1、控股集团档案文件利用整理管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: XX控股集团档案管理制度（）第一条 范 围一、为规范集团档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为企业发展服务，结合本集团实际情况，特制定本制度。二、本制度规定了XX控股集团档案管理工作的范围、内容和方法，适用于集团各公司档案管理。三、本制度包括XX控股集团档案管理工作职责、XX控股集团档案分类、档号编制规则、XX控股集团文件材料归档及保管期限制度、XX控股集团档案保管与库房管理制度、XX控股集团电子文件归档与管理制度、2、XX控股集团档案借阅与保密制度、XX控股集团档案统计工作制度、XX控股集团档案工作目标管理考核制度、XX控股集团档案鉴定销毁制度等九项附则。第二条 总 则 一、本制度所称的档案，是指集团在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式和载体的文件材料；档案工作是企业基础管理工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 二、集团档案工作实行集中管理、统筹规划、统一制度、组织协调、监督指导；把档案工作列入企业发展规则和年度计划。 三、集团设立档案室，由集团总经理全面统筹决策集团档案工作；集团各部门、各公司设档案分管领导，负责对档案工作的监督、考核，3、集团档案室进行定期检查。第三条 规范性引用文件 GB/T18894 电子文件归档与管理规范GB/T11821 照片档案管理规范 GB/T11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T17678.1 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 DA/T1 档案工作基本术语 DA/T13 档号编制规则 DA/T15 磁性载体档案管理与保护规范 DA/T22 归档文件整理规则 DA/T42-2009 企业档案工作规范 DA/T28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 国档发【1988】4号 基本建设项目档案资料管理暂行规定 国家档案局令第10号企业文件材料归档范围和档案保管期4、限规定第四条 奖励与处罚 一、集团对档案管理工作中做出显著成绩的公司、部门或个人，给予表彰和奖励。 二、对违反本制度及其相关附则、不按规定归档而造成文件材料缺失的，对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损失的直接责任者，依照企业相关规定进行处罚。第五条 附 则 一、本制度最终解释权归集团档案室，各公司可参照本制度另行制定相关规定。 二、本制度及九项附则自发布之日起实施。XX控股集团档案管理工作职责 1、贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，接受上级档案主管部门的业务指导监督及检查，建立健全XX控股集团档案管理制度。 2、档案工作人员应当忠于职守、维护史实，严格遵守5、保密纪律、爱岗敬业，刻苦学习，积极参加档案业务培训，提高业务能力和管理水平，努力实现档案管理标准化、系统化、规范化、科学化、现代化。3、负责集团各类材料的收集、鉴定、整理、归档和保管工作。积极主动地收集档案材料，接受档案文件、材料时，必须认真验收并办理好移交手续。4、集团档案室集中统一管理集团的全部档案，统筹规划并负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用、销毁和移交工作，编制检索工具和汇编材料。5、检查档案安全保管情况，发现问题要及时上报采取措施。做好防潮、防火、防盗、防光、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物工作，保证档案的完整与安全，维护档案的准确与系统。6、集团档案室负责对各公司6、及各部门进行档案监督指导，监督、检查各公司档案工作，搞好档案集中和统一管理工作。7、各公司兼职档案员负责本企业及所属单位文件归档工作的指导、监督、检查，推进档案业务的顺利开展。8、加强档案队伍建设和业务宣传，提升全员档案意识。XX控股集团档案分类、档号编制规则1、本规则规定了集团档案的分类原则、分类方法、档号结构、编制原则和方法。2、本规则适用于集团档案的分类整理、组卷、档号编制和排架管理。3、集团档案设置八个一级类目，即1企业管理类（包括党群、行政、经营、生产）、2产品生产类、3工程建设类、4、基本建设类、5设备仪器类、6会计档案类、7职工管理类、8特种载体类。4、根据档案的特点及档案形成和7、状态的不同，对职工管理类设三级类目；设备仪器类、会计档案类和特种载体类设二级类目；其余各类均为一级类目。（见档案编制表）5、分类方法5.1企业管理类按公司代码类目号年度保管期限分；5.2产品生产类按产品名称分；5.3工程建设类、基本建设类按工程项目分；5.4设备仪器类按生产装置分；5.5会计档案类按文件形成分；5.6职工管理类按人物分；5.7特种载体类按形态分；6、公司代号的编制集团及各公司，是独立法人企业，由集团档案室统一以“公司代号”代替公司全宗号。“公司代号”设置如下：集团01、有限02、园林03、高新04、房产05、运输06、混凝土07、采石场08、油料09、车检10、物业11、材检18、2。7、类目的标识及案卷号、件号的编制。7.1公司档案分类号统一用09阿拉伯数字标识。7.2不同级位的类别直接用“ ”断开。7.3案卷号用阿拉伯数字标识，按排列次序流水编号，不应有空号。7.4件号用阿拉伯数字标识，不装订的案卷，卷内文件必须按件装订编号。8、档号编制方法集团档案号结构分为三种：8.1第一种为：公司代码类目号年度保管期限件号，即每一机构（公司），在同一年内，按不同保管期限的文件排列顺序从“0001”开始标注，适用于企业管理类。01 1 2012 Y 0001保管期限件号年度一级类目号公司代码8.2第二种为：公司代码类目号案卷号，适用于产品生产类、工程建设类、基本建设类、设备仪器类9、会计档案类、特种载体类。案卷号 01 3. 01 16二级类目号（项目号）一级类目号公司代码8.2.1产品生产类、工程建设类、基本建设类、设备仪器类、特种载体类在最小类下跨年度编制流水号。