1、公司办公室物资、卫生及档案管理制度汇编编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录前言第一章 办公室管理制度第二章 考勤管理制度第三章 员工请假、休假管理制度第四章 办公室物资管理制度第五章 办公室物资管理制度第六章 办公电话管理第七章 卫生管理制度第八章 文件管理制度第九章 档案管理制度第十章 车辆使用管理制度第十一章 保密管理制度第十二章 值班安全管理制度第十三章 工装管理制度第十四章 微机管理制度第十五章 空调使用管理制度第十六章 员工禁酒管理制度前 言为了加强公司的规范化管理，完善各项工作制度，更好的管理、规范、2、指导员工的工作行为，使其有章可循、照章行施；明确公司与员工的权责，提升公司运作效率和持续优化制度建设机制；保证公司在急速发展和多变的竞争环境中，保持着高度协调的发展动力，促进公司实现发展目标，结合公司的实际情况特制订本手册。此版员工劳动手册系试用版，由于公司的发展与经营环境的不断变化，本手册中规定的政策都有可能随之相应的修订；如果您有不明白的地方，请提出自己的疑问。我们金羊公司的每一位员工都有建议改进管理规范的权利义务。第一节 办公室管理制度一、 为进一步规范办公人员的工作秩序，创造优美的工作环境，提高工作效率；二、 办公行为规定：1、体现公司整体形象，员工上班时间须着装整齐，执牌上岗，仪表整3、洁、大方；2、在工作中请使用普通话，与同事、客户交谈要热情、真诚、文明、礼貌。3、在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；4、讲究个人卫生，维护环境清洁，不准随地吐痰、乱丢纸屑、烟头等不良习惯；5、保持办公环境美化，所有文件、资料归类，标识放置，整齐整洁，存取方便； 三、办公制度1、工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、上网聊天、玩游戏等做与工作无关的事情，确保办公环境的安静有序。 2、同事间的工作交流应在规定的区域内进行或通过公司内线电话联系，时间一般不应超过三分钟。3、员工应在每天的上班开始前和结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作。 4、办公室、洗手间清洁用具定位4、摆放，垃圾杂物倒入指定容器内，并及时清理。5、办公室人员应树立节约意识，水、电、纸张的使用要严格自律、杜绝浪费。第一节 考勤管理制度一、为明确出勤纪律，确保正常工作秩序，为员工考核提供依据。二、本制度适用于全体员工（总经理除外）；三、员工正常工作时间为：夏季：8:00-11:30 14:00-17:30 冬季：8:00-11:30 13:30-17:00 周六、周日及节假日实行分组轮休。四、考勤办法1、考勤员月初3号前将上月考勤表送交行政部一级考勤员审核、编制考勤表， 如有疑点，报送人应做出合理解释，否则不予认可；2、员工因故未能出勤，应在考勤表中附带请假条或书面说明，否则视为旷工。3、公司各5、部门因工作需要安排所属员工进行加班或夜间工作的，其工作时间由所属部门根据劳动法规自行安排。五、考勤违规处罚1、迟到、早退30分钟内，每次罚款20元； 2、旷工：迟到、早退30分钟以上记旷工半天，扣1天工资；半天以上计1天，扣2天工资；连续旷工3天或半年累计5天者，公司给予除名。3、凡当屡次恶意违反考勤制度，经教育拒不改正的，公司给予解除劳动合同。第二节 员工请假、休假制度一、请假程序及审批权限1、员工因故请假应填写请假单，经领导逐级审批，报行政部备档；2、部门主管级以下人员，假期3天内由部门主管审批，3天以上报总经理审批；部门主管请假3天以内总经理审批；3、员工请假如因急事不能自行请假，可有同6、事、家属代为申请或电话报知部门主管，并于事后3天内补办手续；否则视为旷工；三、请假类型标准1、事假：员工因个人事情向公司申请休假；2、病假：员工病假5天以上，经县级及以上医院证明，公司核实批准，给予10元天病假补助；对于超过劳动法规定的医疗期者，公司将解除劳动合同。