1、工程建设公司档案文件保密管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 档案管理办法1. 总则1.1制定目的使本公司档案管理程序化、制度化、合理化，以提高档案材料的利用率。1.2适用范围本办法适用于工程建设总公司档案管理工作。2. 管理职能与范围2.1管理职能档案室在管理部的领导下，全面负责本公司所有资料、书籍、信息的收集、整理、存档及调阅、保管方面的工作事务。2.2职责范围与权限2.2.1熟悉国家有关档案管理方面的方针政策及法律法规；2.2.2在部门主管的领导下，主要负责档案资料的汇集、登记、保管和借阅、查收等方面的工作2、，对所有档案资料进行认真仔细、科学谨慎的分类管理；2.2.3自觉遵守档案管理制度，努力提高自身文化素养及业务水平；2.2.4遵守部门及公司的保密制度，对自己所接触和管辖的保密材料及文件严格保密；2.2.5保持档案室干净整洁，档案摆放整齐有序；2.2.6能熟练地操作微机，懂得一些网络知识，及时、准确、全面地收集和提供一些造纸行业、工程建设、科学技术、经营管理等方面的相关信息资料和资讯，做到信息共享；2.2.7完成领导交办的其它各项工作任务；2.2.8有权拒绝一切不符合查借阅程序的行为；2.2.9有权拒绝闲杂人员进入档案室；2.2.10有权对借阅资料逾期不还或损坏、丢失等现象提出处理建议和意见；23、.2.11有权提出改进档案管理程序及工作方法的合理建议和意见。3. 档案管理工作内容与要求3.1立卷归档的范围3.1.1公司章程、条例、规章制度； 3.1.2股东会议文件、股东名册、股东印章簿；3.1.3 董事会文件、董事会记录、董事就任书等；3.1.4上级政府行政机关颁发的各项法规命令、指示、决定、决议、通知、计划、预决算、规章制度等政策性文件；3.1.5集团、股份公司下发的各项命令、决议、通知、意见、方案、计划、总结、安排等事务性文件；3.1.6向上级机关（政府部门、管委会、股份公司）报送的各类报告、汇报、请示、工作计划、批复、报表等相关材料；3.1.7与有关单位的来往函件、抄送文件、传真4、等资料；3.1.8公司党政会议记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、各项规章制度）；3.1.9公司制订的计划、安排、总结、方案；3.1.10公司主持召开的各种专业会议材料，包括领导讲话、文件、纪要、议程安排及发放宣传材料等；3.1.11项目工程类文件资料，包括项目融资、调查、研究、分析报告、项目建议书、可行性研究报告及批复、技术交流文本、招标文本、地测设计资料、图纸资料、工艺方案、技术参数、技术措施等相关资料；3.1.12 公司与业务往来单位签订的各类协议、合同;3.1.13公司内部业务资料，包括行政、人事、劳资、财务、设备、劳务、园区管理、园林管理等相关资料；3.1.14公司经营管理及业务5、方面的书籍、刊物、报纸及音像、网络信息资料；3.1.15 音像资料由录音带、录像带、摄像带、光盘、磁盘及照片（含底片）等和文字说明两部分组成。收集范围包括：A、反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的音像资料；B、各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的音像资料；C、本公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的音像资料；D、其它公司形成的与本公司有关的重要音像资料；E、其他具有价值的音像资料；3.1.16其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验等。3.2 档案分类标准及保管期限区分类别名称 类别内容 保管期限行政类A、章程、公司条例、规章制度 永久保管B、股东会议文件 6、：a、股东会议记录 永久保管b、股东会议通知 永久保管c、股东名册、股东印章簿 永久保管d、其他 永久保管C、董事会文件： a、董事就任书 永久保管b、董事会议记录 永久保管c、商业账簿 永久保管d、经营业绩 永久保管e、请示 永久保管f、业务执行文件 永久保管g、其他 永久保管D、经营业务文件：a、经营方针、计划书 十年保管b、经营会议记录，会议通知书，会议资料 十年保管c、重要契约 永久保管d、执照、上级批准证书 永久保管e、诉讼文件 永久保管f、经营业务执行文件 永久保管g、其他 永久保管E、经营组织文件：a、业务机构表 十年保管b、机构调整文件 十年保管c、内部监察文件 五年保管d、报7、告文件 五年保管e、工作总结文件 五年保管f、申请 三年保管g、会议文件 1、会议议程 五年保管2、会议纪要 五年保管3、重要会议的领导讲话及汇报、总结材料 五年保管h、宣传材料 1、报刊 