8.2.2会计档案类在最小类下每年度编制流水号；8.3第三种为：类目号案卷号，适用于职工管理类。案卷号或员工工号 7. 01 16二级类目号一级类目号8.3.1职工管理类以工作证号为先后次序编流水号，名人档案设三级类目，按内容先后编流水号。8.4底图按入库先后，编流水号。9、案卷排列的次序9.1企业管理类在一级类目下，以件为单位按不同公司，在同年度内按不同保管期限（即永久、30年、10年），编号顺序排列。910、.2产品生产类、工程建设类、基本建设类案卷，在一级类目下按阶段、工作程序排列。9.3设备仪器类、会计档案类、特种载体类案卷，在二级类目下按先后顺序排列。9.4职工管理类按员工工号次序排列，名人类案卷，在三级类目下按先后次序排列。10、目录的编制方法10.1总目录：不分类别，按档案归档次序，以卷为单位大流水号登记，总目录有两本以上时，应进行编号，其号由公司代码拼音字母及阿拉伯数字组成，例：01Z1，以此类推。10.2分类目录：在最小属类下，以卷为单位登记，分类目录在两本以上，应进行编号，编号为公司代码类目号目录本顺序号，例，01-4-1。10.3归档文件目录：每年按不同保管期限文件排列顺序，以件11、为单位登记，编制目录，即发文与复文一件时，只对复文进行编目，发文作为附件，但页数应算在一起。10.4专题目录：2-5类按项目、课题编制。10.5底图总目录：按照底图归档顺序，以张为单位进行登记。10.6底图分目录：按专业及归档顺序，以张为单位进行登记。附：档案编制表一级类目二级类目三级类目备注类号类名类号类名类号类名1企业管理类2产品生产类3工程建设类4基本建设类5设备仪器类01常规设备02压力容器6会计档案类01报表02账本03凭证04其他7职工管理类01名人档案01活动材料02荣誉证书03奖牌赠品04录音录像05照片02员工档案一级类目二级类目三级类目备注类号类名类号类名类号类名8特种载体12、类01照片02录音、录像03荣誉04光盘、硬盘05证件06印章07书画08匾XX控股集团文件材料归档及保管期限制度一、归档范围1、反映本企业在生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；2、本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；3、本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；4、有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料13、。二、不归档范围1、有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2、本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；3、非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料； 4、所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料14、； 5、其他不需归档的文件材料。三、归档要求1、凡是需要归档的文件材料，都应当做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰，图纸必须符合国家制图标准，文件材料禁用铅笔、圆珠笔书写，并有利于长久保存。2、归档文件材料必须保持成套性、系统性，能完整、准确地反映集团及各公司各项活动的真实内容和历史过程。3、归档的文件材料必须遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，分类清楚、立卷合理、区别不同保管期限，便于保管和利用。4、电子文档应有相应的纸质文件一并归档。5、对归档的图纸修改必须经过有关部门负责人认可。修改内容少时，可直接在图纸上“杠改”、“刮改”，同时应在修改处标注“修改标记；15、修改内容超过35%时，应另出新图代替，将原图纸作废，新图列入原图纸目录，并标明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。四、归档时间1、企业管理类，在次年5月底前，由各公司、各部门按要求组件、立卷后，向集团档案室归档，并办理移交手续。2、会计档案类由各公司会计部门自行输入、编号、装盒，保管三年后，填写好移交清单，于每年3月底移交三年前档案到集团档案室，经核对后归档。3、工程建设类、基本建设类在项目竣工验收后半年内归档，竣工文件及竣工图在移交档案室之前须经施工单位、监理单位、建设单位审核确认并盖骑缝章。4、重要文件（企业内部机构变动、企业产权变动、临时活动中形成的资料）材料16、和特种载体档案须随时归档。5、员工档案由集团人力资源部整理后统一移交档案室，归档时间原则上要求每年6月、12月各移交一次。五、归档份数和手续1、各类文件材料一般归档一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形成不同的文件材料应保持其一致性。2、需要向上一级档案馆（室）移交的档案归档一式二份。3、按集团归档范围应归而未归档的内容，责任单位应出具情况说明并经所属公司领导签字确认。4、归档时要认真填写、核对移交目录清单和档案交接文据，一式两份，交接双方签字，各留一份以备查考。XX控股集团文件归档基本范围与保管期限参考表序号归档范围保管期限一、企业管理类1党、团、工会等党17、群工作文件材料1.1党员代表大会、职工代表大会、共青团代表大会请示、批复、批示、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、会议记录、讨论通过的文件、决议、纪要、公告等文件材料永久大会发言、交流、会议简报10年1.2党委会、工会委员会、工会会员代表大会、共青团团委（扩大）会，党群机关办公会会议文件材料通知、议程、报告、决议、决定、公报声明、记录、领导人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件、参加人员名单永久1.3党务综合性工作各项条例、规章制度、办法，工作计划、总结、各类专项活动工作通知、报告、党务工作大事记永久1.4组织工作党员干部考察、考核、任免、政审决定等永久入党、转正、退党、转入、转出等决18、定及党员名册，党团组织关系的介绍信及存根永久党群机构设置、调整、人员编制等方面的决