1、物业公司档案文件材料归档、利用管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、档案管理规定为了加强本企业档案业务建设，进一步提高档案管理水平，根据国家有关档案管理的法律、法规，制订本规定。（一）本规定所指的档案，是指本企业在物业管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。（二）企业档案工作是企业各项管理的基础工作，是维护本企业经济利益、合法权益和历史面貌的一项工作。（三）企业档案工作实行统一领导、分级管理的原则。（四）企业成立综合档案室，指定专责的档案人员，负责统筹、协调、组织和管理本企业档案工作2、，开展综合档案室的日常管理工作和各项具体的档案工作事务。（五）档案员必须忠于职守，保守企业和业主的秘密，接受档案专业培训，具备档案专业知识。（六）综合档案室由企业一位领导分管，并纳入主管领导任期目标管理和岗位职责。（七）各部门（物业管理项目）应指定兼职档案员，负责本部门（物业管理项目）形成的文件材料积累、整理，并按规定向综合档案室移交档案。（八）企业文件材料的形成和积累须纳入各部门（物业管理项目）工作计划和有关人员岗位职责。（九）凡本企业在经营管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料都必须归档。归档的具体范围、时间和要求按相关文件材料的归档制度执行。（十）企业综合档案室3、对接收的档案要按照一定要求，编制必要的档案检索工具。（十一）开展档案的鉴定。根据本企业档案保管期限的规定，定期对保管期限已满的档案进行审查鉴定，剔除确无保存价值的档案，经企业主管领导批准后进行销毁。（十二）开展档案的统计工作。建立档案管理台帐，对档案数量、档案借阅人次，档案的利用效果、编研情况进行统计。（十三）认真做好档案库房管理。按照防火、防盗、防光、防尘、防虫、防高温、防潮湿、防有害气体等防护要求，做好档案库房的管理工作。（十四）将档案管理现代化列入企业现代化管理的整体计划，努力实现企业档案管理信息化。（十五）积极开发档案信息资源，为企业生产和各项管理工作服务。对积极开发和提供利用档案并取4、得显著效益的人员，企业将给予表扬和奖励。二、企业各类文件材料的归档制度 为了完整、系统地保存本企业工作活动中形成的各种门类、各种载体的档案，提高归档文件材料的质量，以满足企业各方面的需要，特制定本制度。（一）归档范围根据附件所列内容，结合企业实际工作，制定具体归档内容。（二）归档时间1、企业自身形成的管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。2、基本建设、设备项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内整理归档，周期长的可分阶段、单项归档。3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。4、企业职工外出参加各种公务活动形成的文件材料应在活动结束5、后及时归档。5、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。6、电子文件的逻辑归档实时进行，物理归档要与纸质文件归档时间一致。7、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。8、需要随时归档的文件有：物业管理项目交接，基本建设和设备设施类变更、修改、补充的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业产权变动过程中形成的文件材料；其它临时活动中形成的文件材料。（三）归档要求1、归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。2、文件材料归档后不得更改。3、归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、6、一个问题的内容要完整。4、归档的文件材料字迹要符合长期保管需要，严禁使用易褪色的书写材料如圆珠笔、铅笔、复写纸、纯蓝(红)墨水等书写。5、对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。6、对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。7、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与其承担任务相关的文件材料，有合同、协议规定的，按其要求执行。8、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。9、具7、有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。（四）归档份数归档文件材料一般一式一份。重要的利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。（五）归档手续向档案部门移交档案时，必须填写归档文件移交清单一式两份，归档时交接双方按清单交点清楚，确认无误后，双方签字，各留一份，以备查考。三、企业档案利用制度为维护档案的完整与安全，服务企业各项工作，根据企业档案管理的具体情况，制订本制度。（一）本企业员工因工作需要，可以借阅与其工作有关的档案和资料。（二）借阅本企业档案须办理登记手续，保密的档案须履行相应的手续经主管领导批准后方可借阅。（三）本企业档案一般不外借，借阅时应在档案部门指定的地方进行阅8、览。确须外借的档案，要经主管领导或办公室主任同意，按时归还，借阅期一般不得超过七天，确因工作需要不能如期归还者应办理续借手续。（四）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案进行更改或涂写。对借阅档案时造成的档案丢失、损坏或泄密的，要追究当事者责任。（五）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。（六）摘抄或复印档案材料的有关内容，须按有关规定，经主管领导批准后方可复制。（七）借出档案只限在本部门有关人中查阅，不得转借其部门或个人，如需转借时，应到档案室办理转借手续。（八）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。