1、建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 1 页 共 58 页内部资料严禁外泄建建建建 华华华华 管管管管 桩桩桩桩 集集集集 团团团团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度发文部门：发文部门：总裁办总裁办编制日期：编制日期：二一二年九月二一二年九月建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 2 页 共 58 页内部资料严禁外泄目录目录一、一、一、一、集团档案工作管理办法集团档案工作管理办法集团档案工作管理办法集团档案工作管理办法.3 3 3 3第一章第一章第一章第一章总2、则总则总则总则.3 3 3 3第二章第二章第二章第二章档案管理机构及岗位职责档案管理机构及岗位职责档案管理机构及岗位职责档案管理机构及岗位职责.4 4 4 4第三章第三章第三章第三章归档管理归档管理归档管理归档管理.6 6 6 6第四章第四章第四章第四章整理与保管整理与保管整理与保管整理与保管.7 7 7 7二、二、二、二、集团档案分类方案集团档案分类方案集团档案分类方案集团档案分类方案.8 8 8 8第一章第一章第一章第一章总则总则总则总则.8 8 8 8第二章第二章第二章第二章类目设置类目设置类目设置类目设置.10101010第三章第三章第三章第三章档号编制方法档号编制方法档号编制方法档号3、编制方法.15151515三、三、三、三、集团档案文件材料归档整理细则集团档案文件材料归档整理细则集团档案文件材料归档整理细则集团档案文件材料归档整理细则.18181818四、四、四、四、集团档案电子文件归档整理细则集团档案电子文件归档整理细则集团档案电子文件归档整理细则集团档案电子文件归档整理细则.27272727五、五、五、五、集团档案照片文件归档整理细则集团档案照片文件归档整理细则集团档案照片文件归档整理细则集团档案照片文件归档整理细则.29292929六、六、六、六、集团档案实物材料归档整理细则集团档案实物材料归档整理细则集团档案实物材料归档整理细则集团档案实物材料归档整理细则.3734、73737七、七、七、七、集团档案移交归档细则集团档案移交归档细则集团档案移交归档细则集团档案移交归档细则.41414141八、八、八、八、集团档案库房管理细则集团档案库房管理细则集团档案库房管理细则集团档案库房管理细则.46464646九、九、九、九、集团档案鉴定与销毁细则集团档案鉴定与销毁细则集团档案鉴定与销毁细则集团档案鉴定与销毁细则.48484848十、十、十、十、集团档案文件材料积累细则集团档案文件材料积累细则集团档案文件材料积累细则集团档案文件材料积累细则.50505050十一、十一、十一、十一、集团档案借阅利用细则集团档案借阅利用细则集团档案借阅利用细则集团档案借阅利用细则.535、535353建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 3 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案工作管理办法第 3 页共58 页第一章第一章总则总则第一条第一条为促进建华管桩集团（以下简称“集团公司”）档案工作的规范化、科学化和信息化建设，更好地为企业生产建设与经营管理服务，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、企业档案工作规范的有关规定，结合集团公司实际，特制定本办法。第二条第二条集团公司档案是在企业活动中形成的具有保存备查价值的6、各种类别和载体形式的历史记录。第三条第三条档案工作是集团公司履行档案管理职责的行为和活动，属于企业管理工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项专业工作。第四条第四条在我集团公司档案工作实行“统一规则、分级管理”的原则，确保档案的完整、准确、系统、安全以及有效利用。第五条第五条集团总部、各片区、各子公司应加强对档案工作的重视，把档案工作纳入集团公司发展规划和年度工作计划，纳入集团公司管理的各个环节，纳入分管领导和有关部门职责中，配备必要的档案工作条件及人员。第六条第六条全体员工应树立档案管理意识。任何单位和个人，不得以任何理由将档案据为己有或由个人保存，不得任意转移、转让7、拆分、损毁档案。一经发现并查实有类似行为，公司将予以处罚，情节严重者将依法追究其刑事责任。建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 4 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案工作管理办法第 4 页共58 页第二章第二章档案管理机构及岗位职责档案管理机构及岗位职责第七条第七条集团公司的档案管理工作参照集团公司架构实行“集团总部各片区各子公司”三级管理模式，各层级设置专门的档案工作机构并承担相应档案管理职责。第八条第八条集团公司档案工作领导小组是档案工8、作领导机构，主要职责为：一、审定档案工作规划、规章制度，制定档案推行总计划或总方案；二、审批重要档案鉴定处理意见；三、服务、协助、监督各片区档案工作执行情况并统筹档案考评工作。第九条第九条总裁办及集团人力资源部是档案工作的主管部门，对集团公司档案工作实行统一管理、统筹规划、组织协调、检查指导，具体工作由各片区负责贯彻落实。主要职责为：一、制定、修订、解释集团公司有关档案工作的规章制度；二、开展档案业务督导、检查与考核工作；三、规划和指导档案信息化建设工作；四、对专兼职档案人员进行业务培训；五、协助参与各新建公司筹建阶段的档案验收工作。第十条第十条集团总部、各片区、各子公司应设置档案室。档案室是9、档案工作业务部门，需设置专职档案员，主要职责是：一、收集、整理、保管各类档案；二、对所保管的档案材料负有安全和保密的责任；三、根据集团档案管理体系要求，参与起草相关的本单位档案管理办法及规章制度；四、对兼职档案员的工作进行业务指导和帮助；五、协助参与工程竣工验收、科研成果鉴定、产品定型、设备开箱验收等活动，确保档案齐全、完整、准确、系统；六、开展档案价值鉴定工作，对已超过保管期限的档案，提出存毁意见；七、编制档案检索工具，按规定提供档案利用；八、负责展示公司历史和荣誉，配合公司的具体需要开展专题档案展览；建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管10、理制度第 5 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案工作管理办法第 5 页共58 页九、具体落实档案信息化建设任务；十、完成上级交办的其他事宜。第十一条第十一条集团总部、各片区、各子公司所属部门应设置专兼职档案员，负责本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作。第十二条第十二条专兼职档案员的任职条件：一、专兼职档案员必须具备大专及以上学历，并通过公司档案业务上岗培训和考核；二、专兼职档案员应努力学习所在单位主业知识，了解企业发展历史，熟练掌握档案管理各项制度、标准和工作流程；三、专兼职档案员应树立为企业服务11、的职业精神，具备较强的保密意识和法律意识，具备与档案岗位相匹配的业务工作能力；四、专兼职档案员可以根据国家关于档案管理系列职称评定办法，进行专业职称的申请和评定。建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 6 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案工作管理办法第 6 页共58 页第三章第三章归档管理归档管理第十三条第十三条归档制度集团总部、各片区、各子公司制定*建华文件材料归档范围及保管期限表、归档文件材料整理细则，详细规定各类文件材料的归档范围、归档12、时间、归档份数、归档要求以及归档手续。第十四条第十四条归档责任一、实行承办人立卷归档责任制；二、承办人按照集团档案文件材料积累细则的规定，做好所承办文件材料的日常登记和积累工作，为文件材料归档奠定基础；三、凡订立合同文件时，应在合同中设立专门条款对合同所涉及文件的归档范围、归档时间、归档份数、归档要求和归档手续做出相应规定。