定及通知永久党费收支文件材料30年党员学习教育等活动形成的文件材料重要的永久一般的10年党员统计年报永久1.5企业宣传统战工作报告、会议纪要、计划、总结文件材料、活动记录、精神文明建设方面文件材料永久序号归档范围保管期限1.6纪检与监察工作纪检与监察工作的规定、决定、通报、通知、会议记录、纪要、计划、总结永久党风廉政反腐工作文件材料30年违纪案件立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等文件材料重大案件永久一般案件30年1.7工会、共青团、妇联工作规划、年度计划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录永久1.8职工民19、主管理、表彰先进、劳保福利、职工维权、工会会费与财务管理文件材料、工会统计年报、工会会员名册永久1.9女工工作、劳动竞赛、文体活动、计划生育等方面文件材料重要的永久一般的10年1.10共青团组织发展、劳动竞赛、表彰先进、团费管理、文体活动等文件材料重要的30年一般的10年1.11品牌、文化、宣传各类荣誉表彰的相关文件省级以上的永久其余30年企业品牌文化宣传文件永久反映本公司活动的报刊、广播稿、刊物、书籍等永久2公司设立、变更、解散过程文件材料2.1公司筹办和设立的申请文件材料、政府相关部门批准设立企业的相关文件材料永久2.2公司设立登记相关证照、证照变更登记文件材料永久2.3公司章程送审稿、批20、准稿及正式文本永久序号归档范围保管期限2.4公司合并、分立、改制、破产、解散或其他变更公司形式等过程中形成的文件材料永久3资产管理文件材料3.1资产权属证明文件材料公司的土地、房屋、基础设施等不动产产权登记文件材料，重要的技术装备、设备等固定资产登记文件材料，自然资源的所有权、使用权、收益等申请、批准、登记文件材料永久公司拥有的商标权、专利权、著作权、计算机软件、商业秘密、技术诀窍等知识产权创造、申请、审批、登记、运用、保护和管理中产生的文件材料永久公司特许经营权证文件材料，本企业资质认证、商誉评估、信用等级等文件材料永久3.2本公司资产与产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、清算、评估、处21、置、注销等资产变动文件材料，因产权变动所致职工身份变化的材料永久3.3投资公司董事会、股东会文件材料、投资企业的财务报告、红利分配文件材料，股权证、转让协议等股权管理文件材料永久3.4本公司在并购、参股、股权受让、基金业务及债权型投资等投资业务中形成的其他文件材料永久4公司向有关机关、上级主管单位的请示、报告与有关机关、上级主管单位批复、批示4.1重要事项永久4.2一般事项、无批复重要事项30年5公司收到的有关机关、上级主管单位等相关机构制发的文件材料5.1涉及公司经营管理重要事项和其他重要事项的文件材料永久5.2与公司经营管理等工作有关的一般性文件材料10年6公司产权序号归档范围保管期限6.22、1投资规划、决策等永久6.2产权转让、变动协议合同等永久6.3资产评估报告永久6.4资产处置方案、归属方面的材料永久6.5验资报告永久6.6各类统计表年度永久其他10年7法律工作7.1法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件永久7.2一般法律事务工作文件307.3案件、纠纷、行政处罚、复议文件材料及公证事务中结论性材料永久7.4案件、纠纷、行政处罚、复议文件材料及公证事务中调查、协调形成的文件材料30年8社会责任工作文件材料8.1社会责任报告永久8.2参与和投入社会公益、慈善、捐赠事业的记录文件材料永久8.3赈灾、扶贫、献血、拥军优属等文件材料永久8.4本公司的史、志、年鉴、大事记、组织沿革等编研23、成果，本企业编辑出版的书、报、刊等出版物永久9经营计划、决策文件材料9.1公司章程、董事会构成及变更方面的文件永久9.2股东大会文件、董事会、股东会会议纪要、工作报告、声明、决定、决议、通知、名单、议程、报告、讨论通过的文件、公告、总结、名单等永久9.3公司中长期规划，重要的经营决策文件材料、总结、年度大会材料、年度组织史永久9.4年度计划、任务目标、总结文件材料永久9.5半年、季度、月份等计划、总结文件材料10年9.6经营目标责任书、考核评价文件材料30年9.7经理办公会议纪要、参加人员名单30年序号归档范围保管期限9.8公司的发文（各项规章制度、管理办法与条例等）永久9.9各类年度考核结果24、30年9.10表彰大会、动员大会的文件材料通知、名单、报告、讲话、总结、决议、决定、录音录像永久9.11公司组织架构、人事任免公司层面永久其他短期10市场销售与开发10.1营销工作总结、制度，营销组织等永久10.1销售工作规划、计划等30年10.2市场推广、营销宣传等文件材料30年10.3销售合同、协议、函件等永久11采购管理11.1采购管理制度、规定、办法永久11.2采购台帐、统计表30年11.3采购审批手续、招投标文件材料、合同、协议、来往函件等30年12与其他单位或个人发生的业务关系形成的文件12.1战略合作协议、重要谈判的合同协议永久12.2短期合同或协议及其补充件30年13生产组织125、3.1生产组织规章制度、办法、总结等永久13.2生产组织工作规划、计划、报告30年13.3生产调度会议记录30年13.4月度生产计划类10年13.5各类月度统计报表10年14质量管理14.1质量工作条例、制度、规定、总结，质量体系建设、运行及管理文件材料，产品创优获奖证书永久14.2质量异议处理、事故分析及处理文件材料、质量认证、检查、评比文件材料永久14.3全面质量管理工作形成的文件材料30年14.4质量检测、化验、试验文件材料30年序号归档范围保管期限15安全生产15.1安全技术管理制度、办法、总结、自然灾害、生产安全事故抢救、调查、处理文件材料永久15.2安全技术管理规划、计划、通报、会26、议记录、安全体系建设文件材料等30年15.3安全、消防教育、应急演练活动文件材料10年15.4安全生产责任书10年16档案管理16.1档案开发、移交清单、销毁清册永久16.2档案利用记录30年16.3档案信息数据备份文件（移动硬盘、光盘等）永久17信息化管理17.1信息化管理制度、总结等文件材料永久17.2信息化发展规划、计划、办法等30年17.3信息系统开发、实施过程评审文件材料30年17.4信息系统运行维护、数据管理、安全保密等方案、记录、报告30年二、产品生产类1计划决策阶段1.1研究调查