1、国购商业经营管理手册一 总则1国购管理手册编制的目的为保障国购广场跨区域发展和跨区域商业项目的安全运行，维护正常经营秩序，不断提升国购广场的管理品质和品牌知名度，使国购（上海）商业管理有限公司（下称：国购商管公司）管理的资产在保持完整性的基础上保值增值，国购商管公司特制定本手册。 国购商业管理手册阐明了国购商管公司的思路和各城市公司管理项目业务操作规范要求。通过国购商业管理手册的制定和实施，期望能规范各城市公司的经营管理活动，提升商业管理品质。2国购商业管理手册实施要求本手册是国购商业管理的纲领性文件，是国购商管公司及各城市公司开展工作的指南。所有与国购商业管理业务有关的员工均必须遵循本手册的2、规定，胜任本职工作必须以掌握和有效执行本手册的规定为前提。3国购商业管理手册的控制根据国购商管公司对制度文件的管理规定，国购商业管理手册在正式发布前经商管公司办公会审议通过，并经上报公司总经理签署发布。国购商业管理手册在国购商管公司内的发放由国购商管公司总经理指定专人负责，保证工作所用文件为最新版本的文件。4国购商业管理手册的解释和适用4.1本手册的解释和修改权为国购商管公司。4.2本手册每年须根据实际管理运作情况进行修订和完善，具体由国购商管公司负责。二 组织架构、岗位设置及岗位职能总则1为了实现国购商管公司的发展战略，根据国购集团的要求和自身发展的需要，制定组织结构，确定部门职能，并根据部3、门职能的分解进行岗位设置。2各城市公司根据本公司职能及国购商管公司审批的组织结构及岗位设置，结合国购商管公司部门职能，确定本公司各部门职能及岗位职责(岗位说明书)。3部门职能及总监、城市公司总经理、城市公司副总经理(含)以上岗位职责须报国购商管公司行政人事部，由行政人事部组织相关部门审核通过后方可确定。国购商管公司架构、职能1商管公司架构董事长国购商管公司（总经理）副总经理副总经理副总经理区域总经理财务总监理区域公司财务部拓展部运营部法律事务部行政人事部物业部2商管公司职能2.1公司职能2.1.1负责向集团提供投资兴建商业项目的决策支持信息。2.1.2参与城市公司主力店、非主力店、公共区域房产4、技术条件中与后期经营、管理有关部分的设计。2.1.3负责城市公司的工商登记管理，通过国购商管公司行政中心上报相关部门审批核准后，完成包括公司设立、变更、合并或收购、分立、停业、注销等事项在内的工商管理工作；建立城市公司工商档案管理系统，确保历次工商变更档案完整、安全和方便查阅。2.1.4负责城市公司前期开办费用、招商推广费用、日常运营成本(含物业管理费)的测算与报审。2.1.5负责组建各在建城市公司的管理团队。2.1.6负责在建城市公司招商的组织管理。2.1.7负责组织城市公司的运营接管。2.1.8负责指导和督促城市公司与开发公司的设备设施移交。2.1.9负责城市公司开业的策划和组织实施。2.5、1.10负责指导、监督、考核城市公司日常招商、营运、物业管理工作。2.1.11负责城市公司各项收入收缴工作的监督考核。2.1.12负责监管和考核城市公司的安全工作。2.1.13负责国购商业管理品牌的建设和维护。2.1.4负责商业管理系统的财务核算、税务筹划、资金管理。3行政中心职能3.1沟通协调3.1.1负责传达国购商管公司各项决定、指令、计划部署等决议；3.1.2负责督促、跟踪及反馈国购商管公司各项决议的执行和落实情况。3.1.3负责国购商管公司及各城市公司的日常文件收发、信息分递及处理；3.1.4负责国购商管公司职能部门间的信息传递和统筹协调工作。3.2管理监督3.2.1负责国购商管公司会6、议组织、档案管理、公务接待等工作；并对各城市公司的会议组织、档案管理等行政工作进行业务指导和监督；3.2.2负责国购商管公司固定资产管理和日常办公用品管理，并对各城市公司的固定资产管理和日常办公用品管理进行指导和监督； 3.2.3负责国购商管公司办公环境秩序、办公设备设施的日常维护管理，并对各城市公司的办公秩序和办公环境管理进行指导和监督；3.2.4负责对各城市公司行政管理的指导、监督、培训、考核。