1、商贸公司原料采购制度（验收、入库、结算等）编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 审批后的采购计划采购员填写采购申请单采购中心总经理审批包装物采购先由财务经理审核采购比价1、 采购申请流程：（1） 采购员根据审批后的采购计划，分类分段进行采购。采购每批原料（包装物）时，必须填写书面的采购申请，待主管领导批准后，方可进行采购活动。（2） 采购中心总经理根据采购计划，综合考虑各地的采购价格及品质指标，确定采购数量、供应商及采购价格。（3） 包装物采购计划须经财务经理审核，包装物库存应控制在一个月以内。采购部拟定合同范本初稿总经2、理审核集团法务部审定财务部采购部供应商提供的合同范本传真审查2、 合同范本审批A、 采购部拟定的合同范本初稿经总经理审核后传真至集团法务部，经法务部审查后返回到财务部和采购部；B、 年初经集团法务部审查后的合同范本可直接使用；如果是供应商提供的合同范本必须经集团法务部审查，采购部方可与供应商签订合同。C、 经法务部审定后的合同，财务部、采购部各保存一份。（2）、合同的签订采购部填写采购合同主管副总或总经理签字财务部审核盖章供应商签字盖章采购部财务部保存合同根据集团法务部的要求A、 采购部根据集团法务部要求将合同进行修改后，经主管副总或总经理签字，交财务部审核盖公司合同章，然后传达到（传真）供应3、商。合同要求供应商签字盖章后回传公司采购部。原件留存财务部，复印件采购部保存。B、 财务经理审核要点：a、 采购合同是否经法务部审查。b、 供应商、采购数量、采购价格是否经采购中心总经理审批。c、 合同中的各事项是否存在重大不合理情况。d、 包装物只能向集团确认的供应商采购。C、 采购部在收到回传的采购合同后，及时将合同传真至各分子公司采购会计。三、采购原料（包装物）接收入库1、调运采购经理在收到供应商发货通知单后及时通知调运员调运员组织货运，并获取相关单据，填制外调原料接车运送单采购会计开具入库通知单并结算各项费用原料保管办理入库手续（1）、采购经理在收到供应商发货通知单后及时通知调运员。（4、2）、调运员每天必须到车站查询车皮到站情况，并按本站相关规定及时办理接收手续，获取铁路运输单据，填制外调原料接车运送单，组织货运。（3）、外调原料接车运送单需注明发货单位、车皮号、承运人、车号、品名、件数；（4）、卸车前，如发现蓬布被割、淋湿、货物流失等异常现象，调运员应及时与车站、保险公司联系，做好现场文字记录，并及时上报采购经理。（5）、所有货物必须先落地，不允许对装。（6）、装车前，通知采购部开具原料入库通知单，采购部在核对后开具入库通知单交原料保管。（7）、装车时，调运员必须严格监督搬运工将袋口、烂袋一律向里，保持堆放整洁，防止漏落，并按规定每车清点件数，准确填写接车单，注明包数及详细5、情况，装车后清扫车皮及地面。（8）、原料保管办理原料入库时，应核对入库件数与外调原料接车运送单件数是否相符，并签字确认。车皮入库完毕，调运员应及时与原料保管核对入库件数。（9）、未经书面通知批准，调运员不得将车皮货物外调或转运。（10）、月末，调运员应配合采购会计结算各项运输费用。2、进厂过磅实物进厂实车过磅实物卸车过磅员打印磅单原料保管采购会计（1）、工厂部每10天应对地磅进行校验，发现误差超过10公斤时，必须校磅；（2）、所有采购的原料进入公司都要进行过磅计量。（3）、过磅时，车上不能坐人，车辆进厂后，除货物外不得卸下其他物品；（4）、实物卸车，空车过磅后，过磅员打印磅单（磅单一式两联），6、磅单不能手写。（5）、磅单第一联交采购会计据此结算运费，第二联交原料保管据此确定原料入库数量。3、公司入库货运人采购部开具入库通知单品管员实验原料（包装物）保管入库（1）、货运人先到采购部办理原料（包装物）采购入库通知单。