1、投资控股集团会议、车辆公文处理、档案管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录规章制度制定程序管理规定4第一章 总 则4第二章 制度计划的编制4第三章 制度草案的起草5第四章 制度草案的送审6第五章 制度草案的评审6第六章 生效制度的印发6第七章 制度修订与废止7第八章 附 则7会议管理办法8第一章 总 则8第二章 会议类型8第三章 会议准备、服务9第四章 会场管理10第五章 会议纪律11第六章 附 则12办公环境与秩序管理规定13第一章 总则13第二章 办公区域环境管理要求13第三章 办公区域安全管理要求142、第六章 附则17办公用品管理制度18第一章 总 则18第二章 管理职责18第三章 办公用品的购置18第四章 办公用品的使用和管理19第五章 附 则20车辆管理规定22第一章 总 则22第二章 车辆的使用管理22第三章 车辆的保养维修23第四章 专职驾驶员工作规则24第五章 附 则25公文处理办法26第一章 总 则26第二章 公文种类26第三章 公文格式27第四章 排版、印刷格式30第五章 行文规范30第六章 发文办理31第七章 收文办理32第八章 公文归档33第九章 公文管理33第十章 附 则34报刊资料管理规定35保密管理制度37第一章 总 则37第二章 保密范围和密级划分37第三章保密措施3、38第四章 附则40档案管理办法41第一章 总 则41第二章 档案类别41第三章 文件的整理与归档44第四章 归档、编号、立卷45第五章 档案的保管46第六章 档案的调阅与利用46第七章 档案的销毁46第八章 附 则47（完）规章制度制定程序管理规定第一章 总 则第一条 为使公司各项规章制度的制定有据可依，根据国家法律、法规和公司实际，特制定本规定。第二条 本规定中的规章制度，是指由公司制定的、在公司内普遍适用的、具有约束力和强制力的规范性文件。第三条 公司人资部负责组织起草并审核公司各类规章制度草案，负责组织修订各类规章制度；各职能部门负责与本部门职能相关的管理制度草案的起草。第四条 制定公4、司规章制度必须以国家相关法律、法规为依据，并结合公司实际，不得与国家法律、法规和公司章程相抵触。第五条 本制度适用于公司本部，其他关联板块参照执行。第二章 制度计划的编制第六条 公司制定规章制度应编制年度规章制度订立计划。第七条 公司各职能部门因工作需要制定制度的，应在每年年末订立计划并提交人资部。人资部对各部门上报的计划进行汇总，编制年度规章制度制定计划的草案，逐级上报，经公司领导审定后实施。第八条 承担制度起草任务的公司各职能部门必须按照年度计划要求完成起草任务，因特殊情况不能按时完成的，必须向人资部作出书面说明。第九条 因特殊情况需要调整年度计划的，由人资部再报经公司分管领导审定后组织落5、实。第三章 制度草案的起草第十条 规章制度的草案应当由提出计划的相关部门负责起草；内容涉及两个以上部门的，应当由提出计划的部门会同相关职能部门共同起草；综合性的制度由人资部组织有关部门起草。第十一条 规章制度的起草可以组织专门小组，也可指定专人，人资部对起草工作及时进行指导。第十二条 各部门起草规章制度，必须符合下列要求：（一） 起草的规章制度不得与国家法律、法规和公司各章程相抵触；（二） 起草的规章制度必须符合公司实际和发展情况，切实可行；（三） 起草的规章制度应结构规范、条文清晰、逻辑严密、概念准确、语言精练。第十三条 制度起草过程中，起草部门应当充分征求相关部门的意见，做好沟通协调工作，6、对意见分歧较大的内容，应在上报制度草案时予以说明。第十四条 制度草案拟定后，各起草部门应写出草案的起草说明。起草说明一般包括以下内容：（一）制定的必要性。主要说明某方面的管理现状、存在问题，制定这方面管理规范所要达到的目的。（二）制定的依据。主要说明所依据的法律、法规、政策及公司现行的相关制度、规范等。（三）起草的过程。主要说明起草过程中征求意见、调查研究和沟通协调的情况。（四） 主要内容说明。（五） 相关部门意见。第十五条 各职能部门所起草的制度草案，须经本部门分管领导审阅后，交人资部统一审核，合同资产部参与配合审核。第四章 制度草案的送审第十六条 人资部收到制度草案后，应及时审核、修改并征7、求有关部门意见并报送领导批阅；对不符合本规定要求的制度草案应予以退回，并要求其按规定重新起草。第十七条 对在意见征询中无原则性分歧意见的制度草案，经人资部经审核并协调后仍未能取得一致意见的，人资部应提出审核意见的说明，报请公司领导审议后决定。第五章 制度草案的评审第十八条 制度起草、修订须由起草部门负责人或起草人员作起草、修订说明；由人资部经理或审核人员作审核意见的说明。第十九条 制度需由人资部报送公司领导审批，并组织由各部门领导参加的制度讨论会，由起草部门按会议提出的要求进行修改。第二十条 制度草案经修改后逐级上报，经公司领导签发后生效。第六章 生效制度的印发第二十一条 经评审通过，并经公司8、领导签发的规章制度，须由行政办公室印发。第二十二条 制度文本应根据制度的适用范围随公司通知性文件印发至年相关部门和人员，文件的领导签发之日即为制度的正式印发之日。第二十三条 尚待进一步补充、完善的规章制度，可采用“暂行”或“试行”方式印发，其效力与其他制度等同。第二十四条 制度的生效日期应在制度附则中予以明确。第七章 制度修订与废止第二十五条 制度印发后，负责起草并组织实施的部门应当每年依照法律、法规、政策以及公司实际情况进行一次清理，如与现行的规定不符，应提出修改或废止的意见并报人资部。第二十六条“暂行”或“试行”制度印发后，负责起草并组织实施的部门应根据制度实际运行情况，适时进行修订。第二9、十七条 规章制度的修订或废止应按制度制定程序办理；人资部应及时对各部门修改的部分内容报批报审，并每年一次对公司增订和修订的规章制度进行综合汇编。第八章 附 则第二十八条 本规定由行政办公室负责解释和修订。第二十九条 本规定自印发之日起施行。会议管理办法第一章 总 则第一条 为规范公司会议的操作程序，确保各类会议有序、高效、圆满地举行，特制订本办法。第二条 本办法中会议，是指公司领导及各部门举行得各类会议。本办法中会议室，是指公司专用的大、小会议室。行政办公室为会议管理的归口管理部门，其他相关职能部门为协办部门。第三条 本办法适用于xxxx集团，其他公司板块可参照执行。第二章 会议类型第四条 一10、类会议，指由最高领导组织召开的重要会议或公司集大型会议：(一)年会；(二)员工大会；(三)行政办公会，指公司召集各部门领导每周（每月）定期召开的行政办公例会；(四) 中高层培训会，指公司每周日定期举办的中高层培训会（包括内训和外训）；（五）其他重大会议。第五条 临时会议是指领导临时召集的相关会议。 第六条 年会等各类员工大型会议由行政办公室和相关职能部门拟订会议方案，报分管领导审核，总经理或以上领导审批后实施。并根据拟召开会议性质、重要程度确定并进行相关安排、准备及服务。第三章 会议准备、服务第七条 参会单位和部门应按会议要求进行相关准备。参加定期行政办公会议各部门必须将周工作完成情况、工作计11、划以及会议议题分别在当周五前，以电子邮件的方式发至公司行政办公室，由行政办公室统一汇编制作会议PPT。