1、服饰公司人力资源、行政及财务部门管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录一、公司简介4二、组织架构5三、人力资源管理制度53.1人力资源管理工作职责53.2聘用及劳动合同管理办法63.3考核及职务变更管理办法83.4培训管理制度93.5奖惩管理规定103.6工资管理制度133.7加班、值班制度153.8考勤管理制度153.9请假管理制度16四、行政部门管理制度174.1行政部门工作职责174.2员工行为规范及办公制度184.3印鉴管理制度194.4办公物资的采购发放制度194.5会议管理规定204.6公司通信2、设施及信息管理办法204.7档案管理规定214.8前台管理条例224.9 安全保卫管理规定234.10公司公寓管理办法24五、财务部门管理制度255.1财务部门工作职责255.2员工费用报销制度255.3差旅费报销制度265.4出差及业务备用金管理制度275.5财务档案管理28六、保密管理规定29一、公司简介1.1公司宗旨：*1.2经营理念：*1.3发展愿景： 1.4公司资质：*服饰有限公司成立于20*年，是一家集设计、生产、销售于一体的服装公司，旗下主要有“*”品牌。至今，已经有直营店*家，加盟式或代理专卖店达*余家，遍布全国六大省市15企业荣誉：*二、组织架构三、人力资源管理制度3.1人力3、资源管理工作职责1) 根据公司发展的需要，拟订人力资源发展计划，并检查执行情况。在计划不能适应公司业务发展时，提出修订意见。2) 研究、制订人事规章制度与工作程序，并在实践中逐步完善。通过科学的管理，使全体员工的能力得到充分发挥，最大限度地调动、激励全体员工的积极性、创造性。3) 做好公司人员的招聘、入职、任免通报、考勤、考核、奖惩、调动、离职等项工作，并妥善保管各类人事相关原始资料。4) 依据劳动法及有关法律、法规的规定，做好劳动合同、协议及补充协议的签订、变更、解除、终止等项工作，避免发生劳动纠纷。若争议发生，则做好调解工作。5) 根据公司情况，办理符合条件的公司员工的调动手续（包括办理户4、口、档案托管等），办理非户籍员工的居住证件，解决员工后顾之忧。6) 按照有关条例及公司政策，办理员工社保、商业保险等相关保险的投保、更改及理赔事宜。7) 根据社会生活水准、工资市场情况及公司政策，研究拟定合理的员工劳保、福利待遇，并向总经理提出建议。8) 根据考勤及工资管理规定，核算公司人员的工资，报批后交财务发放。9) 会同有关部门共同拟定员工培训计划，并组织实施、测评培训效果。10) 做好人事资料的收集、整理、统计、分析、上报工作和人事档案的建立、保存、管理工作。11) 完成公司领导交办的其他工作。3.2聘用及劳动合同管理办法1、招聘计划：各级经营管理组织（一级职能部门、二级职能部门、办事5、处、分公司）依据年度业务发展规划，应在年初制定本组织的人力资源计划。本着“精简、高效、务实”的原则，参考1：2：5（即一个核心骨干配2个业务骨干和5个一般员工）进行配备，适量考虑冗余筛选。人力资源计划由办事处或二级部门发起申请，经一级职能部门、人力资源部确认，报总经理批准后，人力资源部备案执行。（部门人力资源计划（纲要）参见附件）2、聘用程序：根据用人部门提出的部门招聘申请表，人事部门负责协同用人部门负责人，完成人员的简历筛选、面试安排、测试、审查等工作。（部门招聘申请表参见附件）1） 初试：将应聘资料初选后，通知应聘人员携带身份证及资历证书原件到公司进行笔试和面试。笔试题由用人部门根据拟聘岗6、位的专业要求拟定(人事部门配合执行并归档)。面试由聘用部门指定的初试主管与人力资源部共同（或前后）进行。（招聘员工面试工作流程参见附件）2） 复试：初试通过者，由初试主管与人事部门提议，请相关职能部门经理或分公司总经理进行复试。（注：面试中应向应试人员说明公司薪资结构，做意向性交流，以备拟订薪资）。