1、济南豪沃客车有限公司合同管理制度JNCT00ZZHK00/GL0116AGL1501A-201309更改标记： 中国重汽集团济南豪沃客车有限公司合同管理制度ZZHK00/GL1501A-2013受控状态：分发编号： 2013年 月6月20 日起实施。注：所有文件都会被修订，非受控文件持有者可寻求使用最新有效版本。下载文件为非受控文件，用后请销毁。如需持有，请向人力资源部申请带有“受控”标识及“分发编号”的受控文件。合同管理制度1.目的为加强合同管理，防范合同风险，维护公司合法权益，根据中华人民共和国合同法、中国重汽（香港）有限公司合同管理制度以及中国重汽集团济南豪沃客车有限公司章程等有关规定，2、结合公司的实际情况, 制定本制度。2.适用范围凡公司及其所属各部室(以下称签约部门)以公司名义与公司以外平等民事主体之间订立和履行各类合同、协议，均应遵照本制度。公司所属部室不得以部室名义对外签订合同。3.职责议款od.约部室法律顾问负责。确保产品按时上场。 3.1法审部是公司合同管理工作的统一归口管理部门，负责指导、监督、检查、考核各签约部门合同管理工作，具体职责如下：3.1法审部是公司的合同归口管理部门，向公司总法律顾问负责。负责指导、监督、检查、考核各签约部室合同管理工作，制定合同管理目标，以实现公司经济往来合同化，签约履行程序化，合同文本统一化，管理制度标准化，合同管理信息化，合同管理3、与生产经营一体化，纠纷处理法律化，台账、档案规范化。3.1.1a.宣传、贯彻、落实合同法律法规；建立健全公司合同管理制度。3.1.2b.加强合同管理人员及合同承办人员的业务培训，定期组织学习业务知识；3.1.3c.办理公司日常合同管理事务，解答合同咨询，作为公司法律人员参与重大合同的立项、谈判、招投标、签约，办理各类重大合同的审查、报批、公证和鉴证及出具授权委托证明，处理合同纠纷等日常事务；保管和使用公司合同专用章。3.1.4d.对本单位重大经营决策提供法律咨询意见。3.1.5e.建立健全合同档案和管理台帐，确保合同编号的连续性，；每月按时填报合同统计表。3.1.6f.监督公司各类合同履执行情4、况，负责监督公司的招标过程。参与重大合同的谈判、招投标。3.1.7g.办理领导指定的其他合同事宜。3.2各签约部室要配备兼职合同管理（承办）人员。合同管理（承办）人员的主要职责是：3.2.1a.贯彻执行公司各项合同管理制度。，做到合同立项有审批，签订有审查，履行有台帐，终结有报告。3.2.2b.审查本单位需签订的合同，并按规定程序办理审批手续；3.2.3c.配合法审部检查、监督生效合同的履行；3.2.4d.管理本单位的合同台帐、报表和档案。3.2.5e.协助处理本单位发生的合同纠纷，收集相关证据材料。3.3财务部门的主要职责3.3.1a.对合同资金结算方式进行审定，对合同结算过程监督。3.3.5、2b.负责审查合同的效益性。3.3.3c.负责核实有无资金保证。3.3.4d.负责合同标的价格与发票结算价格一致性的审定，并由审定人员在报销单据上签字确认。3.3.5e.对签约合同进行结算审查。3.3.6f.负责有效合同的结算工作。4定义4.1合同责任人是指对合同签订或履行直接负责的工作人员，一般指业务室指主管级以上人员的领导干部。合同责任人对合同全面负责，不得因为岗位的变动影响责任的承担。4.2合同承办人是指负责履行合同审批程序的人员.5.工作流程5.1合同签署的原则5.1.1遵守国家的法律、法规、政策等规范性文件和，尊重社会公德，执行集团和公司规章制度和公司有关规定的原则。5.1.2贯彻平6、等互利、公平、等价有偿、诚实信用、意思自治的原则。5.1.3坚持资信调查在先，谈判签约在后的原则。5.1.4坚持统一归口管理和系统审查、，领导审批的原则。5.1.5坚持合同效益性的原则，坚持不签合同不履行、不付款的原则。5.1.6保守公司秘密，维护公司权益的原则。5.2合同损失责任个人赔偿制度实行合同损失责任人个人赔偿制度，明确合同的责任人及合同承办人和责任，增强合同承办责任人的责任心，保证企业利益不受损失，具体执行实施见公司与合同责任人签定的合同损失责任人个人赔偿责任书合同损失责任人个人赔偿办法。