1、商贸公司办公室及合同档案管理制度 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 为加强公司的规范化管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订本公司管理制度。总则 1、公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定。 2、公司倡导树立“一盘棋”思想，禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。 3、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的技术、管理、经营水平，不断完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力2、和提高经济效益。 4、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才智，提出合理化建议。 5、公司实行“岗薪制”的分配制度，为员工提供收入和福利保证，并随着经济效益的提高逐步提高员工各方面待遇；公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会；公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制度，评先树优，对做出贡献者予以奖励。 6、公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率；提倡厉行节约，反对铺张浪费；倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向心力。 7、员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究。 一、公司形象管理规定 1、员工必须清楚地了解公3、司的经营范围和管理结构，并能向客户及外界正确地介绍公司情况。 2、在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。 3、在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。 4、遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间办公室内应保证有人接待。 5、接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。 6 员工在接听电话、洽谈业务、发送电子邮件及招待来宾时，必须时刻注重公司形象，按照具体规定使用公司统一的名片、公司标识及落款。 7、 员工在工作时间内须保持良好的精神面貌。 8、 员工4、要注重个人仪态仪表，工作时间的着装及修饰须大方得体。二、办公室管理制度 1、办公室卫生管理规定 1）员工须每天清洁个人工作区内的卫生，确保地面、桌面及其他办公设备的整洁。 2）员工须自觉保持公共区域的卫生，发现不清洁的情况，应及时清理。 3）员工在公司内接待来访客人，事后需立即清理会客区。 4）正确使用公司内的水、电、空调等设施，最后离开办公室的员工应关闭空调、电灯和一切公司内应该关闭的设施。 5）要爱护办公室公共财物，办公区域的花木等，损坏的要照价赔偿，情节恶劣的要加倍赔偿，并追究责任。2、文件收发规定 1）公司的文件由办公室拟稿。文件形成后，由总经理签发。 2）业务文件由有关部门拟稿，分管5、副总经理审核、签发。 3）属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。 4）已签发的文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按文印规定处理。 5）公司的文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。 6）经签发的文件原稿送办公室存档。 7）外来的文件由办公室文书负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办；属急件的，应在接件后即时报送。 8）文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在二日内办理完毕，并将办理情况反馈至办公室。二日内不能办理完毕的，应向办公室说明原6、因。 3、文印管理规定 1）所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。 2）打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，送办公室打印。各部门草拟的文件、合同、资料等，也由办公室各统一打印。 3）文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，不得积压延误。工作任务繁忙时，应加班完成。办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。 4）文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。 