市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研综合报告长期技术、经济可行性研究报告、市场需求分析报告、收益27、预测分析报告长期1.2决策发展建议书、技术建议书、协议书、委托书、合同永久专题分析报告、专题会议纪要长期方案论证报告长期2设计阶段2.1产品研究、设计计划长期2.2技术、经济初步评价长期序号归档范围保管期限2.3研究试验大纲、试验报告长期2.4产品设计标准永久2.5技术设计说明书、产品设计图样、专题技术请示报告、设计评审报告长期3试制阶段3.1试制试制计划、方案、规程、报告永久工艺研究报告、工艺总体方案论证永久试制工艺流程、工艺标准长期试制工艺文件和工艺装备文件长期工艺评审报告永久试制运行记录、化验记录、试制过程纪要长期原材料与半成品、成品检验方法标准书长期理论分析报告长期技术标准协议、试制质28、量分析报告长期专题会议记录、纪要、合理化建议长期重大事故分析和排除措施报告长期试制总结报告永久3.2试验试验计划、方案、规程永久试验所需仪器与设备清单长期试验分项目记录长期试验原始数据与材料永久试验分析报告长期试验总结报告永久3.3鉴定鉴定申请报告及批复、试制、试验鉴定大纲、技术鉴定材料（申请批复、评价材料、会议纪要）永久成套设计文件、标准化审查报告、可靠性试验情况报告长期产品质量和技术经济分析报告长期设计定型报告、证书、鉴定验收书永久序号归档范围保管期限试用或试运行报告长期4生产阶段4.1小批生产小批生产方案长期小批生产工序工程能力分析报告长期关键件、重要件、关键工序的质量控制及检测报告长期29、原料鉴定卡片、配用设计表长期历次更改与补充的设计及工艺文件和更改通知书长期小批生产总结报告、小批生产鉴定书永久产品设计评审报告、产品研制完成报告长期产品许可证、合格证、产品介绍、样本长期4.2批量生产申请正式投产报告、批复、通知永久生产技术规程、操作规程、安全生产规程、产品检验规范永久技术标准（国际标准、国家标准、行业标准、企业标准）永久企业标准编制说明、审批书及修改、修订的通知永久生产定型（结构、配方）设计文件永久工艺装备文件、图样说明书长期产品改进与更新建议书、合理化建议长期产品质量技术攻关会议记录、纪要长期重大质量事故分析、质量异议处理结果长期各种操作记录、产品检验报告单长期三、工程建设30、类/四、基本建设类1可行性研究、任务书1.1项目建议书及报批文件永久1.2项目选址意见书及其报批文件永久1.3可行性研究报告及其评估、报批文件永久1.4与立项有关的会议纪要、领导讲话、专家建议文件永久1.5项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件永久1.6环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复永久序号归档范围保管期限1.7设计任务书、计划任务书、报批文件永久2设计基础文件2.1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明永久2.2地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录永久2.3水文、气象、地震等其它设计基础资料永久3设31、计文件3.1总体规划设计永久3.2方案设计永久3.3初步设计图纸和说明及其报批文件永久3.4技术设计图纸和说明及其报批文件永久3.5施工图设计长期3.6技术秘密材料、专利文件长期3.7工程设计计算书长期3.8关键技术试验永久3.9设计评价、鉴定及审批永久4项目管理文件4.1征地、移民文件征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图永久征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书永久建设前原始地形、地貌、状况图、照片永久施工执照（规划许可证及附件、开工审查表、施工许可证等）永久4.2计划、投资、统计、管理文件有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划长期概算、预算管理、差价管理32、文件长期合同变更、索赔等涉及法律事务的文件长期规程、规范、标准、规划、方案、规定长期序号归档范围保管期限招标文件审查、技术设计审查、技术协议长期投资、进度、质量、安全、合同控制文件长期4.3招标投标、承发包合同协议招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件永久开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告长期中标通知书长期合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、合同变更文件永久4.4专项申请、批复文件环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件，永久水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件长期原料、33、材料、燃料供应等来源协议文件长期5施工文件5.1建筑施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、施工组织设计、专项方案专家论证资料长期施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件长期原材料及构件出厂证职、质量鉴定、复验单长期建筑材料试验报告长期设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等永久施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探永久土、岩试验报告、基础处理、基础工程图、桩基工程记录、地基验销记录永久施工日记、大事记永久隐蔽工程验收记录永久各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处34、理报告永久工程质量检查、评定永久序号归档范围保管期限技术总结、施工预、决算交工验收记录证明永久竣工报告、竣工验收报告永久竣工图永久声像材料长期5.2设备及管线安装施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件长期原