3.3公共关系3.3.1负责国购商管公司与政府机关、行业协会以及其他方面的公共关系管理和维护；3.3.2负责国购商管公司各类往来接待工作。3.4服务保障3.4.1负责国购商管公司行政办公物品计划和各7、类物品采购；3.4.2负责国购商管公司的仓库进行管理，并对各城市公司的仓库管理进行指导和监督； 3.5人力资源管理3.5.1拟订和完善国购商业管理系统各项人力资源规章制度，并监督各城市公司执行；3.5.2参与制订国购商管公司中长期人才战略规划；3.5.3制订国购商管公司及各城市公司目岗位设置、人员编制、薪酬标准，并核定年度人员编制计划和年度人员需求计划，上报批准；3.5.4建立并完善国购商管公司招聘、培训考核体系；3.5.5为国购商管公司决策提供参考意见；3.5.6负责国购商管公司的劳动人事档案、员工入职、调动和离职等人事管理工作。4 法律事务中心职能4.1参与决策，为国购商管公司的经营、管理8、决策提供法律上的可行性、合法性分析和法律风险分析。4.2预防纠纷4.2.1协助国购商管公司总经理及各城市公司建立、完善各项规章制度，对国购商管公司及各城市公司中容易出现漏洞和滋生腐败现象的部门加强管理，逐步建立完善的监督约束机制。4.2.2参与国购商管公司重大经济活动的谈判工作，提出减少或避免法律风险的措施和法律意见。4.2.3审查、修改、会签经济合同、协议，协助和督促国购商管公司对重大经济合同、协议的履行。4.3解决已发生的法律问题4.3.1处理或委托律师事务所专业律师处理国购商管公司及各城市公司处理诉讼案件、经济仲裁案件、劳动争议仲裁案件等诉讼和非诉讼法律事务。4.3.2查处国购商管公司及9、各城市公司员工的严重违法违纪行为，对有涉嫌贪污、受贿、渎职、失职等严重违法行为的员工，经国购商管公司总经理批准，负责协助有关司法机关依法追究相应的法律责任。4.4协助职能部门办理有关的法律事务并审查相关法律文件4.4.1协助职能部门办理企业开业注册、合并、分立、兼并、解散、清算、注销等工商事务及公证、抵押等法律事务并审查相关法律文件。4.4.2协助职能部门办理商标专利等知识产权管理事务并审查相关法律文件。4.4.3协助相关职能部门办理合作单位（客户）的资信调查事宜，发表申明、启事等事务。4.5协助国购商管公司及各城市公司进行相关法律宣传、教育、培训。5 财务中心职能5.1负责建立、健全国购商管10、公司财务管理制度与会计核算、分析评价体系，贯彻执行集团财务制度；5.2负责规范与监督国购商管公司及城市公司的财务管理和会计核算工作；5.3负责经营目标责任制财务指标体系的建立、跟踪、评价与考核5.4负责组织国购商管公司的预算管理工作及指导城市公司的预算管理工作；5.5负责国购商管公司及城市公司的资金计划、调配等资金管理工作；5.6参与国购商管公司预算、资金计划、合同设及财务人员的招聘、培训和考核工作；5.7负责国购商管公司财务报告的编制、汇总，财务信息的收集、分析、上报工作；5.8负责国购商管公司及城市公司财务团队建规服务管理、内部运作管理等几个主要方面。5.9国购商管公司及城市公司税收工作总11、体筹划与日常监管；5.10负责国购商管公司的日常财务管理和会计核算工作；6 物业管理中心职能物业管理工作的主要任务一方面是为集团房地产项目开发提供专业配套服务；另一方面是巩固并延伸以竣工项目所在地为中心的区域市场，提高其品牌形象；第三方面是通过规范整合、稳健发展各物业管理区域市场，形成具有一定规模和显著效益并具有丰富文化内涵的大型现代物业管理企业，完善集团产业结构并实现多元化发展战略。6.1各城市公司项目的物业管理的前期前期介入。6.2拟定各城市公司项目的物业管理方案策划、物业管理机构的组建。6.3组织对各城市公司项目的验收接管。6.4对各城市公司项目的装修管理进行指导。6.5审查城市公司项目12、的管理报告，提出整改意见，并实施管控。6.6监督、指导、检查各城市公司项目保洁、消杀防疫和绿化养护等工作开展。6.7 监督、指导、检查各城市公司项目建立和实施有效的消防管理制度，确保消防管理组织网络敏感、灵动、严密；确保消防责任、重点防火部位清晰；确保消防设施设备配置规范、分布状况明晰；确保消防设施设备及器材性能良好，运行可靠。