1、公司资料、档案及文件管理制度公司资料、档案及文件管理制度 受控状态受控状态 制度名称制度名称 公司档案、资料及文件管理制度公司档案、资料及文件管理制度 文件编号文件编号 执行部门执行部门 监督部门监督部门 考证部门考证部门 第第1章 总则章 总则 第 1 条.企业档案管理工作是企业管理基础工作的组成部分，有效地保护和利用档案、开发档案信息资源，为企业创造经济效益，维护企业合法权益，变“档案”为活信息。根据中华人民共和国档案法、档案实施办法及宁夏回族自治区国有企业档案工作规定结合本公司的实际，特制定本管理制度。第 2 条.企业档案是企业在生产、经营、基建、科研、教育、因公培训、参加交流活动等公务2、活动中形成的，对企业具有保存价值的各种文字、图表、声像、奖品等不同形式的档案总和，包括：技术图纸档案（电子版、底图、蓝图）、科研档案、会计档案、销售与采购档案、基建档案、设备档案、文书声像档案、人事档案等。第 3 条.本制度适用于公司各类档案管理。第第2章 档案管理程序章 档案管理程序 第 4 条.公司档案由公司管理部专人统一负责保管。第 5 条.档案归档入库程序：各部门按照归档要求收集整理应归档材料，及时移交档案室。档案管理员对入库资料认真进行检查、核对，核查无误、确认合格后登记入库。对不符合入库程序及不合格的入库档案，档案管理员有权拒收，待合格后办理入库手续。第 5 条.档案管理员对已接收3、入库的档案，必须按要求认真填写入库登记，按分类大纲进行分类、编号、上架、建账。第 6 条.档案要定期查核，发现损坏和变质的档案，要及时修补和复制，做到帐物卡一致。第第3章 科研档案管理章 科研档案管理 第 7 条.科研档案是指在公司科学研究、新产品开发试制、新工艺研究、标准化活动中形成的档案。科研档案管理，必须充分发挥科研档案在公司生产经营、科研和新产品开发中的作用，促进技术进步，为公司创造经济效益。第 8 条.科研档案归档入库程序：科研任务确定后由科研项目负责人根据科研文件归档表规定内容，按照设计文件管理制度，将应归档科研材料进行收集整理移交给档案室。成果鉴定验收后由项目负责人将归档材料向科4、研档案室移交。科技档案管理人员如发现归档材料不齐全，有漏签项等不符合归档要求的材料有权拒收，待项目负责人收集整理合格后办理移交手续。第 9 条.科研档案仅供公司科技人员查阅，一般不外借，科研档案管理员要编制检索工具，方便查阅、借阅，并做好利用登记。第第4章 会计档案管理章 会计档案管理 第 10 条.会计档案是记录和反映公司经济活动，经过会计核算的各种凭证、账薄、报表等专业档案。会计档案管理必须保证会计档案完整无损、及时准确，为领导决策和生产经营活动提供依据。第 11 条.会计档案归档入库程序：应归档的会计档案由会计人员进行整理、组卷，划定保管期限，书写封面及装订成册。到期后，由会计档案员向档5、案室办理移交清册。档案管理员对归档的案卷核查无误后，在移交清册上签字确认。接受保管会计档案，原则上保持原卷封装，分类上架，建帐。个别不符合要求的会同财务部门和经办人共同拆封、整理，以分清责任。第 12 条.本公司会计档案除财务部门会计人员因工作需要，可直接到档案室查阅外，其它部门要查档，必须经财务管理部长批准，方可查阅。第 13 条.会计档案需复印时，需经财务部部长批准，会计档案管理员亲自负责复印，并做好利用统计。第 14 条.会计档案销毁时，由会计档案管理员会同财务管理本部共同做好鉴定及销毁档案工作。第第5章 基建档案管理章 基建档案管理 第 15 条.基本建设项目的档案资料是公司工程基建及6、竣工、投产、交付使用的必备材料，是对工程进行检查、维护、管理、改建、扩建的依据和凭证。第 16 条.基建档案归档入库程序：基建项目竣工验收时应由基建技改档案员向基建档案室移交竣工、验收使用前工程项目的全部档案材料。在原施工图、改扩建工程图上修改后作竣工图的，必须有工程技术人员或有关负责人的签字盖章，改动较大的应重新绘制竣工图并保证与竣工后的实际情况完全一致，并加盖“竣工图”标志。改扩建工程改动较大时也要重新绘制并附加说明后转交基建档案室。第 17 条.基建档案一般不外借，如有特殊需要，必须有基建部门主管签字，严格执行借阅制度。第第6章 设备仪器档案管理章 设备仪器档案管理 第 18 条.设备仪7、器是公司固定资产的主要组成部分，设备仪器档案包括自制设备、外购设备、国外引进设备仪器的有关档案。第 19 条.设备仪器档案归档入库程序：一般设备仪器档案、随机文件由设备采购人员向档案室移交；第 20 条.借阅设备仪器档案应严格执行借阅制度，设备仪器档案一律不外借。外单位借阅需经公司管理部批准后方可有偿借阅，并做好登记。第第7章 文书档案管理章 文书档案管理 第 20 条.文书档案是指公司行政、涉外事务、生产经营、基建技改在生产经营活动中形成的记述、反映有关职能活动的历史记录、具有保存价值的文件材料及上级行政主管部门下发的政策性文件。