十年保管2、公司内部出版物 十年保管3、造纸行业信息 十年保管4、简介 十年保管5、简报 三年保管i、组织培训学习材料 1、培训学习通知 三年保管2、培训学习资料 三年保管3、培训学习考试试卷 三年保管F、政府机关及公司批文: a、区市来文 永久保管b、股份公司文件 1、人事文件 永久保管2、其他 永久保管c、管委会文件 永久保管d、集团公司文件 1、人事文件 永久保管2、其他 永久保管e、建设总公司文件 8、1、人事文件 永久保管2、其他 永久保管3、非文头文件 一年保管4、传真 收传真文件 一年保管，发传真文件 一年保管G、人事、劳资：a、公司主要领导个人材料 永久保管b、聘用合同、协议 永久保管c、履历表、应聘书、辞退书 十年保管d、毕业证书、职称证复印件 永久保管e、人事报表 五年保管f、工资报表 十年保管g、公司职工花名册、考勤表 永久保管合同、协议类A、合同 永久保管B、协议 永久保管C、合作意向书 永久保管融资类 A、贷款方面文件资料 永久保管B、银行资料 永久保管C、招商引资资料 永久保管类别名称 类别内容 保管期限项目类A、项目资料：a、项目可行性研究报告 永久保管b、技术方面（技9、术文本、图纸） 永久保管c、设备方面 永久保管d、招标方面 1、未中标文件 十年保管2、中标文件 永久保管工程类A、供水 永久保管B、供电 永久保管C、供汽 永久保管D、项目工程资料：a、公司办公楼建筑工程资料 永久保管b、园区主干公路项目资料 永久保管E、工程依据资料 永久保管F、辅助工程资料 永久保管G、公用设施资料 永久保管H、辅助工程资料 a、南水北调工程 永久保管设备类 A、项目工程设备 十年保管B、辅助工程设备 十年保管C、公用设施设备 十年保管技术类 A、技术性资料 永久保管B、科研课题的论证、研究材料 永久保管会计类 A、记账凭证 永久保管B、明细账簿、总账簿、材料账簿 永久保10、管C、会计报表 永久保管D、合同 永久保管3.3整理档案的方法3.3.1接收到各部室整理过的资料，并与移交目录单核对无误后，经移交人与接收人签字，即可归档；3.3.2归档时按资料文件的自然年限、性质、类别、密级进行分类、编码，并编制系统的案卷目录，与存放地址一一对应，做到系统排列，存放有序，查找方便；3.3.3整个案卷目录的编码分五级功能码，前四级以大写英文字母为代码，最后一级以阿拉伯数字为代码，即案卷号；第五级功能码中的文件资料均按其自然年限归档，应以流水码建档；3.3.4照片档案按年代、问题分类，同属一类的照片按时间顺序编号，同量编写戎底片号；录音（像）带、摄像带按年代、问题分类，按内容编11、号，同一内容分录几盘应视为一个案卷号，编码同其他资料文件的编码方式，其密级与保管期限的划分同其他资料文件一致；3.3.5公司秘密档案的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”*。绝密是重要的公司秘密；机密是比较重要的公司稠密；秘密是一般性的公司秘密，各密级的具体范围见附表1。此类档案要标明密级及保密期限，保密期限届满，经公司领导同意，可撤销档案密级；3.3.6所有归档资料视其重要程度及利用查考价值分为永久保管、十年保管、五年保管、三年保管、一年保管五种保管形式。3.4整理档案的要求3.4.1一般性资料文件于每年年末移交档案室一次，重要的、保密性资料文件可随时移交档案室；3.4.2 音像资料应在形成12、后一个月内移交，档案室应随时收集零散的具有保存价值的音像资料；3.4.3 会计资料在形成后的第二年年末移交档案室一次；3.4.4 各部门资料员在整理资料的过中，要做到分类明确，移交目录单记录清晰；3.4.5 档案管理员接收资料时，要认真检查归档资料的完好性，使每一份文件资料都页数完整，无遗漏，无残缺；3.4.6 录音带、录像带、摄像带、光盘、照片和文字说明要收集齐全，无论原版、原件或复制件，要保证其完好性，内容要真实，并且底片原件与影像、复制品要相符；3.4.7 具有保存价值的磁盘文件在接收时要进行演示，检查磁盘及所存资料是否完好；3.4.8 据归档资料的不同保管期限及保密程度，做到归档分类准13、确，尽量保持文件资料的内在联系，符合其形成规律；3.4.9 档案管理员要编制总的档案存放目录表，与档案实际存放地址相对应，便于查找。3.5档案借阅制度3.5.1本公司各职能部门人员凡查借阅档案，必须登记在册，归还时进行注销；3.5.2一般性档案的借阅期为3-7天，借阅期满要及时归还，不能转借、遗失，归还后办理注销手续，若还需借用，则重新办理借阅手续；3.5.3查阅档案时，要爱护档案，不能在案卷上圈点、涂改、折卷、抽页、批注和损坏，否则给予经济处罚；3.5.4借出的档案资料归还时，若发现有抽换、缺页、涂改等情况，立即向领导报告，及时追查；3.5.5凡不按正常申请程序强行查借阅档案，造成不良影响及14、损失时，追究借阅者的法律和经济责任；3.5.6所有借阅人员严格遵守档案管理方面的相关制度。 