1、保安服务集团公司档案管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、总则1、档案是公司权益和经营管理活动的重要凭据与载体。为加强档案管理，确保公司合法权益，制定本制度。2、档案管理的责任部门属总裁办，具体由总裁办秘书负责公司的档案职能管理工作。各相关部门、分支机构在总裁办领导下具体执行本制度，管理好分工管理的档案资料，并向总裁办报告、备案。3、各部门、分支机构须指定档案管理责任人，与总裁办秘书对接。总裁办秘书向各部门、分支机构提出具体归档要求时，各部门、分支机构须照办，第一时间向总裁办秘书提交要求的档案文件；如有异议，2、可提交总裁办裁决。4、原则上所有档案资料的原件交由总裁办秘书负责保管，各具体执行使用部门人员保留复制件。如有多份原件或者工作需要，经总裁办批准具体执行使用部门人员可以保存原件。5、本制度由总部总裁办负责解释。6、本制度经总部总裁办批准发布执行。二、档案的范围与分类按存储介质不同分为纸面（实物）档案和电子介质档案。电子介质档案的管理除遵守本制度规定外，还必须遵守公司另行制定的电子信息安全管理制度。按照公司管理实际情况，档案包括并分为以下几类：1、 权益类档案。包括公司证照：如营业执照、组织机构代码证、保安许可证等；以及产权证书：如房地产证、机动车产权证、专利或者商标所有权证等。2、 业务合同协议3、。包括与客户、供应商（包括房屋租赁）、媒体宣传单位、中介机构等签订的合同协议，往来商务函件、招投标书等；3、 员工档案资料。包括员工劳动合同、考勤记录、员工公司内部档案（如履历表、无犯罪记录证明、照片、资质身份证明等）、员工外部档案（即组织人事档案）；公司单行制定员工档案管理制度。4、 公司内部管理文件。包括公司成文规章制度、派遣单、会议记录纪要、录音录像、内部往来公函等。5、 密钥。公司各类权益类门关密码、Ukey等；6、 财务会计档案。包括会计凭证、账册报表等；公司根据会计、税务等法规单行制定财务会计档案管理制度。三、档案的取得、归档、保管1、各部门、各分支机构取得或者形成的公司档案资料（4、除另有规定由指定责任部门人员保管的之外，如人事档案、会计档案等），包括但不限于本制度第二章载明的档案分类，均须递交给总裁办秘书存档。2、各部门、分支机构应及时或者按照约定定期整理好，向总裁办秘书移交档案。移交时必须制作移交表册，清点无误，签字确认。3、使用合适、安全、便利的档案存放场所和档案柜。防止被盗、进水、虫蛀、烧毁等情况发生。4、档案归档必须合理分类，分区域存放，以利于检索查找和日常调阅使用。5、根据法规要求或者工作需要悬挂、放置在公司办公公共场所的证照文件，总裁办秘书（以及各分支机构档案管理责任人）应定期不定期巡视查看，确保证照安全完整。6、档案管理责任人须制作档案清单明细表，并定期更5、新（至少一年一次）报告给总裁办，有必要时通报给相关部门（分公司同时抄报给分公司总经办）。四、档案借用、更新、销毁与遗失处理1、与档案用途相关的部门、人员需要借用、调阅、复制档案文件时，向档案管理人员说明理由用途。档案管理人员判断是否合理，决定是否同意借用；难以判断的，向上级请示直至向总裁办汇报决定。2、档案借用必须办理借用交接手续。3、新的档案形成替换了旧的，应及时进行更新。旧的包括过期失效的档案，应合理标记分类妥善保管，不允许随意丢弃或者销毁。4、法规有保管年限规定的档案，须严格遵守法规要求。没有法规要求的，视公司实际工作需要，实行长期永久保管或者定期销毁。5、档案保管人认为需要销毁的档案文6、件，须清点造册，征求档案涉及工作相关的部门、分支机构人员意见，并向总裁办报告，说明理由情况，经总裁办批准后，采用适当的方法销毁，如烧灭、粉碎等。6、如果发生档案遗失情况，除追究相关责任人责任之外，须及时采取合理补救措施，并向总裁办汇报。五、人员交接1、员工离职或者内部岗位调动，必须履行档案文件的移交手续。2、档案管理责任人工作岗位变动，档案文件移交手续由总裁办或者总裁办指定人员负责监督办理移交手续。3、档案管理人员外出、休假，须办理好人员临时代理，确保不耽误工作。六、责任处理 在档案管理工作中，各部门、分支机构、人员不遵守本制度的，包括：1、 私下藏匿档案文件，不按照要求及时移交归档；2、 故意涂改、制作假档案文件；3、 损毁、遗失档案文件；4、 档案管理人员不按制度要求保管档案文件；5、 将档案用于私人牟利甚至非法用途；6、 其他违规行为。 公司严禁上述违规行为。发现违规行为要求立即改正，并视情节轻重，给公司造成的损失大小，由总裁办决定给相关责任人以警告、通报批评、辞退，赔偿、经济处罚、直至起诉责任人、移交司法机关追究法律责任等处理。