1、家具公司行政后勤及文件档案管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: (一) 总 则 一、 为加强公司行政后勤管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。 二、 本规定所指行政后勤管理包括行政事务管理、文件档案管理、安全保卫管理、后勤服务管理等。 (二) 行政事务管理行政事务管理主要负责的工作包括：组织企业文化活动的开展、各项会议的准备工作及记录、来宾接待及对外行政事务处理、各类刊物的订购及管理、福利品的采购与发放、办公用品的采购与发放等。一、 组织企业文化活动的开展1、 制订公司年度2、的开展企业文化活动的计划。2、 根据计划对每项活动做详细的安排，如活动开展时间、活动项目、具体组织程序、参加人员、活动地点、奖品安排。3、 活动的组织与实施，并将活动开展后的结果形成报告归档。二、 各项会议的准备工作及记录1、 针对各项会议做会议安排，如参加人员、会议地点、会场设备布置、会议主持、会议时间等进行组织和通知。2、 会议的实施，参会人员的安排、会议的记录等。3、 会议记录的整理、打印、发放、存档等三、 来宾接待及对外行政事务处理1、 接到客户参观通知后按类型准备相关的接待程序，确定接待时间及参观地点。2、 通知相关部门做好接待准备工作如车间、道路、展厅卫生等。3、 根据需要准备接待3、用的物品如烟、茶叶、水果、水等。4、 确定主接待人员、陪同人员、摄像等相关事宜。5、 实施接待工作。6、 进行接待总结、记录并归档。四、 各类刊物的订购及管理1、 报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。 2、报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。 3、任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经行政部主管批准。 五、 福利品的采购与发放1、制订年度员工福利品的发放计划。2、按规定的福利品额度采购。3、组织发放福利品。4、对发放的记录归档。六、办公用品的采4、购与发放1.每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交行政部； 2.行政部指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部室主任签字领回； 3.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经行政部批准方可领用； 4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作； 5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好； 6.负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员5、签字； 7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事。（三）文件档案管理文件档案管理包括：文件的分发与回收、文件的归档管理、印鉴的管理。一、文件的收发及存档管理1、归档范围： 公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知、各中心、部门的所有文件等具有参考价值的文件材料。 2、 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 3、档案的保存：所有的档案必须分类保存，按其密级程度确定存放方式，对所有的档案进行造册登记，有明晰6、的素引目录。4、 档案的借阅与索取： 1）.总经理、副总经理、中心经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档； 2）.公司其他人员需借阅档案时，要经主管中心经理批准，并办理借阅手续； 3）.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案由中心经理及行政部主管批准方可摘录和复制。 5、 档案的销毁： 1）.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料； 2）.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经中心经理批准后方可销毁7、。 3）.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。二、印鉴管理 1、公司印鉴由行政部负责保管。 2、 公司印鉴的使用一律由中心经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。 3、公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。 4、 公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。 5、 盖章后出现的意外情况由批准人负责。（四）、安全保卫管理1、制订安全保卫制度并8、实施。2、保证厂区的日常安全，维护正常的安全秩序。3、安排值班，保证公司财产物资的安全。4、进行员工出入管理、保证员工安全。5、进行消防管理、防止火灾事故的发生。6、定期排查各项安全隐患并及时消除。7、制订厂区的交通行为规范，并进行管理。（五）、后勤服务管理后勤服务管理包括公共设施修缮、公共区域保洁、绿化管理、宿舍管理、食堂管理、其它后勤服务管理等。一、厂区公共设施的修缮1、对所有的设施建立帐目。2、接到报修单后由主管分析造成维修原因及维修方案开具维修单进行修理，同时进行登记并上报上级主管。3、对维修过程及结果进行记录并归档。二、公共区域的保洁1、按区域划分责任区，安排专人进行清理。2、制订出9、详细的区域卫生要求标准，并注检查执行情况。3、将垃圾按可回收利用及不可回收利用分开进行处理并做好标识。三、绿化管理1、规划厂区的绿化方案，做年度绿化方案。2、按绿化方案进行树、花、草坪的种植与管理。3、定期做防虫、防旱、防火等日常养护。4、定期对花草树木进行修剪。4、对各种农药、化肥进行管理，对工具做好保养及维修。5、负责对办公室及会议场所花草的布置与保养。四、宿舍管理1、制订公司的宿舍管理制度，全面进行宿舍管理。2、制订相应的宿舍分配制度和公物配置标准。3、宿舍的分配、调整、房号的登记工作。4、宿舍楼的安全保卫工作。5、宿舍楼的备用钥匙、公共物品、水电供应管理。6、宿舍楼的水电使用登记及上报。7、宿舍楼的报修，配合维修工处理。8、宿舍楼内有关事务的协调及联系工作。9、宿舍楼内的清洁卫生及检查工作。五、食堂管理1、制订食堂管理制度，对食堂进行全面的管理。2、对食堂的卫生情况及就餐秩序进行管理。3、对食堂的饭菜质量、价格进行监控和管理。4、收集员工对食堂的建议和意见，改进食堂质量。5、根据经营情况寻找食堂的承包商。六、其它后勤事务管理对公司的一些种植物、动物进行日常的养护及饲养工作。本规定解释权归行政部。 本规定从发布之日起生效。