3、婚嫁：凭结婚证明提前15日申请，晚婚7天、非晚婚3天假，子女婚嫁2天假，不含公休日；婚嫁为带薪休假，异地结婚视路程给予路程假（不带薪）； 4、丧假：直系亲属给予3天假期（带薪）；旁系亲属给予1天假期（带薪），外地丧事，以户籍记载为准，可根据实际路程所需时间另给路程假（不带薪）。5、工伤假、产假、探亲、传统节日假按当地劳动合同法律7、法规执行；6、特别休假 职员特别休假：工龄1年-3年（含）3年-5年（含）5年-10年（含）休假时间7天 10天 14天备注工龄10年以上每增加1年，加给休假1日，已30日为上限；年休假不跨年度累计；公司有权根据经营情况，安排员工年休假；四、请假规定1、休长假须交接手头工作，确保工作连续性；假期休班不得以加班抵充；2、未办理手续擅自离开岗位或假满未到岗者，均以旷工论处；3、所有假期需一次性休完不累记，假期因故需续假，应及时请示领导审批第三节 当月假期超3天的，停发各项福利性补贴，无当月的全勤奖。5、当年累计违反考勤制度5次以上者，取消年休假；停薪留职者不予特别休假。第五节 办公室物资管理制度8、一、为使办公室物资管理合理化，合理节约开支，特制订本规定；二、 物资分类 ：1、低值易耗品：笔、纸、订书钉、胶水、曲别针等价值低易消耗的物品类；2、管制品：订书机、剪刀、文件夹、文件筐、计算器等价值低、较耐用物品类；3、贵重品：价格300元以下涉及今后费用开销的物资类；如：电话、饮水机等类；4、实物资产：物资价格达300元及以上，如：空调、计算机、摄像机、相机等类。 三、办公用品物资采购 1、公司办公用品物资的采购，由行政部定期统计汇总，统一购买，属特殊物资经办公室审核，可由申购部门自行购买。 2、公司申购物品应填写申购单报交办公室审核，总经理审批同意，报集团总经理审批；四、物资领用及保管管理9、 1、低值易耗品、管制品直接向行政部物品保管人员签字领用。 2. 贵重物品、实物资产由行政部设立实物资产管理台帐，签字领用。 4、办公用品须分类存放，库房禁止无关人员入内，做好防火、防盗、防潮工作。5、部门领用办公用品后有专人负责，用品的非正常损耗有责任人负全责。五、公司物资借用 1、公司、部门间借用办公物品，需填写借用单，并由公司、部门主管签字认可 ；2、借用物资超时未还的，出借人、办公室有责任督促归还 ；第六节办公电话试用管理制度一、电话试用管理1、公司电话，是作为方便与外界沟通、开展业务之用，严禁公话私用。 2、接听电话。要做到铃响即接（不可响过三遍铃），并自报单位、姓名，然后礼貌地倾听10、询问对方要求。当电话的内容需要记录时，应在认真记录。3、接听电话应及时，如受话人不能接听，相邻职员应主动接听并及时传达； 4、通话时要注意礼节，长话短说，简洁扼要，以免耗时又占线。5、使用电话要轻拿轻放，以示对对方尊重。6、严禁用电话聊天，严禁拨打声讯电话、充值缴费电话，严禁公话私用，凡经查实话费异常的，视情节对责任人处以2倍以上的罚款。二、电话使用须知 1、辖区内洽谈公务，时间以三分钟为限，自我控制。 2、电话使用前应对讨论、商洽事情稍加构思或略作记录。 第七节 卫生管理制度三、 为了创造一个整洁有序的办公环境，树立公司形象。四、 公司员工要保持良好的个人卫生形象。三、员工应保持公共及个人11、区域卫生良好，要做到地板、门窗清洁无尘，玻璃透明，物品干净、摆放有序；办公室、仓库、车间、展厅、餐厅清洁无尘。四、各种茶具、餐具要随时洗刷，要避免茶迹污垢。五、始终保持好室内外卫生，营造良好的工作环境，卫生工作要做到“三无”、“一见”。即：无垃圾、无积尘、无卫生死角，各种物品、产品要见本来颜色。六、平时卫生要做到“四不准”，即：不准乱扔纸屑杂物、不准随地吐痰、不准随地泼水、不准吸烟。七、日常卫生清洁1、卫生区负责人要保持本区域卫生清洁，每天下班前30分钟，按要求清扫各自卫生区；2、展厅、车间、厂区每月最后一周进行一次卫生大扫除；各办公室每周五下班前进行一次大扫除。洗手间每天及时打扫。