1、矿业公司文件材料档案管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 档案管理制度第一节 总则 第一条 对公司部门处理完毕或批存的文件材料的立卷归档，依照此规定执行。 第二条 公司各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。 “案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。 第三条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员保存的文件材料搜集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。 第四条 专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款“对号入座”，放入平时保存文件2、卷宗内，并在收发文登记簿上注明。 第五条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。 第六条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 第七条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 第八条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷，绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。 第九条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，3、但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划在第一年立卷；跨年度的总结放在最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷，其他文件的立卷按照有关规定执行。 第十条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 第十一条 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页正面的右上角、背面的左上角打印页号。 第十二条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填4、写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。 第十三条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。 第十四条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。第二节 档案管理办法 第十五条 依据中华人民共和国档案法，结合公司实际情况，特制订本办法。 第十六条 公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公司文书、科技档案、由办公室集中统一管理，档案（已交办公室的除外）分别由有关部门管理，以便于及时利用，维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办5、单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料应及时归档。 第十七条 公司办公室设立专门的档案室，接受上级部门档案处的业务指导、监督和检查，负责管理公司的文书、科技（部份）档案，其任务是： 1、搜集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案； 2、积极开展档案的提供利用工作； 3、进行档案鉴定； 4、进行档案统计； 5、保管科技档案； 6、认真学习中华人民共和国档案法有关规定和档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。 第十八条 归档 归档的文书包括： 1、公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等； 2、公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以6、及全公司的规章制度）； 3、公司制订的计划、统计、预决算、工作总结； 4、公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要； 5、公司各部门的发文； 6、其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料； 7、外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。 第十九条 归档要求 1、归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。 2、在一卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。 3、案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期、短期三种。 4、按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。 5、全部案卷组成后，要对案卷作统一7、排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。 第二十条 管理部门 1、文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门根据实际需要留存影本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门以影本归档。 2、各分公司档案分类目录及编号原则由各公司总经理办公室统一制定。 第二十一条、文件点收 1、检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归档人； 2、文件经过抽查，应有管理部门主管的签认； 3、文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办科室； 4、与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门； 5、有价证券或其他贵重物品，应退回经办部8、门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。 调卷单类别调卷部门调卷人文件内容摘要调阅用途调阅期限自 年 月 日起至 年 月 日止计 日原收入编号借出日期档号归还日期年 月 日备注保管人签字第六节 电子档案管理制度 一、总则 第五十六条、对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应由办公室统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 第五十七条、电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。 第五十八条、电子文件的管理由办公室负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 第五十九条、应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相9、关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。 第六十条、为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 第六十一条、 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 第六十二条 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。 二 、电子文件的收集与积累 第六十三条、收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。 第六十四条、 收集积累要求 第六十五条、 记录了重要文件的10、主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 第六十六条、 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。 第六十七条、 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。 第六十八条、 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属11、性。 第六十九条、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。 第七十条、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 第七十条 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。 第七十一条、用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。 第七十二条、由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。 第七十三条、 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，12、收集时必须连同专用软件一并收集。 第七十四条、 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。 第七十四条、收集、积累方法 1、 及时按照要求制作电子文件备份。 2、 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。 3、 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。 4、 电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。 5、 电子文件性质代码：r草稿性电子文件；u非正式电子文件；o正式电子文件； n无纸电子文件；t文本文件；i一图象文件；g图形文件；v一影像文件；a声音文件；m多媒体文件；p计算机程序；d数据文件。 三、电子文件的整理 第七十13、五条、 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。 第七十六条、 电子文件应按档案著录规则著录，并制成机读目录。 第七十七条、 归档电子文件应填写登记表。 四、 电子文件的归档。 应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。 第七十八条、 归档范围 电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。 第七十九条、归档时间 逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。 第八十条、 检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。 第八十一条归档前的鉴定 电子文件的14、归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执主，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标识。 1、有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文牛的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。 2、 保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。 第八十二条、 归档要求 1、 把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完15、成上述工作， 2、本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。 3、 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境 4、 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。 5、需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。 6、原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。 7、 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归16、档。 五、 电子档案的移交与保管。 电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。 第八十三条、检验 1、 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20合格率应达到100%。 2、检验项目。 a、 载体有划痕，是否清洁。 b、有无病毒。 c、 核实电子档案的完整性和有效性审核手续。 d、核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。 3、将检验结果填人电子档案人库登记表。检验有合的，应退回形成单位，重新制作。 