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期建筑材料试验报告长期设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等永久焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录永久隐蔽工程检查验收记录永久强度、密闭性试验报告长期设备、网络调试记录长期施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期35、系统调试、调试记录长期管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录短期管线标高、位置、坡度测量记录长期中间教交工验收记录证明、工程质量评定永久竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算永久竣工图永久5.3电气、仪表安装施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期施工组织设计、施工及其报批文件、施工计划、技术措施文件短期原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期建筑材料试验报告长期序号归档范围保管期限设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等永久系统测试、整定记录长期绝缘、接地电阻等性能测试、校核长期材料设备明细表及检验记录、施工安装记录、质36、量检查评定、事故处理报告永久操作、联动试验短期电气装置交接记录短期中间交工验收记录、工程质量评定永久竣工报告、竣工验收报告永久竣工图永久声像材料长期6监理文件6.1施工监理文件、资料监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复长期施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审长期施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔、及付款报审长期开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书长期设计变更、材料、零部件、设备代用审批长期监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件长期工程材料监理检查、复检、实验记录、报告长期监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录长期37、各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录长期施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告长期工程进度计划、实施、分析统计文件长期变更价格审查、支付审批、索赔处理文件长期序号归档范围保管期限单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部、分项质量认证、评估长期主要材料及工程投资计划、完成报表长期6.2设备采购、监造工作监理资料设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划长期市场调查、考察报告长期设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表长期原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告长期开动、复工报审表、暂停令长期会议纪要、来往文件长期监理工程师通知单、监理38、工作联系单长期监理日志、监理月报长期质量事故处理文件、设备制造索赔文件长期设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件长期设备采购、监造工作总结长期6.3监理工作声像材料长期7工艺设备文件7.1工艺说明、规程、路线、试验、技术总结长期7.2产品检验、包装、工装图、检测记录长期7.3设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明长期7.4设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单长期7.5设备图纸、使用说明书、零部件目录长期7.6设备测绘、验收记录及索赔文件长期7.7设备安装调试、测定数据、性能鉴定长期8生产技术准备、试生产文件8.1技术准备计划短期8.2试生产管理、技术责任制短期39、8.3开停车方案短期序号归档范围保管期限8.4设备试车、验收、运转、维护记录长期8.5试生产产品质量鉴定报告短期8.6安全操作规程、事故分析报告长期8.7运行记录短期8.8技术培训材料短期8.9产品技术参数、性能、图纸永久8.10工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录短期9财务、器材管理文件9.1财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计短期9.2工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明。