第八节 车12、辆使用管理一、公司车辆只能由专职司机或持有公司发放的驾车上岗证的工作人员驾车出行，无证不得驾驶公司任何车辆。二、销售、服务部门用车由各部门批准，出车前填写车辆出行登记表，方可出行，无公事部门车辆必须停放在公司指定地点，不得私自使用。三、公司后勤部用车由总经理办公室批准，。出车前由办公室填写车辆出行登记表，方可出行四、销售部、后勤部车辆夜间无使用权，服务部车辆如夜间值班人员在接到相关施救电话的情况下，填写车辆出行登记表后，必需在门卫处填写车辆出入登记薄，方可出行；五、公司可免费向员工本人提供结婚当日的婚礼服务车一辆及本人直系亲属丧事当日服务车一辆；在不影响和妨碍公务用车的情况下，由总公司办公室安13、排，分公司无权派车，用车时间不得超过8小时，超时4小时以内收费50元，每递增4小时加收50元。六、公司车辆只能由专职司机或持有公司发放的驾车上岗证开车，驾驶人须严守交通规则。七、车辆使用人于驾驶车辆前应对车辆做基本检查(水温、机油、刹车、电瓶、轮胎、外观等)，如发现故障，配件失窃或损坏等现象，应立即报告，否则最后使用人要对由此引发的 后果负责。八、驾驶人不得擅自将公务车开回家，或作私用，未经允许，违者每次将受200元罚款。九、车辆使用人应爱护车辆，保证机件、外观良好、遇雨雪天气，用过后并将车辆清洗干净。十、私用时若发生事故，而致违规、损毁、失窃等，于扣除理赔额后全部由私人负担。第九节 文件管理14、制度一、公司的文件由行政部拟稿，文件形成后，由总经理签发。业务文件由有关部门拟稿，分管领导审核、签发。属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。 二、已签发的文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按文印规定处理。文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。 三、公司的文件由行政部负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。 四、外来的文件由办公室负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办；属急件的，应在接件后即时报送。 五、文件阅办部门或个15、人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至办公室。三日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因。 六、所有员工应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。 七、打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，送办公室打印。打印文件、发传真均需逐项登记，以备查验。 八、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。 九、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。第十节 档案管理制度一、严格执行党和国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。 二、 公司各部门应明确规定档案责任人，档案责任人（档案员）对本部16、门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。 三、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由行政部归档。 四、各类合同、协议的正本原件由财务部归档，副本原件由行政部归档。 五、档资料必须符合下列要求： 1、材料齐全完整； 2、档案内容合并整理、立卷； 3、档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。 