1、始行公益办公室制度手册办公室管理制度第一章 总则一、 为了加强办公室管理，明确团队内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。二、 本制度适用于团队所有成员并严格遵守各项规定。三、 切合团队实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有制可依，保证团队的办公事务有效开展。四、 办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。第二章 职责范围办公室管理人员直接受总理事会。二、 负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。三、 负责团队文书管理、办公用2、品管理、会议管理等工作，保证各项事务有序开展。四、 协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。五、 负责团队对内、对外公共关系的维护和改善。六、 收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好负责人参谋。第三章 办公室事务管理 文件保密工作是很重要的部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指团队内外部发文文件档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。并对文件管理制度做以下规定。第一条 管理要点1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。2、 3、文件管理的范围包括：上级下发文件、团队各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。3、 制度类文件按照团队文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明团队全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。4、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。第二条 制度规范1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、销毁等由办公室人员负责执行。2、 团队上报下发正式文件的权利主要集中在理事会，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。3、 团队对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，负责人签发；各部门需要向下或4、对外发文的文件由各部门负责起草，经审核无误后办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印。4、 凡寄至团队的文件、邮件等，由办公室签收并做好相应记录。5、 机密文件由保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给办公室主任。6、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。做到半年一小清，年终一大清。7、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，按照文件管理制度进行处理。第三条 文件管理流程设计1、 内部文件管理流程：起草文件审查编号审批打印文件下发文件文件存档2、 外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存档清5、退文件存档文件销毁第四章、 会议管理制度第一条 管理要点1、 为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。2、 根据团队实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。3、 清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。4、 会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。5、 按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。6、 会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。第二条 制度规范1、 收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。2、 会议6、主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。3、 根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。4、 按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。会议记录为团队的机要档案，保管人员不得擅自外泄。第三条 管理流程设计会前：确定议题、会上所需资料准备、通知会中：积极参与，做好会议记录会后：整理会议记录张贴归档整理第四条 文化宣传管理第一条 负责团队内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责团队外部的宣传维护工作。第二条 根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。第三条 关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。第四条 收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。第五条 流程设计：获取信息来源编辑整理张贴学习存档附则：1. 本制度由办公室制定，解释权归办公室。2. 本办法由理事会核准后实施，修改时亦同。 始行公益办公室 2013年3月30日