5.3合同的分类5.3.1一般合同：a.公司采购及外协部签订的配套件、原材料采购合同、第三方物流7、服务合同；b.各生产部室签订的委托加工合同、承揽合同。c.销售部营销公司签订的全款销售合同。d.其他部室签署的合同标的额在10万以下的合同。5.3.2重大合同：5.3.1未列示的合同；具体范围由见中国重汽集团济南豪沃客车有限公司中国重汽集团济南豪沃客车有限公司重大经济合同监控管理办法规定。5.4合同评审制度公司设立合同评审组织，对涉及公司重大利益的合同进行评审。合同评审组织由公司总经理、分管副总经理、法审部、财务部、客车技术研究所、技术部、质量部、制造部、销售部各部室负责人或相关专家组成。5.5.合同的审批权限与审查程序见合同审查、审批流程 5.6公司合同的审查程序执行见中国重汽集团济南豪沃客8、车有限公司合同审查、审批流程。5.67合同的签订5.76.1订立合同，实行授权委托书制度。公司实行期限性法人委托书与一次性法人委托书相6结合的管理制度。未经授权，不得签订合同。 5.76.2签订合同前，签约部门要进行项目审查，重大合同应进行可行性多方论证，经分管领导批准后进行招标或谈判。5.76.3签订合同必须进行当事人资格审查，正确选择对方当事人，合同责任人应从以下方面审查：a.审查对方当事人的主体资格，包括营业执照复印件与原件是否一致，营业执照是否年检，企业分支机构是否由法人授权，企业名称、法人地址、经营范围及经营方式等；b.调查对方当事人的履约能力和资信情况，包括资产状况、合同资金来源、9、技术水平、质量保障、供货期、信誉等影响合同全面履行的情况；c.审查了解对方经办人员的签约资格和身份证件。dD.、凡合同主体不合格的，合同管理部门有权予以否决。5.76.4签订合同必须对合同的合法有效性进行法律审查，杜绝签订无效合同。 合同的标的、文本内容必须符合法律、法规和集团公司、本公司有关规定。5.76.5谈判前，签约部室业务主管和经办人员应认真制定谈判方案，拟出我方的合同文本，并以此为谈判的基础或作为争取目标。5.76.6订立合同必须具备法律法规要求的必备条款。公司规定使用统一合同文本的，应使用统一合同文本。国家及公司尚未制定统一文本的，也要做到条款齐全，文字简炼、用词、术语规范，文字严10、谨，责任明确，避免发生歧义。其中履行地点、解决纠纷的地点尽量签订为我方所在地。5.76.7合同的形式除合同标的额较小且可以及时清结者外，都应采取书面形式；虽属即时清结，但批量、交易金额较大或当时难以检测产品内在质量的交易，也应签订书面合同。5.76.8对于采用信件、数据、电文等形式订立合同的，必须签订确认书，以使合同内容明确。5.76.9法律、法规规定合同必须办理登记、审批等手续后方能生效的，必须依照其规定办理。5.76.10为了保证合同的合法性和有效履行，合同法律关系较复杂的合同，应当进行公证或鉴证。5.76.11对国家和公司规定必须实行招标的合同，必须按国家和公司规定办理。虽未规定但能够实11、行招标的合同项目，应当采取招标方式。邀请招标、延标和比价采购合同，因特殊情况必须采用的，应当报公司分管领导批准。5.76.12严禁利用合同为违法、犯罪活动行为提供证明、证件、印章、账户、凭证以及其他便利条件。5.76.13任何部室不得以公司名义签订为第三人提供担保的合同。5.76.14合同承办经办人、合同责任人不得采用欺诈手段与他人订立或履行合同。：5.87合同的履行、变更和终止5.87.1合同依法成立，即具有法律约束力，签约部室有关人员要熟悉合同内容，切实按合同规定全面履行。a.要认真组织实施，按质按量按时完成规定的义务，保证我方不发生违约行为；b.监督对方当事人的履约，发生问题要及时解决。12、同时要分清责任，让对方当事人出具问题的书面材料 ，我方妥善保存。5.87.2合同责任经办人及财务部门、合同管理人员要认真做好合同的履行结算审查。