六、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。 七、由行政部定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行17、鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的酌情处置。 八、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。 第十一节 保密管理制度一、全体员工有责任和义务为公司保守机密，不得私自向公司以外的人透漏公司各种保密资料及信息。二、本公司保密资料、信息包括：公司的财务数据、人事调动及档案、市场信息、客户信息、市场策划方案、供应商资料、供货价格等。三、上述保密资料、信息没有集团、分公司总经理的批准不得私自带出公司。四、公司内部使用、传递，需按公司文件控制程序、记录控制程序的要求进行。五、员工应妥善保管使用工作中所涉及的保密资料，各部门设专人监管档案用存；六、公司员工均应全18、力以赴地为公司工作，不得从事与公司有类似或竞争的业务，也不得向其提供公司有任何保密性质的信息。七、因泄密或失职造成损失经确认属实的，公司有权向其提出相应赔偿，并可单方面解除劳动合同；情节严重、造成重大损失的由公司向有关部门提起诉讼，追究其刑事责任及相应赔偿。八、集团各公司、各部门高级管理、技术及特殊保密人员应签订保密协议书。第十二节 值班安全管理一、安全保卫工作，要认真落实责任制。公司总经理是公司安全保卫的第一责任人，对本公司的安全保卫工作负全责。 二、公司成立以总经理任组长、行政经理任副组长、各部门负责人及保卫人员为成员的安全保卫工作小组，定期检查安全保卫工作；发现问题，及时采取措施解决。 19、三、落实防火措施，重要场所设置的消防栓，专人应定期检查消防栓、灭火器是否完好无损或锈死，不得用作他用；防火通道必须保持畅通； 四、抓好安全用电： 1、定期对电线、电器进行检修；对损坏或有事故隐患的问题及时清理； 2、严禁擅自私接电源和使用额外电器， 严禁非吸烟区吸烟，严禁明火；五、落实防盗措施： 1、重要部门的房间要设置防盗门窗，办公房间无人时要关好门窗； 2、公司财物不得随便放置，重要文件及贵重物品必须锁好； 3、车辆停放时应采取必要的防盗措施。 六、门卫要做好来客登记工作，把好公司首道安保工作，不准懈怠。七、安全保卫人员要有高度的责任感，经常检查、督促安全保卫措施的落实情况，发现隐患，及时20、消除。八、全体员工都有遵守本制度及有关安全规范的义务。凡因失职、违章造成事故的，一律追究责任；情节严重构成犯罪的，移交司法部门追究刑事责任。 第十三节 员工着装管理一、树立公司规范的企业形象，给客户以职业专一、整齐端庄的视觉感受。二、员工工服分类：按岗位分类：服务管理和生产作业、后勤服务岗位分为三类；按时间分类：夏装、冬装两类三、工服着装要求：1、员工在上班时间，要注意仪容仪表，衣着整洁得体、大方、合礼。2、公司根据业务需要为员工统一配发工服（实习、试用期员工除外）；员工上班期间应严格按照公司要求着装。3、服务管理岗位着装：夏装（冬装）：上身着白色半袖衬衣（白色长袖衬衣或外加西装）、系领带（女21、职工系领花），下身着蓝色西裤，穿皮鞋，在左胸前适当位置佩戴公司胸牌；4、生产作业岗位着装：夏装（冬装）：上身着半袖（长袖）工服，下身着工裤；（管理岗位员工从事生产作亦按此要求着装）。工服外（主要是冬季）不准套穿任何衣物。5、后勤岗位着装：保卫人员穿着应季保卫警服，食堂人员穿着应季卫生隔离衣；6、工装只限本人在工作状态下穿着，不准外借、送给他人使用；四、 员工工服的制发：1、员工工服由公司行政部负责定期统一定制（尺码由承制商为员工套量而定）。2、每一员工每年制发夏冬服各两套为限列入年度预算。3、员工入职并签订劳动合同后，行政部即作人员记录定期联系承制商订制；4、公司给每年每名员工配发两套工服（夏22、冬），使用年限按领用之日起算，西装3年，其它工服2年。