第十五条第十五条归档要求一、凡属附件建华管桩集团文件材料归档范围及保管期限表（参考表附件建华管桩集团文件材料归档范围及保管期限表（参考表）中所规定的文件材料应按时归档（以下简称归档范围）；二、凡属归档范围所规定的文件材料应符合归档质量和数量的要求；三、不属于归档范围的文件材13、料，严禁擅自归档（各单位根据实际情况，自行增加的归档范围除外）；四、保证归档手续的合法性及合规性。建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 7 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案工作管理办法第 7 页共58 页第四章第四章整理与保管整理与保管第十六条第十六条档案整理一、各单位根据集团公司制定建华管桩集团档案分类方案及建华管桩集团档案分类表，作为档案分类与编号的标准；二、各单位根据集团公司制定建华管桩集团文件材料归档整理细则作为归档文件材料整理的依14、据；三、各单位根据集团公司制定建华管桩集团电子文件归档整理细则、建华管桩集团照片文件归档整理细则、建华管桩集团实物材料归档整理细则，作为电子档案、照片档案、实物档案整理的依据。第十七条第十七条库房管理一、完善档案库房防火、防盗、防潮、防高温、防尘、防光、防有害气体、防有害生物“八防”的措施和条件；二、档案库房应与办公室和阅览室分开管理，任何人未经允许不得进入档案库房；三、严格执行档案进出库登记制度；四、库房排架应整齐有序，不得擅自改变档案存贮库位；五、定期进行档案安全和保管状况检查。第五章第五章档案鉴定档案鉴定第十八条第十八条保管期限一、集团总部、各片区、各子公司制定*建华文件材料归档范围及保15、管期限表作为划定档案保管期限的依据；二、档案保管期限划分为永久和定期，定期采用标时制。第十九条第十九条档案鉴定一、档案管理部门根据*建华文件材料归档范围及保管期限表的规定，对归档的文件材料给定保管期限；二、对于定期保存的档案，保管期满后，档案管理部门应会同有关部门对其进行鉴定，并形成鉴定意见。建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 8 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案分类方案第 8 页共58 页第一章第一章总则总则本方案规定了集团公司档案的分16、类原则、分类方法、类目设置、分类标识、档案编号以及对各类文件种类的描述。一、适用范围本方案适用于档案文件的分类、整理、编号、排架和检索，本方案类目划分标准和类目标识方法应在档案信息管理系统中执行。二、权责单位本方案的制定、修改由总裁办负责；本方案的制定、修改和废止按照建华管桩集团档案工作管理办法的有关规定执行。三、概念释义档案分类是指根据集团各单位归档文件的内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对归档文件进行分门别类，从而使库藏的全部档案文件成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。类目是档案分类的构成要素，分为类列和类系两个要素：1.类列是指在17、不同分类层次上具有平行关系的类与类之间所构成的体系，其逻辑原则是，各类之间不能互相交叉；2.类系是指某一大类从总到分所构成的具有包含和被包含关系的类的系统，其分类原则是，上位类包含下位类。类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本方案按照代号代码制进行类号标识。档号即档案号，按照国家档案行业的有关规定，档号一般由分类号、文件的顺序号和相关特征号组合而成，档案号是归档文件保存单元的唯一标识，用以管理和检索库存档案。建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 9 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度18、文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案分类方案第 9 页共58 页四、分类原则遵循文件的来源特征，突显文件的性质特点；保持类目体系的严整性。即：在同一个分类层次上，必须使用唯一的分类标准；在同一类别的不同层次之间，大类包含小类；实现类目体系的可包容性。即：确保分类方案能够包容企业所有活动中需要归档的各类文件，杜绝某一份归档文件在分类方案中无类可归的情况出现；保持类目体系的相对稳定性。即：分类方案一经颁布实施，不得随意变动；类目名称、档号模式、标识符号等，力求做到准确、简明、易懂、好记。建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管19、理制度档案管理制度第 10 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案分类方案第 10 页共58 页第二章第二章类目设置类目设置根据国家档案业务规范，结合集团公司的实际情况，本方案一二级类目应在集团公司范围内执行，三级及以下类目由集团总部、各片区、子公司根据实际情况酌定，并报集团总部备案。具体分类样式参见建华管桩集团档案分类表。一级类目设置按照集团内各单位各项活动的职能性质，集团公司档案划分为 8 个一级类目，即行政管理类、经营管理类、生产管理类、生产技术类、基建工程类、财务工作类、人力资源类、公共关系类。二级20、类目设置一、行政管理类二级类目设置行政管理类档案按照工作内容，划分为法人治理、日常管理、规章制度、证照资质、行政涉外、会务及接待、信息管理、后勤管理等 8 个二级类目。法人治理类是指集团公司的法人治理机构如股东会、董事会、监事会等在行使决策及管理权力过程中产生的归档文件材料。日常管理类是指集团公司在综合性行政事务过程中产生的归档文件材料，主要包含公司对内、对外收发文件。规章制度类是指集团公司在开展各项规范化、制度化和标准化管理过程中形成的制度、规章类归档文件。证照资质类是指集团公司在注册、并购、注销、资质获取等过程中，由国家或行业机构颁发的证件、证书、证明、牌照等各种归档文件材料。行政涉外类是21、指集团公司在与各级政府机关、各类行业协会、社会团体进行交往、互动、联系工作等过程中形成的归档文件。建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 11 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案分类方案第 11 页共 58 页会务及接待类是指集团公司在筹办大中型会务或接待活动过程中产生的归档文件材料。信息管理类是指集团公司在开展信息技术建设、信息资源管理、信息资源开发利用等过程中产生的归档文件，包括信息技术和档案管理。后勤管理类是指集团公司在后勤保障工作中产生22、的归档文件材料。二、经营管理类经营管理类档案按照经营管理分工，划分为供应管理、营销管理、法务管理、仓储管理等 4个二级类目。供应管理类是指集团公司在各类生产资料采购、合同管理、运输、储备等日常管理活动中形成的归档文件材料。营销管理类是指集团公司在产品销售、市场管理、客户联系等各项活动中形成的归档文件材料。法务管理类是指集团公司在处理经济纠纷、企业维权等法律事务活动中产生的归档文件材料。仓储管理类是指集团公司在仓库及仓库资源管理过程中产生的归档文件材料。三、生产管理类生产管理类档案按照生产管理活动分工，划分为生产计划管理、原材料管理、生产过程及产品质量管理、劳动安全管理等 4 个二级类目。生产计23、划管理类是指根据市场需求，结合生产能力，合理安排生产任务过程中产生的归档文件材料。原材料管理类是指对所需原材料进行检测、实验等过程产生的归档文件材料。建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 12 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案分类方案第 12 页共 58 页生产过程及产品质量管理类是指按照生产工序的相关阶段，对产品质量和产量进行检测控制时形成的归档文件材料。