1、外资橡胶工业公司物资采购管理制度及流程编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 物资采购管理制度 第一章 总 则一、为了规范采购行为，保证采购质量，控制采购价格，提高采购效率，特制定本制度。二、本制度中所称 “公司”是指某外资橡胶工业有限公司。三、本制度中物资采购评审小组是指在物资采购和招投标过程中实施工作指导和监督工作的管理机构。四、公司设有采购部，物资采购工作由采购部门负责。五、本制度所称采购人员包括公司采购部门人员及其它部门直接或间接参与采购工作的人员。六、本制度由总则、物资分类、部门职责、操作细则（一般采购）、紧急采2、购、供方评审程序、工作准则、采购人员职业规范、罚则、附则等十部分组成。 第二章 物资分类一、甲类物资-橡胶、炭黑、硫磺、锌氧粉、树脂、防老剂、软化油、M、TT、CZ、硬脂酸等原材料。二、乙类物资-气门嘴、气门芯、其他气门嘴配件、滑石粉、碳酸钙、硬脂酸锌、包装材料等物资。三、丙类物资-除以上两类物资之外的其它物资.第三章 部门职责 一、营销部工作职责 1、根据销售订单编制销售计划并下发相关部门。 2、根据产品销售趋势，拟订材料采购价格要求。 二、生产技术部门工作职责 1、根据本厂产品特点，编制产品材料、辅助材料耗用定额，作为原辅材料采购的基础数据。 2、根据生产计划，编制材料需求清单。 3、根据3、产品销售趋势、生产加工能力，为降低采购成本，减少采购费用，会同销售、采购、仓库、财务部门拟订大宗消耗原辅材料的库存储备安全定额，报总经理批准后执行。三、物资采购评审小组工作职责1、物资采购评审小组由公司总经理、生产主管、技术主管、财务主管等组成，公司总经理任组长，其它人员为组员。2、其职责：（1）对公司所有采购工作实施指导和管理；（2）依据采购部提供的报告确定长期战略合作伙伴；（3）负责对公司物资采购招标形式、招标主持人、正式投标人；（4）招标文件的审批及中标人的确定；（5）负责对物资采购招标工作实施监督；（6）负责对采购部提出的技术、经济、节能等方面的替换方案和建议做出评审和确定；（7）对采4、购部上报的供应商及其产品分析、对比报告做出批复；（8）监督采购部的运行方式、工作方法及相关文件下发；（9）其他必须由公司物资采购领导小组完成的工作。四、采购部工作职责：1、执行和实施采购管理制度2、根据生产部门报送物资需求清单，采购部核实仓库存量，并结合材料库存安全定额，编制物资请购单，报经总经理批准后组织采购，确保各项采购任务完成。 3、对总经理批准采购计划，采购部负责向供货厂商询价，筛选供货单位，报经总经理审批确认。 4、对经总经理审批确认供货厂商，采购部应与其协商，草拟采购合同，其中涉税事务处理，须先经财务部门审核确认，然后报经总理审批后确认。 5、采购物资运抵公司后，根据公司采购管理制5、度，交公司验收部门办理质检、点数入库手续，并核销采购计划。 6、对现款采购的材料物资，付款时审核供货厂商结算凭证、公司入库单等凭证，经审核无误，报送有关部门签字确认后，总经理审批付款。 7、对赊购物资在公司规定挂帐结算日，审核供货厂商提交入库单、退货单等凭证，根据采购合同规定条款，编制挂帐结算单，报送财务部门审核，经审核无误签字确认后，报送总经理审批付款。8、每月初将上月全部采购任务完成及未完成情况逐项列出报表，呈总经理、生产主管、财务部主管。定期向公司总经理汇报工作情况，以便于解决工作中存在问题，提高工作效率；9、负责物资信息库建立和维护，并依据公司提供供应商年度评定结果，对库内供应商进行客6、观评价并按制度优胜劣汰。10、负责对长期战略合作供应商沟通、管理及供货质量、服务等实施监督；负责对物资材料市场行情和新型、节能、环保、高效材料（设备）收集、了解、分析工作。11、负责部属采购人员思想沟通，督导采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿、不受贿，与供货厂商建立良好的关系，在平等互利原则下开展业务往来。12、完成上级领导交给其它任务。五、采购人员工作职责：1、采购管理制度执行和实施；2、配合公司物资信息库信息库建立；熟悉和掌握公司所需各类物资名称，型号、规格、单价、用途、产地，核查公司各部门物资需求及消耗情况，熟悉和掌握各种物资供应渠道和市场变化情况，并及时汇报本部门7、主管。