1、集团公司综合办档案管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、定义1集团公司的档案管理由集团公司综合办具体承担。集团公司下属各 单位的档案管理工作由各单位自行负责，其中各单位的基本档案除自 行保存以外，需报集团公司档案室存档和管理。档案管理工作流程包括一分类、二归档、三保管、四借阅及调用、 五销毁共五个方面。二、具体的管理流程如下：（一）档案的分类：1 基本档案1.1集团公司包括法人营业执照、开户许可证等。1.2集团公司设立登记、变更登记档案（公司历史沿革、设立及变更 历次批准文件）。1.3集团公司章程（含历次修正2、案）。公司综合档案2.1集团公司发布的各种标准、规章制度等。2.2企业的重大决议，包括由集团公司董事办及其相关行政会议等形 成的文件和会议材料、会议记录等。2.3计划性文件，包括集团公司发展战略、经营规划、开发计划、项 目质量计划、营销计划、财务计划等。2.4总结性文件，包括集团公司年度和月度工作总结、下属部门、 公司的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。5批示性文件，包括集团公司各类计划指标、技术指标、营销指 标等，以及各类决定、命令、工作指不等。2.6凭证性文书材料，包括集团公司各部门上报的、在日常活动中形 成的原始记录和凭证，如财产状况、合同书、协议书等的原始记录和 文本。23、.7证件性文书资料，包括公司各类资质证书、企业和产品获得的各 类荣誉证书和证明、集团公司主要领导人获得的各类荣誉等。2.8汇报性文书资料，包括上报各级主管部门的文件资料和相关统 计表，以及集团公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文 书资料；2.9声像制品资料，包括集团公司在经营活动、重大庆典、企业文 体活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录 下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。10题赠性资料，包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、 书画、工艺制品等。专业档案.1人事档案职员基本材料，包括个人简历及证明、面试、录用、试用与 转正。1.2劳4、动合同。1.3任免职、调岗调薪记录。3. 1.4考核与奖惩记录。3. 1. 5考勤与工资福利发放。3. 1.6教育与培训记录。3. 1.7其他人事管理档案。3.2财务档案3. 2.1历年帐册、凭证、报表、预算、审计、税务等会计档案。财产目录清单。财产所有权证。其他财产管理档案。3.3法律档案各类合同原件。3. 3.2各类案件的有关法律文书、行文。其他法律方面档案材料。3.4投资项目及工程档案投资项目的论证材料；3. 4. 2实施项目的前期材料（两证一书等）及工程（含房地产开发） 资料（勘察、设计、施工、竣工、验收等）。3. 3. 4. 3其他有关投资项目及工程的档案、材料。3.5购销业务档案包5、括各类购销合同，有关收发货、收付款、信用证开证与议付、 结汇与核销、开票、托运、财产保险、商检报关等凭证单据。3.6部门工作档案各职能部门（包括检测、汽修、建筑、开发）在工作过程中 所形成的各种统计报表、汇总记录及文件等。（二）归档立卷归档要求1.1立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目 填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装 订整齐、牢固，填写备考表，注明保管期限。1.2填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字 迹应清楚、准确。1.3立卷以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的 文件组合在一起。1.4立卷应把上级文件与本公司文件6、（除请示、批复外）按保管期限 和文件年限分开立卷。1.5归档的文件资料必须完整，底稿、正文和附件必须立在一起。各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品 等）归档必须有原件，并保持其完好无损。1.6声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、 摄录者，归档声像资料必须是原版、原件。归档时间要求：2. 1文书档案：每个季度，公司各职能部门及分公司将上一季度的 需归档的文书材料整理报档案室归档。2.2会计档案：集团公司财务部负责整理立卷，自行保管三年后向 档案室归档。2.3法律档案：在合同履行完成或案件处理完毕后及时归档。2.4工程项目档案：工程项目前期手续办完后即将有7、关证书、材料 原件及时归档。工程设计、施工阶段有关材料在工程竣工验收后两个 月内整理归档。2.5音像档案：音像资料在形成并使用完毕后，及时归档。2.6证书、重要文件等：在取得之后及时归档。2.7归档时，归档人员应将档案材料整理清楚，开列清单移交档案 室专职档案员签收。2.8档案员负责催办及接收登记工作，对各部门或各公司不及时办 理归档工作的，处罚责任人50元/项次。2.9人事档案由集团公司人资部门负责管理，并另行制定管理细则。（三）档案的保管1档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档 案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防8、晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以 提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。2档案员对重要档案资料应重点保管，严防丢失、损坏等现象发生。3档案保密要求3.1档案员要严守档案秘密，不得向任何人透露档案资料内容，严 禁私自将档案资料携带外出。3.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、 秘密三级。3.3有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复 制时，需经集团公司领导批准。档案室工作规定另行制定执行。3.4有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经集团公司领导 批准。3.5档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予 经济处罚，直至依法追究刑事责任。3.6在9、职工作人员离职（或调离）时，需按档案室要求整理已形成 的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能离职（调 离）。档案管理员离职（或调离），应由综合办负责人监督办理，档案 交接之后，方能离职（调离）。（四）档案借阅、调用1借阅档案者需办理借阅登记审批，注明借阅档案的具体名称、用 途。财务档案、法律档案及涉及资金往来的原件，必须由相应部门负 责人亲自借阅，借阅档案资料不得带出档案室。2因工作需要复印档案资料者，需办理复印登记审批，由档案员负 责复印后，提供复印件。3因工作需要调用档案（原件）者，需办理调用登记审批，注明调 用档案的具体名称、用途。4外单位人员一律不允许借阅、调用、复印档案资料。5借阅、调用的档案资料归还时，档案员应认真检查，并在登记表 上注明归还情况，发现有丢失、损坏或被涂改等现象，应及时上报综 合办处理。（五）档案销毁1.档案保存期限应按以下规定执行：1.1国家有关规定有明确的，按其规定执行；1.2反映公司沿革（包括有时延续关系的档案资料）及主要活动的 档案资料永久保存；1.3其他档案材料由档案员每年提出销毁意见，综合办审核，报董 事办审批后方可销毁。1.4销毁档案时，由档案员具体负责，综合办主任监督执行。销毁档 案一般采用碎纸机粉碎或烧毁方式进行。销毁后应在档案目录上注明“已销毁”字样及销毁日期。