4、 移交手续 验收合格后，档案保17、管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。 5、 保管要求 电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。 6、 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。 7、 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。 8、 每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。 9、 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。 10、 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体18、同时保留时间不少于4年。 11、 定期检验结果应填人电子档案管理登记表。 第八十四条、利用 1、 电子档案的封存载体不得外借。 2、 利用时使用拷贝件。 3、 利用时要遵守保密规定。 4、 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。 5、具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。第八十五条、 电子档案的销毁鉴定。 1、电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。 2、电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。 3、非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。 第19、八十六条、 统计 档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。第二十二条、文件整理 1、中文直写出文件以右方装订为原则，中文写或外文文件则以左方装订为原则； 2、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢； 3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。 第二十三条、 档案分类 1、档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，然后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。 2、档案分类应力求切合实用。如果因案件较多、三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级“细类”20、。如案件不多，也可公使用“部门”及“大类”或“小类”二级。 3、同一“小类”的案件以装订于一个档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上档类装订，并于小类之后增设“卷次”编号，以便查考。 4、每一档夹封面内首页应设“目次表”案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。 5、档号的表示方式如下： A1A2B1B2C1C2D1 E1E2 其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档案卷次，E1E2为档案目次。 第二十四条、档案名称 1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含21、糊。 2、各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多少及增长情形斟酌决定。 3、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 4、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。 5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 第二十五条、 档案编号 1、新档案，应以“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号。 2、档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以22、同号编列。 3、档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。 4、档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。 第二十六条、档案整理 1、归档文件，应依目次号顺序以活面方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。 2、档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。 第二十七条 保存期限 文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理： 1、永久保存：（1）公司章程（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（23、5）年终决算财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计图；（9）其他经核定须永久保存的文书。 2、15年保存（1）预算、决算书类；（2）会计凭证（由财务部管理）；（3）事业计划资料；（4）其他经核定保存15年的文书。 3、5年保存：（1）期满或解除之合约；（5）其他经核定保存5年的文书。 4、1年保存：结案后无长期保存必要者。 5、各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存。 二十八条 档案清理 1、档案管理人员应随时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁。销毁前应造册呈总经理核准，并24、于目录表附注栏内注明销毁日期。 2、保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。 第二十九条 调卷程序 1、各部门经办人员因业务需要调阅档案时，应填写“调卷单”，经其部门主管核准后向管档人员调阅。 2、档案管理人员接到“调卷单”，经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期，然后将档案交与调卷人员。“调卷单”例按归还日期先后整理，以备催还。 3、在档案室当场借阅者，免填“调卷单”。 4、档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档夹。“调卷单”由档案管理人员留存备查。 第三十条 调卷25、管理 1、“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间以一周为限，如有特殊情形需延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。 2、调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，变须报明原因，请管档人员负责处理。 3、调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调卷登记，不得私自授受。 4、调阅的档案应与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。第三节 公司档案管理规定 第三十一条 档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、文化等活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。 第三十二条 遵循公司档案分类方法，采取年度问题分26、类法。有行政管理、经营管理、计划财务、人事劳资、工程技术、法律工作、广告策划七大类。 第三十三条 案卷质量按国家标准执行。 1、案卷必须遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的联系，区分保管价值。 2、卷内文件材料按照批复在前、请示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后，非诉讼案件的结论、决定、判决性文件在前、依据材料在后的顺序排列； 3、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，没有批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷；案件文件应放在结案年立卷； 4、卷内文件材料按时间顺序排27、列。收文时公文处理用纸在前、收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸、发文底稿。 5、案卷封面题名应能准确地反映出卷内文件材料的内容。 6、案卷卷首为“卷内文件目录”。卷内文件没有题名的，由档案人员根据内容拟写标题；会议记录应填写主要内容。 7、卷内文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸，破损的文件要进行裱糊。 8、案卷各考表应写出明立卷人、审核人姓名，时间、以示负责。 第三十四条 每年的3月末前，行政管理部门根据公司制定的归档范围将上一年度的文件归档，任何人不得将资料据为已有。 第三十五条 严格执行档案借阅制度。借阅档案者不准翻阅或抄写与查档无关的档案内容；不准对档案内容涂抹拆散；28、注意保守秘密；借阅档案必须及时归还。 第三十六条 失去保存价值的档案经由公司档案鉴定小组批准后方可销毁。销毁由两名以上档案管理人员共同进行。 第三十七条 按照规定使用集团内部单据，不得违规对单据进行涂改，填写单据不得字迹潦草或出现填写错误。部门设立专人对本部门单据进行管理；保证存放整齐有序、齐全完整，并按照有关规定进行归档。第四节 档案管理准则 第三十八条 档案管理员每天都要对预存档的资料进行清理归档，以免资料堆积要熟悉自己管理的档案，了解各部门的归档制度； 第三十九条 档案每年 清理一次。档案管理员要准确地做好文件索引，以便于查找。 第四十条 归档要注意整洁。归档前要先把资料进行分类，再把材29、料按类别分组装入一个待办卷宗，以便归档时所有材料都能随手而得，避免盲目的查找。 第四十一条 立卷按永久、长期、短期分别组卷。卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起，卷内页号一律在右角，案卷目录打印4份，卷内目录打印5份。 第四十二条 案卷厚度一般在1.5厘米至2厘米为宜。装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如有破损或褪色的材料，应当进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加以衬边、纸面过大的书写材料，要按卷宗大小折叠整齐，对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件，案卷标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用笔或钢笔书写，字迹端正。 第四十三条 根据卷内文件之间的30、联系，还要进行系统排列、编组号、拟写案卷标题、填写案卷封面、确定保管期限、装订案卷排列、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、卷宗说明、案卷目录、卷内目录组合而成。 第四十四条 案卷按年代、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管，要编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。 第四十五条 注意做好保密工作，档案室的房门窗要坚固，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。 第四十六条 每年对档案的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。 第四十七条 对于已失去作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登31、记，送领导审批后销毁。 第四十八条 销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。第五节 档案借阅制度 第四十九条 借阅档案（包括文件、资料）必须在档案借阅登记簿登记，秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准后方能借阅。 第五十条 案卷不许借出，只供在档案室外查阅，未归档的文件及资料可借出。 第五十一条 借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。 第五十二条 借阅档案的人员必须爱护档案，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、扩散、摘抄、复印、摄影，不得转借或损坏。否则，按违反保密法追究当事人责任。 第五十三条 借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应当立即报告领导。 第五十四条 外单位借阅档案，应持单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能奖档案带离档案室。 第五十五条 外单位借阅档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查、签章。