3、根据生产部物资采购计划单制定物资请购单；在物资采购招标主持人指导下完成公司权限范围内采购招标文件拟定；4、负责物资质量、数量、资质证明、价格等方面核实和确认；在工作过程中发现对公司不利问题和情况（如物资质量不合格，及时向主管领导上报相关情况；5、负责对供应商诚信度初步审核；协助生产部进行物资询价工作；6、拟定采购计划，并上报本部门主管；7、完成上级领导交给的其它任务。六、财务部门工作职责 1、设置供应商、委托加工厂商资料档案，做好采购合同备案管理工作。2、认真审核物资采购及销售货款结算、物资出入库手续制度的执行结果，发现问题及时向有关领导报告。3、对货款结算凭证进行合理性、合法性审核8、，发现问题督促有关部门纠正，避免给公司造成经济损失。4、设置有关明细账簿，及时办理记账手续，做到账目清楚。5、做好与仓库、采购、销售部门账账、账实核对工作。七、质检部门工作职责1、根据公司物资验收规范，分别采取抽检或全检方式，及时检验采购入库外购物资、委托加工交库产品质量，并在入库单上签证确认。2、凡检验不合格物资、委托加工工件应拒绝办理签证确认手续，并及时报告有关领导处理。八、仓库部门工作职责1、凡购进各种材料、委托加工收回工件等物资，必须及时按入库单验收点数，并填写实收数，及时记入库存台账。2、对赊购采购物资，在挂帐结算签证时，认真审核退货资料，避免给公司造成经济损失。九、其他部门工作职责9、其他部门因生产、经营、管理需要，需采购相关物资时，必须编制请购单，报经有关部门审核，并经总经理审批后，交采购部门办理采购事务。第四章 操作细则（一般采购）第一节 请购流程一、公司采购业务统一由采购部门负责办理，其他部门或人员不得自行采购。二、采购部根据生产部门报送物资采购计划单，复核公司仓库现有库存物资数量、生产耗用进度实际需要，在保证材料仓库有合理安全库存前提下，编制物资材料采购计划（注：技术部门必须及时向采购部门提供每种产品结构用量、材质等质量技术要求），由采购部采购员测算后填写请购单，上报采购部主管，经公司总经理（或总经理授权人员，下同）审批后，交一份至财务部门备查，由采购部负责采购所有10、请购均采用请购单形式，由需求单位主管或其指定人员到仓库填写请购单，对易耗品、经常性使用的物料、甲类物资（气门嘴除外）由仓库主管根据库存及生产需要请购，气门嘴、包装材料由生管根据生产需要请购。请购时须注意合理库存。（注：常用物料库存量约为供应生产40天所需。）请购单中需明确写明采购产品名称、规格、数量、质量技术要求、交期等。对采购物资有特殊要求时,应详细说明，必要时须附上技术文件、样品等。请购单由仓库将“请购单”交分管领导和主管领导批准后，由仓库交采购部门购买。审批未通过请购单退回仓库，仓库应立即通知请购单位以便于其工作安排。请购单更改如果请购单需要更改,由请购单位通知仓库，仓库联系采购对请购单11、进行修改，对修改请购单审批程序采用相同审批程序。请购单更改涉及供方时,由采购负责与供方联系,针对更改内容进行协商。物资采购计划单计划单编号： 编制日期： 年 月 日序号品名规格型号单位现 有 库存数新 增 需求数计 划 采购量单价金额预计到货日 期结算方式备注生产主管审批：经办人：第一联存根联生产部门作为衔接生产计划的依据。第二联采购联报采购部门留存，作为编制物资请购单的依据。物资请购单 请购单编号： 申请日期： 年 月 日 申请人部门计划单编号序号物品名称规格单位数量需求日期估计金额备注 预算内：是 否 合计：推荐供应商：采购原因/说明总经理： 生产主管： 采购主管： 采购经办人：注：请购单12、一式三联 第一联：采购部 第二联：生产部 第三联：财务部四、请购流程图流程执行部门执行岗位及人员权责说明相关记录生产主管提交物资采购计划清单采购部门经手人填写请购单采购部主管审核总经理批准生产部生产经办人生产部主管1、编制物资采购计划单。2、所列物资是否属预算内进行审核。3、对其合理性、合规性进行全面审核。1、生产主管在请购单处签字。2、对需要评审的项目在备注处进行标注。采购部门申请人1、核实仓库现有库存物资的数量、生产耗用进度实际需要。2、要求严格按照预算及实际需要如实填写请购单不多报，虚报。在采购经办人栏目签字。采购部采购部主管对提出请购物资是否属于预算内进行审核1、在请购单采购主管处签字13、。2、对需要评审的项目在备注处进行标注。