1、公司物资采购计划及验收入库管理办法编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 物资采购管理办法1目的为规范公司的采购行为，降低公司经营成本，特制定本办法。2适用范围适用于物控部采购人员的采购及各部门的请购。3职责物控部是物资采购管理办法的归口管理部门。4规定41物资采购计划管理411办公用品由管理部采购后及时到仓库办理相关的出入库手续。412生产部用所有原辅材料、备品备件等均由物控部统一采购。413各部门的采购物资均要填写购物申请单，经部门领导签字审核，报物控部门，物控部根据申请单制定计划，选择合格的供应商，进行物资采购。412、4生产用原辅材料由仓库根据每批产品的原材料消耗定额表，结合库存情况及时编制采购申请单，并限定采购期限；物控部根据采购申请单编制采购计划单，部门经理审核，实施采购。415物控部根据销售部下达评审后的订单，由物流专员制定订单备料计划清单，交仓库主管、物控部副总签字确认后，进行分项材料编制采购订单，经物控部副总签字后传真至供应商，并负责物资材料到货进度联系，实施订购跟单。416当合格供方处无货而生产急用，物控部需填写特别采用申请表，组织各部门进行会议评审，总经理批准后方可特采；生产部在使用过程中需同其它产品分开进行标识、记录；品控部跟踪其使用并对其使用情况进行验证。42物资采购计划的执行421物控部3、根据质量体系的有关规定对供方进行选择、评审和管理，制定供应商档案。422物控部在采购时应展开多方询价、比价、议价、按照货比三家的原则进行采购。423采购询价获准后，采购员立即与供应商洽谈买卖合同及合同条款，合同文本经过合同专员审核并由物控部经理以上领导实施批准。424买卖合同签字生效后，采购员按合同交货进度，及时催促供应商按时发货。收到托运单据或提货凭单后，立即前往提货点，按提货程序清点货物品种、质量、数量或重量，相符后验收。43物资的验收与入库供应商送货上门.1供应商送货到我公司，凭送货单到物控部物流专员处开具产品收货通知单，由物流专员通知仓库到货，同时通知品控部到现场来料验验，若需印刷车间4、烫金模切车间配套实施上机模拟试验的纸张、油墨、电化铝等材料通知生产部经理试验，试验结论需生产部经理、品控部经理共同签字确认合格后，品控部方可开具产品合格证，仓库凭产品合格证、产品收货通知单、送货单、采购订单由仓库保管员对验收合格的物料名称、规格、数量等进行核对，核对无误后仓库主管在产品收货通知单上注明实收合格物料数量并签字。.2对不合格品仓库拒收。仓库根据品控部出具的不合格清单将退货物资数量、规格、价格编制退货物资清单报物控部，由物控部与供方联系，经双方确认，我司实施退货处理；不合格的程序仓库拒收，仓库收货需检查有无采购订单、送货单、收料通知单、合格证，手续不全不得办理入库。我公司自已提货.5、1我公司到供应商单位处提货，首先由采购人员对接收的物料名称、规格、数量等进行核对，并对物料质量进行初验，初验合格后由采购人员在采购收料通知单上注明初验合格物料实收数量并签字。采购收料通知单（绿联）由供应商留存。.2物料运回我公司后，由来料检验员进行最终验收，若验收不合格作为退货处理，采购收料通知单（白联）由仓库留存、黄联由财务留存，仓库保管员在物流系统制作外购入库单，同时仓库主管对外购入库单进行审核并打印随同采购收料通知单（白联）一起送物控部。4.4物资付款结算物控部每月做好付款申请，报总经理审核、董事长批准，由物控部物流专员跟踪报批，需有六凭证（采购订单、送货单、收料通知单、合格证、入库单、6、发票）上并有规定的仓库管理人员签字，再报物控部经理签字确认报财务部票据审核，总经理批准，最后送老板核准后，财务部方可进行财务入帐处理。若货物有使用过程中发生质量问题，在采供双方确认后，如果供应商未开具发票，由物控部负责将不合格品退给供应商。如供应商已开具发票，我公司未做财务处理，由物控部负责将原发票联和抵扣联退还供应商，供应商根据原发票开具的数量扣除使用过程中不合格数量重新开具发票给我公司。如供应商已开具发票，我公司财务已入帐的情况下，由我公司财务部在当地税务机关开具退货或折让证明单，供应商收到退货或折让证明单，根据退货物资的数量、价款向我公司开具红字增值税发票。5.相关记录5.1采购申请单57、.2采购计划单5.3采购收料通知单5.4外购入库单仓库管理制度1目的为了加强公司采购与使用物资的入库验收、帐册管理、物资的出库、盘点等管理业务的控制，特制订本制度。