第八条 行政办公室或相关职能部门应按照会议性质、标准，拟订具体实施方案，方案应包括以下内容：(一)会议名称、时间、地点、主题、主持人及议程等；(二)拟邀请嘉宾；(三)用餐标准； (四)交通工具安排；(五)娱乐活动安排；(六)会务人员；(七)费用预算；(八)其它根据会议性质须明确的事宜。第九条 行政办公室或相关职能部门根据领导审定的方案，做好以下准备工作：(一)安排专人负责会务工作；(二)拟发会议通知，确定会议人数；(三)确定会议场地； (四)准备会议资料：包括参加会议人员名单、议程安排及其他会12、议资料；(五)会场布置：包括会场导引牌、领导席桌牌和话筒、员工席桌牌、演示板、纸笔、投影设备、鲜花以及签到册等相关用品的准备；(六)用餐安排：包括确定用餐场地、桌数、标准、菜单及准备席笺等；(七)娱乐活动安排：包括自办文艺演出或专业文艺演出以及其它休闲娱乐活动的安排，由相关部门协办；(八)邀请嘉宾，各相关部门配合；(九)车辆安排；(十)采购礼品或果品； (十一)摄影、录音安排；(十二)相关费用的申请；(十三)其它根据会议性质需要安排的事宜。第十条 行政办公室应根据会议需求选择性地做好会议服务工作： (一)安排专人负责签到； (二)发放会议资料； (三)安排人员车辆迎送嘉宾； (四)安排用餐； 13、(五)安排娱乐活动； (六) 发放礼品和果品； (七) 根据要求，做好会议记录。第四章 会场管理第十一条 会议室的配置包括会议桌椅、演示板、书写笔、视听设备、话筒、空调、换气扇、烟缸及等。应根据具体会议的规格、性质和需要进行布置，主要包括会标、盆栽植物、桌牌等。第十二条 管理人员职责(一)每天对会议室进行保洁、整理；(二)每次会议后立即清扫、整理；(三)每天对盆栽植物进行养护并定期更换；(四)每天检查设施设备，发现问题立即酌情处理；(五)每天检查物品的备用情况，根据需要随时补充；(六)做好会议室的使用登记与安排；(七)根据会议要求，做好会议室的布置工作；(八)做好会议的保密工作；(九)做好会议14、室的安全防范工作。第十三条 管理要求 (一)场地和设施设备整洁、摆放有序；(二)盆栽植物美观、养护得当；(三)设施设备完好、有效；(四)消耗性物品不短钝；(五)会议室的安排合理有序、不冲突；(六)会议室的布置快速、周到、规范；(七)安全防范工作周密、细致。 第十四条 行政办公室对会议室进行有效管理。各部门拟召开的重要会议应提前1天将会议名称、规格、时间、人数及相关要求通知行政办公室，临时会议召开需提前15分钟到公司前台处登记。 第十五条 行政办公室根据各部门预约的会议时间、规格、人数等因素，视先后、轻重、缓急进行统筹安排，合理调配，并将确定的会议室地点及时通知相关部门。 第十六条 如遇会议时间15、场地重叠，无法按照要求作出安排的，行政办公室应及时与相关部门联系，以作出相应调整或另行安排。第十七条 使用会议室的部门及员工应正确使用并爱护会议室的设施设备，发生问题应及时与行政办公室联系，同时应自觉保持会议室的整洁，不随意丢弃烟蒂、杂物等。第五章 会议纪律第十八条 参加大会人员应按规定提前到达会场并签到，按指定区域有序入座。第十九条 参加大会人员应当将手机、呼机关闭或置于震动状态，并自觉维护会场秩序。第二十条 应参加大会人员如因特殊情况不能到会或需中途离开的，须按规定向所属部门及公司领导请假。第二十一条 参会人员应配合会议安排，参与会议各项环节，不得大声喧哗，扰乱会场。 第二十二条 会议结16、束后，行政办公室负责整理会议纪要。会议纪要应力求全面、客观、准确，经领导审批和签发。 第二十三条 与会人员和工作人员，不得泄露有关会议内容或将会议材料外借。第二十四条 与会人员或相关部门应根据会议决议，严格落实工作。人资部负责督办和反馈第六章 附 则第二十五条 本办法由行政办公室负责解释和修订。第二十六条 本办法自印发之日起施行。办公环境与秩序管理规定第一章 总则第一条 为了维护公司正常的办公秩序，使全体员工有一个良好的办公环境，树立企业整体形象，培养运作规范、文明高效的工作作风，确保日常业务和公务活动正常进行，特制定本制度。第二条 本办法适用于xxxx集团，其他公司板块可参照执行。 第二章 17、办公区域环境管理要求第三条 环境管理的要求：1 清洁人员应在员工上班前和下班后做好日常保洁工作；2 地面（地毯）保持整洁，无污迹；3 天花板、墙面、墙角保持无灰尘，无蛛网；4 会议室保持整齐、洁净，茶具充足，并及时清洗、消毒，做到无污渍；5 洗手间保持空气清新，无异味，场地整洁，卫生用品齐全，不断档；6 门窗、走廊、楼梯、踢脚线、空调送风口等部位保持无灰尘、无污迹；7 窗帘、垃圾筒、灯具、电源开头及插座等设施保持无破损、无尘垢；8 办公设施设备摆放整齐，无灰尘、无污迹；9 各办公室的茶具按时清倒，无遗漏；10.绿化植物无灰尘，花盆内无茶叶、烟蒂等杂物。11办公垃圾和洗手间垃圾及时收集，做到无积18、压。（二）绿化管理的要求：1 观花、观果、观叶植物相结合；2 高、中、低档植物相结合；3 大、中、小型植物相结合；4 常青类与季节类植物相结合；5 根据工作需要和区域要求进行布置；6 绿化植物无灰尘、无异味、无虫害、无枯败叶，修剪美观；7 费用适当。第四条 绿化管理可根据实际需要采用自管型或租摆型的方式：（一）自管型绿化管理需自行采购绿化植物及相关用品，并对绿化植物进行日常养护和定期更换。（二）租摆型绿化管理则聘请绿化公司进行绿化布置、养护和更换。行政办公室应对绿化租摆合同的履行进行监督，确保租摆植物的品种、数量、质量、养护、更换周期符合合同的要求。第五条 由行政办公室统一管理环境管理用品，用19、品领用应根据工作需要填写领用单，本着合理、节约的原则，经后行政办公室审核后领取。第六条 各部门员工应协助做好环境管理工作，自觉保持办公场地清洁，爱护绿化植物，主动进行节日卫生大扫除。第七条 行政办公室对清洁工作进行不定期检查，发现问题及时整改。第三章 办公区域安全管理要求第八条 消防安全管理（一）行政办公室应定期组织消防安全学习，开展多种形式的消防安全宣传教育。（二）行政办公室应按照消防法规的要求，对消防设施设备的配置情况进行检查，发现问题立即整改。（三）行政办公室应对消防设施设备的性能情况经常进行检查，确保消防监控系统、消防栓、灭火器具等完好、有效，消防通道畅通，消防标识清晰、准确。（四）办20、公区域严禁存放易燃易爆物品。（五）发生事故应立即采取相应措施。第九条 防盗安全管理（一）财务部、计算机房、档案室等重要部门应安装防盗门窗；出入口及其他重要部位应安装闭路电视安全监控系统或其他安全报警设施。（二）公司员工不得在办公室存放私人贵重物品或大笔现今，离开办公室（室内无人）应随即锁门。（三）会议室应有专人负责管理，无会议时应锁门。（四）财务人员外出存取大额现金时，应不少于二人；财务管理部门在保险柜存放过夜的现金应控制在规定范围内。（五）公司印信须存放在保险柜内或其他安全的地方，财务专用章和法人代表人印章应分开存放。（六）公司车辆使用人在停放车辆时应关窗锁门，车内不宜存放贵重物品。（七） 21、公司员工及外来人员携带大件物品或办公设备离开公司，须持有行政办公室开具的出门单。第十条 用电安全管理（一）公司办公区域配置设施设备应根据配电容量，并留有余地。（二）公司员工使用各类设施设备时，应遵守相关的操作程序和要求，禁止违规操作以保障用电安全。