总经理总经理1、审核请购单签字手续是否完备。2、是否符合预算及采购常规。1、在请购单处签字。2、对需要评审的项目在备注处进行标注。第二节 采购流程一、采购实施1、采购数量（1）审查请购数量是否在控制限额范围内。（2）检查生产主管是否在请购单上签字同意。2、采购方式（1）直接采购 直接向供应商询价并向最低报价单位购买，双方不需要签订书面订购合同，往往即时结算。此方式适用金额较小，无需书面比价存货。（2）比质比价采购 买方市场条件下，公司采购部通常选择三家以上供应商，就质量、价格、供货期进行对比分析，在符合采购物资质量标准前提下，选择价格最低供应商。公司对小14、型工具设备、大宗物资可采用此方式。（3）订单式或合同采购根据底价资料、市场行情、采购数量大小和付款期长短，公司与供应商就采购数量、价格、供应期等条款达成一致，签订书面供货合同，按照约定条款供应和结算。这种方式适用于采购数量较大、金额较大需要可靠供应商的物资。 （4）招标采购公司作为招标方，事先提出采购条件和要求，邀请众多企业参加投标，然后由公司按照规定程序和标准，从中择优选择交易对象，并与提出最有利条件的中标方签订协议方式。整个过程要求公开、公正和择优。（5）紧急采购（详见第五章）3、供货对象（1）采购部在正式填制购货订单之前，必须向不同的供应商索取供应物品的质量、价格、折扣、供货期和付款条件15、等资料，并据以选择对公司最有利的供应商。（2）甲乙类物资由采购人员应从合格供应商名册中选择合适供应商，向其发出订货及有关资料。（3）丙类物资由采购人员直接联系供应商订货或上门购买。（4）设备采购由生产技术部与供应商确定技术质量参数，经主管领导批准后，向其发出订货及有关资料。（5）订货单应写明物资名称、型号/规格、数量、交货期等内容，发出前需经授权人批准。采购部应做好采购物资的进度跟踪工作，如采购过程中出现任何障碍，可能影响需求部门的正常工作时，应及时通知有关部门。（6）采购所有物资都必须从公司合格供应商采购，如因合格供应商发生重大质量问题或不可抗拒的原因不能及时供货时，或有其他原因时，可实行例16、外采购，但需经分管领导和主管领导（需明确）批准，并按供方评审程序进行控制。 4、对物资采购评审 （1）采购部对请购单提请评审采购项目进行预审和提供相关资料。（2）请购单提请评审采购项目需成立评审小组。负责对采购项目相关资料进行分析及审议，一般包括总经理、生产技术部、财务部、采购部等。评审小组成员如下：小组组长： 副组长：组员：（3）评审会议召开时间 采购部对评审项目相关资料准备完毕后，即提请组长召开评审会，组长不在请副组长召开评审会。（4）决定评审会项目。包括基本情况、生产能力、技术水平、质量认证、价格标准、售后服务、付款条件等。（5）会议决议及记录 评审会议产生决议由采购部负责记录并落实执行17、，会议记录由参会人员签字生效，并由采购部存档保管。（6）采购部应及时完善供应商数据库，健全合格供应商资料档案。 5、采购价格 （1）招标采购: 以招标方式最终形成的采购价格。（2）定价采购：在预算时，直接指定该种类的采购方式。市场物资短缺或采购数量巨大时，采用这种方式。 （3）比价采购：将数家厂商提供的物资价格、质量、供货期等进行比较，在不影响质量前提下，向成本最低者采购。由采购部两个人以上执行。办公用品、低值易耗品等采用这种方式。（4）询价采购：采购人员选取信用可靠的厂商将采购条件讲明，并询问价格或寄询价单请对方报价，比较后进行采购。大型设备、机具、大宗物资等采用这种方式。 多渠道询价：多方18、打听市场行情，包括市场最高价、最低价、一般价等。 比价：需要分析各个供应商提供资料性能、规格、品质要求、用量等，才能建立比价标准。 议价：根据低价资料，市场行情、供应商用料不同、采购量大小、付款期的长短等于供应商议定出一个双方能合理接受的价格。 6、订购单（1）根据合同法以及相关法规与供应商签订正式订购单或合同。 （2）预先对每份订购单进行编号，为保存、处理、检查等提供方便 （3）订购单向供应商发出前，必须由专人（盖章人）检查该订购单是否有授权人签字，是否有经批准的请购单。 （4）订购单副本应分别提交给验收部门、财务部门、生产部门。 