永久9.3主要材料消耗、器材管理短期9.4交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册永久10竣工验收文件10.1项目竣工验收报告永久10.2工程设计总结永久10.3工程施工总结永久140、0.4工程监理总结永久10.5项目质量评审文件永久10.6工程现场声像文件永久10.7工程审计文件、材料、决算报告永久10.8环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件永久10.9竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件永久10.10项目评优报奖申报材料、批准文件及证书长期五、设备仪器类1综合1.1设备管理条例、办法、方案、规定、通告等长期1.2设备管理规划、计划、总结，设备运行管理文件，备品备件管理文件短期序号归档范围保管期限1.3设备技术管理文件长期1.4设备台帐永久2单台（套）设备仪器2.1调研、考察材料；购买设备的申请、批复文件长期2.2购置41、合同、协议长期2.3洽谈记录、纪要、备忘录、来往函件及商检材料长期2.4设备仪器开箱验收记录长期2.5设备仪器合格证、装箱单、出厂保修单、说明书、环保材料等随机图样及文字材料长期2.6设备仪器安装调试、试车记录、总结、竣工图样、检验验收等材料长期2.7运行记录及重大事故分析处理报告长期2.8设备仪器保养和大修计划、记录长期2.9设备仪器检查记录、设备仪器履历表长期2.10设备改造记录和总结材料长期2.11技术、质量异议的处理结果材料永久2.12设备仪器报废鉴定材料、申请、批复和处理结果长期六、会计档案类1会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证15年2会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产42、卡片、辅助帐簿、银行账15年3财务报告类3.1月、季度财务报告3年3.2年度财务报告（决算）永久4其他类4.1会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久4.2银行余额调节表、银行对帐单5年4.3工资、福利等发放清单永久七、职工管理类1名人类1.1个人自传、生平传记等材料永久1.2著作手稿、日记、笔记、回忆录等创作材料永久序号归档范围保管期限1.3出席参加各类会议、公务活动材料永久1.4在各种会议上的报告的底稿或提纲、会议发言材料、担任某职位的聘书等永久1.5个人荣誉、照片、画册、录音、影像等材料永久1.6赠品、礼物永久2员工档案2.1履历材料（应聘登记表、劳动合同、转正、调动、培训、辞职、退休等文43、件材料）永久2.2职务任免、升降、奖惩、考核、职称等方面文件永久2.3社保、医疗、工伤保险等文件材料永久八、特种载体类1声像类1.1上级领导来集团视察的照片、录音、影像材料永久1.2集团内重大庆祝活动、事件或事故的照片、录音、影像材料永久1.3集团领导主持召开的重要会议照片、录音、影像材料永久2实物类2.1获得国家级的荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯等永久2.2省级及以下荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯等长期XX控股集团档案保管与库房管理制度一、档案保管1、集团档案室应根据需要编制归档文件目录、专题目录、分类目录、底图目录等不同形式的检索工具。2、存放档案必须有专柜、架，并编存放柜号，排架要科学，便于查找44、。3、底图除修改、复制、送晒外，不得外借。修改后底图入库，要认真检查其修改、补充等情况。4、存放胶片、照片、磁带、盘片要用专用工具，专柜保管。5、对公司知识产权和涉及商业秘密的档案，设专柜、双锁专人保管。6、每年要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到账物相符。对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。7、档案鉴定应由集团领导及各公司领导、专业技术人员和档案工作人员组成的档案鉴定小组负责档案的鉴定工作。鉴定工作每五年左右进行一次。经鉴定无保存价值的档案登记造册，由集团董事长批准后，指派专人负责监销，并由监销人员的销毁清册上签字。二、库房管理1、库房管理应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，并每45、月检查一次，发现问题及时处理。2、档案库房应和办公室、阅览室分开，禁止非本单位、非档案工作人员进入，保持清洁卫生。3、库房内必须配备适合档案用的消防器材，电线、插座及电器设备应完好无损，不准使用电热设备，不准堆放易爆、易燃物品及其杂物，库房内严禁吸烟。4、做好库房温湿度的调节，坚持温湿度记录，配备空调和除湿设备。库房温度应控制在1224之间，湿度应控制在45%60%之间。5、库房要做好防潮、防火、防盗、防光、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物等安全措施。XX控股集团电子文件归档与管理制度一、范围1、本制度规定了生产、经营、管理等各项活动中产生的、具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管46、利用、统计的一般方法，适用于电子文件的归档与管理工作。2、电子文件形成部门负责电子文件的收集、积累、保管和整理工作。档案部门进行指导与监督。3、电子文件的管理由集团档案室负责，电子文件形成部门提供协助和支持。二、收集与积累1、收集积累要求1.1记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其他电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。1.2对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件47、暂存存储器中，以防散失。1.3对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。1.4对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转化成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。1.5对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软件环境和相关数据。1.6对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如48、不能转换，收集时应连同专用软件一并收集。1.7计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。1.8定期制作电子文件的备份。2、电子文件的登记2.1每份电子文件均需在电子文件登记表（附表）登记，登记目录应与电子文件一同保存。2.2电子文件性质代码：M-草稿性电子文件；U-非正式电子文件；F-正式电子文件。