劳动安全管理类是指集团公司在安全教育、安全监督、事故处理等安全管理工作中形成的归档文24、件材料。四、生产技术类生产技术类档案按照活动分工，划分为产品技术研发、设备管理、技术检测、技术引进等 4个二级类目。产品技术研发类是指集团公司在产品配方优化和工艺革新过程中产生的归档文件材料。设备管理类是指集团公司在生产设备和技术检测设备购置、安装调试、使用维护和技术改造过程中形成的归档文件材料。技术检测类是指集团公司在成品检测和原材料检测过程中形成的归档文件材料。技术引进类是指集团公司在生产技术引进过程中形成的归档文件材料。五、基建工程类基建工程类档案按照基建工程建设程序划分为项目综合、项目勘探设计、项目竣工、项目验收和项目改扩建 5 个二级类目，其中项目竣工图按照相应的建筑物和构筑物的使用25、性质划分下级类目。项目综合类是指基建工程项目在筹备、审批、可行性研究、方案认证、招投标管理、施工过程管理等活动中形成的归档文件材料。项目勘探设计类是指基建项目在地质、水文、技术设计、施工图设计等活动中产生形成的归档技术性文件。建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 13 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案分类方案第 13 页共 58 页项目竣工类是基建项目在竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文26、件组成。项目验收类是指工程竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的归档文件材料。六、人力资源类人力资源类档案按照人力资源管理活动的分工，划分为人力资源管理和人事档案 2 个二级类目。人力资源管理类是指集团公司在员工招聘、甄选、培训、薪酬、绩效、任免、奖惩、调配、考核等管理活动中形成的归档文件材料。人事档案类是指员工在集团公司工作过程中形成的履历信息资料。七、财务工作类财务工作类档案按照财务业务分工，划分为财务管理和会计档案 2 个二级类目。财务管理类是指集团公司在日常财务管理和资产管理活动中形成的归档文件材料。会计档案类按照会计业务标准，包括会计凭证、会计报表及报告、会计账簿及其他资料。八、公共27、关系类公共关系类档案根据相关工作主题内容，划分为企业文化管理、企业宣传管理、企业荣誉、计生人口管理、慈善事务管理和其他社会公共关系管理等 6 个二级类目。企业文化管理类是指集团公司企业文化建设、宣传、教育等过程中产生的归档文件材料。企业宣传管理类是指集团公司在企业形象、企业名牌、企业事迹建设和报道过程中产生的归档文件材料。建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 14 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案分类方案第 14 页共 58 页企业荣誉类是28、指集团公司获得的来自社会和公众的奖励、表彰、宣传报道等归档文件材料。计生人口管理类是指集团公司员工相关的计划生育、人口管理等归档文件材料。慈善事务管理类是指集团公司为社会所作出的捐赠、捐献、募捐、赞助等慈善活动过程中产生的归档文件材料。其他社会公共关系管理类建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 15 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案分类方案第 15 页共 58 页第三章第三章档号编制方法档号编制方法一、档号结构按照国家有关标准，结合企业实际29、情况，集团公司档号由六个字段组成，各字段之间以“-”隔开，具体结构为：档号=全宗号+档案分类号+年度号+保管期限+案卷顺序号+载体类型标识符。样式如下：XXXX-yyyy-yyyy-yy-yyy-XX载体类型标识符案卷顺序号保管期限年度号分类号全宗号二、各字段代码标识全宗号1.档案全宗号是立档单位所形成的档案整体代号，其中集团总部及各片区全宗号以“一位阿拉伯数字+JH”标识，各子公司的全宗号以“所属片区代码+子公司简写代码”标识；2.各子公司简写代码基本参照集团总部下发的建生技字第20113 号（关于各公司管桩标识中班组字母更改的通知）中关于各子公司的简写代码规定一致，但略有调整。若出现两个公30、司共用同一个简写代码，则按照公司成立的时间顺序，在简写代码后以一位阿拉伯数字予以区别。3.集团公司全宗号由集团总部统一分配，未经集团总部批准，不得擅自更改档案全宗号，具体详见附件集团各子公司全宗表。示意如下：建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 16 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案分类方案第 16 页共 58 页序号单位名称全宗号备注1集团总部0JH2华南片区1JH3华中片区2JH4华东片区3JH5华北片区4JH6广东建华管桩有限公司1G31、Z17烟台建华管桩有限公司4SY18烟台新建华管桩有限公司4SY29上海建华管桩有限公司3SH110上海汤始建华管桩有限公司3SH2档案分类号1.一级类目：按照一级类目划分的顺序，采用两位阿拉伯数字依次标识，即八个一级类目的代码为 01、02、03、0408；2.二级类目：按照二级类目划分的顺序，采用一位阿拉伯数字依次标识，如 1、29；3.三级类目及以下类目依上类推；4.各级类目标识之间用“”隔开，如“行政管理类”中的“法人治理”类下设的“股东会”：0111。年度号年度号为该卷档案的归档时间，采用公元纪年，由四位阿拉伯数字组成，如 2012 年归档的管理人员人事档案，其年度号为：2012。保32、管期限建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 17 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案分类方案第 17 页共 58 页保管期限代码除永久期限外，其余一律采用两位数标时制，具体如下：保管期限编码保管期限编码永久0015 年1530 年3010 年1025 年255 年05案卷顺序号（档案盒号）即在三级类目下和同一归档年度内档案盒的顺序号，采用三位阿拉伯数字标识，按照自然数的顺序依次编号，从 001-999。载体类型标识符对于归档的特殊载体材料以两33、位阿拉伯数字为代码进行标识，详见对照表。编码载体类型01纸质02电子03电子/纸质04录音05录像06光盘07磁带08硬盘09胶片10实物11其他建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 18 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案文件材料归档整理细则第 18 页共 58 页文件材料归档整理细则文件材料归档整理细则一、文件归档范围一、文件归档范围凡属集团公司生产经营及管理过程中形成的具有查考利用价值的文件材料都应列入归档范围，各单位文件材料归档范围详34、见建华管桩集团文件归档范围及保管期限表；不属于归档范围的文件材料，严禁擅自归档（各单位根据实际情况，自行增加的归档范围除外）。二、整理要求二、整理要求遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系；确认文件材料的价值和保管期限；便于保管和利用。三、整理步骤三、整理步骤文件材料归档整理包括 11 个步骤，分别是文件归档属性分析；分类；确定保管期限；确定立卷方法（即分析文件材料之间的有机联系）；卷内文件排列；整编页码；编制卷内目录；填写备考表；加盖归档章；装订；填写案卷封面与卷脊。具体操作细则如下：文件归档属性分析文件归档属性分析归档责任者根据建华管桩集团文件归档范围及保管期限表，对拟归档的文35、件材料进行核对确认，确定具体的归档文件内容，排除不应归档的文件材料。