订购单订购单编号： 订购日期： 年 月 日物资名称（编号）单19、位规格数量单价金额需求到货日期备注（实际到货日期）请购单编号：合计：卖方：审批签字加盖公章买方：审批签字加盖章总经理采购主管经办人注：一式四联：（1）供应商（2）采购部（3）生产部（4）财务部二、采购流程图流程执行部门执行岗位及人员权责说明相关记录已批准请购单询价确定供应商与供应商谈判合同签订与审批下订单采购部采购部主管审核单据合规性请购单采购部门采购员1、已确定合格供应商（1）在由供应商信息库确定合格供应商中询价、比价。（2）将询价结果以书面报告形式报送采购部主管。2、若初次询价，需采购评审小组新确定2-3家合格供应商名单。询价结果以书面形式纪录。采购部门采购领导小组采购主管、采购评审小组采20、购主管对采购员报送询价结果予以审核，并报采购评审小组复审后，初步确定若干家供应商。确定若干家供应商以书面形式记录。生产、技术部财务部、采购部生产主管、财务主管采购主管、合同审核岗1、谈判分工（1）生产、技术部从技术、质量、预算方面予以审核；财务部：从付款方式；采购部：从价格。2、不相容职责分：（1）询价岗位与确定供应商岗位分离。（2）确定供应商岗位与合同审批岗位分离。谈判会议纪录采购部在授权范围内（10万以下无需招标）签订合同，合同须有总经理签字保证合同的真实性、合法性、有效性。合同采购部采购评审小组总经理采购员、采购主管、采购评审小组、总经理1、采购员填写订购单。2、采购评审小组监督、审核订21、单签订符合流程。3、采购员（采购主管）具体执行购买事宜。在订购单签字第三节 验收一、验收部门主要职责是独立验收货物的数量和质量，验收部门在接到采购部门转来已核准的“订购单”时，按供应商、物料类别及交货日期分别依序排列存档，并于交货前安排存放的库位以利收料作业。1、凭证审核和数量验收（1）材料进厂后，物料管理收料人员应立即会同品保部门位依“装箱单”及“采购单”开柜(箱)核对材料名称、规格并清点数量，并将到货日期及实收数量填于“验收单”。 （2）开柜(箱)后，如发现所装载的材料与“装箱单”或“采购单”所记载的内容不符时，通知采购部门处理。 （3）如发现所装载物料有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况时22、，经初步计算损失将超过5 000元以上者(含)，收料人员应及时通知采购人员联络公证处前来公证或通知代理商前来处理，并尽可能维持异常状态以利公证作业，如未超过5 000元者，则依实际数量办理收料，并于“采购单”上注明损失数量及情况。 (4)对于由公证或代理商确认后，物料管理收料人员开立“索赔处理单”呈主管核实后，送会计部门及采购部门督促办理。(5)交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但公司总经理同意，可免补交，短交如需补足时，物料管理部门应通知采购部门联络供应商处理。(6)交货数量超过“订购量”部分应予退回，但属买卖惯例，以重量或长度计算的材料，其超交量在3%(含)以下，由物料管理部门在收料时23、，在备注栏注明超交数量，经有关主管同意后，方能收料，并通知采购人员。2、质量检验公司对所有物资采购进行检验和试验,保证未经检验或检验不合格的原材料、外协外购件不投入使用。公司采用特采接收/挑选加工使用/紧急放行三种规定程序办理,应做好标识记录，以便发现问题能及时追回。（1）材料待验。 进厂待验的材料，必须于物品的外包装上贴上材料标签并详细注明料号、品名规格、数量及入厂日期，且与已检验的材料分开储存，并规划“待验区”以作为区分，收料后，收料人员应将每日所收料品汇总填入“进货日报表”以作为入账销单的依据。 （2）材料验收规范。 为利于材料检验收料的作业，品保部门应就材料重要性及特性等适时通知使用部24、门及其他有关部门，依所需的材料质量详见物资验收规范，以作为采购及验收的依据。对从优秀供应商处采购的物资免检。当需要在供应商处对所采购的产品进行验证时，应在订购单/采购协议中就验证的安排和产品的放行办法做出说明。对甲类、乙类物资，仓库将供应商提供的产品质量证明文件等送技术部。技术部按进货检验标准进行检验。丙类物资由仓库进行进货检验。入库物资检验过程中，对现款采购的物资实行全检的方式进行质量检验，对赊销采购的物资除新的供货商需要实行全检外，对信誉好的老的供货商可以实行抽检的方式进行质量检验。质量检验按照本公司规定的技术标准、图样或封样件的有关要求执行。