（三）维修人员在维修各类电力设施设备时，应严格按照安全操作规程操作。（四）公司员工不得在办公室私拉电线，不得擅自使用电热器具；下班时应切断办公设施设备的电源。第十一条 其他相关事项（一）员工应佩带有效证件进入公司办公区域，外单位人员进入办公区域，应在门卫处登记，并遵守引导人员的指引。（二）公司实行值班制度。工作日值班人员负责工作日的安全防范工作，下班22、时应检查办公室门窗及电源的安全情况，并做好值班记录。如值班人员下班时仍有员工在加班，则须做好交班工作。节假日及双休日值班人员负责节假日及双休日的安全防范工作，发现情况应及时报告或处理，并做好值班记录。（三）行政办公室应定期检查各类安全防范设施的完好情况和安全防范措施的落实情况，发现问题及时整改。（四）各类安全问题由行政办公室根据原因、性质、后果、等因素负责处理 ，必要时向领导报告。第四章 办公环境次序秩序 第十二条 严格遵守公司劳动纪律和作息时间规定，工作时间不得无故脱岗、串岗、聊天、睡觉，严禁看小说、杂志、吃东西；不得在办公区域内大声喧哗、嬉笑打闹，自觉维护办公次序。第十三条 工作时间拨打、23、接听电话应剪短扼要，用于礼貌，语音适度，严禁闲谈。第十四条 工作员工个人物品应摆放整齐有序，保持台面清爽、美观，开关抽屉动作要轻，爱护公用物品。不得随意挪用他人物品、翻看他人文件资料。隔离板、墙面不得粘贴图画、饰物等与工作无关的物品。第十五条 为了避免影响他人，各部门接待客人应安排在接待区，不得带领无关人员进入公司。第十六条 不得在就餐区以外的区域，上班时间不得吃零食。第十七条 严禁在办公区域内（含茶水间、厕所内）吸烟及乱扔烟头，需吸烟者自觉到楼梯间（消防通道）吸，烟头放到垃圾桶内。第五章 仪表仪容规范 第十八条 员工上班应注意仪容仪表，着装干净整洁，稳重大方；头发清洁、梳理整齐，不留过于怪异24、的发型，上班时间不准穿拖鞋（含拖鞋式凉鞋）。第十九条 在隆重、庄严的对外社交场合，男同志须着西服或衬衣、系领带，穿黑色或深色皮鞋；女同志须着职业套装，化淡妆。 第二十条 前台作为公司窗口部门的工作人员，必须时刻精神饱满、坐姿端正。接听电话语气亲切、口齿清除，用于标准。接待客人要礼貌、周全。客人来访应 及时通报，进入领导办公区域。第六章 附则第二十一条 本办法由行政办公室负责解释和修订。第二十二条 本办法自印发之日起实行。 办公用品管理制度第一章 总 则第一条 为加强公司办公用品的管理，保障后勤服务，更好地控制成本，节约办公费用，明确管理职责，根据公司实际情况，特制定本制度。第二条 本制度中的办25、公用品，分为办公设备用具、办公文具用品、办公耗材三类。第三条 本制度适用于xxxx集团，其他版块可参照执行。第二章 管理职责第四条 行政办公室为公司办公用品的归口管理部门，统一负责公司各部门的领用计划汇总、验核入库、保管、领发并记录等工作。第五条 行政办公室办公用品保管员负责办公用品的入库核验、保管和领发、并做好登记工作。第六条 使用部门(使用人)负责对自用办公用品的保管、使用。第三章 办公用品的购置第七条 公司的采购工作由负责采购的版块执行，于每月15号提交部门领导审批后的月办公用品领用计划表，由行政部审核，并于18号前报领导审批后，报负责采购板块进行采买。次月由行政部到负责采购的版块按照上26、月提交的月办公用品领用计划表（见附表1）领取物资，并根据各部门提交的计划进行发放。紧急物资采购由各板块行政办公室审核计划并报领导审批同意后采办。第八条 办公设备用具的购置与配给(一)公司所属各部门根据工作和业务需要，单价在800元以下的办公用品申购，以部门为单位填报办公用品申请计划或报告，交行政办公室负责办理审批手续。（二）购置单价在800元以上的办公资产属固定资产，参照公司固定资产管理规定审批程序办理。申购流程：填报固定资产申购审批表（见附件2），由申购部门负责人签字确认，经资产部负责人审核和行政分管领导审核，再由财务总监审批，最后报总经理审批； (三)所订购的办公设备用具到货后，行政办公室27、办公用品保管员应按相关申购表进行验收，核对品种、规格、数量与质量。并负责将属于固定资产的办公设备用具的产品说明书、保修单等有关资料送档案室。(四)办公用品保管员负责办理使用部门 (使用人)的领用手续，并进出库登记，写明物品的名称、规格、单价、购买日期、使用人等。(五)员工因离职、调职等退回的办公设备用具，由办公用品管理员协助人力资源品质部办理；使用转移手续或验收入库。 第九条 办公文具用品分为消耗品和耐用品二种。 (一)消耗品：铅笔、圆珠笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、笔记本、复写纸、案卷封皮、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子等；(二)耐用品：电话机、签字笔、荧光笔、修正液、电池、直尺、剪28、刀、美工刀、订书机、打孔机、文件夹/架、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算器、印泥等。 第四章 办公用品的使用和管理第十条 办公设备用具的使用和管理(一)办公设备用具的购买、配置、领用、维修与保管等管理过程，行政办公室均须用电子档和纸质档进行登记。(二)各使用部门(使用人)对其所使用的办公设备用具，实行“谁使用，谁保管的原则，要防止被盗、被挪用或污染与破损，不得擅自移交或委托他人代为保管。 (三)办公设备用具因破损、污染后需要维修或清洗的，应由使用部门(使用人)与行政办公室联系，由管理员负责联系各项维修与清洗事宜。(四)经专业部门检验，确认办公设备用品已经没有维修必要时，应由使用部门申请，经29、行政办公室主任审核后，报行政分管领导审核，再报财务总监审核，最后报领导审批后予以报废处理。办公用品管理员负责办理有关报废手续：属固定资产的办公设备用具，按照固定资产管理规定办理。(五)因使用或保管不当等原因，造成办公设备用具破损、丢失的，视情节轻重，使用部门(使用人)应承担相应赔偿责任。第十一条 办公文具用品的使用和管理(一)各部门(人员)需领用办公文具用品时，应到办公用品保管员登记并签字。(二)办公文具用品分为个人领用与部门领用两种。个人领用指个人使用保管的用品，如圆珠水笔、橡皮擦、直尺等。部门领用指本部门共同使用的用品，如打孔机、订书机等。(三)管理品自第二次领用起，应以旧换新，如遗失应由30、个人或部门赔偿、自购。 (四)人员离职时，应将剩余办公文具用品移交行政办公室。(五)办公用品保管员必须清楚地掌握办公文具用品库存情况，要求摆放整齐。第五章 附 则第十二条 本制度由行政办公室负责解释和修订。第十三条 本制度自印发之日起施行。附表一 月办公用品领用计划表 部门： 填表日期：序号品名规格单位申请数量实领数量签字及日期备注附表二 月份办公用品领用计划汇总表日期： 制表：序号品 名规 格单位单价 （元）各 部 门数量小计金额（元）xxxx集团库存701库存备 注行政办公室人品部法资部财务部销售部优纳科技合 计： 车辆管理规定第一章 总 则 第一条 为进一步合理、完善公司车辆管理制度，提31、高工作效率和工作品质，特制定本管理规定。第二条 本规定所指车辆包括xxxx集团车辆。第三条 本规定适用于xxxx集团域，各关联板块参照执行。 