5）严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。 4、办公用品购置、领用规定 1）办公用品的日常管理暂由公司负责7、人定期购买； 2) 每月10日之前，个人将所需要的办公用品以书面形式申请，由公司负责人将办公用品购回，根据实际需要有计划地发放。 3）若急需某类办公用品，也应首先联系公司负责人，同意后方可购置。后补书面申请。4）新进人员到职时由综合管理部门统一配发各种办公物品。 5）办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。 6）所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。 7）个人领用的办公用品、用具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作调动时，必须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。5、电脑网络管理规定： 1）使用者应保持电脑设备及其所在环境的清洁。下班时，务必关机切断电源。 2）未经许可，使用者不8、可增删硬盘上的应用软件和系统软件。 3）工作时间内不允许在网络上从事与工作无关的行为（如：上网聊天，玩游戏等），禁止浏览与自己工作岗位或业务无关的网站。 4）公司及各部门的工作业务数据，由各自负责人至少每周备份一次；重要数据由使用者本人向公司资料管理员申请做立即备份。 5）未经许可，任何私人的光盘、软盘不得在公司的计算机设备上使用。 6）使用者必须妥善保管好自己的用户名和密码，严防被窃取而导致泄密。 7）严禁任何人以任何手段，蓄意破坏公司网络的正常运行。 三、考勤制度 1、公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，须经本公司负责人同9、意。2、员工正常工作时间为上午8:00至12:00，下午13:30分至17:30。季节变化如需调整工作时间时，由人事部另行通知。工作时间规定为单休制，国家法定节假日正常休息。如需假日和夜间值班由办公室统一安排。3、严格请、销假制度。请假必须填写书面请假申请。员工因私事请假2天以内的（含2天），由公司负责人批准；2天以上的，报总经理批准；副总经理和公司负责人请假，一律由总经理批准。请假员工事毕向批准人销假。未经批准而擅离工作岗位的按旷工处理。 4、上班时间开始后5分钟至30分钟内到班者，按迟到论处；超过30分钟以上者，按旷工半天论处。提前30分钟以内下班者，按早退论处；超过30分钟者，按旷工半天10、论处。 5、一个月内迟到、早退累计达5次者，扣发3天的基本工资；累计达5次以上10次以下者，扣发10天的基本工资；累计达10次以上者，扣发当月的基本工资。 6、工作时间禁止打牌、下棋、串岗聊天等做与工作无关的事情。如有违反者当天按旷工1天处理；当月累计2次的，按旷工2天处理；当月累计3次的，按旷工3天处理。 7、参加公司组织的会议、培训、学习、考试或其他团队活动，如有事请假的，必须提前向公司负责人及组织者或带队者请假。在规定时间内未到或早退的，按照本制度相关条款处理；未经批准擅自不参加的，视为旷工。 8、员工的考勤情况，由各公司负责人进行监督、检查，公司负责人对本部门的考勤要秉公办事，认真负责11、。如有弄虚作假、包痹袒护迟到、早退、旷工员工的，一经查实，按处罚员工的双倍予以处罚。四、合同管理制度 1、公司对外签订的各类合同一律适用本制度。 2、合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。各级领导干部、法人委托人以及其他有关人员，都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门必须互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的合同管理工作。 3、合同谈判须由总经理或副总经理与相关部门负责人共同参加，不得一个人直接与对方谈判合同。 4、签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托12、书的法人委托人，法人委托人必须对本企业负责。 5、签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。 6、签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。 7、合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。 8、双方都必须使用合同专用章，原则上不使用公章，严禁使用财务章或业务章，注明合同有效期限。 9、除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在市人民法院管辖。 10、任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。 11、变更、解除13、合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。 