（九）外单位人员借阅本室档案须持有所在单位9、介绍信和本人工作证，并办理有关手续。四、企业档案保密制度为确保企业档案信息的安全，制定本制度。（一）档案管理人员必须严格遵守职业道德、遵纪守法、保守本企业和业主的机密。（二）档案管理人员应适当区分文件的密级并划分范围，采取保密措施，对不同密级范围的档案采取相应的保管措施和借阅制度。（三）档案管理人员不得私自将秘密文件、档案资料带出档案室，未经批准，不得将秘密档案、资料给无关人员阅读。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄露。（四）有关部门需查阅机密以上档案须经企业主管领导批准。（五）不得与无关人员谈论涉密档案内容。（六）下班时，应将涉密档案文件收起锁好，并关10、好门窗。（七）经批准销毁的档案材料和不需要归档的文件，应指定专人进行销毁，销毁机密文件应登记造册，并有人负责监销。（八）档案人员一旦发现档案材料有丢失、损毁情况，应及时向有关领导报告，采取必要的挽救措施。五、企业档案保管制度为保护好本企业的档案材料，维护档案的完整与安全，制定本制度。（一）接收档案必须认真验收，并办理交接手续。（二）案卷入库要做到卷、目、卡相符，排放整齐，便于查找，以保证提供利用快速准确。（三）管理人员要掌握各门类档案的特点和规律，熟知案卷摆放地点、上架顺序，做到调档、还档及时准确。 （四）研究和改进档案保护技术，定期对档案进行检查，发现问题及时采取措施进行处理。 （五）档案的11、接收、移出、鉴定、销毁、利用要有登记，统计准确。 （六）借阅完毕的档案经核对无误后，要及时入库，以防丢失。（七）存放胶片、照片、录像带、磁带要用专用卷盒。（八）每年要对库藏档案进行一次全面的检查，认真核对，做到账物相符。对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。六、企业档案鉴定销毁制度（一）企业成立档案鉴定工作小组，由主管领导、办公室主任、档案人员及业务部门负责人组成。（二）企业各部门在文件材料归档时，应根据本企业制定的档案保管期限表，准确区分档案的保管期限。（三）对保存在企业档案部门的保管期限届满的档案，先由企业档案部门进行初步鉴定，提12、出鉴定意见，交企业档案鉴定小组审定。（四）对经过鉴定小组审定应该销毁的档案，由企业档案部门写出鉴定报告，连同档案销毁清册一起送企业主管领导批准后进行销毁。（五）销毁档案时，应指定二人以上进行监销。档案销毁前，监销人应认真核对要销毁的档案与销毁清册，档案销毁后，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁的方式和日期。（六）销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的，将根据国家和单位有关规定进行处理。（七）档案销毁后，应将销毁清册，鉴定形成的材料及领导批示等，一并整理存入全宗卷，永久保存。七、企业档案人员岗位责任制为加强本企业档案管理工作，充分发挥档案应有的作用，不断提高13、档案管理水平，特制定主管档案工作领导、档案部门负责人、档案部门档案员、各部门（物业管理项目）负责人和兼职档案人员、形成或承办文件的管理及专业技术人员档案工作责任制。（一）主管档案工作领导1、统一领导本公司档案工作，认真贯彻国家档案法和上级关于档案工作方针、政策、规定在本公司的实施。2、及时协调解决档案工作中存在的问题。3、负责本公司的档案的鉴定销毁审批工作。4、监督执行档案工作岗位责任制的考核及奖惩。（二）档案部门负责人1、认真贯彻执行上级关于档案工作的指示、规定及有关标准，发动和组织本公司档案工作人员全面完成档案工作任务。2、审批或拟定本公司档案工作各项制度和年度档案工作计划、总结，并认真听14、取档案部门工作汇报、检查档案工作落实情况。3、适时地召开全公司档案工作会议，总结布置档案工作，交流档案工作经验;研讨工作中存在的问题和解决办法。4、负责组织企业专(兼)职档案人员的业务培训及学习，负责企业档案工作责任制的考评工作。5、负责对借阅机密档案和外单位借阅档案的审批及对销毁档案鉴定的组织和鉴定工作。6、参加本企业有关物业管理项目验收等有关活动。（三）档案室专职（专责）档案人员1、认真执行上级有关档案工作的指示要求，维护档案的完整、准确、系统。2、负责本公司档案的收集、整理、保管、提供利用、鉴定工作，并按有关规定进行档案的销毁工作。 3、负责各有关部门（物业管理项目）档案工作的监督检查和15、业务指导工作，做好文件材料形成、积累、立卷归档工作，把好质量关。 4、认真执行档案入库的清点、登记、验收、移交目录、保管期限的确定工作，做到帐物相符。5、做好室藏档案的管理，建立健全档案基础性工作，确保档案文件材料的齐全、完整、准确、系统和安全。6、做好档案的保密和保护工作，维护档案的完整与安全。7、对档案库房、设备、专用工具等设施的添置和档案管理中的问题，及时向领导提出建议，对保管档案的安全、完整、保密负责。（四）各部门（物业管理项目）主管档案工作的负责人1、掌握本公司档案工作有关制度规定，熟知涉及到本部门的具体要求。2、将档案工作列入本部门（物业管理项目）的工作内容之一，做到档案工作与本部16、门（物业管理项目）其他工作布置、检查、总结三同时，配备能适应本部门（物业管理项目）工作需要的兼职档案人员，并保持相对稳定。3、督促兼职档案人员按时完成文件材料的积累、整理、归档工作，并对本部门档案的完整、准确进行审查。4、督促搞好本部门（物业管理项目）文件材料平时立卷和整理、移交工作，部门成员应将开会带回、承办完毕的文件材料及时交给文档人员，以保证文件材料的齐全、完整。5、负责对本部门（物业管理项目）档案人员和有关专业人员的档案考评工作。（五）各部门（物业管理项目）兼职档案人员1、实施本公司档案管理规定和制度，随时将本部门形成的档案文件材料进行收集、整理，按规定立卷后向档案室移交。2、熟悉本部门各阶段文件材料的形成情况，指导督促、协助本部门内人员做好文件材料的积累，整理并进行平时立卷(预立卷)工作。3、对保存在本部门的档案，文件材料做好提供利用工作及安全保护工作。（六）本企业各专业技术人员、行政干部1、对本部门在业务、行政、管理等各项工作中所形成的文件材料的完整、准确、系统负责。2、对办理完毕的文件材料，应根据本部门文件材料归档范围交部门档案人员，任何个人不准将材料归为已有或久拖不交。3、在物业项目接管和退出时，必须将文件收集齐全，及时立卷归档，并保持材料内容准确、字迹工整、图样清晰。协同本部门兼职档案人员做好保管期限和密级划分工作。