6.8监督、指导、检查各城市公司项目建立并实施有效的安保服务方案，合理设置保安值守岗位，及时消除各项安全隐患；建立突发事件预案管理模式，确保发生突发事件时能及时、有效应对。6.9负责监督、指导和检查各城市公司项目停车场的运行管理和收费管理，确保停车服务高效、有序、安全、13、方便，确保停车收费合法，收费过程无漏洞。6.10监督和指导各城市公司项目建立健全的设备运行管理岗位设置，对定期巡检提出制度性要求并监督执行。6.11监督和指导各城市公司项目制定设施设备的安全操作规程，明确规定各种设施设备的安全操作方法和要求，并定期检查落实情况。6.12对各城市公司项目设施设备运行检测、运行数据采集分析提出要求，并监督实施。6.13 监督和管理各城市公司项目设备小修、中修、大修及计划采购、配件更换工作的执行。6.14监督和指导各城市公司项目控制能源消耗，并对各城市公司项目节能改选进行分析、研究并指导实施。7 营运中心职能7.1 招商管理7.1.1负责制定国购商管公司招商、市场调14、查、商业规划等相关管理制度及规范，指导各城市公司建立招商管理规范并监督执行。7.1.2 负责草拟和提报新建商业项目的定位、商业业态规划、招商政策及租金收益报告。7.1.3 根据集团批准的新建商业项目商业业态规划及租金指标，组织制定新项目招商方案、招商计划及时间进度计划，对整个招商筹备工作过程进行监督管理，并保障整体招商工作按时、按质完成。7.1.4 根据各相关部门提供的商户经营数据及意见，对商业项目商铺经营情况进行分析，为商业项目商户调整提供依据。7.1.5 负责指导各城市公司商铺调整计划；审核招商指标并审核完成情况；审核商铺租赁合同并检查执行情况。 7.1.6负责各城市公司项目广告位的招商及15、招投标管理工作。7.1.7负责对各城市公司招商人员进行专业培训和绩效考核。7.1.8负责协助行政中心对各城市公司主管以上招商人员的招聘、转正、晋级、降级等提出意见。7.1.9负责建立商户信息数据库，并进行日常补充、完善、更新。7.1.10负责次主力店和连锁品牌商户的战略合作商务洽谈并签订联盟协议，为项目招商提供商户资源保障。7.1.11跟进相关行业发展变化，定期提交行业发展报告。7.1.12组织和推动国购商管公司与招商相关的合同、协议的标准化工作。8营运中心职能8.1负责制定和完善国购商管系统营运管理的相关管理制度和标准；8.2确保各城市公司建立营运管理规范并对执行情况进行监督；8.3营运决策16、信息系统的建立与管理，负责汇总、分析营运数据，根据经营状况提出招商调整、营销策划活动、经营环境改善和提升计划；开展市场调查与研究，分析和了解市场的发展和广场的竞争环境；8.4根据内部营运数据的分析和外部环境的调研，明确区域商业项目的定位，制订业态规划与品牌组合方案，并实施商铺和租金调整；8.5营销策划管理，参与制定年度营销策划方案和计划，组织和实施营销策划活动，进行营销企划活动的跟踪与评估；8.6经营规范的管理，统一商业项目的经营规范，提升商业项目的经营形象。8.7经营环境管理，确保商业项目内外环境的舒适度，提升商业项目的凝聚力。8.8客户关系管理，包括商户关系和业主关系，建立良好和谐的经营氛17、围，建立顾客服务体系并监督执行；8.9人员管理，负责营运人员和营业员的日常管理，负责营运人员营运相关专业知识、技能和能力的培训与发展；8.10广告位的经营与管理，负责广告位的规划、预算与日常经营，确保广告经营的整体形象和安全；8.11负责新场开业前期营运相关准备，确保新开发广场正常、顺利开业；8.12协同物管、工程、行政等部门进行资产管理，确保广场的安全、稳定，实现广场的保值与增值。文件管理制度第一条 总则1.1 为确保文件管理正常、顺利进行，促进公司管理工作的效率，特制定本办法。1.2 所谓“文件”，是指业务工作上往来公文、函、报告、请示、会议纪要、规定、报表等。1.3 文件的收发、领取与寄18、送由综合管理部负责。