文件材料分类文件材料分类归档责任者根据建华管桩集团档案分类表，对属于归档范围的文件材料分门别类，将相同类别的文件材料集中，不同类别的文件材料不得混于一卷。确定档案的产生时间，不同年度的档案需分开整理，不得混同。年度区分后，可根据档案的实际情况，进行季度或月度范围内整理。确定保管期限确定保管期限归档责任者根据建华管桩集团文件归档范围及保管期限表，确定文件材料的保管期限；保管期限采用定时制，以两位阿拉伯数字标识。建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 19 页 共 58 36、页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案文件材料归档整理细则第 19 页共 58 页不同保管期限的文件材料，原则上不应混于一卷；若必须将不同保管期限的文件材料组合成一卷时，案卷的保管期限以“低保管期限服从高保管期限”为原则确认。确定立卷方法确定立卷方法1 确定立卷方法即为分析文件材料之间的有机联系。归档文件材料之间有多种有机联系线索，如同属同一时间、同一部门、同一专业、同一工序、同一材料类型、同一子项目、同一专题、同一区域等等；2立卷责任者应根据具体问题具体分析，寻找不同文件材料间的有机联系，并允许综合采用不同的有机联系特37、征组成案卷；3保密文件单独立卷。少数普通文件与保密文件有密切联系，也可随同保密文件立为一卷，并将案卷确认为相应密级，具体密级程度以及密级文件，由分管单位自行定义。卷内文件排列卷内文件排列同一档案盒内，需根据文件之间的有机联系，按照文件形成的时间顺序，结合文件的重要程度进行排列。具体要求如下：1有编号文件按照文件号的顺序依次排列；2发文正文在前，附件、修改稿在后；定稿在前，修改稿在后；3来文在前，收文在后；4结论性材料在前，依据性材料在后；5不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；6有文件处理单的，处理单在前，文件在后；7图样材料案卷中，按图号顺序排列；图号顺序混乱的，总图在前，详图在38、后；8图文混合材料的案卷中，若文字是对图样补充说明的，图前文后；若图样材料是作为文字材料附件的，则文前图后。整编页码整编页码1归档文件材料原有页码标识的，保留原页码，并统计页数；无页码标识的，则在文件右下角（反面左下角）重新编写页码；盒内的每一份文件需单独编写页码，不同份的文件，不得相互建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 20 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案文件材料归档整理细则第 20 页共 58 页串联页码；单据类文件无需编写页码；239、书写材料：新编页码使用铅笔填写。编制卷内目录编制卷内目录1.卷内目录以卷内每份归档文件为著录对象，通过编制卷内文件目录，固定归档整理的成果，揭示卷内文件材料的内容和成份；2.卷内文件目录设序号、文件题名、文件形成日期、文件页数、备注等项目（详见本细则附件1）。序号：即卷内文件排列的先后顺序，以自然数递增；文件题名：即文件的标题，没有标题或标题不能揭示内容者，可以自拟标题；有文号的文件标注文号；文件形成日期：以阿拉伯八位数字标注年月日，年、月、日间用“/”表示，如 2010/08/16；文件页数：卷内每份文件页码总数；备注：其他需说明的情况。3.卷内文件目录应放置在卷内首页，同时留存电子版。（八40、）填写备考表（八）填写备考表备考表是卷内文件管理工具之一，也是本卷文件归档生效标识之一；其内容包括卷内文件归档情况说明、卷内文件变动情况说明、立卷人、检查人和归档时间等项目（详见本细则附件 2）。具体规定如下：1填写说明卷内文件归档情况说明：按备考表中所要求的项目填写；卷内文件变动情况说明：按实际情况填写；立卷人：即为该卷档案的归档责任者，需手签；检查人：即为公司档案管理员，需手签；归档时间：由档案管理员在归档接收时填写；备考表上涉及到的数字一律用汉字大写。建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 21 页 共 58 页内部资料严禁外泄41、建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案文件材料归档整理细则第 21 页共 58 页2备考表中所需填写内容应准确无误，备考表置于卷内文件之后。（九）加盖归档章（九）加盖归档章归档章是归档文件材料履行完毕归档手续，转化为公司档案的标识，其项目包括档号和归档时间；归档章由公司统一制作，逐份加盖在归档文件首页右上方空白处，由兼职档案员手工填写。（十）装订（十）装订装订是固定卷内零散文件排列顺序的一种手段。装订以单份文件为单位进行，具体要求如下：1装订材料应以非金属或不生锈材料为宜；2 装订以美观大方、不伤及文件内容为宜；对于特殊规格的纸质文件材料42、，应以 A4 标准折叠，小于 A4 标准的材料，不需加工；一般情况下，装订以左（上）侧对齐为准；3对于成册文件、图样材料和其他不宜装订的文件材料，不予装订；4图样材料需折叠，以 A4 幅面为准，采用手风琴式对折的方法，并将标题栏露在右下角。（十一）填写案卷封面与卷脊（十一）填写案卷封面与卷脊1案卷采用专用的档案盒，由公司统一采购下发，案卷封面及卷脊样式（详见本细则附件 3）；2案卷封面的项目均需填写，不得出现空缺，具体填写要求如下：档号：详见建华管桩集团档案分类方案；类别：即按归档文件材料所属一级类目填写（详见建华管桩集团档案分类表）；案卷题名：拟写案卷名称，必须突现卷内文件材料的有机联系特征43、和主要文件类型；编制单位：归档责任部门，需填写部门全称，如“人力资源部”不得写为“人资部”；归档日期：本卷文件材料归档移交日期，格式为 X 年 X 月 X 日；密级：本卷文件材料的保密等级，密级分为绝密、机密和秘密等三个等级；若无密级则填“无”。3填写卷脊卷脊即档案盒脊背，内容包括全宗号、分类号、年度号、保管期限、顺序号等 5 项内容，以上项目均须填写，不得出现空缺，具体填写规定详见建华管桩集团档案分类方案。4填写案卷封面和卷脊，需使用碳素、蓝黑墨水或黑色中性签字笔，文字工整，字迹清晰，不得使用圆珠笔、铅笔等不利于保存的字迹材料。建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案44、管理制度档案管理制度档案管理制度第 22 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案文件材料归档整理细则第 22 页共 58 页四、单据类归档文件材料整理方法四、单据类归档文件材料整理方法单据类归档文件材料是指在企业生产、经营、管理等活动中形成的，数量较大、查考频率低且有保存价值、具有固定格式的、标准化的文件材料或表单,整理方法规定如下：单据类归档材料应按类型、名称、时间、班组、批次等有机联系分别立卷；单据类文件材料以卷为单位进行装订，与一般归档文件材料装订方法相同；单据类文件材料的装具为专用档案箱，由公司统一45、采购下发；单据类文件材料采用多卷一箱方式保管，不同时期产生的同类单据归档材料，允许在不同时间归入同一箱内保存，分别编制归档目录，并在备考表的卷内文件变化情况栏说明；专用档案箱的排列与编号参照库房柜架排列编号方法执行；专用档案箱封面填写要求与一般案卷封面相同，并根据“一箱多卷”和“一箱多归”的特点设置档号项和时间项（详见本细则附件 4），按每次归档时间和文件形成时间区间分别填写。五、归档文件整理质量要求五、归档文件整理质量要求1归档文件材料应做到字迹清晰，内容项目齐全，签署手续完备，保管期限准确；2凡归档的文件材料均为原件，如无原件而以复印件替代的，需在备考表中作必要说明。六、其他说明六、其他说46、明会计档案的整理细则由财务制定，不在本细则范围之内。附件：1.卷内文件目录2.备考表3.文件类档案盒模板4.档案箱封面建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 23 页 共 58 页内部资料严禁外泄附件 1：卷内文件目录卷内文件目录序序号号文件题名文件题名文件形成日期文件形成日期文件页数文件页数备备注注建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 24 页 共 58 页内部资料严禁外泄附件 2：备考表备考表一、卷内文件归档情况说明1 本卷应归文件份，实归份，其中文字材料份，图样材料份47、，照片份，其他载体材料份。