检验采取观察外观质量、检查产品标牌及规格型号、25、审核产品质量证明文件的符合性等方法，检验所采购的物资与请购单中的要求是否一致。甲类物资和部分乙类物资的进货检验方法参考进货检验标准。检验单位因仪器及能力无法检验的物料是否合格时，可委托使用单位试用,并根据试用情况决定是否合格。但公司应要求供应商随货附上相关的品质保证资料。对甲类和乙类物资,仓库必须经相应检验单位确认后方可入库. （3）材料检验结果处理。 检验合格材料，检验人员在外包装上贴合格检签，以示区别，物料管理人员再将合格品入库定位。 不合验收标准材料，检验人员在物品包装上贴不合格的标签，并于“材料检验报告表”上注明不合格原因，经主管作出处理对策并转采购部门处理及通知请购单位，再送回物料管26、理部门办理退货。对检验和试验不合格的物资的处理,详见不合格品控制程序处理。如物料为生产急用，不合格项又不至于引起客户抱怨时，可作特采处理，并在检验报告单相关栏内注明并由技术部经理批准。如物料不为生产急用或使用后可能引起客户抱怨，则对该批物料作退货处理。3、退货。 验收部门对被拒收的货物加以隔离并显著标记。对于检验不合格的材料退货时，应开立“材料交运单”并检附有关的“材料检验报告表”呈主管签认后，将异常材料出厂。4、急用品收料。 紧急材料于厂商交货时，若物料管理部门尚未收到“请购单”时，收料人员应先询问采购部门，确认无误后，方可依收料作业办理。 确因生产急需来不及进行进货检验和试验时,经技术部经27、理批准可允许放行对于紧急放行的物资应做好特别标识,通知相关工序,相关工序的记录和标牌上需注明紧急放行的物资.所需的进货检验和试验必须尽快进行,并将检验结果送相关工序.如果进行的检验和试验发现物资不合格,应立即通知相关单位，召集有关人员讨论处置办法.仓库管理员在物资到货时，对照订购单进行点验工作，验收进库后，一天内将入库单（或待验收入库单）送采购。采购部应对照订购单与入库单，对采购物资的到货情况进行确认。除现款购入的物资外，所有以赊销方式购入的物资均必须由送货厂商代表签字确认，以明确双方的经济责任。赊购入库物资实行代保管管理方式，供货商持有的代保管送检入库单不得作为结算付款的凭证。验收单验收单编28、号： 日期： 年 月 日名称规格订购单编号交货厂商订购数量本次交验量实收数量实际交验量退回数量判定：备注：验收部门物资入库单（或代保管送检入库单）入库日期： 年 月 日 供应单位：_ NO.000001序号品名规格 型号件数单位应收 数量实收 数量退货数净入 库数单价金额合计（大写）： ￥：_元供货商代表签字：请供货商注意：若本批送货应收数与实际点验数存在差异，本公司将按虚报数的10%予以扣款处罚。制单： 质检：正常品仓库： 不良品仓库：联别及用途：第一联存根联 采购部门留存；第二联财务联报财务部门，作为记账依据；第三联仓库联留正常品仓库，作为记载增加库存物资、记载库存台账依据；第四联退货联留29、不良品仓库，作为减少不良品库存依据；第五联客户联交客户，作为挂账结算货款依据。二、验收流程图流程执行部门执行岗位及人员权责说明相关记录供应商将货物运到接收地验收部门核对单据核对数量核对质量填制验收单/入库单采购部、财务部、生产部仓库部品保部检查员、复核员办理接收验收单格式见附件一仓库品保检查员、复核员核对内容：1、订货单、2、装箱单3、交货通知书4、其他单据5、单据之间是否一致书面记录传真记录电子邮件品保部检查员复核员1、单据与实物是否相符；2、若出现质量存在问题，应及时上报采购部，应按合同约定处理验收单格式签字仓库经手人、复核人1、单据与实物是否相符；2、若出现数量存在问题，应及时上报采购部30、，应按合同约定处理3、填制入库单开具入库单生产部、采购部、财务部各部门审核员验收单/入库单分别送财务部、采购部、生产部、仓库第四节 付款一、财务部门在对采购物资结算付款时，应当认真审核请购单、采购合同、订购单、采购付款申请单、入库单、发票或收款收据等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定结算凭证财务部门不得办理审核手续。 二、出纳员须在接到经总经理批准付款凭证后办理付款手续，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不齐付款凭证不得办理付款手续。若因付款时间较急，出纳员可以先以电话请示方式报经总经理同意后办理付款手续，但必须在总经理回到公司后补办审批手续。 