第二章 车辆的使用管理第四条 公司行政办公室为公司车辆管理责任部门，用车部门（使用人）均应按要求填写用车申请单电子文档（见附表1），原则上应提前一天申请，派车单上需部门经理签字后方可派车。（领导临时指派特殊任务可走特殊流程） （注：若多个部门同时申请用车，行政管理部有权根据用车的“轻、重、缓、急”进行统筹安排，一般情况下，首先保证财务部用车，任何人不得因无公车使用而延误工作。对无法安排的用车，由申请部门领导向行政总经理请示，得到同意后可进行实报实销，员工32、报销公务交通费应出示相关有效的报销凭证。）第五条 公司专车、公务车的年检年审、养路费购买、车辆保养维修、车辆保险由行政办公室负责办理。 第六条 交回的车辆应保持性能完好，无破损。如有损坏，车辆使用人应承担一定的赔偿责任。赔偿责任具体根据车辆破损程度、造成原因等，由公司车辆管理部门确定。赔偿费用从车辆使用人效益工资中扣除。 第七条 公司所有车辆原则上不得外借，确因工作需要需外借的，应经所在公司总经理批准，不得将车辆交给非公司驾驶员或无证人员驾驶。第八条 公司所有车辆使用人都应爱惜车辆，妥善保管，禁止停放在无人看管的不安全停车点，若因违反规定造成车辆被盗、被损的，一切损失均由使用人或专职驾驶员承担33、。第九条 对专车、公务车，行政办公室均应建立固定资管理台帐，准确记录购置时间、地点、车辆价值、颜色、型号、发动机号码、排量、发票号码、调配的时间、使用人等；对外单位长期借用的车辆，也应记录清楚；对需要报废的车辆，应办理相应报批手续，并做好财务核销等工作。第三章 车辆的保养维修第十条 专车、公务车由行政办公室驾驶员负责车辆的保养维修； 第十一条 车辆使用人应自觉遵守中华人民共和国交通管理条例，行车前应经常检查方向盘、制动等安全系统，每日例行保养、检查发动机润滑油、轮胎气压，保持车况良好，确保行车安全。 第十二条 公司专车、公务车应在公司指定修理厂家进行保养维修。特殊情况需要至非指定厂家保养维修的34、，须经分管副总经理批准。行政办公室应对车辆建立保养维修记录档案。第十三条 公司专车、公务车辆的保养维修实行申报制。凡车辆需进行保养维修的，均需由驾驶员填写车辆保养维修申请单，经行政办公室经理审定同意后，凭车辆保养维修申请单到指定修理厂家进行保养维修。在维修过程中，如确需调换零件的，驾驶员应将调换下的旧零件拿回公司作统一处理。第十四条 专车、公务车辆因公外出，遇车辆故障在非指定地点维修的，须经分管副总经理同意(交通事故除外)。维修完毕车辆返回后，凭车辆维修清单、交款发票、证明材料等报销修理费用。凡人为造成的车辆机械事故的，维修费用由责任人自理。第十五条 车辆保养维修费用由行政办公室定期统一向修理35、厂结算。行政办公室在申请支付保养维修费用时，须提供修理(加工)用料清单及汽车保养维修报修单，维修及报修内容必须一致，并报经总经理批准后，送财务部门审核后支付。第十六条 各类车辆每行驶10000公里，须办理定期保养手续。专车、公务车须在指定厂家定期保养。第十七条 公司车辆因违反交通规定而被罚款，或未经许可将车辆私自借于他人而导致事故发生的，一切损失均由车辆责任人自行承担。第十八条 公司车辆如在公务途中因不可抗力遭遇车祸时，应先急救伤员，向附近交警部门报案，并立即报告行政办公室。如属小事故，可自行处理后向行政办公室报告，并书面说明事件经过、处理结果。第十九条 公司车辆发生交通事故后，如需向受害当事36、人赔偿损失的，在扣除保险赔偿后，其差额应根据责任认定进行处理。因交通事故造成车辆损坏的，其损失在扣除保险赔偿后，应根据责任认定进行处理。第四章 专职驾驶员工作规则 第二十条 专车、公务车专职驾驶员应自觉履行岗位职责，增强服务意识，遵守工作纪律，服从管理，安全、高效率地保障日常用车。第二十一条 专职驾驶员应保持个人整洁卫生，着装得体。男性不留长发(发角不盖及后衣领)，不留长指甲(每七天修剪一次)。女性不化浓妆，长发者上班时间头发作捆扎或盘好，不散开披肩。第二十二条 在工作时间应礼貌用语，杜绝脏话或粗鲁语言。不出车时在办公室休息待命，可看报、看书，交流驾驶经验及体会，不串岗。应按时参加驾驶员安全学37、习。第二十三条 应保持每天车容车况的整洁卫生，雨天、下雪天出车，应及时用擦车巾擦去车门把手的泥水、脏污。做到脏车不过夜、不入库。行政办公室对车辆保洁状况应作不定期检查，凡发生车辆连续三次不合格的，将处以50一500元罚款。逢公司庆典活动，若发现车辆不洁而影响公司形象的，每发现一次处罚200元，直至取消驾驶公司车辆的资格。第二十四条 专车驾驶员接送领导或宾客应准时(至少有五分钟的提前时间)，能正确领会领导意图，不多问，不乱说，增强自律性；原则上不得和领导、宾客同桌用餐，如领导宾客邀请同桌用餐，应快捷就餐完毕，及时到车上或休息场所等候、准备。车上应备有雨伞及饮用瓶装水。第二十五条 应时常保持通讯正38、常，服从领导临时派车，被派替班工作时也应认真负责。公务车执行公务完毕应及时向行政办公室报告。第二十六条 车辆出发前应检查有关证照是否齐备。应主动帮助乘车人方便上、下车，行车时应随时保证乘车人的舒适、安全。车辆停放两周以上重新启用时，应保持五分钟温车时间，并仔细检查各项车辆功能指标情况。第五章 附 则第二十七条 如外出办事的地方是临近公司的，可以申请使用公交IC卡，同事行政办公室也要做好使用记录。第二十八条 本规定由行政办公室负责解释和修订。第二十九条 本规定自印发之日起施行。附表1 用车申请单部门申请人人数时间事由地点、线路部门领导审批备注 公文处理办法第一章 总 则 第一条 为加强公司的公文39、管理工作，提高公司内部沟通和外部联系的有效性，确保公文品质和公文处理规范，特制定本办法。 第二条 本办法中的公文，是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式的文件。 第三条 本办法中的公文处理，是指公文的办理、拟发、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条 公文处理应当坚持“实事求是、精简高效”的原则，做到及时、准确、安全。 第五条 公文处理过程中必须注意保密，确保公司利益不受损害。 第六条 行政办公室为公文处理的归口管理部门，公文内容涉及的业务部门为该项公文的主办部门，如涉及其他部门的，该部门为此项公文的会办部门。第七条 本办法适用于xxxx集团，其他公司板块可参照执行40、。第二章 公文种类第八条 公司的公文种类主要有：(一)命令(令)适用于人员任免和嘉奖。(二)决议适用于股东会、董事会、监事会讨论后做出的重要决定事项。(三)决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销分、子公司不适当的决定事项。 (四)通知 适用于批转分、子公司的公文，转发政府机关或行业管理部门的公文，传达要求公司所属部门及分、子公司办理和需要有关单位周知或者执行的事项。 (五)通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者事项。 (六)报告 适用于向政府机关或行业管理部门汇报工作，反映情况，回复政府机关或行业管理部门的询问，适用于部门和分、子公司向公司报告。 