1、能源公司采购、付款及验收入库管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录第一章 总则.1第二章 采购主体及采购范围.1第三章 各部门职责.1第四章 附则.34第一章 总则第一条 为确保公司生产经营活动的正常运行，确保所购物料符合生产质量的要求，降低采购成本，合理安排库存，协调各部门之间的关系，为生产一线服务，特制定本制度。第二条 本制度适用于采购部门及相关各部门。第二章 采购主体及采购范围第三条 采购主体：公司实行统一采购。采购部要严格职业操守，对公司的采购事务负全责。第四条 采购范围：1、 生产原料（现阶段生产2、用原料的国外采购暂由销售部门负责，逐步过渡）；2、 生产用辅助原料；3、 设备、备品备件、工具（含零配件、量具、检验仪器、模具等）；4、 办公用品、各种表单印制；5、 劳保用品；6、 其它材料及备品。第三章 各部门职责采购部职责第五条 依据总经理审批后的采购计划，进行有计划的采购。第六条 设置待选供应商、委托加工厂商资料档案，做好档案资料备案管理工作。第七条 依据公司采购需求，认真核实、筛选供货商，根据审批权限报营销总监或总经理审批确认。第八条 对经审批确认的供货商，采购部应建立供货商信息管理体系，每半年对供货商进行一次评鉴考核，考核资料一式两份，一份本部门留存，一份提供给财务部存档，并做好采3、购合同的备案管理工作。第九条 所购材料尽可能有两家以上供货商供应或待供，以避免因单独交易而给企业带来风险。第十条 采购前采购部必须按照中华人民共和国合同法之规定，先草签合同，其中涉及税务及法律条款的事项，需经财务部及审计法务部审核确定，再报营销总监、总经理审批后签订正式采购合同。正式合同一经签订，送财务部（原件）、审计法务部各一份留存备案。第十一条 采购部要建立市场信息库，及时掌握公司所需材料的市场行情及价格信息，做到货比三家，从优采购，并负责对所采购材料质量的信息收集与反馈。第十二条 采购部对采购材料的质量负全责。做到“不合格材料不进厂”，从源头上控制资金和材料的浪费，降低采购成本。第十三条4、 对采购的材料要有标识、产地、规格型号、质量说明书及售后服务情况等，大宗材料（如生产设备、备品备件等）要有产品合格证、保修证、使用说明书等，使其具有可追溯性，并负责对不合格材料的处理和退货。第十四条 根据本公司产品销售趋势、生产需求，会同生产部门、仓储部门拟定大宗消耗原辅材料的库存储备安全定额，报总经理批准后执行。第十五条 固定资产的采购，按照固定资产管理制度执行。相关部门职责第十六条 销售部门的工作职责1、 设置销售厂商资料档案，做好销售合同的备案管理工作。2、 根据销售订单编制销售计划并下发相关部门。3、 根据产品销售趋势，拟定材料采购价格要求。第十七条 技术部门的工作职责1、 根据公司产5、品特点，编制产品材料、辅助材料耗用定额，作为原辅材料采购的基础数据。2、 根据供货厂商的信誉度及所购物品的不同，分别采取抽检和全检的方式，及时检验采购入库的外购物资、委托加工交库产品的质量，并在入库单上签字确认。3、 凡检验不合格的物资、委托加工工件应拒绝办理签证确认手续，并及时报告有关领导处理。第十八条 生产部门的工作职责1、 根据生产计划，编制材料需求清单。2、 生产设备进厂安装后，会同技术部验收签字后，报财务部付款。第十九条 财务部门的工作职责1、 做好采购、销售合同的备案归档工作，并负责对所有合同进行分类及编号。2、 认真审核物料采购及销售的货款结算、物料出入库手续制度的执行结果，发现6、问题及时向有关领导报告。3、 对现款采购的物料，付款时审核供货厂商的结算凭证、公司的入库凭证，经审核无误后，签字确认，报送有关部门及总经理审批付款。4、 对付款方式为经销或代销的供应商，在合同规定的付款结算日，审核供货厂商提交的入库单、退货凭证及相关资料，根据采购合同规定条款，编制货款结算单为供应商结算货款。5、 对购进的生产设备付款，需安装调试后，根据生产部、技术部验收、签字后的相关手续付款。6、 对货款结算凭证进行合理性、合法性审核，发现问题督促有关部门纠正，避免给公司造成经济损失。7、 设置有关明细帐簿，及时办理记帐手续，做到帐目清楚。8、 做好仓库、采购、销售部门的帐帐、帐实的核对工作7、。第二十条 仓储部门的工作职责1、 凡购进的各种物料、委托加工收回的工件等物资，必须及时按采购单（来料通知单）验收点数，并填写实收数，开具收料单（入库单），及时记入库存台帐。2、 对赊购采购的物资，在挂账结算签证时，认真审核退货单据及其它相关资料，避免给公司造成经济损失。第二十一条 其它部门的工作职责公司其它各部门因生产、经营、管理之需要，需采购相关材料或物品时，必须编制请购计划，报经有关领导审核批准后，交采购部门办理采购事务。第二十二条 各部门于每月25-26日提报各种设备、备品备件、原辅材料、劳保用品、办公用品、特殊材料等需求计划（特殊情况除外）由相关领导审核后，呈报采购部。各部门对以上所需材料、用品的品名、规格型号、单位、用途、质量要求填报清楚，以便于采购部采购。第四章 附则第二十三条 本制度由采购部起草与修订，经总经理审批后发布实施。第二十四条 制度自发布之日起实行，原有相关制度如与本制度冲突，以本制度为准。第二十五条 本制度的最终解释权属采购部。