2卷内文件符合归档质量要求。3其他情况说明：二、卷内文件变动情况说明：立卷人：检查人：归档时间：建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 25 页 共 58 页内部资料严禁外泄附件 3：文件类档案盒模板文件类档案盒模板建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 26 页 共 58 页内部资料严禁外泄附件 4：档案箱封面档案箱封面档号：档号：档号：类别：档案箱案卷题目：编制单位：文件形成日期：自年 月 日起至 年 月 日止文件形成日期：自年 月 日起至 年 48、月 日止文件形成日期：自年 月 日起至 年 月 日止密级：建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 27 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案电子文件归档整理细则第 27 页共 58 页电子文件归档整理细则电子文件归档整理细则一、电子文件的相关概念一、电子文件的相关概念（一）定义在数字设备及环境中生产，以数码形式存储，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（二）电子文件的类型根据电子文件的内容，可分为文档型电子文件、图像电子文49、件、影音文件 3 类。（三）存储方式电子文件采取物理存储的方式，即用刻录光盘的形式予以脱机保存。二、整理步骤二、整理步骤电子文件归档整理包括以下 7 个步骤：规范文件名称；归档属性分析；分类；确定保管期限；组建文件夹；确定组盘内容；刻盘存档。具体如下：（一）规范文件名称即将电子文件的名称予以规范命名，其内容包括日期和文件题名，如“2012 年 3 月 25 日推广会照片”。（二）归档属性分析、分类、确定保管期限以上步骤，其规定详见建华管桩集团文件材料归档整理细则，电子文件一律永久保存。（三）组建文件夹分析文件材料之间的有机联系，将同属于一类有机联系的电子文件组成文件夹。文件夹内的文件按形成时间50、进行排序并给出序号，编制独立的文件目录（文件目录用 EXCEL 格式，目录格式参见文件材料归档整理细则卷内文件目录，文件夹命名方法参照一般归档文件材料案卷题名命名方式）。（四）确定组盘内容根据不同文件夹所属的档案类别，结合年度因素，将若干文件夹组成一个光盘。建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 28 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案电子文件归档整理细则第 28 页共 58 页（五）刻盘存档电子档案采取刻录光盘的形式予以保存：1光盘保护套：每51、一张光盘均采用光盘保护套存放；2填写光盘信息：光盘背面及光盘保护套上面须用黑色水性白板笔填写光盘信息，光盘背面填写档号，光盘保护套上填写档号、光盘名称、编制单位、归档日期、密级等 5 个项目（相应填写规定参见建华管桩集团文件材料归档整理细则）；3编写光盘目录：以每张光盘为对象，根据光盘保护套封面所包含的项目按光盘形成的时间依次著录；4备份存放：为防止光盘损坏而导致数据丢失，归档光盘须一式两份，一份由各部门内部留存，一份移交档案室归档保存。光盘应存放在专门的防磁柜内。三、电子文件管理注意事项三、电子文件管理注意事项（一）禁止在光盘上粘贴任何形式的标签；（二）禁止采用除水性白板笔之外的任何形式的书52、写工具在光盘上涂写；（三）归档保存的电子文件每隔 5 年转换一次存储载体，必要时可以缩短周期；建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 29 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案照片文件归档整理细则第 29 页共 58 页照片文件归档整理细则照片文件归档整理细则一、概念一、概念照片档案是在集团各单位各项活动过程中直接形成的以摄影为主要反映方式的具有保存、利用价值的历史记录，一般包括底片（电子版照片）、照片和说明三部分。二、归档范围二、归档范围1.重53、要人物来公司开展考察或参加有关公务活动的照片材料；2.集团公司主要领导参加重要公务活动的照片材料；3.集团公司召开重要会议的照片材料；4.集团公司组织或参加具有重要纪念意义的宣传、展览、表彰活动、文艺演出及其他重大事件或活动形成的照片材料；5.记录集团公司重要合同和协议签字仪式的照片材料；6.集团公司荣获政府、行业组织、社会团体所颁发的奖状、奖旗和荣誉证书及获奖场面的照片材料；7.集团公司重大基建项目建设以及不同历史时期本单位典型建筑物的照片材料；8.记录集团公司重大事故现场的照片材料；9.涉外活动形成的照片材料；10.新技术新产品及实际应用图例（案例）；11.其它具有重要保存价值的照片材料。54、三、照片整理归档要求三、照片整理归档要求1.对属于归档范围内的照片材料要及时整理并定期归档，任何部门和个人不能据为己有；2.照片材料的形成部门应对照片进行筛选，反映同一活动的多个照片材料中，应挑选主题鲜明、影像清晰、画面完整而未加修饰剪裁的归档；不归档的照片，各部门可自行保存；3.照片和其相应的底片（电子版）、文字说明需同时齐全归档，反映内容需一致；4.为保证以后的利用、保管，有底片的照片需保存其底片，无底片的照片需保存其电子版。建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 30 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件55、编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案照片文件归档整理细则第 30 页共 58 页四、分类与编号1.照片档案的类别的划分，根据照片所反映的活动内容，按照建华管桩集团档案分类表 执行；2.照片档案的编号按照建华管桩集团档案分类方案中所规定的档案编号原则编制，并注明材料载体代码，即照片档号=全宗号+档案分类号+年度号+保管期限+档案册顺序号（案卷顺序号）+照片组号+照片号+载体类型识别符号；照片档案的保管期限均为永久，档案册顺序号是指在三级类目下照片案卷的顺序号；照片组号是指同一档案册中以不同活动划分的各个专题照片的顺序号；照片号是指同一照片组中每张照片的顺序号。以上顺56、序号均采用三位自然数顺序标识。五、整理程序照片档案以保持所反映事件的有机联系，便于检索利用为整理原则。（一）纸质照片档案整理规定：1.分析确认文件归档属性根据文件材料归档范围确定照片是否归档。2.分组照片档案整理时以其所反映的活动（专题）为有机联系形成照片组。3.编制照片组封面照片组封面包括：照片组号、题名、拍摄者、张数、背景说明等项目，具体要求如下：照片组号：指同一档案册中以不同活动（专题）为有机联系所划分的照片集合的顺序号，以三位自然数顺序标识；题名：即反映照片组内容信息的概括性名称，格式为“X 年 X 事”；拍摄者：即该组照片的摄影人或归档责任人；张数：即每组照片的数量，原则规定每组照片57、最少不低于 3 张，最多不超过 20 张；背景说明：即揭示照片主题的简要文字。具体详见本细则附件 1：照片文件组封面。4.填写照片信息条建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 31 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案照片文件归档整理细则第 31 页共 58 页照片信息条是指对每张照片的基本信息描述，与照片一一对应放置在照片档案册中。内容包括：照片题名、照片或底片号（该张照片在照片组中的顺序号，可自行编制）、拍摄时间、拍摄地点、简要文字说明等项目58、（详见本细则附件 2）。5.入册按照照片组号和照片顺序号分别将照片、底片和相应的照片信息条装入档案册中，无底片的可在照片后备注电子版存放低点。