1、公司经营活动文件材料档案管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 档案管理制度第一条：为规范公司档案管理，提高档案管理水平，制定本制度。第二条：各部门应负责本部门形成的文件材料的积累、整理和向办公室档案室移交归档等工作。第三条：凡本公司在各项经营活动中形成的具有保存价值的文件材料都应当向办公室档案室归档。第四条：档案室主要职责：1.制定或参与制定档案管理工作的规章制度。2.负责公司档案的收集、整理、保管和归档工作。3.负责永久性档案向有关档案机构的移交工作。4.提高档案管理水平，逐步实现档案管理现代化、科学化。第五条2、：档案的种类：1.法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由公司印发的各种标准、规章制度等。2.公司的重大决议。包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议纪要等。3.计划性文件。包括公司发展计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。4.总结性文件。包括公司年度、季度和月度工作总结、调查报告等。5.批示性文件。包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等，以及公司各项工作指令等。6.凭证性文书材料。包括公司经营活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。7.证件性文书资料。包括法人营业执照、税务登记3、证、土地许可证、开发资质证、施 工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。8.汇报性文书资料。包括公司上报政府有关部门的文件资料和相关统计报表，以及公司发布的各类文书资料。9.日常文书资料。包括公司重要的人事任免、劳动合同、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工考核记录等相关资料。10.声像制品资料。包括公司经营活动或企业文化活动中，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。11.题赠性资料。包括有关领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。12.技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。第六条：4、档案管理的基本程序：包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用等工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。公司所有合同、函件均由档案室统一编号、保管。第七条：档案的收集：把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司经营活动中产生的有保存价值的各种材料，由行政办公室定期指导档案室进行整理、立卷、归档。第八条：立卷归档的范围：凡属本制度所函盖的文件资料，均应立卷归档。1.立卷归档的时间。2.凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室档案室立卷归档。3.对于某些专门文件，为方便5、日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。第九条：立卷归档的要求：1.各部门在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交档案室立卷归档。2.移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。3.归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件应当立在一起。4.立卷时应编制好案卷目录，档案编号，把发文单位、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地登记案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，并注明保管期限。业务合同类编制合同目录，把合同标题、合同编号、签约单位、签约时间、合同页码、原件或复印件、经办人等详细登记，以便查找利用。5.填写案卷一律用碳素墨6、水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应当清楚、准确。6.立卷应以文件材料内容为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映公司经营活动状况和面貌。7.立卷应以项目为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的技术性资料组合在一起，便于查找利用。8.立卷应以单位为主，把各单位形成的文件资料分开立卷，便于查找。9.立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。10.各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档应当有原件，并保持其完好无损。11.声像档案摄录应当详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须7、是原版、原件、清晰、完整。第十条：档案的借阅：1.档案主要供本公司利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。2.各部门可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和秘密档案，应经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。3.档案借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。4.对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加8、盖公章，以示复制不会有误。5.必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理人员不可擅自以档案资料作解释或下结论。6.档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，应当办理续借手续。逾期不还者，档案管理人员要及时催还。7.借阅档案应当妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。第十一条：档案保密要求：1.档案管理人员和借阅人员都要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好9、保密工作。2.档案分一般档案和秘密档案两类。凡公司经营活动中形成的不宜公开的重大事项或重要资料为秘密档案，如重要文件资料、重大项目开发计划、项目预售方案、有关报表等；凡公司经营活动中形成的一般性文件资料为一般档案，如工作计划、报告、总结、通知等。3.秘密档案只许在档案室查阅，不许带离本室。秘密档案复制时，需经公司行政总监以上领导批准。4.秘密档案只限归档人使用，其他人员利用应经公司行政总监以上领导批准。5.对已到保密期限的档案由公司行政总监或总经理鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。6.档案管理人员丢失或泄露秘密档案的，应根据其情节轻重，给予严肃处理。8.员工离职时，应将本人借阅10、或利用的文件材料，如数退还档案室，档案室审查无误签字后，方能离职。档案管理人员离职时，列出详细的档案移交清单，在行政办公室主任监督下办理工作交接后，方能离职。第十二条：超期档案的销毁：1.对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经行政办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。2.经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。3.销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。第十三条：档案的保管：档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。第十二条：本制度自总经理核准发布之日起实施。第十三条：本制度由公司行政办公室负责解释。