41、(七)请示 适用于向政府机关或行业管理部门请求批示、批准；也适用于部门和分、子公司请示公司有关事项。 (八)批复 适用于答复公司所属部门及分、子公司的请示事项。 (九)意见 适用于对公司所属部门及分、子公司的相关问题提出见解和处理办法。 (十)函 适用于相互平行的单位或不相隶属的单位之间商洽工作，征询和答复问题，请示批准和答复审批事项。 (十一)会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第九条 公司公文按照行文关系、文件去向划分，可分为上行文、平行文和下行文三种。上行文是指向政府部门和行业管理部门的发文；平行文是相互平行的单位或不相隶属的单位之间的发文；下行文是指对公司所属部门及分、子公42、司的发文。第三章 公文格式第十条 公文一般由眉首、主体、版记构成。公文眉首是指首页横线以上部分，包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人等内容。眉首部分一般占首页的13到25。(见附件1)公文主体是横线以下至主题词(不含)之间的各要素的统称，包括标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。版记是位于主题词以下的各要素的统称，包括主题词、分送栏、印发栏等。第十一条 公文眉首。(一)涉密和紧急标识。涉及公司秘密的公文应当在文件首页右上角标明密级和保密期限，“绝密”、“机密”公文在文件左上角标明文件份数。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。如需43、同时标识秘密等级和紧急程度的，秘密等级标识在右上角第l行，紧急程度在右上角第2行。(二)发文单位标识。发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称，分为二种：一种是由公司全称加“文件”组成，另一种仅为公司全称。联合行文，主办单位排列在前。(三)发文字号。发文字号由公司代字、年度、顺序号组成，置于发文单位标识之下，横线中央之上。联合行文，只标明主办单位发文字号。 (四)上行文(即向政府机关或行业管理部门呈送的请示、报告)应标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。 第十二条 公文主体。(一)标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，其结构包括：发文单位、事由和文种三部分。公文44、标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不用标点符号。公文标题位于横线下方空一行处，排列应遵循美观易懂的原则，字数不多可居中排成一行；如字数较多可排成两行，分行时不要将词组分开。上下排列可采用“两行等长”、“上短下长”、“上长下短”、“正梯形”、“倒梯形”、“上下短中间长”或“上下长中间短”的排列格式，照顾阅读的方便并保持页面的美观。(二)主送单位。主送单位指公文的主要受理对象，受理单位应当使用全称或者规范化简称、统称。主送单位应在标题下空1行处，左侧顶格，主送单位名称后标用全角冒号。 (三)正文。公文正文在主送单位名称下l行处，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份、计量单位不能回行45、。(四)附件说明。公文附件说明应附在正文空1行处，左侧需空2字标识“附件”，后标全角冒号，注明附件顺序和名称，附件名称后不加标点符号。附件应与主件一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，并标识序号。(五)成文日期。成文日期应用汉字将年、月、日标全，“零”写成“”。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。(六)公文应当加盖印章。联合上报的公文，由办文单位加盖印章。联合行文需加盖两个以上印章的，应将各发文单位名称排在发文时间和正文之间，主办单位印章在前，协办单位印章在后，印章之间互不相交或相切。(七)文件落款通常应在正文或附件下空2行。当文件排版后所剩空白处不能46、容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。(八)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。 第十三条 版记。 (一)主题词。公文应当标注主题词，“主题词”标引在文件末页左下端、分送栏之上，居左顶格标识，后标全角冒号；主题词按类别词、类属词、文种的顺序排列，词目之间空1字。(二)分送栏。分送栏由两条等长的平行细实线构成，设在主题词下l行，左空1字标识“呈报”或“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简47、称、统称。（抄送单位的写法：抄送给领导单位或领导，可写“呈报”某某；抄送平级单位，可写“抄送”某某；抄送给下属单位，可写“抄发”某某。）(三)印发栏。印发栏(拟稿、核稿、打字)应设在文件末页最后一行。第十四条 专题会议纪要用于记录公司各种专题会议召开或评审的内容，发文单位应放在横线之上左侧，成文时间放在横线之上右侧。(见附件2)第十五条 其他会议纪要的发文单位放在横线之上左侧，成文时间放在横线之上右侧。根据会议内容和工作要求发、报有关领导或单位。(见附件3)第十六条 章程等规定性文件，不写收文单位，在颁发时另加一个命令或通知。第四章 排版、印刷格式第十七条 文件用纸。文件用纸一般采用国际标准A48、4型(210ram297mm)，特殊文种用纸可根据实际需要确定。第十八条 文头与页边。文件的各页在印制时，均应在四边留出空白的余地。一般天头宽25毫米，地脚宽20毫米，订口宽28毫米，翻口宽20毫米。 第十九条 字体与字号。文件标题用小二号宋体加黑；发文字号、签发人、抄送单位、主送单位、正文、附件、落款等用四号仿宋体；签发人姓名用四号楷体标识；密级、紧急程度用四号黑体；“主题词”三个字用四号黑体，具体标引的主题词用四号宋体。如文件内容层次较多，可用分级标题标出。第一层大标题用小三号宋体加黑，第二层用四号黑体，第三层用四号楷体。规范性文件的章节名可用小三号宋体加黑居中，前后各空一行；条名用黑体或49、四号仿宋加黑标出。第二十条 字数排列与行间距。WORD字处理系统排列一般为每页25行，每行35个字符，行距为15倍。第二十一条 页码。多页文件应逐页编出页码，用阿拉伯数字表示在每页正面的右下角、背面的左下角。 第二十二条 装订。公文用纸一般采用国际标准A 4型(210mm297mm)，左侧装订。第五章 行文规范 第二十三条 行文应当确有必要，注重效用。 第二十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 第二十五条 公司各部门依据部门职权可以向各关联板块或业务部门行文，一般以函的形式商洽工作、询问或答复问题及审批事项。 第二十六条 公司同级各部门可以联合行文。 第二十七条50、 向各关联板块或者公司系统的重要行文，可以同时抄送行业管理部门。 