1、公司文秘档案文件资料立卷归档超期销毁管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 文秘档案管理制度公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要 素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序,明确工作职责,杜 绝资料流失，保证公司机密不外泄，特制定本制度。2. 管理职责2.1行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门,负责文秘档案管 理制度的贯彻及在各部门的执行检查,加强对文秘档案室的业务领 导和工作实务指导。2.2各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。同样也应 执行本制度所规定的各项条款要求。2.3文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理部的领 导下，其管理的主要职2、责为：2 3.1制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章制度。协助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。2.3.4负责对永久性文秘档案向有关档案机构的移交工作。2 3.5总结经验,改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使 公司文秘档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。3. 归档资料的范围、内容3 .1计划性文件资料包括公司的战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计 划。3 .2批示性文件材料包括公司各类标准、指标,如计划指标、考核标准、技术标准等; 公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。3 .3法规性文件包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻3、和执行的规 定、要求、标准等文件;公司内部制定的各类规章制度。3 .4公司的重大决议包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他 重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。35总结性文件包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结;下属单位的工 作总结及单项性的各种总结报告。36凭证性材料包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、 台账等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录,以及材料能 源消耗、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。3 .7汇报性材料包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等; 公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文4、书资料等。3 .8劳资人事资料包括公司的人事任命、人事调整、人事考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。3.9调研性资料包括市场调硏、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商 资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。3 .10声像制品资料包括经营活动中、文化活动中,以及员工在外学习、考察时或外 单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各 种资料。3.11证件性文书资料包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、 出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽 车使用和房屋建筑等批文证照。3.12馈赠性资料包括上级领导、名人友人协作单位提5、供和赠送的题词、书画、 文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。4. 文件资料的立卷归挡4 .1档案的收集4.1. 1凡属本制度第3条所涵盖的文件资料，均应归档统一管 理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档;会 计归档类在年度终结后,由财务部门编造清册,每两年归挡一次。银行票据由财务部立卷留存;各类报表（应收账报表、销售 报表等）报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立卷留存。业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷留存。各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存;内部文件原则上各部门传阅后,即由总经理办公室回收立卷留存。公司员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇6、总到部门档案管理员，员工因公外岀参观学习考察和参加各种会议回到公司后，应将相关资料全部移交档案管理员。4 .2立卷归档的时间凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。对于某些专门文件,或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为方便日常工作,立卷归档时间可根据实际情况适当延长。4 .3立卷归挡的要求各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕 的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份,双方签 字后各执一份。归挡的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印 本和底稿、正文和附件必须归在一起。立卷时应编制好案卷目录，把文件的7、作者、标题、日期等 项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题,把案卷内容表达岀来，装订整齐、牢固，然后还要填写备考表，注明保管期限。填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或 铅笔，字迹应清楚、准确。立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点,保持文件间的历史联系,适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。立卷应以同类问题为主，结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起。立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外按保 管期限和文件年限分开立卷。立卷归档后，发现还有需立卷的文件资料，可按立卷原 则进行插卷。4.3 .10文件组成案卷后z卷内文件应按照8、一定规律进行排列,系统地反映问题，做到查找方便。各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、 馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。5. 文秘档案的借阅 5.1文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单 位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。5.2各部门工作人员可直接查阅属于本部门业务工作范围的文秘档 案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案,须经公司领 导或原形成档案的部门领导批准,方可借阅。5.3文秘档案的借阅者应负责档案的完整和完好,不9、得私自影印、 复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注语,不得 转借,如有违纪,酌情处罚。5 .4对珍贵或易损的档案,应制成复制品提供使用。复制可采用复 印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对,与原稿 无误后，注明档案编号,然后提供使用。如有必要,给复制件加盖 公章,以示复制件不会有误。5.5必要时,档案室应对所提供档案出具证明,证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载,而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。56文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期 外借,最多为十天，但必须经10、有关领导批准并办理借阅手续。如延 长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。5 .7借阅文秘档案须妥善保管z若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿一切损失。6. 文秘档案保密要求6.1档案管理员和借阅利用档案的人员耍树立高度的工作责任心, 加强保密意识，双方共同做好保密工作。6.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、 秘密三级。6 3有密级档案只许在档案室翻阅,不许带离本室。有密级档案复 制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。6.4有密级档案只限归档人使用,其他人员利用需经办公室主任或 副总以上领导批准。65对已到保密期限的档11、案要请相关部门领导和办公室主任鉴定 解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。6.6夕卜来参观人员统一由负责接待人答复问题和力理所需材料。6.7档案管理员丢失或擅自提供泄露档案机密,应根据情节轻重, 给予纪律处分,直到依法追究刑事责任。6 .8企业在职工作人员调离本企业时,需按档案室要求整理已形 成的文件材料,并退还所借档案,档案室审查无误签字后，才能 调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后, 方能调离。7. 超期档案的销毁7 .1对超过保存期限的档案,由档案管理员登记造册,经办公室 主任和档案形成部门领导共同鉴定,报分管副总批准后,按规定销 毁。7 .2经批准销毁的档12、案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。7 .3销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,严禁将销 毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁 注册上签字。&附件附件文秘档案管理基本程序图附件二文件归档登记表附件三一一受控文件记录单附件四文件更改通知单附件五一一文件修订登记表附件一:文秘档案管理基本程序封附件二:文件归档登记表文件名称文件号制定部门K*01档时间MIK备注附件三:受控文件记录单No. 内容槪要爱行都门修改变更记录其 他附件四;文件更改通知单文件名称文件号更改部门更改人更改吋间核准人更改内容（内容缶可设附页）文件更改通知记录被通知部门负贵人签字fl期被適知部门负资人签字F1期附件五:文件修订登记表文件名称文件编号修订日期修订娄別修订内容简要修订者批准人增加删涂改动