第二条 文件的类别2.1 绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文件。2.2 秘密。指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文件。2.3 机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文件。2.4 普通。指非机密文件。第三条 外来文件的收发及处置3.1 外来文件全部由综合管理部接收，在外来文件收发簿中登记，填写文件处理标签由总经理批示后，下发相关部门处理，综合管理部在处理时按下列要点处置。3.1.1 一般文件予以启封，分送各部门。3.1.2 私人文件不必开启，直接送收件人。3.1.3 分送各部门的文件若有差错，必须立即退回综合管理部。3.2 普通文件的处理原则3.2.1 由部19、门负责人以上人员负责对文件进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文件进行具体处理。3.2.2 如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。3.2.3 各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。3.3 机密文件的处理原则3.3.1 机密文件原则上由责任者或当事者自行处理。3.3.2 指名或亲启文件，原则上应在封面上注明文件所涉及事项的要点和发文者姓名，并由发文者封缄。3.3.3 到达的指名或亲启文件，原则上由文件上所指明的部门负责人或个人开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定的约束。第四条 内部文件的制20、发4.1 各部门因工作业务需要下发文件时，由部门拟订文件交综合管理部，由综合管理部统一格式编号拟定文件审批表交相关部门会签，由总经理审批_后下发。4.2 文件编号规则4.2.1 公司文件：涉及公司重大经营决策、规章制度、人事变动等事宜，均以公司文件下发。编号规则：皖国购司字（）000 号（为发文年号，000 为发文流水号）。4.2.2 总经理办公室文件：临时的通知等以办公室文件下发，编号规则：皖国购办字（）000号（为发文年号，000 为发文流水号）。4.2.3 会议纪要：凡公司会议形成的重大决定均应以会议纪要形式下发，编号规则为：皖国购纪字（）000号（为发文年号，000 为发文流水号）。421、.2.4 记录表格：各部门使用的纪录表格在初次使用前必须到综合管理部进行编号，无编号的表格不允许在部门之间流转。编号规则：Q/GG-001编号例如：综合管理部代码XZ，物业部代码WY，财务部代码CW，电脑部代码DN 等。4.3 文件的受控：为确保下发文件在适用的场所使用和对密级的控制，必须对下发文件进行控制，控制其分发场所。公司所有下发文件必须有密级标识和文件受控号。受控章形：4.4 文件下发4.4.1 需要在使用部门留存的文件必须以纸质文件或电子文件下发，下发时各部门必须在文件签收簿签收登记。4.4.2 不需要在使用部门留存的，在文件正本上附文件传阅表交相关部门传阅，文件被阅览后，阅览者必须22、签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可在文件传阅表上填写阅览后的意见。4.5 文件存档4.5.1 公司的外来文件和内部文件在处置完毕后一个工作日必须交档案室存档，否则将追究相关人员的责任。4.5.2 各部门指定一名工作人员管理部门的文件，公司下发的文件各部门必须完整保存，综合管理部将不定期检查各部门文件的使用和保存情况，发现公司机密性文件使用、保存不当或遗失，将追究文件管理人员的责任。4.5.3 档案管理人员应对每年的文件进行整理，集中封存。4.6 文件查阅4.6.1 原则上部门查阅文件，应在部门查阅，档案室不接受查阅。4.6.2 因工作或业务需要，查阅公司机密性文件，应办理文件查阅审批手续后，23、方可在档案室查阅。