第二十八条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送分、子公司。“报告”不得夹带请示事项。 第二十九条 受双重领导的公司向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。第六章 发文办理 第三十条 发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发 (会签)、校对、复核、缮印、用印、登记和分发等程序。第三十一条 公司各部门要以公司名义对外行文，须经行政办公室审核，报请分管领导审批后办理。第三十二条 草拟公文应当做到：(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定；(二)情况确实、观点51、明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确、篇幅力求简短； (三)公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定； (四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度； (五)人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，日期应当写明具体的年、月、日； (六)结构层次序数，第一层为“一”，第二层“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”，结构层次序数可跳开但不能颠倒使用； (七)应当使用国家法定的计量单位； (八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称； (九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在52、词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 第三十三条 拟制公文应使用公司统一的拟稿纸。 第三十四条 涉及其他部门会签或职权范围内的事项，主办部门应当主动与相关部门协商，取得一致意见后交行政办公室核稿；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与相关部门会签后报请上级部门和领导协调或裁定。 第三十五条 公文送领导签发前，应当由行政办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。 第三十六条 审核后53、，由行政办公室统一编号并呈送领导审批同意后签发。 第三十七条 签发后的公文原稿由行政办公室统一印发，并做好发文登记。 第三十八条 经签发的公文应由行政办公室统一归档管理。第三十九条 所有部门之间不得将收文横向传递，必须经行政办公室进行流转。第七章 收文办理 第四十条 收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、，审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 第四十一条 收到其他各公司版块或部门上报需要办理的公文，行政办公室应进行审核。审核的重点是：是否应由公司部门办理；是否符合行文规则；涉及其他部门或公司职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。 第四十二条 公司所有收文均由行政办54、公室负责审批流程工作。并将领导审批意见抄告承办单位执行。 第四十三条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回行政办公室并说明理由。 第四十四条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级部门和领导协调或裁定。 第四十五条 审阅公文时，对有具体请示事项的，主批人和其他审阅人都应当明确签署意见、姓名和审批日期；没有请示事项的，签署表示已阅知。 第四十六条 送负责人批示或者交有55、关部门办理的公文，行政办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 第四十七条 行政办公室在公文处理时要及时准确，事后落实和监督应到位，在公文流转过程中要注意保密和保管；文件处理完毕，要及时准确注办，包括领导批示和部门处理落实的意见。第八章 公文归档 第四十八条 公文办理完毕后，应及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。 第四十九条 公司发文归档时，应保证文件不少于两份，便于备份查阅。 第五十条 归档的外部收文应具有一定的政策指导意义或行业管理内容，与公司经营发展无关的外部收文原则上不作归档。 第五十一条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和56、保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，便于保管和查找利用。 第五十二条 联合办理的公文，原件由主办部门整理、归档，其他部门保存复印件或其他形式的公文副本。第五十三条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。传真件不得直接作为文件归档，应将复印件归档。第九章 公文管理第五十四条 公文由行政办公室统一收发、传阅、审核、用印、归档和销毁。第五十五条 公文翻印需经行政办公室负责人批准，绝密级和注明不准翻印的公文除外。 第五十六条 公文被撤销，视作自撤销之日起不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。 第五十七条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经行政办公室57、负责人批准，可以销毁。 第五十八条 部门或各关联板块撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交行政办公室存档。员工调离工作岗位时，应将由本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、归还。第十章 附 则第五十九条 本办法由行政办公室负责解释和修订。第六十条 本办法自印发之日起施行。 报刊资料管理规定第一条 为加强公司的报刊资料管理工作，本着“合理节约、有效利用”的原则，特制定本规定。第二条 报刊资料管理包括报刊资料的订阅、分发、利用、清理等工作。第三条 行政办公室为公司报刊资料的归口管理部门。第四条 报刊资料的订阅(一)各部门应根据工作需要适量订阅，在每年11月底前将需要订阅的报刊资料名称报行政办公室58、。(二)行政办公室将各部门需订阅的报刊资料名称汇总，提出初步意见报总经理审批。(三)根据总经理审批意见，行政办公室指定专人负责办理公司报刊资料的订阅工作。(四)公司报刊资料订阅清单须一式两份，一份留存行政办公室，另一份反馈给各部门。