三31、对以赊销方式购入物资，采用“平时送货、月末挂帐结算”方式，在公司规定挂账日，供货方须提交本厂出具的代保管送检入库单、退货出库单，经仓库部门签字确认后，由采购部门填开挂帐结算单，报财务部门审核后，分别交由供货方收执及报送有关部门存查。四、赊销方式购入物资合同约定付款日，采购部门根据财务部门规定结算要求，通知供货方开具发票，收回挂帐结算单，并在扣除本期付款金额后重新填开挂帐结算单，经财务部门审核后，交由供货方收执。五、无论是现款采购还是赊购，在结算付款时均需由先由采购部人员根据入库单和供应商出具的增值税专用发票或其他合法票据进行审核，经审核无误后填写付款申请单，并连同有关凭证报经财务部门复核，并32、经总经理批准后，出纳人员方可付款。六、由于生产急需而只能先付款再提货的材料，也应先由采购部先填写付款申请单提出申请并说明原因，经总经理审批后，先在出纳员处预支一定额度备用金，在货已入库但发票未到时，暂挂经办人个人往来，待发票到公司财务部后再冲销个人往来，旨在明确经办人经济责任。如果是从公司银行账户支付供应商单位款项则挂供应商单位往来，但发票索取仍由采购经办人负责。 赊销采购挂帐结算单日期：年月日 NO.000001供货单位合同编号开户银行账 号合同规定描述：物资编号品名规格型号单位数量单价（含税价）金额合 计采购部门主管意见：签字：年 月 日财务部门主管意见： 签字： 年 月 日联别及用途：第33、一联存根联 采购部门留存；第二联客户联 交供货厂商收执，在合同约定付款日作为付款的依据；第三联财务联报财务部门备查。付款申请单日期：年月日 NO.000001供货单位合同编号凭证张数开户银行账 号付款理由：付款金额（大写）：￥：_元赊销采购应付帐款动态期初应付帐款余额本期新增应付帐款本期付款额期末应付帐款语额采购部门主管意见：签字： 年 月 日财务部门主管意见： 签字： 年 月 日总经理（或其授权人员）意见： 签字： 年 月 日联别及用途：第一联存根联采购部门留存；第二联审批联 在办理审核、审批手续后作为付款的依据。七、付款（报销）流程图流程执行部门执行岗位及人员权责说明相关记录仓库报送入库单34、采购部报送已审核的发票和订单合同财务部稽核人员财务主管总经理财务部仓库、采购部仓库、采购主管仓库报送入库单、采购部将供应商提供的发票与订购单、请购单核对后一并报送给财务部。入库单、发票、订货单、请购单等财务部稽核人员1、单据核对内容（1）发票；（2）入库单；（3）订购单或合同；（4）请购单等；2、核对目的：合法性、完整性、数字、金额合计准确性。在报销单上稽核人员签字财务部财务主管在稽核人员复核基础上：（1）对付款的原始凭证进行复核；（2）决定是否应付款在报销单上财务主管一栏内签字总经理总经理在授权核决权限内审批支付货款在报销单上签字财务部财务主管出纳员1、财务部主管负责核实领导签字；2、指令35、出纳员付款第五章 紧急采购一、目的 满足生产、工程、安全、环保等相关关键物资或服务需要。此后仍应补办适当手续二、范围 1、紧急采购的具体范围由公司总经理决定。 2、基本物资的供货商必须符合“供货商预审资格”。三、责任 1、公司总经理核准决定，并授权指定负责人执行所有紧急采购。四、过程 1、填写紧急订单。应包括以下内容： 订货日期、紧急订单号、供货商名称和联系人、货物描述或规格、数量、申请者姓名等。 2、指定负责人通知供货商要求立即发货 3、指定负责人另应通知供货商，这是一个紧急订单号，48个小时之内，采购员应向供货商发送一份书面采购订单。 4、一旦向供货商下了订单，指定负责人应该在紧急采购之后36、的48个小时之内补办一个正常请购单。并在上面注明订单已在紧急订单号之下履行。同时应将报价书的复印件附在请购单商。如果没有报价书，则制定负责人应在请购单商注明口头向供货商询到得价格紧急物资请购、使用单编号： 请购日期： 年 月 日编号品名规格单位请购数量用途要求交货日期预计交货日期订购数量交货厂商单价总价付款条件备注总经理生产主管财务主管采购主管申请人第六章 供方评审程序一、目的对供应商（供方）进行评定和选择，以保证供方能长期、稳定地提供质优、价格合理物料或服务。二、适用范围适用于给公司物资供应商评审。三、职责技术部负责采购物资技术标准的制定，样品认可工作。品管部负责物资进料检验和试验。采购部负37、责所需物资采购，负责组织和协调供应商评审工作。