3） 审批：相关面试主管在入职面试审批表上登记初试、复试评价及对该员工入职、薪资的意见，报人力资源部或总经理审批，提交人力资源部审定后执行。原则上拟定公司总成本在4000元/月以上的人员须报总经理审批后执行。（入职面试审批表参见附件） 4） 准备：人事部门按终审意见执行录用与薪资待遇的洽谈，通知人员7、体检。拟入职人员必须提供（区级以上医院或卫生防疫站）体检合格证。发现有传染性疾病或重大疾病者不予录用。5） 报到：体检合格者待办公电脑设备齐备，通知报到。3、入职手续办理 1） 新员工入职当天，办理入职试用手续：填写员工入职登记表、补齐个人资料，一个月内签订劳动合同、保密协议。2） 人事部门负责对新员工做公司制度的培训、介绍公司业务与组织情况，配合部门开展业务培训等，使入职人员尽快熟悉公司环境。3） 人事部负责对新员工入职培训考核，组织新员工填写入职测试题，成绩在60分以上（含60分）合格，60分以下为不合格，不合格者补考。4） 对于公司管理层员工入职时，人事部征询用人部门意见，拟定轮岗计划，8、安排轮岗培训。5） 用人部门主管负责对新入职员工给予明确的工作说明，制定渐进的在职培训及试用任务计划，在工作中给予充分的关注与交流，指导新人尽快展现工作能力与实现业绩。4、试用期满与转正审批：1） 试用期一般为1个月，成绩优秀者，可由直属上级主管提出转正申请，相关部门负责人签字同意，经人力资源部审核，上报总经理批准。2） 直属主管必须在本部员工试用期内（最迟于员工试用期满前一周）提出员工的试用期评定及处理意见（转正或解聘，或延长试用）。对拟转正人员须填写员工转正定薪审批表，附转正人员提交的个人试用期工作汇报及转正申请，提交至部门经理或分公司总经理审批。原则上转正薪资增幅在0-15%的，由部门经9、理（或分公司经理）确定；增幅大于15%的，用人部门需说明理由，并提交人力资源部审定，报总经理批准后执行。3） 对经审批同意转正的人员，人事部门进行相关手续的办理及资料存档。（员工转正定薪审批表、新员工入职办理流程参见附件）5、离职：1）聘用合同期未满，员工提出辞职需提前一个月书面通知公司，公司提出解聘员工也需提前一个月书面通知（因员工违纪予以开除、除名、辞退等除外）。2）合同期满，双方无续签意向的，办理员工离职手续。3）员工离职，须级过本部门一级领导批准，并填写离职申请表，按照离职交接清单进行交接，由财务部门计算好离职后待发薪酬，然后由人力资源部进行审核批准，并对相关资料进行存档，参照办理员工10、离职流程表及离职办理表规范办理。4）财务人员、档案人员、设计人员及重要职位人员离开公司，需办理保密信息（档案）移交手续，重要职位人员、技术、市场、业务人员还需签订竞业限制协议。（解聘通知书、办理员工离职流程表、离职办理表参见附件）6、劳动合同与社保、户口：1） 员工签订劳动合同需提交流动人员婚育证明、原单位离职证明。各分公司聘用人员之劳动合同，参照国家规定劳动合同范本与当地政策规定拟定，须事先报总公司审核备案后使用。2） 正式聘用劳动合同的合同期限，统一签至6月30日或12月31日。（通常合约期为3年，特殊情况可签1年5年）。3） 各分公司或办事处劳动合同签定须事先呈报总公司，经人事部门审核、11、总经理批准后于当地签约。4） 合同期满前一个月，人事部门向用人部门发劳动合同续签意见表，并负责跟进各相关主管提出意见。于合同到期前10个工作日前汇总意见，报请总经理审核批示。按总经理批示执行。（劳动合同续签意见表参见附件）5） 员工入职签订劳动合同后，公司为其办理社会保险，社会保险投保时间从签订合同的当月开始（参考具体入职时间与当地社保局受理时间办理）。6） 人事部门负责办理社会保障卡，制卡费由个人支付。7） 离职人员从离职当月，停交社会保险。8） 公司可为入职员工办理居住证，办证费用由员工自负。9） 调动户口：公司根据政策法规及公司管理的需要。为其办理符合条件的员工调入户口事宜。如需城市增容12、等相关费用的由个人承担。3.3考核及职务变更管理办法1、试用考核：员工试用期间的综合评定考查由试用岗位直属主管负责，结合其他日常考核进行。