第五条 执行时间此规定自发布之日起执行，由综合管理部负责解释。第六条 相关记录6.1会议纪要样稿。6.2外来文件收发簿。6.3文件处理标签。6.4文件审批表。6.5文件签收簿。6.6文件传阅表。第二章 档案管理制度第一条 档案管理的范围公司文件、招商合同、采购合同、外委合同、工程预决算、工程技术资料图纸、设备说明书、设备维修手册、人事管理资料、声像资料、财务档案等其他档案。第二条 管理部门上述资料结案后，原件交档案管理部门归档，经办部门根据需要留存影本（复印件）。第三条 档案点收3.1 合同类档案3.1.1 合同用印申请单经过审批后必须经档案管理部门登记备案后方可用印。3.124、.2 合同签订7 日之内，经办部门应将合同原件交档案室存档，否则由档案管理员根据用印备案登记催交，凡未按规定时间上交的，无特殊原因将追究经办部门的责任，罚款50 元。3.2 公司文件在生效后1 日内应进行存档。3.3 工程技术资料图纸未上交的，此项工程不允许做决算。3.4 设备采购到位调试结束后7 日之内，经办部门应将设备说明书、设备维修手册等上交档案室存档，因存档不及时造成丢失或损毁，将追究经办人的责任，罚款100 元。3.5 声像资料在形成后7 日内，应及时上交档案室，否则财务将不允许报销费用。3.6 财务档案按财务规定自行管理。3.7 人事档案另行规定。第四条 档案分类档案分类应根据案件25、内容、部门组织、业务项目等因素具体分类如下：4.1 档案类：物业档案、主题店、行政档案、财务档案、电脑档案和企划档案；4.2 合同类：招商合同、1F返租合同和3F返租合同；4.3 证件说明书：公司证件和说明书；第五条 立卷管理5.1 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由档案管理员负责，经办部门移交时应和档案管理员双方登记确认。5.2 归档的案件材料种数、份数以及每份材料的页数均应齐全完整。5.3 卷内材料应按顺序排列，依次编写页号。5.4 档案管理员应制定档案目录，逐件填写卷内的材料名称。便于查询，填写的字迹要工整。档案目录应放在每卷档案的卷首。第六条 保存期限6.1 永久保存：公司章程、26、股东名册、董事会及股东会议纪要、财务报表、政府机关核准文件、工程设计图纸、其他经核准须永久保存的文件。6.2 十年保存。预算、决算书类、会计凭证、公司经营计划资料、其他经核定须保存10年的文书。6.3 五年保存。期满或解除的合约、其他经核定须保存5 年的文书。6.4 一年保存。结案后无长期保存必要者。6.5 各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。第七条 档案清理7.1 档案管理人员应随时维护档案清洁。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。7.2 保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，27、档案管理人员应在目录表中注明保留材料名称，并注明其他材料销毁日期。第八条 调卷程序8.1 各部门经办人员因业务需要调阅档案时，应填写“调阅单”，经其部门主管核准后向档案管理人员调阅。8.2 档案管理人员接到“调阅单”，经核查后，取出该项档案，并于“调阅单”上填注借出日期后，将档案交给调阅人员。“调阅单”按归还日期先后整理，以备催还。8.3 在档案室当场借阅者，免填“调阅单”。8.4 档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档夹。“调阅单”由档案管理人员留存备查。第九条 调阅管理9.1“调阅单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形应延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。28、9.2 调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，也须报明原因，请档案管理人员负责处理。