支付款项的，对方当事人应提供请求付款的账单，由签约部门将双方履行合同的实际情况填入合同履行情况报告，经公司分管领导签署同意意见后交财务部门审查同意后按公司财务制度规定结算；如存在质量问题或对方违约还应特别写明质量问题或违约情况及处理意见，送质量部门或合同管理部门审查并签署意见后，报公司分管领导签署同意意见后交财务部门审查同意后，按公司财务制度规定结算。收取款项的，对方当事人应注明款项的用途。合同履行时，签约部门要建立合同履行台帐，特别应写明违约情况及处13、理意见。5.87.3合同管理部门、财务部门与签约部门要紧密配合，切实把好资金结算关。a.凡未加盖合同专用章的合同，财务部门一律不得支付预付款、定金和其他款项；b.财务部门不见合同审批单合同审批表及合同一律不得予以结算；c.经法院判决、调解、仲裁机关仲裁，需向对方支付违约金、赔偿金的，必须凭生效的判决书、裁决书、调解书支付；双方自行协商解决的，需经原审查该合同的合同管理部门审核及领导批准后才能支付。5.87.4合同履行中，根据合同内容需要进行验收、服务、审计的，相关部门要将验收、服务的结果及审计材料及时反馈给合同签订部门。5.87.5合同履行中，若出现有利或不利于我方的情况，要善于运用法律，采取14、措施，以增加收益或减少损失。5.8.6在合同履行中，有信息或证据得知对方有下列情形之一的，签约部室和合同经办人、责任人或其他知道该情形的人员，均应及时向公司法审部进行报告，并提出处理意见：a.故意不履行合同的；b.经营状况严重恶化；c.转移资产、抽逃资金，以逃避债务；e.有丧失或可能丧失履行债务能力的其他情况。5.87.7合同的转让、变更、解除应依法进行，采用书面形式。凡需转让、变更及解除的合同应按原审批程序再次办理审批。5.87.8合同签订责任人对合同的履行全面负责，做好记录，并将履行过程中产生的各类资料及时存档保存。5.98合同的管理与监控5.98.1各签订部门的合同专职或兼职管理员要建立15、合同管理档案，并建立合同审查、批准、签订、履行、变更、终止和纠纷处理等情况的登记台帐，并在每月3日之前将本部室的上月签约及履行合同情况填制月度合同统计报表合同履行台账上报法审部，法审部定期对合同档案履行情况进行检查。合同签订后，法审部将合同原件一份与合同审批表及签署合同过程中提供的审批材料一并保存，其余由签约部门按用途分别交相关单位（如财务部、对方单位、签约部门自用等。）合同原件、合同审批单应由合同签订部室、财务部保存、使用。5.98.2合同管理档案的内容包括：a.合同立项、请示及批准意见、谈判资料，合同文本及其附件，招、投标文件，电报、传真、确认书、协商函，补充协议、变更、解除协议、服务过程16、的确认资料、催款函、会谈纪要，验收及其验收结论，合同的审查资料、纠纷处理结果等有关全部资料；b.一份合同从洽谈到履行完毕，健全一份合同档案，编号存档。合同档案的保存期为合同履行完毕后不少于十年或永久保存。5.98.3法审部或合同管理员有权了解有关合同的签订和履行情况，有关单位有义务提供与合同有关的情况及资料。对有不良倾向的合同，法审部或合同管理员有权提出处理意见，报有关领导批准实施。5.98.4合同管理人员变动时，整理保管的资料，按明细交接清楚方可离岗。对未办理交接手续离岗的，要追究相关人员的责任。5.98.5公司法审部及有关部室依其职能对合同的履行过程进行监督，掌握合同履行情况，对出现的问题17、相关部门会同法审部提出处理意见。5.109合同纠纷的处理5.109.1对方当事人出现违约，公司合法权益可能受到侵害时，经办人、合同责任人必须向本部门领导及法审部书面汇报，同时采取保护措施并根据领导的批示追究对方的违约责任，协商不成时，由法审部采取法律途径解决。5.109.2因我方违约，使对方合法权益受到损害时，经办部门应及时查明原因，采取措施，主动与对方协商解决，若协商不成时，由法审部采取法律途径解决。5.109.3法审部是负责公司经济、民事、行政纠纷案件的归口管理部门，负责、指导、协调、监督和检查公司的经济、民事、行政纠纷案件。5.109.4合同纠纷导致的诉讼或仲裁，签约部门应及时向公司法审18、部报告，由法审部统一向集团法律监察审计部汇报。