2.3电子文件类别代码：T文本文件；I图象文件；G图形文件；A声音文件；V影像文件；O超媒体链结文件；P程序文件；D数据文件。3、电子文件归档3.1归档要求3.1.1文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件移交集团档案室，49、集团档案室根据档案管理要求的格式存储到可30年保存的脱机载体上。3.1.2对需要30年保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录、相关软件、其他说明等。3.2归档时间电子文件要求一件事办理完毕后，立即归档。4、电子文件的整理4.1归档电子文件以件为单位整理，按公司代码年度保管期限进行分类，并刻录在光盘上，按光盘保存要求进行保存。4.2电子文件应按档案著录规则著录，并制成机读目录。4.3归档电子文件应以盘为单位编制目录。5、电子归档移交与保管5.1移交5.1.1文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接受电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达50、到100%时方可进行交接。5.1.2检验项目：载体有无滑痕，是否清洁，有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续。5.1.3移交手续按照纸质档案移交手续办理。5.2、保管5.2.1存储电子档案的包装盒应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。5.2.2电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件：5.2.2.1归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。5.2.2.2存放时应注意原理磁场，并与有害气体隔离。5.2.2.3环境温度选定范围：1720；相对湿度选定范围35%45%。6、有效性保证6.1对涉及电子档案的形成单位和档案保51、管部门均应每年对电子文件读取、处理有关的设备更新情况进行一次检查登记。6.2对磁性载体每满两年、光盘每满四年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。6.3磁性载体上的电子档案，每四年转存一次。原载体同时保留时间不少于四年。6.4定期检验结果应填入电子档案管理登记表。7、利用7.1电子档案的封存载体不得外借。未经批准不得擅自复制电子文件。7.2利用时使用拷贝件。7.3利用时要遵守保密规定。对具有保密要求的电子档案，采用联网的方式利用。7.4利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。8、电子档案的销毁鉴定8.1电子档案的销毁鉴定，应在办理审批手续后，方可实施。8.52、2属保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除的载体上，须连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。9、统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的接收、保管、利用等情况进行统计。XX控股集团档案借阅与保密制度为了坚持保密原则，规范公司档案借阅程序，加强档案利用效果，依据档案法和集团有关规定，特制定本制度。一、档案借阅1、借阅申请1.1公司员工借阅本公司档案，必须根据借阅权限提出借阅申请，通过OA平台填写档案借阅流转登记表，申请一旦审批通过，申请人应在三个工作日内凭本人工作牌办理借阅，逾期应重新申请。1.2借阅其他公司档案，须经本公司主管领导批准及归档单位领导同意，并经集团总经理审批。1.3集团53、外人员借阅档案，必须持有该单位介绍信，写明借阅档案的具体内容、借阅目的，并由归档单位档案员一同办理相关审批手续后方可借阅。阅档后，介绍信留档案室备查。2、借阅方式1、查阅1.1档案查阅必须在档案阅览室内进行，不得将档案携带外出。1.2查阅时禁止吸烟，要爱护档案、资料，严禁在档案资料上划线、打勾、作记号、折角、涂改和拆撕档案、资料，违者将终止查阅。2、外借2.1档案外借应自觉爱护档案，不得拆毁、调换、抽取档案，不得在档案资料上添字、批注、涂改、勾划、裁减和折叠。发生档案遗失，当事人应及时提出丢失报告并告知部门及以上领导和集团档案室，在没有作出处理前停止利用档案。2.2外借的档案一律不准私自转借，54、借档一般不得超过七天，如需延长必须重新办理借阅手续；特殊情况可根据审批意见适当延长借阅期限。2.3借档者调离本单位或离职、退休，必须归还全部所借档案并经档案管理员签字认可。3、借阅反馈3.1借阅档案后应在借阅流传登记表上填写档案利用效果反馈。3.2档案部门应将利用档案的介绍信、审批单，档案借阅登记台帐妥善保管。二、借阅服务2.1档案管理员根据借阅人提供的有效借阅申请单提供借阅服务，查阅人在档案阅览室进行档案查阅，不得擅自进入库房。2.2非秘密档案需要复制时由档案管理员负责复印并盖章登记，原件及时归还入库。2.3档案外借应办理外借手续，档案管理员负责登录档案外借信息与代卷卡。2.4证照类档案一般55、只提供原件查阅或复印，且必须书面申请经总经理以上领导签字批准，同时档案室负责在复印件上注明用途及盖“再复印无效”章。2.5印章类档案利用必须经总经理以上领导批准，借档者需写明印章名称、盖章数量。2.6秘密档案一般不外借、不复印，且经主管领导审批后方可在档案室内查阅；特殊情况需复制、外借，必须经本公司副总及以上领导同意，并经档案室主任审核、总经理以上领导审批后方可复制、外借，同时进行借阅登记，档案员负责登录档案外借信息与代卷卡。三、档案保密1、档案管理人员必须严格遵守本保密制度，不得私自将秘密文件、档案资料带出档案室，未经批准不得将秘密档案、资料给无关人员阅读。2、机密、绝密文件要经常查对，不得56、擅自销毁档案，档案管理人员和档案借阅者都不得与无关人员谈论涉密档案内容，防止失密、泄密。3、保密档案的变更和解密，应根据集团的实际办理。XX控股集团档案统计工作制度档案统计是掌握情况，分析和研究档案工作问题的一种有利工具。加强档案统计工作是提高档案科学管理水平的必要措施和重要标志。为进一步加强档案统计工作，特制定档案统计制度。本制度适用于集团各类档案的统计。