9.3 调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调阅登记，不得私自授受。9.4 调阅档案限于经办业务有关，如调阅与经办业务无关的案件，应经档案管理部门主管同意。第十条 执行时间此规定自发布之日起执行，由综合管理部负责解释。第十一条 相关记录11.1档案调阅单。11.2档案调阅登记表。11.3档案登记表。附则1声像档案管理规定第一条 总则1.1 为加强公司的声像档案管理，特制订本规定。1.2 公司的声像档案是指公司各部门或个人在公司活动中直接形成的，对公司有保存价值的29、录音、录像、照片等辅以文字说明的 历史纪录。声像档案一般由录音带、录像带、摄影带、照片（含底片）和文字说明两部分组成。1.3 声像档案是公司全部档案的重要组成部分，必须由档案室集中统一管理。第二条 声像档案资料的收集2.1 收集范围2.1.1 反映公司主要职能活动、工作成果和存在问题的声像资料。2.1.2 各级领导人和著名人物参加的与公司有关的重大活动的声像资料。2.1.3 公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料。2.1.4 其他公司形成的与本公司有关的重要声像资料。2.1.5 其他具有保存价值的声像资料。2.2 收集时间2.2.1 声像档案资料应在形成一个月内，随档案室30、其他载体形态的档案同时归档，如有特殊情况可以适当延长归档时间。2.2.2 档案室应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。2.3 收集要求2.3.1 录音带、录像带、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销。2.3.2 接收原版、原件，特殊情况下也可接收复制件。2.3.3 声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。2.4 档案室有责任随时征集重要声像资料。2.5 公司各部门或个人凡按本规定2.1 形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案室归档，经档案室认可，财务部门就可以给予报销费用。第三条 声像资料的整理3.1 声像31、档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。3.2 分类、编号3.2.1 照片档案按年代、主题分类，同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。3.2.2 录音带、录像带、摄像带按年代、主题分类，按内容编号。3.3 保管期限。应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。3.4 文字说明的编写3.4.1 文字说明的基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景等3.4.2 编写文字说明的要求3.4.2.1 准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。3.4.2.2 照片按自然张（内容相近也可以若干张）编写文字说明录音带、录像带按内容编写文字说明。3.4.32、2.3 文字简洁、语言通畅。第四条 声像档案的保管4.1 声像档案归档前要进行检查，对以被污损的，要进行必要的技术处理。4.2 对库存的照片档案每半年检查一次。4.3 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改，销毁声像档案必需经过鉴定，征得归档同意后，报经总经理审批并登记造册。第五条 执行时间此规定自发布之日起执行，由综合管理部负责解释。附则2技术档案管理制度第一条 总则1.1 为了加强公司技术档案的管理工作，充分发挥技术档案在公司经营活动中的作用，根据公司的实际情况，特制定本制度。