第五条 报刊资料的分发公司订阅的报刊资料由行政办公室指定专人负责统一展出、存档。前台人员应认真检查每日报刊资料分送情况，避免错送漏发。第六条 报刊资料的整理公司的所有报刊资料应及时上架，装订整齐。装订夹上报纸不多于10天不少于5天，杂志保持2期。过期的报刊应根据利用情况进行整理并区别摆放，专业性期刊应存放整齐。第七条 报刊资料的保管与利用报刊资料是公司了解市场信息的59、重要途径之一，各部门应对公司经营管理有参考价值的报刊资料妥善归类并加以利用，对于有保存价值的报刊资料应及时剪辑整理成册。第八条 报刊资料的借阅借阅报刊资料应经管理人员同意，并及时归还。管理人员对借出的报刊资料应及时催要，避免期刊数量不全，信息查找困难。第九条 报刊资料的清理非专业性报刊资料应及时清理，专业性报刊资料可一个月进行一次清理。专业性报刊资料中有长久保存价值的应另行存放。第十条 本规定适用于公司本部，各关联板块照执行。第十一条 本规定由行政办公室负责解释和修订。第十二条 本规定自印发之日起施行。保密管理制度第一章 总 则 第一条 为维护公司利益，保障公司合法权益不受侵害，特制定本制度。60、 第二条 本制度中的公司秘密，是指关系公司利益和权利，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项；保密是指对公司秘密加以保护，使之在一定时间和范围内不外泄的行为。 第三条 行政办公室为公司保密管理工作的归口管理部门，负责保密制度、措施的具体检查与落实工作。公司各单位、部门和员工均负有保密管理的责任。 第四条 本制度适用于xxxx集团，其它公司板块可参照执行。第二章 保密范围和密级划分 第五条 公司保密范围包括生产、经营、管理的各个领域，主要有以下方面 (一)公司中层管理人员以上会议、各类专题会议讨论内容和决定事项中不宜公开的内容及其会议记录、纪要； (二)公司尚未付诸实施的经营61、战略、经营方针、经营规划及经营决策； (三)不宜公开的公司行政文件、档案，内部掌握的合同、协议、各种内部程序文件、规章制度等； (四)公司内部各类财务资料、统计资料、帐册、凭证等； (五)项目产品策划书、可行性报告、成本核算书、规划设计方案、图纸、景观设计方案、图纸等； (六)招标项目的标书、合作条件等； (七)公司内部局域网数据库密码、网站管理程序密码、计算机程序文件、计算机终端、微机输入的秘密内容等； (八)人事档案、劳动合同和员工薪酬资料等； (九)其他尚未对外公开的各类信息和公司确定应当保密的事项。 第六条 公司保密内容的密级应依据秘密事项一旦泄露对公司利益损害的程度进行划分，一般应划62、分为“绝密”、“机密和“秘密”三级，其中： (一)绝密级为：直接影响公司权益和利益的重要文件资料和信息，如：集团公司董事会正在研究的经营计划、投资计划及其他决策方案，网站管理维护程序密码、招标项目的标书、合作条件，公布前的商品房调价信息等。 (二)机密级为：公司的财务、统计资料，重要会议记录、计算机程序文件和密码以及不宜公开的内部文件资料、信息等。 (三)秘密级为：公司人事档案、劳动合同、员工薪酬资料和其他不宜公开的资料、信息。 第七条 公司保密文件资料(包括电子文件、声像资料等)，均应按规定标明密级，并根据实际情况酌情确定保密期限。第八条 保密范围内文件资料的密级，由主办部门拟定，公司领导确63、定。第三章保密措施 第九条 在秘密文件资料制作过程中应采取如下保密措施： (一)禁止在起草文件、编制报表或设计技术图纸的场所会客； (二)对于作废的草稿应及时作碎纸处理； (三)文件起草或制作人员离开岗位时，应将正在起草或制作的保密文件妥善收存； (四)打印文印资料要明密分开，秘密文件资料专机处理，设置加密口令，严格按规定份数印制，废页应及时销毁。 第十条在查阅、复制、收发、传递和保管秘密文件资料时，应采取以下保密措施： (一)凡查阅、复制绝密级文件、资料的，必须经公司领导或授权人批准：凡查阅、复制机密级和秘密级文件、资料的，必须经公司领导批准。 （二）行政办公室文书收发人员在对秘密文件的收发64、传递中，应作登记，避免误发误传，未经批准不得扩大传阅范围；秘密文件不得通过普通邮政传递；绝密文件不得通过计算机传输。 (三)密级文件资料形成后应及时整理，单独组卷，妥善保存。 (四)各部门保管的过期文件资料不得自行处理，应在每年3月份交行政办公室统一处理。 第十一条 在对外交往与合作中需提供公司保密资料的，须经公司领导批准。 第十二条 在安排涉及公司保密内容的会议和活动时，主办部门应采取如下保密措施： (一)根据工作需要，限定与会人员范围； (二)选择具备保密条件的会议场所； (三)印制涉密的会议书面材料时应编号，发放时应登记，如属会议讨论稿，应在会后收回； (四)会议开始时，应宣布会议保密65、纪律； (五)确定会议内容是否传达及传达范围。 。 第十三条 公司员工不得在与人交往和通信中泄露、传递公司秘密，不得在公共场所谈论公司秘密，不在无加密措施的计算机网络上传递秘密信息，不私自携带秘密文件出入公共场所。 第十四条 一旦发现公司秘密被泄露或可能被泄露时，公司员工应立即采取补救措施，并告知行政办公室，行政办公室应会同相关职能部门立即作出处理，并提出对责任人的处罚意见。泄露公司秘密，给公司造成经济损失的，应按公司有关奖惩规定承担相应经济责任；情节严重的，公司予以除名，并责令赔偿经济损失。 第十五条 文件收发室、档案室、计算机控制机房等重要工作场所，属机要重地，无关人员不得随意入内。第十六66、条 行政办公室可视工作需要不定期地组织召开保密管理工作会议，了解保密制度执行情况，改进保密工作，并于每年的长假日前进行保密安全检查。第四章 附则 第十七条 本制度由行政办公室负责解释和修订。 第十八条 本制度自印发之日起施行。档案管理办法第一章 总 则 第一条 为加强公司的档案工作，实现档案的科学管理，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，根据中华人民共和国档案法等有关法律、法规，结合公司实际，特制定本办法。第二条 本规定中的档案，是指公司在经营管理过程中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值并按一定的归档制度归档保存起来的各种书面文件材料。第三条 档案是记录与反映公司发展状况的重要依据和可靠凭证67、，任何部门与个人不得擅自处理或长期积压文件资料。第四条 行政办公室为公司文书档案的归口管理部门，负责档案的收集归档、整理编号、保管、利用和销毁工作，并指定专人负责档案管理工作。第五条 本办法适用于公司本部，各关联板块参照执行。第二章 档案类别第六条 行政类（一）执照（1）公司的工商登记资料、税务登记资料，所属公司报送的工商登记备案资料；（2）公司各类资质、权属证书；所属公司报送的各类资料、权属证书的备案资料；（3）公司章程及规章制度等文件资料；所属公司报送的规章制度备案文件。（二）收文、发文1、收文（1）政府机关或行业管理部门(简称职能部门)召开的有关房地产工作的会议文件、贯彻执行的文件、重要68、指示及讲话、职能部门对公司各类请示事项的批复等；（2）各公司业务往来收文及收函文件；（3）公司各部门报告、计划、总结等文件。