一、档案管理人员的职责各档案人员必须做好企业档案的移进、移出、保管、利用等情况的登记和统计，按期完成各种统计报表。二、统计范围和内容1、基本情况的统计包括机构设置、人员编制、库房、设备条件等情况的统计。2、档案数量的统计2.1归档数量统计：57、各门类档案的归档数和年总归档数。2.2档案移出数量的统计：对档案已超保管期限，并已做过鉴定需销毁档案的数量和移交档案馆或有关单位的档案数量的统计。2.3档案保管数量的统计：企业全部档案收进、移出做好保管数量的统计。3、档案利用统计3.1按年做好利用档案人次和卷数的统计。3.2档案复印份数和人次的统计。3.3底图利用卷数和人次的统计。3.4利用效益的统计。4、各公司应在每年10月前向集团档案室报送各类档案统计报表，集团档案室负责对整个集团的档案工作进行统计分析。XX控股集团档案工作目标管理考核制度考核项目评分标准自评考核备注一、管理体制（15分）1、明确分管档案工作的领导，重视解决档案工作中遇到58、的实际问题（5分）2、配备责任心强、业务素质好的专兼职档案管理人员，并保证人员的稳定性（分）3、档案主管人员应熟悉档案业务，能全面完成档案工作任务（3分）4、宣传贯彻档案法及有关档案工作规定，无档案违纪行为及违法案件发生（4分）二、收集工作（10分）1、根据归档范围，及时收集企业在各项活动中直接形成的全部档案，保证文件材料的完整、准确、及时（4分）2、归档文件应为原件，其制成材料符合档案保管要求，签字签章手续完备（分）3、文件材料归档手续齐全（分）三、整理工作（25分）、依据集团统一的分类方案，科学分类，保持前后一致，不随意变动（分）、归档文件立卷程序符合规范要求，卷内文件排列应遵循材料形成规59、律，保持文件的成套性和有机联系（分）、案卷标题完整、简明、充分揭示卷内文件内容（分）、卷内页号、目录、备考表、案卷封皮各项目填写齐全、清楚，填写格式符合规范要求（分）、卷内无金属物、破损文件得到修复，文件制成材料具有耐久性，案卷装订美观，不影响查阅（分）、各类档案均整理上架，案卷分类方案及保管期限有序排列方便查找，不同载体形式的文件应分别排列，做到无积存零散文件（分）、非纸质文件应编写时间、地点、事由、人物等文字说明（分）四、保管工作（20分）、保持库房清洁卫生，无杂物堆放和事故隐患（5分）、档案无霉变、尘污、鼠咬现象；没有发生档案被盗、被毁、涂改、泄密现象（5分）3、重要档案（例如权证、绝密60、要求档案）应采取相应保管措施（5分）4、做好“八防”（防潮、防火、防盗、防光、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物）工作（5分）五、鉴定统计（5分）、成立了鉴定小组，对到期档案进行鉴定（分）、建立了档案管理基本台帐，统计内容全面、数据准确，并按要求填报（分）六、利用工作（15分）、设置了企业内档案查阅权限，借阅程序符合档案借阅要求（2分）、档案人员熟悉库房藏档案及相关业务，采用直接查阅、电话查阅等方式提供利用（5分）、档案人员及时了解利用需求，可编制简单的汇编主动提供档案信息服务（3分）、有档案借阅登记簿，并有利用效果登记（3分）、利用各种形式宣传档案法，提高企业的档案意识（2分）七、信息化建61、设（10分）1、按要求完成上一年度各类档案数据库建设（5分）2、特种载体档案，如照片、磁性载体与光盘、实物档案等归档，并建立数字档案数据裤，刻录成光盘，有利用价值的应上传到数字档案室进行挂接（5分）说明：按照以上评分标准，90分以上为优秀，80-90分为良好，70-80分为合格，70分以下为不合格。XX控股集团档案鉴定销毁制度为了保证库存档案的质量，保护好有价值特别是有重要价值的档案，结合本集团的实际情况，制定本制度。 1、企业档案资料的鉴定工作由档案鉴定小组负责。 2、档案鉴定小组由主管档案工作的领导、有关部门负责人和档案人员组成。 3、档案的鉴定要依据集团制定的档案保管期限表，区分保管期限62、。 4、对保管期满的档案，先由档案部门进行初步鉴定，提出鉴定意见，交企业档案鉴定小组审定。 5、经过鉴定小组审定应该销毁的档案，由档案部门写出鉴定报告，连同档案销毁清册一起送主管领导批准后进行销毁。 6、销毁档案时，应指定两人以上进行监销。档案销毁前，监销人应认真核对要销毁的档案与销毁清册，档案销毁后，监销人应在销毁清册上签字，标注销毁的方式和日期，并在在总帐上注明“已销毁”。 7、销毁档案是一件严肃的工作，需要慎重，因此对准备销毁的档案可暂时封存，延期执行。 8、档案销毁过程中出现失密、泄密或丢失问题，将根据保密法和企业有关规定进行处理。XX控股集团设备开箱验收单编号：设备名称设备型号制造单63、位出厂编号出厂日期购进日期检查日期外观检查装箱清单验收意见备注验收人员资料员（签字）注：原稿与设备申购单和开箱资料一起于集团档案室存档。归档文件目录件号责任者文号题 名日期页数备注文书档案备考表盒内文件情况说明1、盒内文件齐全完整程度；2、盒内文件缺损、修改、补充、 销毁等情况；3、备注项内容。 整理人： 检查人： 年 月 日科技档案卷内文件目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注科技档案卷内备考表说明： （1、卷内文件数量） （2、分类、组卷及其他整理中需说明的情况） 立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日电子文件登记表序号题名电子文件 名文件类代 码光（磁）盘 号形成日期备注XX64、控股集团档案借阅流转登记表借阅申请所属公司（部门）姓名年 月 日借阅内容：目的：查阅复制外借部门领导意见跨公司领导意见公司领导意见集团领导意见借阅服务档号案卷（文件名称）份数利用方式（借阅人员签名）查阅复制外借档案经办人： 年 月 日归还结果归还人： 经办人： 年 月 日利用效果 签名：XX控股集团档案（资料）移交清单单位： 第 页 共 页序号档案名称年度文号或图号页数保管期限备注移交单位负责人： 移交人： 年 月 日接收单位负责人： 接收人： 年 月 日XX控股集团档案交接文据移出单位名称接收单位名称交接性质档案所属年度年 月至 年 月档 案 类 别数量（件、米）检索工具种类参考数量永久30年短期长度归档文件目录电子目录合计移出说明接收意见移出单位（印章）领导人：经办人：移出日期 年 月 日接收单位（印章）领导人：经办人：接收日期 年 月 日档 案 销 毁 清 册序号案卷或文件题名年代目录号卷号或文号卷内文件页（件）数原期限销毁原因备注编制部门负责人： 编制人： 批 准 人： 销监人：