1.2 公司技术档案是公司经营活动的历史纪录和真实反映，是技术资料储备的一种形式，是公司发33、展事业的重要条件及不可缺少的依据，各部门必须将技术文件、资料、图纸的形成、积累、整理、归档以及补充等工作列入专业人员的职责中。第二条 技术档案的管理制度2.1 综合管理部是公司档案的管理部门，各部门主管应增强技术档案的管理工作意识，技术档案的管理应纳入部门主管的工作职责中；2.2 建立技术档案工作秩序，成立公司各基层档案管理网络体系，落实各部门专职或兼职档案管理员。2.3 各部门档案管理人员负责本部门技术档案的收集、整理、分类、立项、组卷，定期上交档案室。对技术资料的归档范围、保管期限、保密、利用等应做到规范化、标准化、条理化。2.4 档案管理部门对公司的档案工作负有指导、检查、监督、把关的责34、任。对各部门在经营活动中形成的各种技术资料，外出培训的技术资料等如不按时上交归档，公司档案管理部门有权采取经济手段进行制裁。档案管理部门不签字，工程不得做决算报销。2.5 技术档案管理部门的基本任务2.5.1 收集、整理、保管和统计公司的全部技术档案。2.5.2 对所保管的技术档案做好分类、编目、编号、编制检索工具等工作，处理好保密与利用的关系，按规定履行借阅手续（原件不得外借，要求在档案室查阅），积极有效地为技术人员提供方便。2.5.3 定期做好技术档案保存价值的鉴定工作。此项工作由技术管理人员、相关专业人员和技术档案人员共同进行，对失去保存价值的档案，要销毁清册。第三条 技术文件材料的形成35、和归档3.1 各部门要做到每项工程、技术活动等都要完整、准确、系统地归档保存。3.2 技术材料的贵党范围3.2.1 设备方面。包括各种原理图、布线图、方框图、说明书及维护手册等。3.2.2 工程方面。与工程有关的请示、报告、批复文件、设计任务书、设计原始材料，包括选线、选地、勘测、业务预测、调查分析、申请用地、报建城市规划部门的审批文件、红线图、与各方签订的合同、协议书、初步设计、工程概算、施工图、施工纪录、隐蔽工程验收、质量检查资料、对外交涉联系的重要文件、竣工图、验收书、决算等。3.3 外出学习培训、考察和谈判人员回来后，应把对方提交的各种资料主动向档案室归档，由档案室签字后，财务部门方可36、接受报账，否则不予报销。第四条 执行时间本制度自印发之日起实施，由综合管理部负责解释。第三章 印章管理制度第一条 总则为了规范公司各类印章的刻制、保管、使用、废止管理程序，特制订本制度。第二条 印章的种类2.1 公司印章（鉴）：依法向主管机关登记注册的公司印章或指定业务专用的公司印章，如公司公章、合同专用章、财务专用章、法人代表印鉴等；第三条 印章的刻制、领用3.1 因公司经营业务的需要刻制印章，使用部门应填写印章刻制申请表送综合管理部，董事长批准后由综合管理部办理刻制；3.2 印章刻制后综合管理部应进行登记并留存印章印模；3.3 印章的保管（监印）人由董事长授权；印章名称 保管（监印）人 使37、用范围公司公章 档案管理员重要材料、信函、报表、介绍信、证明、社会保险材料等合同专用章 档案管理员采购销合同、项目合同、基建施工合同等财务专用章 财务经理 票据、财务报表等法人代表印鉴 档案管理员 银行票据、重要文件3.4 授权的印章保管人（监印人）领用印章时在综合管理部进行登记备案，领用人应妥善保管好印章。第四条 印章使用4.1 使用公司印章（鉴）时，使用部门（人）应填写印章使用申请表，部门负责人审核，总经理审批后，由印章保管（监印）人盖印，同时在印章使用申请表上加盖用印印模送交综合管理部在印章使用登记表上进行登记，综合管理部留存复印件一份，随同印章使用申请表存档；4.2 重大采购合同、外委38、合同必须进行合同评审，评审合格后方可按3.1程序用印；4.3 财务专用章和法人印鉴同时使用时，按财务制度执行；4.4 公司印章不得随意在空白表格上加盖；4.5 各类印章不允许带出公司，若遇特殊情况必须带出的，需填写短期借用印章登记表，经总经理签字批准同意后并有印章保管人随行，财务专用章由财务经理指定专人随行。