3.6档案保密制度3.6.1档案管理人员首先要求上可靠，能严于律己，严格遵守各项管理制度；3.6.2档案管理人员要树立高度的责任感，经本人翻阅存档的保密资料，不得对他人透露、在公共场合演说； 3.6.3不准私抄、复制保密文件和资料，否则追究其法律和经济责任；3.6.4凡属于公司密级档案资料，确定与撤销档案密级时，均由公司领导批示同意；3.6.5若发现泄密问题，及时向领导汇报，并主动采取补救措施，防止扩散。3.7档案的定期整理3.7.1对于各部室的重要性、保密性资料文件，档案管理员要随时接收、整理；一般性15、资料文件每年末接收整理一次；3.7.2对于已归档档案，据其不同保管期限，对保管到期档案进行整理、销毁。3.8档案的销毁管理据档案保管期限表的年限规定，对到期档案进行鉴定，若有无需再保存的档案，经公司领导、专业技术人员共同鉴定后，确需销毁的，则必须填制销毁清册单，经公司领导审批后，送至档案室继续存放一年，确认其确实无价值，再进行销毁，并在销毁清册单和案卷目录上注明销毁日期。3.9档案责任追查制度3.9.1档案管理人员若向他人透露公司秘密或在公共场合演说，使公司名誉、利益受到损害，追究其法律和经济责任； 3.9.2不准私抄、复制秘密文件和资料，否则追究其法律和经济责任；3.9.3借出的档案资料归还16、时，若发现有抽换、缺页、涂改等情况，立即向领导报告，及时追查；3.9.4查阅档案时，要爱护档案，不能在案卷上圈点、涂改、折卷、抽页、批注和损坏，否则给予经济处罚；3.9.5凡不按正常申请程序强行查阅档案，造成不良影响及损失时，追究借阅者的法律和经济责任；3.9.6若发现泄密问题，及时向领导汇报，并主动采取补救措施，防止扩散。4. 档案管理程序4.1档案整理程序4.1.1 收集整理各部室资料，与移交目录单核对； 4.1.2将收集到的资料按其自然年限、类别分类、编码，编制案卷目录，进行存档；4.1.3分类后的所有档案视其重要程度及其价值标明密级及保密期限，并注明具体的保管期限；4.2借阅程序4.217、.1一般性档案的查阅进行登记即可，若需复印，必须填写档案调阅申请单，经档案室主管领导批准后，才可复印；借阅时除登记外，还需填写档案调阅单，经调阅部门主管领导同意后方可借阅；4.2.2公司秘密档案、图纸、资料不得外借、复印，只能查阅。查阅时必须填写档案调阅申请单，属“绝密”、“机密”档案必须由公司主管领导批准才可查阅；“秘密”档案要由调阅部门领导同意，并经档案室主管领导批准方可查阅。5. 档案的保管5.1 档案每年清理一次，档案管理员要准确地做好文件索引，以便于查找；5.2 每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安会；5.3 档案管理人员应随时擦试档案18、柜，随时检查档案，维护档案清洁，以防虫蛀；5.4 归档资料要摆放整齐，按类别有秩序的存放；5.5 音像档案其载体为胶片和磁性材料，要妥善保存，应保持室温在1424。5.6 照片（含底片）、录音（像）带、摄像带应立放，并单独装袋保存。磁带必须避开30奥斯特以上的磁场，盒与盒之间留适当距离。6. 档案室的安全防护措施6.1档案室中严禁明火装置及使用电炉存放易燃易爆物品，应配有消防器材及防盗设施，保证档案存放安全；6.2档案管理人员每天下班前要对档案室内电源、门窗进行检查，确保安全；6.3档案管理员要保管好档案室所有门、柜钥匙，以防档案丢失现象发生；6.4 档案管理员要保管好档案室所有门柜钥匙，以防19、档案丢失现象的发生。7. 检查与考评7.1日常工作的检查与考评每日每周定时不定时地组织检查档案室工作，随时掌握、了解档案管理员工作情况，进行日常监督，参照考评细则进行分项考评，考评结果记入当月绩效考核中。7.2月度全面工作的检查与考评每月25日前组织进行一次全面检查与考评，档案室本月工作情况记入管理部当月绩效考核中。8.附则8.1本制度由管理部负责起草、修订、补充和完善；8.2本制度由管理部负责监督执行、解释与说明。9. 附表附表1：保密档案密级范围表附表2：档案调阅单附表3：档案调阅申请单附表4：移交目录单附表5：销毁清册单附表1保密档案密级范围表密级 秘密范围 保密期限绝密A、直接影响公司权益的重要决策文件资料；B、尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；C、招标过程中未中标资料；D、项目融资方面的资料；E、股东大会及董事会决议； 长期保存机密A、 公司财务预决算报告及各类财务报表，统计资料，重要会议记录；B、 公司内部重要会议纪要； 10-15年秘密 A、公司内部掌握的合同、协议、意向书及主要会议纪录；B、公司人事档案、工资性、劳务性收入及资料；C、 尚未进入市场或尚未公开的各类信息；