（2）、品管员根据采购入库通知单，对原料（包装物）进行感官鉴定，感官鉴定不合格，在采购入库通知单上填写拒绝意见及理由，通知采购部门办理退货；感官鉴定合格的，在采购入库通知单上填写接受意见，同意入库。（3）、原料（包装物）保管根据同意入库的原料入库通知单，办理原料入库手续，清点数量，填写原料入库单。（4）、没有原料（包装物）入库通知单或超出原料（包装物）入库通知单数量5%的原料7、，坚决不能入库，也不得出具任何收货凭据（如代保管收据等）。（5）、原料入库单一式三联，第一联保管员存档并录入电脑物流系统，第二联连同（原料入库通知单）及（磅单）交采购会计作为结算凭据，第三联交生产会计，作为结算力资费用及核对保管员录入物流系统数据的凭据。4、外仓保管（如码头）采购部调运员外仓保管员公司仓库火车站采购会计调运员（1）、调运员收到采购部的采购通知后，及时跟踪货物的到站情况。（2）、调运员接到火车站到货通知后，及时安排外仓保管员接货入库（接货流程按调运流程执行）。（3）、原料入库后，外仓保管员登记手工帐并及时将入库单据交采购会计。（4）、采购会计将入库数据录入电脑物流系统。（5）、根8、据生产需要，调运员安排外仓保管员调货，组织好短途货运，监控货物短途运输情况，并核对出、入库数量是否相符。（6）、采购会计录入外仓出库、公司入库单据，核对外仓入库、出库与采购、公司入库存数量是否相符，并不定期对外仓进行抽查盘点。（7）、采购会计对外仓只进行数量控制，不进行结算，只有进入公司仓库的原料才能进行结算。采购原料入厂品管员至仓库抽样品管经理签字采购部采购入库通知单检验5、品质检验（1）、采购原料进厂后，品管员依据采购入库通知单及时对入库原料进行抽检化验。（2）、品管员检验后，开具品质检验报告单交品管经理签字确认；第一联由品管部存档，第二联交采购部。（3）、大宗原料如出现品质问题，应及时填9、写质量反馈单上报采购中心。6、不合格原料、包装物退货品管检验需要退货分子公司采购部通知供应商，并上报采购中心采购中心总经理签批后盖章传至供应商原料保管、采购经理清理退货原料出库退货供应商签章确认（1）、经品管部门抽检需退货的原料由品管经理出具品质检验单注明化验结果及退货意见，交采购部门办理退货。（2）、采购部经理根据原料品质检验单的处理意见通知供应商，并上报采购中心总经理审批，盖章后传真给供应商，要求供应商签字盖章后回传。（3）、采购部会同仓库保管员清理有质量问题物料的品种、规格、和数量，填制出库单（一式三份），采购部经理及仓库保管员同时签字，仓管、采购会计和供应商各一联。（4）、退货方式无论10、是供应商自请车还是我公司请车，都必须与承运人签订运输协议（一式两份），双方各执一份。A、供应商自请车：承运人须持供应商委托书到公司办理提货手续，同时将身份证、驾驶证、行驶证复印件交公司采购部，由采购部办理签订运输协议后到仓库提货。承运人在我公司出库单上签字确认。 B、供应商到我方仓库提货：提货人必须将盖供应商单位公章的委托书和身份证复印件交由采购部审核，到仓库签字提货。 C、供应商委托我公司请车或托运：供应商必须传真书面委托书（盖章），委托我公司请车。其他操作与第A项相同。 D、所有退货到供应商厂家后，采购部负责追踪供应商签字盖章后的（收货回执）（写明品种、规格及数量），汇同原料品质检验单出库单运输协议及司机“驾驶证”、“行驶证”的复印件一并交财务部采购会计作为结算依据。四、采购结算原料入库原料入库通知单、磅单、原料入库单原料采购合同供应商发货明细表技品部：原料检验报告财务部采购会计结算原料保管1、收集结算原始单据（1）、采购会计在原料入库后要及时收集上述单据；（2）、只有上述6单齐全方可进行结算；（3）、技品部出具的原料检验报告单注明原料扣价结算的，采购会计先按技品部意见扣价结算，如采购中心或再次检验后的反馈单要进行调整，采购会计复印原结算单，注明原单据凭证号，附上反馈单进行调整结算（只调金额，不调数量）。