12、变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。 13、合同管理由总经理授权副总经理总负责，归口管理部门为财务部、办公室。 14、公司所有合同均由办公室统一登记编号、经办人签名后，按审批权限分别由总经理、副总经理或其他书面授权人签署。 五、档案管理制度 1、各部门应明确规定档案责任人，档案责任人对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。 2、各类规章制度、办法、人事、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计14、划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。 3、各类合同的正本原件由财务部归档，副本原件由办公室归档，其他部门备份存档并实行电脑化管理。 4、归档资料必须符合下列要求： 1）文件材料齐全完整； 2）根据档案内容合并整理、立卷； 3）根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。 4）档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。 5）加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。 六、仓库日常管理制度1、仓库日常管理 1）仓库保管员必须合理设置各类物资和产品的明细账簿和台账。215、）必须严格按照仓库管理规程进行日常操作，仓库保管员对当日发生的业务必须及时逐笔登记明细帐，做到日清日结，确保物料进出及结存数据的正确无误。及时登记明细帐，保证帐物一致。 3）做好各类物料和产品的日常核查工作，仓库保管员必须对各类库存物资定期进行检查盘点，并做到账、物、脑三者一致。如有变动及时向领导反映，以便及时调整。 4）仓管人员应严格控制各类物资的库存量；定期进行各类存货的分类整理，对存放期限较长，逾期失效等不良存货，要按月编制报表，报送部门领导。 2、入库管理 1）物料进库时，仓库管理员必须凭送货单、检验合格单办理入库手续；拒绝不合格或手续不齐全的物资入库，杜绝只见发票不见实物或边办理入库16、边办理出库的现象。 2）入库时，仓库管理员必须查点物资的数量、规格型号、合格证件等项目，如发现物资数量、质量、单据等不齐全时，不得办理入库手续。未经办理入库手续的原料一律不得入库存放。同时必须在短期内通知经办人员负责处理。 3）收料单的填开必须正确完整，供应单位名称应填写全称并与送货单一致。每批材料入库合计金额必须与发票上的金额一致。 3、出库管理 1）各类材料的发出，原则上采用先进先出法。物料出库时必须办理出库手续。仓管员应开具领料单，经领料人签字，登记入帐。 2）库存物资清查盘点中发现问题和差错，应及时查明原因，并进行相应处理。如属短缺及需报废处理的，必须按审批程序经领导审核批准后才可进行17、处理，否则一律不准自行调整。 发现物料失少或质量上的问题（如超期、受潮或损坏等），应及时的用书面的形式向有关部门汇报。4、仓库是财物重地，非保管人员不得随意进出停留，不允许代存私人物品，不得私自拿用、外借物品，不得白条抵库。5、原料库房要明亮通风，定期检查，不能有过期或霉变现象；各库房卫生要每日一小清，每周一大清，保持库房内货架、地面及墙壁干净，无尘土、油污及其他杂物，保持干爽无异味。6、配备挡鼠板，做好防蝇、防尘、防鼠、防潮“四防”工作。7、仓库管理员应责任心强，监守岗位，无故不能离岗。仓管员对仓库安全防卫，防火防盗等负有直接责任，对突发事件能及时处理和协调，保证生产的顺利进行，严防意外事故18、发生。七、保密制度 1、全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。 2、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项： 1）公司经营发展决策中的秘密事项； 2）人事决策中的秘密事项； 3）专有技术； 4）重要的合同、客户和合作渠道； 5）公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号； 6）总经理确定应当保守的公司其他秘密事项。 3、属于公司秘密的文件、资料，应标明“秘密”字样，由专人负责印制、收发、传递、保管，非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。 4、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员19、工接触。接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。 5、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。 6、档案室、微机室等机要重地，非工作人员不得随便进入；工作人员更不能随便带人进入。 八、会议管理1、公司会议主要由办公会议、业务会议、员工会议和股东会议组成。 2、每月召开一次公司例会，就上月工作事项做出研究和决策。会议由公司总经理主持，参加人为公司副总经理、各部门经理等领导班子成员。3、公司各部门每周六早上开会，针对本周工作进行总结及分析。