6.编制目录照片档案的目录包括照片组号、组名、拍摄者、拍摄时间、张数等信息（详见本细则附件 3：照片档案案卷（组）目录）；目录的填写要求详见照片组封面；目录应放置在照片档案册首页，且需保留电子版。7填写封面档案册封面包括全宗号、档案册顺序号（案卷号）、保管期限、照片数量、起止日期等 5 项必填项（详见本细则附件 4）。8填写备考表备考表的填写要求详见建华管桩集团文件材料归档整理规定中关于备考表填写的规定。（二）电子照片整理规定电子照片是指用扫描仪、数码相59、机等设备获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。电子照片的归档整理可参照电子文件归档整理方法执行并应注意以下几点：1.电子照片以“一册一盘”方式确定组盘内容，即同一档案册中的所有照片组成一张光盘；2.电子照片组、照片的命名与编号方法应与纸质照片保持一致；3.电子照片的常用格式为 TIFF、RAW、JPG、PDF，不能使用的格式为 PHOTOSHOP、GIF、便携位图格式、文档格式；4.电子照片像素要求不低于 2M，边长不低于 2000X2000，色彩深度不低于 8 位通道；5.电子照片的保管及相关要求，与电子文件保持一致。建60、华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 32 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案照片文件归档整理细则第 32 页共 58 页附件：1.照片组封面2.照片档案信息条3.照片档案案卷（组）目录4.照片档案册封面建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 33 页 共 58 页内部资料严禁外泄附件 1：照片组封面照片组封面照片组号：照片组号：_题题名：名：_拍拍 摄摄 者：者：_张张数：数：_背景61、说明背景说明:_:_:_:_建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 34 页 共 58 页内部资料严禁外泄附件 2：照片档案信息条照片档案信息条照片题名：_照片/底片号：_拍摄时间：_拍摄地点：_简要文字说明：_实例：建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 35 页 共 58 页内部资料严禁外泄附件 3：照片档案案卷（组）目录照片档案案卷（组）目录照片组号照片组号组名组名拍摄者拍摄者拍摄时间拍摄时间张数张数建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制62、度档案管理制度档案管理制度第 36 页 共 58 页内部资料严禁外泄附件 4：照片档案册封面照片档案册封面全宗号全宗号档案册顺序号档案册顺序号（案卷号）（案卷号）保管期限保管期限照片数量照片数量起止日期起止日期建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 37 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案实物材料归档整理细则第 37 页共 58 页实物材料归档整理细则实物材料归档整理细则一、概念一、概念实物档案是在集团内各单位各项活动中形成（获得、接收、征集）63、的以非纸质材料（奖状、证书除外）为标识物和象征物的归档保存材料。二、管理要求二、管理要求（一）实物档案是各单位档案的重要组成部分，应实行各单位集中统一管理，允许分散展示；（二）实物档案的分类、编号，按照其所反映的内容特征与一般纸质档案保持一致，并在档号中设置专门号段予以标识；（三）实物档案的整理和保管，应根据相应载体材料的物理特性，采用专门的方法和条件；（四）归档责任者应对实物档案的管理状态和结果做必要的说明并拍摄存照；（五）各单位对存放在本部门的实物档案应指定专人负责；（六）实物档案保管场所变更应及时告知档案人员；（七）档案人员应配合各单位有关需要组织实物档案陈列、展览。三、归档范围三、归档64、范围（一）本单位的集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、证书等企业荣誉类；（二）公务活动中获赠的具有保存价值的牌匾、纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、礼品等；（三）集团公司举办、承办或参加重大活动形成的具有保存价值的证件、证书、奖章、纪念品、宣传品、组织机构印章等；（四）集团公司已宣布停止使用的印信（印章、印模、徽标等）；（五）其它有保存价值的实物。四、归档时间四、归档时间实物档案应在实物取得后三十个工作日内向各单位档案室归档。建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 38 页 共 58 页内部资料严65、禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案实物材料归档整理细则第 38 页共 58 页五、归档要求五、归档要求（一）实物档案应保持整洁、无破损；（二）实物档案原则上一件一归，如有同类重复者只归一件；（三）归档责任者对移交归档的实物材料进行数码拍照，每件实物材料以展示原貌为原则拍摄一张照片，照片为 JPG 格式，每张照片大小不得低于 2.0MB，照片题名与实物名称一致。实物档案照片著录格式及方法参见建华管桩集团照片材料归档整理细则；（四）归档责任者应编制实物档案移交目录，并同所拍摄的照片向档案室移交存档；档案人员检查合格后交接双方在目录上66、签字确认完成归档手续。六、整理方法六、整理方法（一）档案人员按实物档案移交归档先后顺序逐件编制档号，并根据档案载体类型代码对照表选定载体代码；（二）档案人员在移交归档的实物材料上粘贴归档说明（详见附件 2），立体型实物材料粘贴于底座，平面型实物材料粘贴于实物背面；（三）档案人员对已履行归档手续的实物档案编制实物档案目录，该目录包括档号、实物题名、文字说明、形成日期、材质类型（金属、石料、木料、化学材料、布料、纸张）、存放地点、保管人、来源部门、备注等项目；（四）档案人员应统编实物档案检索工具，便于检索和统计实物档案。附件：1.归档说明样式2.实物档案目录建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华67、管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 39 页 共 58 页内部资料严禁外泄附件 1：归档说明样式归档说明样式题名题名全宗号全宗号保管期限保管期限年度年度件号件号建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 40 页 共 58 页内部资料严禁外泄附件 2：实物档案目录实物档案目录档号档号实物题名实物题名文字说明文字说明形成日期形成日期材质类型材质类型存放地点存放地点保管人保管人来源部门来源部门备注备注建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 41 页 共 58 68、页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案移交归档细则第 41 页共 58 页档案移交归档细则档案移交归档细则一、权责划分一、权责划分档案移交过程中，共产生三级管理者，分别为文件承办者、归档责任者和档案室管理员，释义、职责、流程如下：1文件承办者：即文件材料具体形成者。职责：对工作中所产生的归档材料按规定进行整理，并负责向部门兼职档案管理员移交。2归档责任者：即各部门兼职档案管理员。职责：对文件承办者移交的归档材料进行检查、审核、整改，符合规定后负责统一办理归档手续。3档案室管理员：即专职档案员。职责：对各部门拟归档移交的文69、件材料进行终审，审核通过后办理接收归档手续。二、归档要求二、归档要求凡列入归档范围的文件材料均需按规定及时向档案室移交，任何部门、个人不得将档案材料据为己有或拒绝归档。