2适用范围本规定适用于物控部的仓库管理。3职责物控部仓库是仓库管理制度的归口管理部门。4规定4.1原材料、成品的管理原材料、成品的入库与验收.1原材料入库，按物资采购管理办法之物资报验与入库规定进行，原材料、复合纸和烟标成品的入库必须在当天完成入库工作；所有的外部采购物资，必须做到先入库后领用（晚上急用物资实施紧急放行例外，二次验收方式办理入库手续，夜间不急用的物资晚上不入库），不合格的物资不入库；手续不齐全的物资不入库。原材料、成8、品当日入库，仓库管理人员必须在当日做好入库电脑帐。.2质量验收，由品控部按供方提供的质保书逐项验收，再按本厂的检验规范进行检验，合格的出具来料检验合格证递交仓库。仓库保管员按来料检验合格证上的名称、规格、材质和数量等对照实物逐项核对无误后，方能入库。.3在物资验收过程中，若发现供方出具的技术证件与实物检验不符时，按物资采购管理办法4.3条款执行。.4检验质量不合格或数量不符的物资，应放置到待处理区妥善保管，等待处理。.5仓库保管员对入库物资都要做好到货记录，以备查对；重要物资入库后要及时通知使用部门。帐册管理.1仓库的材料帐，必须按规定项目认真填写，做到日清月结，帐、卡、物三相符。.2库存物资9、每月盘点一次，发现盈亏应分析原因，明确责任，并填写盈亏单，经公司领导审批后进行帐面调整。物资的保管、保养和安全管理.1库存物资应按品种、规格、型号定垛定位，标记清楚、堆码整齐，使道路畅通，留出墙距；露天存放的物资要堆码整齐、上盖下垫。.2要经常检查、巡视，及时发现问题(少、漏、缺)，会同有关人员妥善处理。.3做好库区的安全防范工作，经常查找隐患，要按公安部门的要求或更高的要求配备消防器材，定期检查或更换；仓库内严禁吸烟和带入火种，确保安全。.4对长期保存的物资定期（三个月）进行检查，防止锈蚀、变质、霉烂、损坏。.5仓库中的衡器要定期检验，保证计量准确。物资的出库（原材料、复合纸）.1原材料、复10、合纸出库：仓库应根据批准的原材料消耗定额凭领料单发料，定额外用料应有总经理批准后的领料单，仓库方能发料，特殊情况（夜间生产急用），生产车间应电话请示总经理，经总经理同意后仓库才能发料，第二天早上补办领料手续。.2发料时，必须坚持同一物资先进先出的原则，避免造成过期变质、降级的损失。对有保管期限要求的物资，应在期限内发完。复合纸发料时仓库应注意如一批订单生产部领料后还有剩余尾数时，仓库应及时申请报生产副总审批将剩余尾数部分要求生产部一次性领完，但必须办理领料手续与生产指示单上的数量相符。.3物资点交清楚，办完交接手续后，应立即清理现场，整理货垛，打扫清洁卫生。检验与考核.1物控部每月对仓库的帐、11、卡、物进行检查，对库容库貌及各种物品的摆放进行检查对物资的保管与保养是否妥善进行检查。.2对物资入库是否经过验收进行考核。查对进库物资记录的正确性，对出库物资是否有多发、错发问题。.3对因保管不善、责任心不强造成物资损坏或丢失的责任者，进行考核并给予必要的批评或处罚。4.2成品管理成品的入库.1成品必须验收合格后方可入库。在验收过程中，保管员根据入库单，成品入库检查报告，逐项核对，确认品名、规格、数量无误后，才能入库入帐。.2经检验的成品，与入库单、成品入库检查报告不符的，应通知有关人员进行处理。成品保管.1成品在仓库中堆放时，要尽量做到整齐、按要求码放。对不同的批次、品种、规格的成品均应分类12、堆放，货垛与墙、窗之间均要保持一定距离，不要围成死垛。.2成品堆放应按照有关安全操作规定实施，在搬运成品时，做到不碰撞，不损坏；堆放要整齐、稳固，保证物资的安全。.3成品堆放要做到排列整齐有序，标识一律朝外。.4成品的入库验收要严格按产品的数量、质量、包装、标识进行检查，还必须要对库内成品经常盘点和清查，以掌握成品在保管期的动态变化。成品盘点.1成品盘点要求达到三查清。查清储存量与帐面数量是否相符；查清在产品的收、发过程中有无产品的型号规格和价格上的错乱现象；查清储存产品是否适销对路，是否完好等情况。.2仓库的盘点工作采用的形式：a.临时盘点，由于库存产品发生非同寻常损失事故时，保管员调动工作13、时或上级要求突出盘点时，由部门组织盘点小组进行清查盘点。b.定期盘点，一般按照财务制度的规定在月终、季终和年终实施。