1、投资公司档案、文件材料管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 公司档案管理制度一、总则1.为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2.公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。3.公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不2、得擅自带走或销毁。二、文件材料的收集管理1.公司指定专人负责文件材料的管理。2.文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交由相关领导审阅后归档。3.一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。三、归档范围1.重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2.本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3.本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。6.本公司的大事记及反映本公司3、重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四、归档要求1.档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。2.跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。3.档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。五、档案管理人员职责1.按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2.按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3.工作人员应当遵纪守法4、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。六、档案的日常管理（一）借阅1.借阅手续：（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应填写资料调阅审批登记表（见附件1）由相关领导审批同意后出示资料调阅审批登记表向档案员借阅。（2）档案员接到资料调阅审批登记表，经核查后，取出该项档案，并在资料调阅审批登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。2.借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。3.借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，5、不得私自授受。（二）借用1.借用手续：（1）各部门经办人员因业务需要借用档案时，应填写资料借用审批登记表（详见附件2）由相关领导审批同意后出示资料调阅审批登记表向档案员借用。（2）档案员接到资料调阅审批登记表，经核查后，取出该项档案，并在资料调阅审批登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。（3）各部门经办人员因业务需要借用或外带使用资料涉及公司公章、证照时，需遵循公司印章证照管理办法。（详见附件3）2.借用人不得调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。3.借用人应于规定期限内归还。如有其他人借用同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。（三）销毁16、.每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的档案销毁清单，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。销毁清单需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。2.销前，按照清单清点；销后，在清单上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。档案销毁清单需永久保管。3.保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。（三）移交1.需要进行移交的档案，需由档案员编制档案移交清单，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。档案移交清单需注明：移交档案目录、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。2.移交前，按照清单清点；移交后，在清单上签字，档案移交清单一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。