（一）归档时间归档文件材料一般实行“年度归档”制，即次年的四月至六月归上一年度资料（财务档案允许在财务部滞留两年后归档；合同类文件一般按年度归档，年度内未完结的按完结时间归档；基建工程项目的竣工文件按竣工验收时间归档；各单位可根据实际情况增加归档频率）。归档工作由档案室按各项管理规定组织实施；（二）归档对象：即归档文件材料。按照建华管桩集团归档范围及保管期限表的规定确定；（三）归档人：一般是指各部门兼职档案管理员；（四）归档标准70、：拟移交的档案必须符合整理细则所规定的标准，若不符合标准，档案室不予接收；（五）移交目录：归档人需编制档案移交目录，确保每件档案有目可查；不同载体类型档案编制相应的移交目录：1纸质档案（包括文件档案、图样材料和单据类档案）建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 42 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案移交归档细则第 42 页共 58 页纸质档案移交目录内容包括档号、案卷题名、归档部门/归档责任者、归档时间、备注等5 个项目（详见本细则附件 1纸71、质档案移交目录）；2电子档案电子档案移交目录内容包括档号、光盘名称、归档部门/归档责任者、归档时间、备注等5 个项目（详见本细则附件 2电子档案移交目录）；3实物档案实物档案移交目录项目内容包括档号、实物名称、归档部门/归档责任者、归档时间、材质类型和备注等 6 个项目（详见本细则附件 3实物档案移交目录）。（六）归档手续1兼职档案管理员在拟移交归档文件材料前，将移交目录、卷内文件目录通过 OA 设置流程节点，由部门负责人审核签字后，发送至专职档案管理员；2专职档案管理员对移交目录、卷内文件目录进行审核，确认无误后，在收到目录的 5 个工作日内通知该部门兼职档案管理员进行归档移交；3专职档案管72、理员对拟归档材料进行审核，确认符合归档要求，并清点数量，核对无误后，方可接收归档；对不符合要求者，予以退回整改；4归档手续完毕后，归档人和专职档案管理员，分别在档案移交目录上签字确认，一式两份，分别留存。附件：1.纸质档案移交目录2.电子档案移交目录3.实物档案移交目录建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 43 页 共 58 页内部资料严禁外泄附件 1：纸质档案移交目录纸质档案移交目录档号档号案卷题名案卷题名归档部门归档部门/归档责任者归档责任者归档时间归档时间备注备注建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案73、管理制度档案管理制度档案管理制度第 44 页 共 58 页内部资料严禁外泄附件 2：电子档案移交目录电子档案移交目录档号档号光盘名称光盘名称归档部门归档部门/归档责任者归档责任者归档时间归档时间备注备注建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 45 页 共 58 页内部资料严禁外泄附件 3：实物档案移交目录实物档案移交目录档号档号实物名称实物名称归档部门归档部门/归档责任者归档责任者归档时间归档时间材质类型材质类型备注备注建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 46 页 共 574、8 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案库房管理细则第 46 页共 58 页档案库房管理细则档案库房管理细则一、库房出入管理一、库房出入管理档案库房是档案资料保护和存贮的重要场所，非档案人员未经允许不得入内。入库管理要求如下：1.入库人员需履行申请手续，经档案主管领导批准后方可入库；2.入库人员需填写出入库登记；3.入库人员需由档案人员陪同；4.入库人员严禁携带烟火、易燃、易爆物品和有害物品、食物入库；5.未经档案员允许，任何人不得随意移动库房内物品，不得将库房内物品带离库房。二、库房维护二、库房维护（一）原则库房维护75、需达到“八防”要求：防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物（虫、霉、鼠等）。（二）设施配备库房需配备必要的消防设施、去湿设备、空调设备、防盗装置、温湿度仪、遮光窗帘、防虫防鼠药物、档案装具、文控设备等。（三）日常防护要求1防火：库房内严禁烟火，不得存放有腐蚀性、易燃易爆等物品；灭火器材位置不得随意改动并经常检查其完好状况；库房内的电器设备不得超负荷使用，不得在电器旁堆放档案材料或其他物品，定期检查库房内电源线路及相关设施；档案人员应坚持每天记录库房温湿度仪读数，监控库房温湿度变化；档案人员应定期打扫库房卫生、保持库内及周围环境的整洁；档案人员每天下班前，应关闭库房门窗，切76、断电源。节假日应按规定封库，封库前应进行一次全面安全防火检查；建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 47 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案库房管理细则第 47 页共 58 页库房柜架应标识整齐，入库档案应做到账、物相符并绘制库房地图（库房排架示意图）；档案库房钥匙需专人专柜保管，档案人员要强化安全保密意识，确保库房安全。三、档案库房应急措施三、档案库房应急措施1 在遇到突发事件或自然灾害时，档案人员应及时向档案工作主管领导和分管领导汇报档案77、库房受灾受损情况；2.档案人员应在确保个人生命安全的前提下组织有关力量尽力抢救库内档案。抢救顺序分别为：档案目录；财务档案；合同档案；基建档案；其他档案。3档案人员需对库房受灾情况进行评估，并制定灾后恢复工作计划。建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 48 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案鉴定与销毁细则第 48 页共 58 页档案鉴定与销毁细则档案鉴定与销毁细则一、目的一、目的为了提高档案的质量，合理有效地保管档案，提高档案的利用效率，根据78、国家有关规定，结合集团公司实际，特制定本细则。二、主要任务二、主要任务（一）对集团各单位各类档案科学地确定其密级或进行密级调整；（二）对集团各单位档案的保存价值和利用价值进行鉴定；（三）对失去保存价值的档案剔除，予以销毁；（四）对具有保存价值的档案科学地确定其保存期限。三、档案鉴定形式三、档案鉴定形式档案的鉴定工作需定期进行，一般包括初步鉴定和期满鉴定两种形式：（一）初步鉴定：即参照建华管桩集团归档范围及保管期限表逐件、逐份地确定归档文件的归档属性及其保管期限，可与整理工作同步进行；（二）期满鉴定：即对库房中定期保存的档案在其保管期限满后进行二次鉴定，并根据鉴定结果提出相应的处理意见。四、档案79、鉴定工作程序四、档案鉴定工作程序（一）档案室根据工作需要提出档案鉴定申请，经主管领导批准执行；（二）集团各单位可成立档案鉴定工作小组。鉴定小组一般由档案工作分管领导、专兼职档案工作人员以及各单位认为有必要参与的人员共同组成；（三）由集团各单位档案管理部门出具鉴定报告。在期满鉴定中，对确有继续保存价值的档案需重新指定保管期限，并对实体有破损的档案及时修复，特殊载体档案进行复制备份处理；对已失去保存价值的档案应剔除并在鉴定报告中注明销毁意见。五、档案销毁工作程序五、档案销毁工作程序（一）档案鉴定工作小组根据鉴定结果，编制档案销毁清册，报相关领导审批后执行。建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管80、桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 49 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案鉴定与销毁细则第 49 页共 58 页其中保管期限在 15 年以下的档案由各子公司主管领导审批，保管期限在 15 年及以上的档案需报集团公司档案工作领导小组审批；（二）指定时间及地点进行档案销毁，并指定专人进行监销，要慎重防止档案的遗失和泄密；（三）鉴定人、销毁人和监销人要分别在档案销毁清册上签字，并注明销毁方式和日期；（四）档案销毁清册需归入相应档案类别并永久保存。