4、公司办公例会由公司行政人事部组织。行政人事部应于会前一天将会议的20、主要内容书面通知参会的全体人员，并在会后24小时之内整理、发布会议纪要。5、会议纪要的形成与签发1）公司办公例会会议纪要、决议，由行政部整理成文。 2）行政部根据会议内容在限定时间内完成纪要和决议的整理工作。3）会议纪要和决议形成后，参会的公司领导班子成员签字确认。6、会议纪律1）与会人员不得迟到、早退或缺席。特殊情况不能按时到会，应提前向会议召集人请假。2）与会人员不得中途退席，特殊情况经主持人同意方可离开。3）与会人员在会议期间，不得大声喧哗，不得来回走动。4）迟到、中途离席者应轻声入、出座位，尽量不干扰会议进行。5）与会人员应坐姿端正，禁止吸烟，禁止交头接耳开小会。6）会议期间与会人员要21、认真听取会议内容并做好记录，要关闭手机（或将手机处于振动、静音状态）；会议期间不会客。7）与会人员应保持会场整洁，不准随地吐痰，扔纸屑，会议结束后将座椅整理好。最后离开会场者负责关灯、锁门。8）与会人员不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵。九、安全保卫管理1安全保卫1）为了保证公司有一个安全、良好、有序的经营办公环境，根据省市有关法律、法规、法令和公司的实际情况，各部门要重视防火、防盗和生产安全。2）公司的安全保卫工作，要坚决贯彻 “隐患险于明火，防范胜于救灾，责任重于泰山”的指示，坚持“预防为主的原则，做到有备无患，万无一失。”3）各部门要把安全保卫工作纳入重要议事日程，认真研究、布22、置。贯彻“谁主管谁负责”的原则，确保公司生命财产安全。2、安全防火1）公司防火安全工作，要本着以“预防为主，防消结合”的原则。2）公司所有员工都应增强消防意识和安全防火的责任和义务。3）上班期间，各部门的负责人要对公司和本部门的防火安全负责。4）公司全体员工要了解公司各种消防设施的情况。5）公司员工需掌握火灾扑救工作的知识和技能及自救知识和技能。6）全体员工不论是在工作区或非工作区，一律不许乱接电源。7）加强对易燃物品的管理，除在用的以外，必须存放在指定位置。8）下班前，必须切断所有电器设备的前一级电源开关。3、安全保卫管理1）公司大门、放置财务数据、印鉴和重要资料的房间应关闭上锁。2）文件柜23、办公桌不得放密级文件资料和现款、印章和贵重物品。3）财务人员必须按规定存放现金，不得超出限额。4、公司招聘的员工，要进行必要的审查；公司所有员工必须登记个人基本信息，以及复印身份证、学历证书，专业技能资格证等以留档保存。5、公司负责人为公司安全员，定期检查督促安全工作。安全员要有高度的责任感，要经常检查，督促安全保卫措施的落实情况；发现问题，及时消除隐患。十、工作过失责任追究办法 1、本办法所称工作过失，是指工作人员因故意或者过失不履行或不正确履行职责，以致影响工作质量和工作效率，贻误管理与服务工作，造成不良影响或损害公司利益的行为。 2、工作人员在实施管理与服务过程中，有下列情形之一的，应24、当追究工作过失责任： 1）对符合规定条件的申请应予受理、许可而不予受理、许可的； 2）不予受理、许可不告知理由的； 3）超越权限实施许可的； 4）对涉及不同部门的许可，不及时主动协调，相互推诿或拖延不办，或者本部门许可事项完成后不移交或拖延移交其他部门的； 5）无正当理由在规定时间内未完成本职工作或完成工作未达到标准要求的； 6）对属于职责范围内的事项推诿、拖延不办的； 7）缺乏调查研究、工作浮夸，提供不实数据、虚假资料等论证依据，影响经营决策正确性的； 8）在履行职责过程中，造成工作失误的； 9）、其他违反内部管理制度贻误工作或损害公司利益的。 3、工作过失责任分为：直接责任、间接责任和领导25、责任。 4、承办人未经审核人审核、批准人批准，直接作出具体工作行为，导致工作过失后果发生的，负直接责任。 承办人弄虚作假，致使审核人、批准人不能正确履行审核、批准职责，导致工作过失后果发生的，承办人负直接责任。 5、虽经审核人审核、批准人批准，但承办人不依照审核、批准意见实施具体工作行为，导致工作过失后果发生的，承办人负直接责任。 6、承办人提出方案或意见有错误，审核人、批准人应当发现而没有发现，或者发现后未予纠正，导致工作失误后果发生的，承办人负直接责任，审核人负间接责任，批准人负领导责任。 7、审核人不采纳或改变承办人正确意见，经批准人批准导致工作过失后果发生的，审核人负直接责任，批准人负26、间接责任。 审核人不报请批准人批准直接作出决定，导致工作过失后果发生的，审核人负直接责任。 8、批准人不采纳或改变承办人、审核人正确意见，导致工作过失后果发生的，批准人负直接责任。未经承办人拟办、审核人审核，批准人直接作出决定，导致工作过失后果发生的，批准人负直接责任。 9、集体研究、认定导致工作过失后果发生的，集体共同承担责任，持正确意见者不承担责任。 10、两人以上故意或者过失，导致工作过失后果发生的，按个人所起的作用确定责任。 11、对工作过失责任人，视情节轻重另按公司员工奖惩制度处罚。 12、本办法未做具体规定的，可由公司根据实际情况集体研究处理附则1、本制度如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款需要增加或删减的，公司将会补发相应的制度及规定。2、本制度最终解释权归公司所有。3、本制度自发布之日起生效。