短期借用时间不超过4 小时。第五条 印章废止5.1 有下列情况之一的，印章应停止使用：5.1.1 公司机构撤消或更名；5.1.2 公司决定改变印章图样；5.1.3 印章因损坏而不能使用；5.1.4 公司通知暂停使用的。5.2 印章停止使用，应填写印章停用、废止申请表，经总经理批准后，印章保39、管部门（人）应及时向综合管理部上交印章，由综合管理部保管1 年后销毁；5.3 印章保管人员在调动或离职时，须办理印章移交手续，由综合管理部办理保管变更手续。第六条 处罚各部门（保管人）应加强对各类印章的管理，对由于主观原因造成印章遗失、损坏的，应情节轻重，报请印章所在部门负责人作出处罚决定。第七条 执行时间本制度自发布之日起执行，由综合管理部负责解释。第八条 相关记录8.1印章刻制申请表。8.2印章使用申请表。8.3印章移交（领用）登记表。8.4 印章外出使用申请表。8.5印章停用、废止申请表。附则 印章管理制度（修）第一条 总则为了完善公司的印章管理制度，特对公司的印章的使用流程作如下修订：40、1、财务报表、各种证明及重要文件等的印章流程：申请人填写印章使用申请表部门负责人签字 执行总经理签字 总经理签字 印章管理用印。2、招商租赁合同的用印流程：2.1 范本合同：申请人填写印章使用申请表 招商经理签字和呈报 总经理助理签字和呈报 印章管理员用印。2.2 非范本合同：申请人填写印章使用申请表 招商经理签字和呈报 总经理助理签字和呈报 总经理签字 印章管理员用印。3、合同标的一万元以下、对外文函和业务申报材料等用印流程：申请人填写印章使用申请表 部门负责人签字 总经理助理签字 执行总经理签字印章管理员用印。4、合同标的一万元以上用印流程：申请人填写印章使用申请表 部门负责人签字 总经理41、助理签字 执行总经理签字 总经理签字 印章管理员用印。5、返租合同用印流程：5.1 普通条件：申请人填写印章使用申请表 销售经理签字 李响林签字总经理助理签字 总经理签字 印章管理员用印。5.2 特殊条款：申请人填写印章使用申请表 销售经理签字 李响林签字徐总签字 总经理助理签字 总经理签字 印章管理员用印。6、人事类表格用印流程：申请人填写印章使用申请表 部门负责人签字 总经理助理签字 总经理签字 印章管理员用印。第二条 其他本补充修订自下发之日执行，综合管理部负责解释。第四章 证照管理制度第一条 总则公司证照是指经政府职能部门核发的证明企业合法经营的有效证件。为了加强公司证照的管理，特制定42、本制度。第二条 证照范围公司证照包括：营业执照、代码证、税务登记证、房产证、土地证及其它证件。第三条 相关规定公司应依据政府职能部门的规定，及时办理有关证照，积极参与职能部门或行业举行的有利于公司经营、可以提高公司声誉、信誉的评比活动。第四条 管理部门4.1 综合管理部是公司证照管理的职能部门。负责各种证照的申报、登记、变更、年检、注销；证照的保管、登记、备案；经营场所悬挂有关证照的检查。在办理证照过程中有关部门根据职责承办部分事项和全部事项。4.2 公司各种证件办理、变更和保管的职能部门：序号 证件种类 办理 变更 保管 备注1 营业执照 综合管理部 综合管理部 综合管理部2 组织机构代码证43、 综合管理部 综合管理部 综合管理部3 税务登记证（国税） 财务部 财务部 综合管理部 副本财务保存4 税务登记证（地税） 财务部 财务部 综合管理部 副本财务保存5 文化经营许可证 综合管理部 综合管理部 综合管理部6 音像制品经营许可证 综合管理部 综合管理部 综合管理部7 出版物许可证 综合管理部 综合管理部 综合管理部8 烟草专卖零售许可证 综合管理部 综合管理部 综合管理部9 食品卫生许可证 综合管理部 综合管理部 综合管理部10 商场卫生许可证 综合管理部 综合管理部 综合管理部11 物业资质证 物业管理部 物业管理部 综合管理部12 机动车停车场许可证 综合管理部 综合管理部 综合管理部第五条 证照管理的具体要求5.1 证照在申报、注册、年检办理完毕后，其相关文件和材料一律交由综合管理部妥善