1、公司员工行政档案及资料管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 行政档案管理制度档案是企业在经营活动中产生和积累的文献资料，是企业宝贵的财富。为了把本公司档案资料系统完整的收集归档，使此资源得以正常、正确使用，更好地服务于公司，特制定如下制度：一、人事档案管理1、员工在入职时须递交以下资料于行政人事部：身份证（必有）、学历证（必有）和其它资格证的复印件及照片；填写好应聘人员登记表和员工入职登记表。行政人事部具体的档案管理人员需将以上资料按要求全部入档备案；2、本着对员工和公司负责的态度，新员工入职时，行政人事部一定要2、要求他们详尽填写员工入职表，如家庭电话及详细的家庭地址、个人暂住详细地址。所举事项若有改变一定要及时通知行政人事部进行档案更改。3、以上资料归档入袋前须录入电子档案库（按照入职时间先后进行科学编号）；4、电子档案库须列出姓名、性别、职务、职称、民族、籍贯、出生年月日、身份证号码、户口所在地、学历、专业、毕业学校和时间、本人联系方式、家庭联系电话和详细地址、爱好、语言能力、工作经历、工作能力、离职和入职时间、（试用期和试用后）工资待遇等；5、员工转正时应填写好转正申请表由相关部门签字后入档备案；6、员工培训后的考核成绩应入档备案；7、被评为优秀员工等相应先进工作者的资料及评选有关文件应入档备案；3、8、受过警告和各类不良记录应入档备案；9、新员工试用期间，如发现档案不符合应聘条件者，公司将依照中华人民共和国劳动法相关条款与其解除劳动合同，其相应资料将入档备案；10、以上资料由行政部专人录入、存档、保管等；11、纸介档案的整理纸介档案的整理，要按照档案材料清单要求的先后顺序进行整理，并装订成册（未过试用期人员的档案暂不装订）。现有档案资料要在人事档案材料清单上划“”及在需注明的事项可在备注栏进行标注。12、人事电子档案和纸介档案须按部门进行归档。如行政人事部、监查部（监查一部、监查二部等）、医学部、药学部、市场部、技术部、总经理室等，同一部门归为一类，以方便查阅。13、预备人才档案库的建立4、。其管理办法参考第12项具体管理要求。14、人事电子档案资料和纸介档案资料须由行政人事部经理统一管理，非行政人员不得介入；15、如需调用人事资料时须经行政人事经理同意方可借出；非人事档案资料保管人员不得随意调出人事档案资料查阅；16、离职人员档案作另类处理，离职表和交接清单须附在人事档案材料清单上面，并按离职年限和部门进行整理和存放。保存三年后，若需销毁，须作保密处理。17、在中国南方人才市场挂靠档案的管理办法在中国南方人才市场挂靠的人事档案，则按照与南方人才签定的集体人事代理协议书的要求进行管理，但办理相关挂靠手续的过程必须由博济行政人事部相关人员或行政人事部经理指定的具体人员进行办理，其它5、人不得介入。附：人事材料档案清单人事档案材料清单人事档案编号：序号123456789101112131415161718二、培训、考核档案的管理1、培训档案的管理培训按照培训的方式进行分类归档，可分为顾问公司培训和公司内训。顾问公司培训包括顾问公司的资料、参加培训的人员、费用及考核资料。公司内部的培训包括培训讲师的名单，培训讲师的讲义、考核试卷和成绩单及对成绩优异人员的奖励方案。2、考核档案管理考核制度、各种考核表格的归类及各种考核文案等的管理。3、有关行政合同的管理a、人事合同的管理人事合同应归于人事档案管理一块。b、行政部于其它公司签订的有关合同个人简历应聘人员登记表测试题入职人员登记表（6、须具备）毕业证书复印件（须具备）学位证书复印件职称证书复印件资格证书复印件荣誉证书复印件身份证复印件（须具备）毕业生就业协议书非广州生源高校毕业生申请表相关证明人事代理手册劳动合同书担保书（司机、财务人员须具备）员工转正鉴定表照片2张（一寸彩照）应具备的档案材料打“”确认备注此类合同应归行政合同管理专一文件夹中，并按时间的先后顺序进行归类整理。三、保险档案管理参加社保和意外保险等人员名单及资料进行分类整理。四、会议记要及年终总结档案管理1、公司例会纪要a、会议记录由专人进行整理。每次会议结束后，会议记录人须及时整理，并于次日将会议纪要分发给参加会议者，以便传达会议精神。b、会议纪要要求：须写清会议的时间、地点、参加人和参加人的身份、会议主题及会议的主要内容（要求简练）；c、会议纪要行政人事部每次保留一份存档，以电子档案存档为主；d、每年的会议纪要，须做汇总和装订成册，以便纸介存档；2、项目协调会和总结会会议纪要项目协调会和总结会会议纪要由项目经理记录整理并汇同其它项目资料一起入项目资料档案管理库管理，且档案管理员须把每年的项目会议纪要须装订成册，进行纸介存档，以便查阅。3、年终总结年终总结档案由行政部人事部进行整理、装订，并交一份与档案室备案.