5.10.5合同管理和纠纷过程中需外聘律师或专家人员，应向集团法律监察审计部汇报，由集团法律监察审计部统一联系和聘用。5.101合同专用章的使用和管理5.1110.1签订合同一律加盖合同专用章，禁止用行政章或其他印章替代，但特别合同（涉外合同及对公司有特别影响的合同）经董事长或总经理批准的除外。5.1110.2合同专用章由公司统一刻制、启用和管理，合同专用章由法审合同管理员部专人保管，并做好用印记录。5.1110.3业务人员不准带章外出签约，也不准携带盖有合同专用章的空白合同文本外出签约，但特殊情况下，由签约部室提出书面申请，经公司董事长或总经理批19、准的除外。5.1110.4合同专用章遗失，应及时上报集团，并登报声明作废。单位名称变更后应及时更换合同专用章。严禁使用已作废的合同专用章签订合同。5.112奖励与惩罚5.121.1合同管理部门、合同管理人员和参与合同签订的人员必须坚持秉公办事，积极维护单位的合法权益。对工作成绩突出、经济效益显著的单位和个人，应予以奖励；对玩忽职守、造成经济损失的单位和直接责任者要追究经济责任、行政责任直至法律责任。5.112.2有下列情况之一者，对有关单位和个人予以表彰和奖励：a.在签订、审查、履行合同过程中，工作认真负责，为单位节约资金或避免经济损失的；b.在合同管理工作中，认真负责，提出合理化建议，为提高20、合同管理水平做出显著贡献的；c.在合同纠纷处理中，认真维护单位的合法权益，为单位挽回经济损失的；d.勇于检举、揭发利用经济合同进行违法活动的。5.112.3有下列情况之一者，视情节轻重，对有关单位领导和合同责任人给予纪律处分，并处以1000-50000元罚款（对于情节严重，给公司造成损失巨大的应追究法律刑事责任）；对造成经济损失的，按合同责任人签订的合同损失责任人个人赔偿责任书执行。a. 对外签订合同前，不进行可行性调研，不了解对方的资信情况，或调研、了解不详尽、盲目签约，造成经济损失的；在签订合同前，不进行可行性调研，不了解对方资信情况，盲目签约，造成经济损失的；b.未经授权或超越代理权限，21、私自订立合同，或订立合同时有意逃避合同管理部门的审查及私自变更合同条款的；c.不按合同规定履行、验收、查询和反馈信息或对对方违约行为有意隐瞒偏袒而影响生产，造成经济损失的；d.未经合同管理部门同意，擅自变更或解除合同的；e.不及时追究对方违约责任造成经济损失,或因工作不负责造成我方违约而支付违约金、赔偿金的；f.隐瞒真相，欺骗合同审查人员，或与对方恶意串通，骗取公司财产，造成经济损失的；g.丢失合同原件及相关资料的；h. 转借、涂改授权书的；i.不按本规定送审合同的；j.i.不负责任被诈骗的；k.j.不负责任，玩忽职守，给单位造成重大经济损失的；l.k.违反公司其他规定，造成经济损失的。5.122、211.4对公司有关单位领导和合同责任人的奖励或责任追究，由法审部下达书面通知，报公司领导批准后执行，各有关部门应当协助执行。6.相关文件中国重汽（香港）有限公司合同管理制度中国重汽集团济南豪沃客车有限公司章程中国重汽集团济南豪沃客车有限公司重大经济合同监控管理办法7.记录名 称编 号填写部门保存地点保存期限合同审批表JL0015001签约部室相关部室签约部门/财务部门长期合同损失责任人个人赔偿责任书JL0015002合同责任人法审部/签约部门长期月度合同统计报表合同履行台账JL0001048JL0015004各签约部门法审部长期永久合同损失责任人个人赔偿责任书JL0001049合同责任人法审部/签约部门永久合同审批单JL0001050签约部室/相关部室签约部门/财务部门永久8修改记录序号更改申请通知单编 号修改日期实施日期修改内容修改人年月日年月日共几处所在页码9编制信息编 制/日期审 核/日期批 准/日期韩东2013-610韩东2013-5-13庞慧2013610孙国彬2013613会 签部 门签字/日期部 门签字/日期财务部采购部张斌人力资源部销售部庞慧法审部技术部客研所综合管理部财务部制造部人力资源部质量部第9页，共8页