第 21 条.文书档案归档入库程序；文书档案材料主要由公司相关8、部门平时作好收集、并向文书档案室移交；第 22 条.借阅文书档案严格执行借阅制度，对商业秘密案卷必须经相关部级领导同意方可借阅，需复制档案材料的，档案管理员必须负责确保不失密，同时做好利用登记。第第8章 实物档案管理章 实物档案管理 第 23 条.实物档案是反映企业发展面貌的真实记录，它包括公司各项工作取得的成绩，受到的奖励（奖品、奖状、奖章、奖杯、奖牌）、重大科研成果、新产品证书、产品创优证书，专利证书、牌匾等。第 24 条.实物档案主要由企业管理部档案室负责保管。第 25 条.实物档案一般不外借，特殊情况需借用时应严格执行借用手续，做好登记。第第9章 人事档案管理章 人事档案管理 第 269、 条.公司职工档案是公司管理部在招聘、调配、培训、考核、奖惩、选拨和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治、思想、业务水平、工作责任以及工作变动等情况的文件材料。第 27 条.对接收的归档材料及时插卷并做好记录。第 28 条.公司职工调动、辞职、解除劳动合同传递档案，一律以公司管理部转档通知单为准；第 29 条.人事档案的转出一般通过机要交通或派专人送取，原则上不准邮寄或交本人自带。第第10章 附则章 附则 第 30 条.技术图纸档案管理详见技术图纸管理制度 第 31 条.本制度由公司管理部负责制订，报总经理批准后颁布。相关记录 附件一：归卷类目 附件二：公司档案目录卡 附件三：中小企业财产10、登记表 编制日期 审核日期 批准日期 修改标记 修改处数 修改日期 附件一附件一 归卷类目归卷类目 一 行政人事类 行政人事类 1 公司及所属部门的工作计划、工作总结（报告）。2 公司投资决策会议通知、纪要、决定事项等文件。3 公司工作会议通知、纪要、讨论材料、决定事项等文件。4 公司较大事件、活动大事记、电话记录等文件材料。5 公司宣传、新闻报道等材料资料。6 公司重大活动的照片、音像资料。7 公司及所属部门的各种工作职责、规章制度。8 公司及所属部门的办公自动化（通讯、微机）文件材料。9 公司及所属部门的行政、车辆管理工作文件。10 公司行政开支经费计划、预算、决算、执行情况文件材料。1111、 公司及所属部门档案管理工作文件、材料。12 公司及所属部门的机构设置、人员编制文件 13 公司及所属部门职工考核、培训等文件材料。14 公司及所属部门专业技术资格等文件。15 公司及所属部门工资制度、标准、福利、保险等文件材料。16 公司及所属部门人员奖惩工作文件材料。17 国家法律、法规。18 国家、自治区、银川市政府有关政策、法规文件材料。19 公司及所属部门的调研情况、参加各种研讨会的文件材料。二 经营类 二 经营类 40 公司及所属部门发展规划、业务年度计划等材料。41 公司及所属部门各种企业管理制度。42 公司及所属部门各种统计、文件材料。43 公司及所立项目论证、请示、审批、操作12、评审、终结等文件材料（一个项目一个卷）。44 公司及所属部门企业经营文件材料。45 公司经济合同(采购、销售)文件材料。46 公司及所属部门招标文件材料。47 公司及所属部门重大设备采购的文件材料。48 公司及所属部门所涉及法律事务方面文件材料（一个案件一个卷）。49 所属部门上报较大事件、活动大事记等文件材料 50 公司及所属部门各类合同、协议书、契约。三 财务类 三 财务类 60 国家、自治区、银川市有关财经法规、制度、规定。61 公司及所属部门财务制度文件。62 公司及所属部门财务规划、计划、预算文件材料。63 公司及所属部门资产方面的文件材料，包括：土地证、土地合同、房产证、矿产证、13、专项经营许可证等产权文件。64 公司及所属部门财务检查文件材料。65 公司及所属部门税务方面的文件材料。66 公司及所属部门会计凭证、帐簿、报表。67 公司财务工作报告、总结等资料。68 有关财务事项的请示及批复。四 技术类 四 技术类 95 国家、自治区、银川市关于项目规划、工程设计、工程承包、工程监理、工程竣工的法律、法规、政策文件。96 公司及所属部门关于设计管理、工程管理、技术管理的规章制度。97 各类设计图纸、工艺文件、产品说明书、产品样本、试验文件、认证及审批文件、技术标准、施工资料档案。附件二附件二 公司档案目录卡公司档案目录卡 档号：卷号：本案文件目录 件数 收文号 来文号 发文号 页数 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 附件三附件三 中小企业财产登记表中小企业财产登记表 使用单位 登记日期 年 月 日 类 别 财产 名称 编号 家具 仪器 用品 机器 其他 使用人 取得 日期 取得 价格 修理 记录