建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华81、管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 50 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案文件材料积累细则第 50 页共 58 页文件材料积累细则文件材料积累细则一、定义一、定义文件材料的积累是指集团公司各岗位人员针对自身形成和处理的各类文件材料，包括各种文件、表格、图样材料、计算材料、便携式电子数据存贮工具（软盘、光盘、U 盘、移动硬盘等）、实物文件材料（照片、证件等）及文件材料成套性的附属文件，所开展的规范化留存。二、使用范围二、使用范围集团公司各岗位人员的文件积累需遵守此细则开展。三、积82、累流程三、积累流程详见档案指引中建华管桩集团文件材料积累细则流程图。四、管理规定四、管理规定（一）各岗位人员应根据本岗位职责对年度内所产生的文件材料，按照年度、项目、专题、会议等有机联系的线索，分别集中存入档案袋中，需填写档案袋封面（详见附件 1）、文件目录(详见附件 3)、密级等项目；（二）补充形成的新文件材料应及时存入相应档案袋，并做好变动情况记录；（三）各岗位人员应在归档年度内及时将已保存的全部档案袋交由部门兼职档案管理员；（四）部门兼职档案管理员结合建华管桩集团归档范围及保管期限表（参考表）及相应的归档整理细则，挑选并整理须归档的文件材料,非归档文件材料可返还给相应人员自行保存或处理；83、（五）各岗位人员因工作调动或离职离岗的，需将档案袋移交给交接人。暂无交接人的，则应移交给本部门兼职档案管理员进行保管；（六）各岗位人员应遵守公司保密制度，确保各类文件信息的安全；（七）文件材料积累的工作情况，纳入各岗位的工作考核中。附件：1.文件材料档案袋封面样式2.档案袋卷内文件目录样式建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 51 页 共 58 页内部资料严禁外泄附件 1：文件材料档案袋封面样式袋号：责 任 者：岗位名称：所属部门：文件份数：时间范围：自年月日起至年月日止建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档84、案管理制度档案管理制度档案管理制度第 52 页 共 58 页内部资料严禁外泄附件 2：档案袋卷内文件目录序号序号序号序号文件名称文件名称文件名称文件名称入袋时间入袋时间入袋时间入袋时间文件载体文件载体文件载体文件载体变动备注变动备注变动备注变动备注建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 53 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版第 0 次修改集团档案借阅利用细则第 53 页共 58 页档案借阅利用细则档案借阅利用细则一、档案借阅要求一、档案借阅要求（一）公司档案室保存85、的档案，主要为本公司内部提供利用。公司内部人员查阅其业务范围内的一般（不涉密）档案资料时，由本部门负责人批准；查阅非隶属业务范围的档案资料，须经档案资料所属部门负责人及档案主管部门负责人批准。公司外部人员查阅档案资料，须经公司领导批准；（二）一般性档案借出利用时间应不超过七个工作日，需要延长借阅时间的，应办理缓还手续。借出期间，要爱护档案资料，保证其完整齐全，不得随意借予他人翻阅，不得私自复制、摘抄、拍照等。档案借阅者出差、出国、休假或调动工作，应及时将所借档案全部归还档案室；（三）公司涉密档案一般不向公司外部人员开放。本公司人员借阅涉密档案时，须经部门负责人及公司主管领导审批。借阅者不得私自86、复制、摘抄。涉密档案在档案室阅览，一般不外借，具体涉密档案的范围可由本公司自行确定，涉及到重大事项的报集团总部相关部门备案；（四）借阅者要爱护档案资料，不得拆散、私取、涂改、圈划、批注、污损档案资料，切实维护档案的完整与安全。借阅档案归还时，由借阅人和档案管理员共同进行清点检查，待档案管理员检查无误后方可注销借阅信息，并填写相应的归还信息将所归还的档案及时入库归位；（五）凡损坏、丢失或私自泄露档案内容，给公司造成损失和负面影响的，按照建华管桩集团档案管理办法有关规定对责任人进行处理，情节严重的追究其法律责任。二、档案借阅流程二、档案借阅流程（一）一般档案借阅流程1.公司内部人员查阅档案资料时，87、需按照要求填写档案借阅登记表（详见附件 1）并履行审批手续。专职档案管理人员根据需求在计算机检索系统中查找相应信息，入库提取文件材料，在阅览室为员工提供利用服务。借阅完毕时，借阅人和档案管理员需填写档案借阅登记表中相应的归还信息；2.需要复制档案时，需同时填写档案复制审批表（详见附件 2），经本部门负责人及档案主管部门负责人批准后方可复制，在复制完毕后，需在档案借阅登记表中填写归还信息；建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 54 页 共 58 页内部资料严禁外泄建华管桩集团档案管理制度文件编号B/ZB-ZCB-1-023A第 A 版88、第 0 次修改集团档案借阅利用细则第 54 页共 58 页3.档案原件借出时，需填写档案外借审批表（详见附件 3），经部门负责人和公司主管领导批准后，填写档案借阅登记表方可借出，借出档案要限期归还。归还时，档案管理员按要求检查借出档案情况，并填写档案借阅登记表和档案外借审批表中的归还信息。如有任何问题，需在备注中注明；4.借出档案未在规定时间内归还的，需告知档案管理员，并在档案外借审批表的备注栏中注明缓还时间及原因。待档案归还时，在归还栏中注明相应信息。（二）涉密档案借阅流程1.借阅涉密档案时，首先应填写涉密档案借阅审批表（详见附件 4），经部门负责人及公司主管领导批准后，填写档案借阅登记表。89、涉密档案一般不借出；2.需要复制涉密档案时，复制人需要填写档案复制审批表，经公司主管领导批准后，填写档案借阅登记表，由档案管理员在库房中调阅出相关文件后，进行复制操作。借阅人员不得擅自对涉密文件进行重复复制、摘抄等。复制件使用后归还时由专职档案管理人员按要求进行核对和销毁，并在档案复制审批表备注栏中注明“已销毁”字样。附件：1.档案借阅登记表2.档案复制审批表3.档案外借审批表4.涉密档案借阅审批表建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 55 页 共 58 页内部资料严禁外泄附件 1：档案借阅登记表档案借阅登记表序号借阅部门借阅日期文90、件题名年 度档 号利用目的密级是否复制是否外借借阅人签 名档案管理员签名归还归还日期归还人签名档案管理员签名建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 56 页 共 58 页内部资料严禁外泄附件 2：档案复制审批表档案复制审批表时 间借阅人借阅部门档号密级复制份数文件题名复制用途领导意见部门负责人签名：日期：档案主管部门负责人签名：日期：公司主管领导签名:日期：归还归还时间借阅人签字档案管理人员签字备注建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 57 页 共 58 页内部资料严禁外泄附件 3：档案外借审批表档案外借审批表借档人借档部门借出时间档号文件题名外借用途拟归还时间领导意见部门负责人签名：日期：档案主管部门负责人签名：日期：公司主管领导签名:日期：档案管理员签字归还归还时间归还情况档案管理员签字借阅人签字备注建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团建华管桩集团档案管理制度档案管理制度档案管理制度档案管理制度第 58 页 共 58 页内部资料严禁外泄附件 4：涉密档案借阅审批涉密档案借阅审批表表时 间借阅人借阅部门档号文件题名借阅用途领导意见部门负责人签名：日期：档案主管部门负责人签名：日期：公司主管领导签名:日期：归还归还时间借阅人签字档案管理员签字备注