2、发文（1）公司股东会、董事会、监事会形成的各种决议、决定等文件资料；公司控股、参股的项目公司、关联板块的股东会、董事会、监事会形成的各种文件资料；（2）公司领导办公会议记录、纪要，专题会议纪要以及其它会议的文件材料;（3）公司印发的各种正式文件的底稿(签发稿)、打印稿。 （三）其他行政类文件 （1）公司各部门及所属公司的工作计划、工作总结、报告等； （2）公司各类调研工作形成的文件材料； （3）公司调查处理的违纪、违规事件材料； （4）公司汇总及所属公司报送的资金计划69、财务、销售、成本等各类数据资料； （5）公司参展的大型产品展销展示、媒体推介等形成的文件材料；（6）公司重要财产物资登记、档案等的交接凭证、清册；（7）公司固定资产的购置批文、使用说明书、维修卡或保修单等。第七条 法律类（1）各类投诉处理材料；（2）公司经济纠纷处理材料。 第八条 合同类1、商务类合同公司重要的各类协议合同；所属公司报送的重要的各类协议合同的备案资料。2、工程类合同公司及所属公司项目工程合同。(三)非隶属单位的文件资料非隶属单位与公司联系、协商、处理工作中产生的重要文件资料。第九条 工程类档案文件（一）工程前期1、可行性研究资料（1）项目建议书及批复；（2）可行性研究报告及批70、复；（3）项目评估意见；（4）环境影响报告书（表）；（5）计任务书、计划任务书；（6）选址意见书。2、基础、设计、施工前准备资料(1)工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、勘察记录、试验报告、重要土、岩样及说明；(2)地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物、测量定位及观察记录；(3)水文、气象、地震等其他设计基础资料。(4)初步设计文件资料：总平面图、剖面图、设计说明书、工程概算、工艺设备初步设计；(5)技术设计：建筑、给排水、采暖、通风设备等图样，说明书、工程预算、计算书、材料表等；(6)施工设计：施工图、施工说明、设计计算书、施工预算；(7)经过批准的施工图审查报告、施工图审查批准书。(8)71、环保、卫生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蚁防治等部门审查意见书及认可文件资料；（二）施工技术文件资料1、开工报告，停工、复工报告；2、施工组织设计、施工方案；3、图纸会审纪要；4、工程技术、质量、安全措施交底；5、工程定位放线、测量记录、验线记录；6、土壤试验记录、试桩记录、打桩记录、桩位复核记录、桩承载试验记录、桩位竣工总平面图；7、地基验槽记录、地基处理记录、地基钎探记录；8、基础、主体中间验收记录，构件吊装记录；9、混凝土施工日记；10、技术复核记录；11、隐蔽工程验收记录(包括安装工程)；12、工程沉降观测、变形观察记录；13、主要建筑安装材料、设备出厂合格证、试验报告；14、构件72、合格证；15、砂浆、混凝土试块试验报告；16、水、暖、电气等设备工程检查、试验、运行调试记录；17、工程变更设计联系单；18、混凝土缺陷修补记录、补强记录；19、工程质量事故及处理材料；20、单位工程竣工验收记录；21、单位工程质量综合评定表；22、竣工报告；23、设计、勘察、施工、监理工程质量合格鉴定资料；24、工程竣工验收会议纪要、备案表；25、工程决算、决算审计。（三）竣工图文件l、各类建筑、结构专业图；2、各类电气专业图；3、电信专业图；4、煤气专业图； 5、各类给、排水工程专业图；6、供热、冷专业图；7、有关消防、抗震、楼字智能、电梯、工艺等竣工图。8、地下管线工程总平面图、纵断面图73、横断面图、结点详图、构筑物结构图等；第十条 特种档案资料，主要指一些声像、光盘、电子等档案。第三章 文件的整理与归档第十一条 公司实行各版块分级立卷的制度，由档案人员全面负责该项工作。第十二条 公司文书档案立卷整理分为二个层级。第一个层级：行政办公室收集公司各部门文件资料，按年代类别分类法立卷。第二层级：行政办公室对各版块已经整理归档的移交材料按照年代机构分类法进行排列、编号以及分类等进行系统化的整理，并用编制案卷目录（附表1）的方式固定下来。第十三条 归档文书的整理要求（一）归档文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（二）在归档的文件资料中，应当将每份文件的正件与附件、多种文字74、形成的同一文件，分别放在一起，不得零散分开。（三）归档文件应按照年限、公司、文件类别逐级分开整理，不得。并详细录入电子档案。（四）案卷目录中必须与电子目录一一对应，详细录入各项电子表格信息。（五）各版块必须上交档案原件，并备份复印件存档。（六）特种档案资料必须严格封存并制作物品标签，以备保存。第四章 归档、编号、立卷第十四条 归档时间是指各版块将需要归档的文件向行政办公室移交的时间，该时间定为每周四。第十五条 各部门须按时向行政办公室部移交档案，同时填写案卷移交清单一式两份，由双方经办人签字,各自保留一份。交接双方根据移交目录清点核对。第十六条 排列编号（一）卷内文件资料应按排列顺序，依次编写75、页号。（二）案卷排列是指固定各案卷之间的排放顺序。案卷编号按照年限、序列号、机构、类别的方式编制排列。例如：2011-001，优纳，合同类。第五章 档案的保管第十七条 档案室系机要重地，非经公司领导同意，严禁入内。第十八条 档案库房物品未经许可，不得挪作他用。经常保持库内清洁卫生，防止尘埃污染档案。档案箱柜排列科学化、规范化，档案存放始终有序。第十九条 档案库房内严禁火源，禁放易燃易爆品，配备消防器材，定期检查。第二十条 做好档案的防火、防盗、防潮、防虫等保护工作，保证档案材料的完整和安全。档案如有破损应及时修补或复制。 第六章 档案的调阅与利用第二十一条 档案管理人员必须熟悉公司的档案情况，76、配合各公司、各部门对档案的需求。第二十二条 调阅、借离或复印档案时，必须严格履行登记审批手续(见附表2)，由机要员协同借阅人办理业务完毕后立即收回档案，如果特殊情况需长时间借离档案需书面申请由最高领导签字获批后方可执行。除公司本部各部门外，各关联板块不得借阅档案复印件，行政办公室机要员有权对复印件借阅者开罚单。第二十三条 借阅档案人员对案卷要妥善保管，防止遗失、泄密和污损,不得抽换、涂改、勾画、拆卷，如造成档案资料损坏的，视情况进行处理。第二十四条 档案人员应加强档案的编研工作，多渠道、多形式地开展利用工作。第七章 档案的销毁 第二十五条 公司行政副总经理、行政办公室负责人和有关部门负责人、业务人员及档案管理人员组成档案鉴定小组，每5年1次对文书档案进行检查鉴定工作，对失去保存价值的档案提出意见，登记造册，经鉴定小组审核后报公司领导批准销毁(见附表3)。第二十六条 销毁档案应在指定地点进行。由鉴定小组指定两人监销，并在销毁清册上签字。第二十七条 任何部门和个人未经批准不得擅自销毁档案。第八章 附 则第二十八条 本办法由行政办公室负责解释和修订。第二十九条 本办法自印发之日起施行。附表1：档案案卷目录类别号案卷号案卷题名年度期限页数备注附表2档案借阅申请表申请时间申请人文件编号文件标题 借阅事由或用途拟归还时间实际归还时间部门经理审批分管领导复核总经理审批 档案员签字： 日期（完）