1、集团公司经营活动档案管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 档案管理制度1 目的为进一步完善集团公司档案管理工作，准确、及时记录企业经营管理活动中所产生的重要信息，积累有价值的信息资料，促进企业发展，特制定本管理制度。2 范围本制度规定了公司档案管理的相关职责、归档范围、归档要求、借阅程序、保管与销毁、考核办法等内容。本制度适用于公司文书档案、科技档案、人事档案的管理，财务档案管理结合会计法规要求另行制定。3 职责3.1 行政人事部专人负责档案资料的整理、归类、存档及借阅管理工作。3.2 行政人事部对档案管理制度的2、执行情况进行不定期抽查。4 档案资料归档范围4.1 档案形式档案形式包括电子版、声像、书面等形式，其中电子版、声像等材料要在档案室所配备电脑中留存备份，并刻录磁盘备份。无论以何种方式存档的资料，均须严格按照本制度规定进行管理。4.2 文书档案归档范围凡是企业经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料均应归档，主要包括：a) 具有保存价值的本单位正式收文、发文，除文件的正文外，还应包括它的附件；b) 本单位在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示、报告、项目立项、重要函件、经营合同等；c) 本单位经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料3、计划、总结、报表资料、条例、会议纪要、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责，工作质量标准等；d) 企业在发展过程中获得的被国家或社会认可的证明其实力和相关资料的证书材料等。4.3 科技档案归档范围科技档案可分三类，即产品类（包括新试制产品和成品）、设备类、基建类。a) 新产品在试制完成后要将所有技术资料，包括市场调查、采用的技术标准、工艺文件、方案、图样等等，移交档案室。b) 现有产品的所有技术资料，包括采用的标准、技术条件、质量分析、工艺工装、商标、广告、产品质量评定等等，移交档案室。（对于非标产品，除底图移交资料室外，其余资料均在技术部门保存）。c) 设备类包括外购设备和4、自制设备，外购设备应当移交档案室的资料包括随机文件（包括产品说明书、保修单等）及有偿文件、使用过程中形成的维修保养材料；自制设备应当移交档案室的资料包括任务书、调查报告、标准计算书、设计图样、技术攻关记录、调试记录、说明书等。d) 基建类的技术资料在工程竣工验收后移交档案室，包括工程依据性文件材料（如项目申请、批复、来往文书、可行性报告、合同、概算等）、工程基础性文件材料（水文、气象、地质、交通运输、动迁拆迁协议等）、工程设计性材料（工程设计全套图样、设计计算文件材料、预决算书）、施工及竣工验收文件材料等。4.4 人事档案归档范围公司员工个人档案。包括应聘员工信息登记表、居民身份证复印件、毕业5、证复印件，以及其它可得到社会承认的资质证书。关于人事的晋、降、调、离的决定或通知。人事考核的各项内容。包括定期考核或不定期考核成绩，公司的表扬、处分决定。员工培训的各项内容。包括接受外部专业培训和内部公司规章制度、安全生产的基础知识、产品的基础知识等培训材料。5 归档要求5.1 文书档案各部门应及时做好档案资料的整理存档工作，已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，每季度应将归档的文件材料清理一次，登记造册，对重要的文件要标注密级（绝密、机密、秘密）。文件归档时要有交接手续，做好收文登记，加强责任意识，避免档案资料遗失。所存档的文书档案资料必须为原件。档案管理人员应切实6、做好各项档案资料的分类及编号工作，制定索引，以提高档案的查询提取效率。档案管理人员要对档案室所保存的档案进行登记造册，标明档案内容摘要、存档时间、报送部门、密级等信息。档案密级分为绝密、机密、秘密、一般四级，档案密级由档案管理人员所在单位负责人确定。归档的文件材料要收集齐全（包括附件），按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。各部门员工和具体文职人员有责任协助档案管理人员做好文件的收集和保管工作。5.2 科技档案凡是需要归档的科技文件材料，都应当做到字迹工整、图样清晰，以利于永久保存。档案管理人员对生产部移交的技术资料要进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整7、理。生产部有责任配合协助档案管理人员做好科技档案的收集和保管工作，达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。