如未达使用年限遗失或故意损坏者，应按原价赔偿。五、员工领用工服后离职（不含内部调动）的，如领用的工服未满使用年限应即缴还，员工就职半年内按工装原价支付，就职半年后（包括半年）按按使用时间比例折算费用在其薪资内扣还。六、 员工违反本规定的，除通报批评外，每次视情节罚款20元100元； 第十四节 电脑管理制度一、为加强公司电脑的管理，规范电脑的使用行为，保障电脑高效、安全运行； 二、公司行政部负责公司电脑配置、网络维护；三、公司根据业务需要配置电脑，专人专机专用，部门主管负责电脑使用监管。四、计算机操作1、电脑使用者应爱护计算机及相关设备，严23、格按照操作规范使用；2、切勿在计算机前饮食或可能损坏、污损计算机的行为，尤其水杯、流体应远离计算机设备，防止倾倒而损害计算机设备；3、严谨使用电脑及相关设备干私活、游戏、看电影、聊天等与工作无关的事情；4、下班离开前必须关闭计算机、显示器及外设，切断电源。5、电脑及相关设配使用发现故障，应及时告知办公室联系专人维修，不得私修；五、电脑安全管理1、电脑设备使用应设置用户密码，使用人离开应注销登录或锁定，防止盗用；2、外部软件、设备、储存盘、光盘的使用、安装先要检测病毒，防止电脑染毒；3、非临时存储型文件不要保存在系统C盘，以免系统故障丢失，重要文件备份；4、非使用者使用公司电脑及相关设备徐部门主24、管同意且对使用过程监管；5、员工应负责所用电脑的日常清洁、防尘、防磁、防潮及维护、杀毒等工作；6、未经允许，不得擅自增删公司统一安装的软硬件设备及IP增删转换等配置；六、违规处罚1、电脑因违规操作并造成设备无法正常使用的视情节给以通报或经济处罚。2、电脑因违规使用造成泄露公司机密的，公司按保密制度给予处理；第十五节 空调使用管理制度一、空调使用规定1、公司统一控制空调开启时间，具体启用时间规定如下：夏季：6月15日9月15日 8：0017：00冬季：11月30日2月28日 8：0016：30 2、在上述规定期间内，若室外气温高于0或低于28，仍不得随意开启空调。3、在上述规定期间外，若室外气温25、低于0或高于28，由各部门经理同意后可局部开启空调。4、各部门要合理使用空调，避免能源浪费，确保无人不开空调，人离开室内，随即关闭空调，禁止开门开窗使用空调。5、夏季空调最低设定室温不低于24，冬季空调最高设定室温不高于20，既节约能源，又避免因室内外温差太大引起身体不适。6、空调长时间停用，必须切断电源；单机空调遥控器由各使用部门自行保管。二、公司部门空调委托专人管理维护，各部门负责人监管。 三、其它管理规定1、为保证人员身体健康和空调使用安全，空调不宜长时间运转。2、全体员工应养成节约用电的习惯，自觉遵守公司使用空调的规定。如发现违规使用者，公司将对违规人员一次罚款200元，其负责人并处。26、造成资产损失或事故的由部门负责、相关责任人负全责。4、本规定公司行政部负责实施。第十六节 员工禁酒制度一、为了进一步端正公司风气，营造廉洁高效、文明向上的工作氛围。二、公司全体工作人员，严禁在工作日午间或值班时间违规饮酒。凡在工作日或值班时间违规饮酒，违者一次处罚100元。三、禁止参与任何可能影响正常工作的宴请，凡违反禁酒规定，造成旷工、贻误工作或酗酒滋事及在工作中不负责任，损害公司形象，造成恶劣影响的，一律以违纪论处。四、工作中需要招待的客户，必须按排在下午下班后宴请。如需午间按排的，公司陪同人员不得饮酒。凡因酗酒后，在工作岗位上与客户及同事发生冲突的，除处罚500元罚款外，同时停职检查五、如特殊情况午间宴请者，各分公司领导应事先向总经理报告宴请招待厂家领导的整个安排，请示批准。从严控制消费档次，陪同人员应饮酒适度，注重形象。六、职工喜宴应尽量按排在下午下班后，午间有造成恶劣影响的，一律以违纪论处，在参加喜宴时应注意控制工作作息时间，不得迟到早退，不得饮酒。七、对第二次违反本规定者，加倍经济处罚、通报批评、停职检查。八、为确保禁酒规定真正落到实处,集团公司设立举报电话，并对举报属实者给予每次100元奖励。 *公司