分管领导批准合格供应商名册。四、作业程序（一）供应商评价1、供应商能力书面调查，以了解供应商基本情况，包括：（1）供应商基本生产设备、检测设备、信誉。（2）供应商质量体系是否通过认证或其产品是否通过认证。2、调查结果写在供方调查表上。3、据书面调查情况，选择那些具备基本条件供应商进行后续评价工作。（二）供应商评价办法1、样品评价对于甲类和乙类物资，由采购部请供应商提供样品和分析、检测报告，委托技术部对样品进行检测并出具报告。样品检测合格后，由技术部将检测报告上报分管领导（是否可以明确，保证制度的可操作性），由分管领导决定对其进行扩大试用。试用需按小38、批量（少量或个别试用）、中批量（生产线试用）、大批量（一周以上长时间试用）程序进行。试用合格方可扩大批量试用。若试用阶段测试结果不合格，在半年内不再试用该供应商同种产品，若连续三次试用同一供应商同种产品均出现不合格，则在三年内不考虑试用该供应商的产品。2、供应商能力/质量体系现场评价若样品评价合格，必要时由采购组织技术部有关人员到供应商生产现场，对其质量管理现状、生产设备、检测手段、生产现场管理、人员结构等情况进行现场评价并记录。3、供应商以往业绩评价对在实施体系前就已与本公司有业绩往来供应商，可以根据其以往提供物资质量状况与信誉对其进行评价。如供应商以往的业绩没有保存，则对供应商近期所交产品39、进行检验或验证的方式，对其进行评价。4、甲类物资新供应商的评价使用“（二）供应商评价办法”中“1、样品评价”和“2、供应商能力/质量体系现场评价”方法，其他物资新供应商评价可只使用（二）供应商评价办法”中“1、样品评价”方法。5、对已建立合作关系供应商，由采购部提供相应资料,技术部和采购部联合进行评定，经分管领导（是否可以明确，保证制度的可操作性）审批后列入合格供应商名册。6、对与公司有长期合作关系著名厂商，由采购部收集有关资料,经技术部和分管领导确认后可列为优秀供应商。7、采购部负责填写供方评估表，记录评价结果及评价所引发任何必要措施。（三）合格供应商选择和审批1、合格供应商评定准则对甲类物40、料试用期满三个月，未出现质量问题，可评定为合格。对乙类物资试用期满一个月，未出现质量问题，可评定为合格。对丙类物资验证合格可作为供应商，且不必列入合格供应商名册。采购部依据供应商评价表对供应商进行分析、比较，选择出合格供应商，并填写合格供应商名册。合格供应商名册经分管领导批准后以管制文件方式下发技术部。合格供应商名册应根据各供应商情况动态适时进行修订。供应商编号：X-000“X”：材料类别R:橡胶类H:轮胎附件类A:添加剂M:机械类P:包装材料类U:工具类I:配件类O:其它物料类“000”：流水号，由采购自行依阿拉伯数字编号（四）合格供应商控制1、年度考核年度考核由采购部主持，技术部协助进行。41、年度考核主要由四方面组成：质量、交期（交货时间）、价格、配合度。年度考核时机：以一年为单位考核，在每年的12月份进行考核。年度考核项目及比重和成绩项目比重得分考核单位质量40%X=1-（进料不合格批数/总进料批数）*40技术部交期20%Y=1-（逾期批数/总进料批数）*20采购部价格30%Z采购部配合度10%W采购部、技术部考核成绩总分S=X+Y+Z+W考核等级及奖惩等级总得分（S）奖惩A85分以上为优秀供应商，可加大采购量B70-84分为合格供应商，可正常采购C60-69分仍为合格供应商，但需进行辅导。减量采购或者暂停采购。D60分为不合格供应商，予以淘汰。注意：质量得分25分者，仍视为D级42、不合格供应商2、考核登记采购部将考核成绩登记在“供应商年度考核表”上，并纳入供应商档案。需要时，由分管领导提出，组织技术部、采购等部门走访合格供应商，了解其经营管理情况。同一供应商同一产品连续两次出现不合格时，由技术部以异样联络单要求其改进，如改进无效果，技术部申请，报分管领导批准后取消其合格供应商资格。供应商价格、交货期、服务水准低劣时，由采购部申请，报请分管领导批准，取消其合格供应商资格。批准取消合格供应商资格时，由采购部从合格供应商名册中剔除考核不合格或者批准取消供应商。并分发到技术部等相关部门和相关主管领导。采购部负责建立并保存合格供应商档案，其中包括供方调查表、供方评估表、供应商年度43、考核表，供应商现场评价报告、试用报告等。