生产部向行政人事部移交技术资料时要履行交接手续，并标注密级。科技档案归档后，如要修改、补充，必须经运营副总、总经理审批。生产部应把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入技术工作程序和科研、生产、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围。5.3 人事档案收集归档的材料必须手续完备，凡规定由上级领导部门审查盖章的，须有上级部门盖章。不属于规定归档范围的材料，严禁擅自归档，经过鉴别，可视情况予以处理。凡需销毁材料必须详细登记，并报请有关负责人批准。凡属于应归入档案的材料，均应8、进行整理立卷。人事档案材料的载体必须按统一规定，使用A4规格的办公用纸，材料左边应留2-2.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或者用兰黑墨水、黑色墨水书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯兰墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。人事档案归属按照人事管理权的归属确定。6 档案资料的借阅6.1 借阅档案资料须在档案资料借阅登记表上登记，作为档案资料借阅的备查依据。6.2 借阅档案资料应由借阅人写出档案资料借阅申请，标明所借阅资料的名称、借阅期限、借阅用途等信息，同时按如下情况办理借阅手续：a) 借阅一般类档案，借阅申请须经借阅部门负责人、档案管理部门负责人签9、字批准后方可借阅；b) 借阅秘密、机密类档案，借阅申请须依次经借阅部门负责人、档案管理部门负责人审核，主管副总裁、执行总裁签字批准后方可借阅；c) 借阅绝密类档案，借阅申请须依次经借阅部门负责人、档案管理部门负责人、总裁签字批准后方可借阅。6.3 秘密类、机密类档案由档案管理人员监督借阅人使用，使用后立即归还；绝密类档案由档案管理人员、档案管理部门负责人共同监视借阅人使用，使用后立即归还。此三种档案资料一般不允许复印，确因工作需要复印的，秘密、机密类档案资料须经档案管理部门负责人审核、行政副总批准，绝密类档案资料须经总经理批准后方可复印。复印件使用完毕后应随同原件及时归还档案室，个人不许留存。10、6.4 档案管理人员每星期检查一次借阅登记薄，对到期未还的档案应及时催还，归还时要当面点清并放回原处。6.5 借阅人应妥善保管所借出的文书档案，不得损坏、遗失、涂改或转借他人，否则将视实际情况给予处罚；如发生泄密现象，要及时汇报所属领导，采取补救措施，并追究相关人员责任（含监视人），给公司造成经济损失的，要给予相应的经济处罚，情节严重的给予辞退或开除处理。7 档案的保管及销毁7.1 档案管理员要做好档案室的防火、防盗、防鼠、防潮等安全工作，确保档案资料的完整无缺。保管科技档案必须有专用库房，库房内应保持适当的温度和湿度。7.2 对重要的科技档案及文书档案应当制作副本，分别保存，以保证非常情况下11、档案资料的安全和提供利用。7.3 档案管理人员要定期（不超过一周）对档案资料的完好性进行检查，对有缺失的资料，要立即采取措施补齐。7.4 档案资料的保管期限分为永久、长期、短期（或定期）三种，档案资料的具体保管期限由档案管理单位负责人依据国家相关规定确定，档案管理员操作执行。7.5 对超过保管期限的文书档案资料，档案管理员要及时写出销毁申请，一般、秘密级档案经档案管理部门负责人、主管副总批准后，机密、绝密级档案由总经理批准后，由部门负责人监督销毁，同时档案管理员建立档案销毁清册。科技档案的销毁还应由生产部负责人确认并指定技术人员监销；人事档案由行政人事部负责人确认并指定人员监销。销毁后监销人员12、经办人员应在销毁清册上签字。8 档案移交8.1 因工作需要档案资料在集团内部移转时应保证档案资料的完整性，并保留移转记录。8.2 由于人员变动或机构改变等原因档案需要移交时，必须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。监交人由档案管理上级部门负责人担任。8.3 在移交时如发现档案有短缺，丢失现象，应由移交人负责查明原因，能追回的及时追回，确有丢失的应在移交清册上注明原因，由移交人承担责任。9 其它9.1 档案管理员要努力学习档案管理方面的专业知识，不断提升档案管理水平。9.2 鉴于档案管理员工作岗位的重要性，档案管理员在履行本岗位职能以前，要与集团公司签订保密义务责任书。9.3 违反本制度规定，视情节轻重给予15分的处罚和行政处分，特别严重者追究法律责任。10 附则本制度由公司总经理批准后，自下发之日起执行。