据订货修改申请表改变订货数量4.3 营业小组 负责订货数量 对促销单品填写4、订单申请表。 对缺货单品，立刻采取行动。 填写部门缺货册，并确保所缺货单品已订货。4.4 商品部/后勤部 确保维护厂商和单品数据的更新，各店能够拥有最新的更改信息。 确保及时给各店促销信息。 确保及时给各店包括送货时间表的紧急订单的信息。5. 日常工作5.1 订货小组5.1.1 每日工作 收集订货修改申请表和临时订货申请表。 根据订货修改申请表, 或商品部 的促销清单, 修改订货数量.。 根据临时订货申请表生成订单。 遵循商品部的精选单品的紧急订单。 在订单打印或发给厂商后, 立即通知厂商被取消的错误单品 根据营业部门参数修改申请表, 更新参数。 检查部门缺货册。 打印并分析订单修正详细报告。5、 打印部分收货详细报告并在当日结束时，完结所有部分收货。然后将报告给销售主管。 按申请表在Pacific IV中修改货架标签尺寸( 若次功能营业部不能用)。 根据预期国定假日至少提早三星期提醒营业小组更新参数。 分析订单指标并在晨会上汇报。 通过各自登录（ID）分配所有厂商& 小分类给订货小组。 检查并确保所有的传真订单已传给厂商。 如传真服务器失误，确保订单打印并人工传真给厂商。 用荧光笔划出已根据日程发送的定单。 分析没有根据日程发送的订单。 完好保留所有文件至少3个月。- 传真订单- 无负责人的单品清单- 订单修正的详细说明- 订单修改申请表- 临时订单申请表- 参数修正申请表- 订单指6、标报告- 订单部分收货详情报告5.1.2 每周工作 打印常规厂商表。 打印无负责人单品清单。 分析订单指标并在晨会上汇报。5.1.3 每月工作 分析订单指标并在晨会上汇报。 在店会议上汇报月评分卡和行动计划实施结果。5.2营业小组5.2.1 每日工作 如果参数不合理, 向全国决策者反馈。 填写订单修改申请表，并由处长签字后，准时交给订货小组。 填写 临时订单申请表，并由店长签字后，准时交给订货小组。 填写并递交部门缺货册给订货小组。 预估公众假日需求, 并申请改变必要参数。 如厂商在假日间休息,根据情况,改变变量系数, 订货日期, 订货期限, 交货与订货之间所需时间, 及安全库存日. 修改或填7、写单品参数修改申请表并递交给订货小组，让其在必要的情况下，在Pacific IV 中修改货架标签尺寸。5.2.2 每周工作 列印并保持常规厂商表的更新，以获得厂商参数的精确信息。5.3 商品部的日常工作5.3.1 每日工作 为店订货小组更新厂商和单品基本数据。 根据商品部日程表确保传送紧急订单和精选单品。 准时向店部门主管传送促销清单, 如订货数量已由商品部决定, 则向部门主管和订货小组 经理传送。6. 参数6.1 订单计算公式 计划订货数量= 平均销售数量* 变化系数x （ 订货周期+交货期 + 安全库存日）+ 最小库存量（货架容量* 最小库存系数）- 最后库存量- 在途订货6.1.1由系统8、计算：w 平均销售： 在特定周期内的按单位数量计算的普通销售的平均值。（不包括促销） 国家规定周期为35天。w 在途订货 IT 主管必须确保“自动取消订单”功能每日运行。6.1.2 国家参数w 安全库存日由于缺乏信誉度的厂商原因，所需最少的库存天数。 后勤中心= 0 天 直接厂商= 01 天，取决于厂商信誉度。w 交货期厂商在订货日（不包括）和交货日（包括）之间的所需天数。 杂货后仓=1 天 非食品后仓= 与后勤联系获取最新的服务 直接厂商=由商品部和组织设备部按厂商，按地区，按城市决定, 店不能更改w 订货周期订货的频率，按上次订货日（不包括）和下次订货日（包括）之间天数计算。 后勤中心=19、天 直接厂商=由商品部和组织设备部按厂商，按地区，按城市决定, 店不能更改。w 变化系数根据季节需要前后，调整计划数量。 缺省值=1 值变化范围 0.11.9 在事件发生前更新系数在事件结束后恢复缺省值。 在小分类级别维护，在单品级别修改。w 货架容量货架上所放置的按细目级别的最大的单品单位数量。 根据各店实际排面维护。 除非排面调整，不得改变货架容量。w 最小库存系数 %在下次送货前的一天结束时，按小分类级别的货架最小库存量。 根据产品的循环（有效日期）或店按需求可调整。 10,11,12,14 dept 80% 15 dept 50% Nonfood 80%w 最后库存量最近的库存量。 营10、业人员通过周期盘点维护正确库存，以负库存为重点，用来避免错误库存导致错误建议订单。 6.2 其他参数6.2 国家参数w 取消订货日超过预期交货日，订单仍有效的天数。 后勤中心=0天 直接厂商=1天 具有自动批处理的此功能每日运行，以避免保留错误的“再途订单。”w 订货日一周内下单的日子。 后勤中心=中心决定 直接厂商=由商品部和组织设备部按厂商，按地区，按城市决定。店不能更改。 Pacific IV系统会检查订货日和订货周期的一致性。6.2.1 店参数w 截止时间系统确认订单并将其传到传真服务器上的时刻。 后勤中心=组织设备部决定 直接厂商=若无国家决定，由店决定。w 自动传真用来控制订单是否在确认的截止时间自动由传真服务器传送的权限。 “Y”= 由自动由传真服务器传送。 “N”=非自动由传真服务器传送。没有可接受的理由不能设置。w 传真号码当订单由自动传真=“Y”的截止时间确认后，厂商的传真号码将被自动拨号。 店的营业人员需维护修正每家厂商的传真号码。附 件附件1 按部门订货收货计划附件2 部门缺货册附件3按雇员订货收货计划附件4 临时订单申请表附件5订单修改申请表附件6 单品参数修改申请表附件7厂商参数修改申请表