第七章 工作准则一、物资供应商纳入信息库前，采购人员必须对供应商进行综合考评，对其公司简介、生产能力、质量保证、付款要求、售后服务、产品特点等进行比较，并以报告形式上报公司物资评审小组批准，方能入库。二、公司所有员工均有权推荐优秀的供应商，经公司采购部审核，由公司物资评审小组批准，可纳入公司物资供应商信息库。三、采购方式主要以邀请招标、议标、询价采购、直接签订合同（长期战略合作伙伴）四种采购方式；必要时可以采用公开招标形式。四、公司采购人员制定的物资请购单无论金额大小，经公司总经理批复后必须提交公司采购部。五、公司在选择供应商时，应在公司信息库中提取，但44、区域性较强物资除外。六、采购人员在洽谈某项物资时，原则上供应商不得少于三家。如有必要，可以采用多轮洽商、多次谈判等方式进行，以便降低公司采购成本。七、公司采购人员与供应商洽谈时，必须坚持“秉公办事，维护公司利益”原则，并做好记录，以报告形式上报公司总经理或公司物资采购评审小组。报告中包括产品技术参数、质量、价格、特点及特性等进行比较（技术参数、价格、特点以表格形式体现）。八、报告得到批复后，依照公司领导批示意见，综合考虑“质量、价格、售后服务”等问题，确定供应商。九、公司采购人员必须坚持“五不购”和“三比一算”的原则。包括公司零星采购。 五不购：1、有提供书面采购计划且未经公司总经理批准不购；45、2、物资规格不符，质量不合格，价格不合理不购；3、无材质证明和产品合格证不购；4、凡考评不合格产品不购；5、现场、仓库能够代用材料不购。三比一算：比质量、比价格、比售后服务、算成本。十、物资单宗采购总额预计在 10 万元以上（不含），原则上应以招投标形式来完成。十一、采购部权限内招标工作由公司物资采购评审小组委派专人主持，由公司物资采购评审小组实施监督。十二、在采购招标过程中必须坚持以下原则：1、在物资招标过程中，应及时、准确、真实、完整地公开必要信息资料。2、在招投标采购活动中，具备招标文件要求法人或组织均享有公平同等机会参与投标竞争。3、在招投标采购活动中，严禁任何投标方以非正常渠道获取特46、权，使其他投标人受到不公正的对待。4、招投标采购过程中，招投标双方都应本着诚实守信原则履行其应尽义务。十三、公司采购物资时必须签订订货合同，一式四份，供需双方各执两份，一份提交公司采购部备案，一份留分公司财务保存。十四、在采购过程中，违反以上操作规程，为供应商谋取利益，一经查出，公司将依本制度严肃处理。十五、公司对验收部门实行责任追究制度，验收部门对验收过程中的异常现象，立即向有关部门报告。第八章 采购人员职业规范一、采购是一项重要、系统、严肃工作，各级管理人员和采购经办人必须具备高度责任心和职业道德观念，时刻维护公司利益，为公司考虑。二、采购人员代表公司形象，工作中应当有礼、有利、有节，不允47、许有傲慢举止和不公平对待。三、采购人员只有在有助于商业合作及协调工作前提下，经领导同意后方可接受供应商邀请，进行考察、参观等公开商务活动。四、采购人员只有经部门主管领导认可后，方可接受供应商宴请；在采购谈判过程中，无论任何原因，都不允许接受供应商直接或间接带有娱乐性质的邀请。第九章 罚 则一、采购人员有下列情形之一，给公司造成经济或名誉损失，根据情节轻重，公司将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及200-10000 元经济处罚；给公司造成重大损失的，公司将依法追究法律责任：1、采购人员私自接收或向供应商索取财、物。2、采购人员接收财、物后未主动上缴公司。3、采购人员应严格遵守保密制度48、，杜绝任何有意或无意的泄密行为，以下行为均视为泄密：（1）泄露其它供应商对同类产品的报价；（2）招投标中泄露其它参与的供应商名称；（3）泄露标底。（4）泄露其它对公司不利的秘密或公司认为是泄密行为。4、故意规避本制度或未按本制度规定及公司其他制度规定执行。5、隐瞒供应商及供应物资问题，给公司造成经济损失或生产、产品、工程质量问题。6、因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊。7、在供应商年度考评中徇私舞弊。8、其它有损于公司形象或不利于公司行为。第十章 附 则一、本制度由公司综合管理部负责解释、修订和补充。二、本制度由公司综合管理部监督各级部门实施。三、 本制度自签发之日起开始实施。