成品发放.1发货时也应按照先进先出的原则，按仓库每日物资进出手续操作程序办理。.2仓库根据发货通知单和品控部出具的成品出厂检验报告，及时组织人员做好发货准备，仓库发货人员按照出货通知单，核对发货产品名称、数量、标识、包装情况，检查无误后实施发货，出具货物托运单（仓库发货人员必须在托运单上签字），并按实际出货数量编制送货单。4.3标识定置管理凡仓库物资，必须采用适宜的方法进行标识。仓库物资放置分三大区域：一类物资堆放区、二类物资堆放区、三类物资堆放区。一类物资指原材料（纸张），二类14、物资指与产品质量有影响的辅助材料，一般包括油墨、电化铝、PS版、凹凸用铜版等，三类物资指化学试剂、五金、电器、劳保用品等。物资放置规定要求.1 纸张放置规定所有纸张放置在指定的一类物资堆放区。堆放时，按产地、品名、规格、生产批号、等级的不同分别放置在不同的区域。同产地同品种同规格同等级的纸张放置在同一个区域，不同产地和品种的纸张应隔离堆放，放置时要有明确的标识加以区别，防止混乱，所有纸张放置应整齐、有序。.2 油墨的放置规定所有油墨放置在指定的二类物资堆放区油墨堆放区，放置时按产地、品名、颜色、规格、生产批号的不同分类分区堆放，放置要求同.1。.3 电化铝的放置规定所有电化铝放置在指定的二类物15、资堆放区电化铝堆放区，放置时按产地、品名、规格、生产批号的不同分类分区堆放，放置要求同.1。.4 PS版的放置规定所有PS版放置在指定的二类物资堆放区PS版堆放区，放置时按产地、品名、规格的不同分类分区堆放，放置要求同.1。.5 凹凸用铜版的放置规定所有铜版放置在指定的二类物资堆放区铜版堆放区，放置时按产地、品名、规格的不同分类分区堆放，放置要求同.1。.6 其他物资的放置规定其他物资均放置在指定的三类物资堆放区，按品名、型号的不同类别分区堆放，放置时应整齐有序，并做好明确的标识。标识如有损坏应及时更换。4.4环境管理经常清扫整理，保持仓库环境整洁、舒畅、道路畅通、库容整齐。4.5废旧物资的处16、理废旧物资的存放应划定区域,并进行标识，防止误用，误发。经物控部、品控部、生产部及分管的领导同意，仓管部门才可对废旧物资进行处理。5.附件（物流流程图）生产、销售与物流流程销售订单与生产计划物流（正常印刷）销售部生产部仓 库财 务其 它客户订单/合同评 审业务部组织相关部门销售计划单业务部根据评审编制编号审 批业务部负责人或授权人生产计划单业务部凭销售计划单编制编号审 批业务部负责人或授权人工作指示单跟单监督生产计划单复 核生产负责人工作指示单材料消耗定额表生产部编制各四联审 核生产部负责人或授权人转生产领料 工作指示单 材料消耗定额表复核主管验证转生产领料工作指示单材料消耗定额表生产领料单转17、生产成本核算生产计划单审批后编号采购计划单物控部制单审 核部门负责人审 批生产副总签 约部门组织材料采购合同采购计划录入组织采购收料通知单 货到制单(送检单) 收料通知单 部门留存外购入库单牙 材料台帐采购计划单收料通知单来料检验合格证审 批主管审批验收来料检验合格证部门留存 核对 库存材料信息采购计划单来料检验合格证收料通知单物资数量验收入库签名审 批主管查验外购入库单由收料通知单制单签名审 核主管审核外购入库单记帐 材料明细帐 采购计划单收料通知单财务留存记帐外购入库单记帐凭证/发票 材料帐收料通知单供应商留存结算联采 购品控部仓 库财 务其 它采购计划与生产计划物流（正常印刷）生产领料物18、流（正常印刷）用料部门仓 库财 务其 它工作指示单材料消耗定额表审批生产副总生产领料单用料部门制单审 批车间负责人或授权人生产领料单 工艺流程反馈单用料部门制单 耗料台帐工作指示单材料消耗定额表生产领料单核 发生产领料单仓库核发留存稽核仓库控制发料 核材料明细细帐工作指示单材料消耗定额表生产领料单发出材料汇总审 核记 帐对材料帐委托加工生产物流销售采购生产仓库XXX财务客户订单/合同评 审 业务部组织相关部门销售计划单业务部根据评审编制号审 批审批 物控副总委外加工发出单委托加工复合纸审批 物控副总业务部负责人采购计划销售计划单部门审核生产计划部门审准委托加工产品完工单委外加工发出单库存信息复合纸明细帐委托加工产品完工单材料明细帐委外加工发出单委托加工采购生产物流XXX客户（XX）生产（XX）仓库 财务送货单委外加工产品完工单审批各部门主管查验委托加工产品完工单送货单 审批生产副总审批 物控副总委外加工发出单来料检验合格证收料通知单外购入库单送货单 审批生产副总委外加工产品完工单六色海德堡委托加工烟标生产委外加工产品完工单成品入库委外加工产品完工单成品明细帐