（参见3.2项下的第4条。） 2、日常考核：1） 周工作汇报：实行工作周报制，各级主管负责每周以本部为单位，汇总管理本部门所辖员工的个人周报（含上周工作小结及本周工作计划），每周一发至上级主管处。周二内报备至人力资源部存档备案。工作周报的执行情况将计入个人工作考评记录。（周工作汇报表可参考附件）2） 月度工作绩效考查：根据各部门拟定的绩效管理办法执行。每月考查、记录，于年底综评发放奖励。3） 表现绩效考查：各部门负责人对本部门员工每月出勤、请假、奖励、处罚、13、突出贡献或重大失误等原始事件与资料进行记录、归档，并于每月2日前汇总（也可随时上交人力资源部），上报总公司人力资源部备案，作为员工年度考核的参考依据。3、年度考核： 由办事处经理、一级部门经理、人力资源部经理、总经理组成考评小组，对全员进行年度考核。次年1月份进行，应于1月第三周内完成。结合日常考核记录、年度绩效总评，作为员工职位评定、调岗、调职、调薪、奖励、处罚、续签解聘等处理的依据。4、职务变更：公司基于业务上的需要和根据员工工作情况，可由主管部门经理或办事处经理提议，报总经理审核批准，调动任一员工的岗位或职务。3.4培训管理制度1、目的：通过不断的培训，以提高员工自身的素质、专业技术及管14、理水平，以适应公司未来发展的需要。2、方式：1）内训：（1）职前培训：了解公司基本情况、进行任务式市场调研、认真学习公司规章制度、了解岗位工作基本流程与要求，紧跟业务发展与岗位工作的需要。（2）专业培训：进行专门的业务培训、技术培训或技能培训，由公司根据具体需要，组织员工进行内部培训、交流。（3）自我提高：鼓励员工通过业余时间教育深造获取新知识，或参加专业技术资格的培训与考试，考试合格取得证书者记入个人档案，于定薪时综合考虑。2）外训：（1）公司派人到外面培训（到指定机构参加培训）；（2）请外部教师到公司培训。3、培训的组织管理：1） 部门员工提出培训的需求或人力资源根据营运需要提出培训需求。15、2） 根据培训需要与资源情况，人力资源部协同一级、二级职能部门制定培训方案与计划，内容包括：培训目标、内容、参加人员、讲师、时间、进度、考试、会务管理、费用等。3） 培训计划及费用须报总经理批准（或授权一级职能部门经理或人力资源部审批）后执行。4） 经审批后的培训计划，人事部门存档，并负责依培训计划组织实施（如教师、教材选定报批，教具、场地的准备，参加人员的组织，培训结束后的考试，培训项目的总结，培训效果的测试）。4、受训人员的义务1） 根据培训计划，按时参加并认真接受培训，遵守培训纪律。2） 员工接受公司承担费用的外派培训，应按公司要求，签订培训合同，承诺培训后在公司继续工作的期限；未满期限16、而离职的，应由本人承担培训费用。3.5奖惩管理规定1、奖惩条例的宗旨：1）公平、公正、公开。2）精神奖励为主，物质奖励为辅。3）教育指导为主，批评处罚为辅。4）处罚类型可分为：通报批评、警告、罚款、降职、降薪、辞退。情节严重有违法行为者，交司法部门处理。2、奖励细则：1）奖励方式：A类：奖励人民币10-50元，并酌情通报表扬。B类：奖励人民币100-500元，并酌情记功表扬。C类：晋升（职位）、晋级（工资）。2）奖励标准：(1)有下列任一表现，给予A类奖励：发现安全隐患并及时采取措施。拾金不昧。工作表现积极且多次受到顾客表扬。带训中，所带新员工在转正考核中成绩达到90分以上。在公司组织的技能考17、核中成绩90分以上者。(2)有下列任一表现，给予B类奖励：为维护公司和社会秩序，保护公司及顾客财产不受损失挺身而出，见义勇为。发现安全隐患和重大事故及时采取措施制止事态扩大。在工作中节约物资卓有成效，经考核认定。参加社会活动为公司争得荣誉。3）有下列任一表现，给予C类奖励：为公司经营管理提出合理化建议，经采纳实行，卓有成效。有重大发明创造或研制开发出新产品，并为公司赢得重大经济效益。3、处罚细则：1）处罚方式：A类处罚：给予书面警告一次或扣罚520元。B类处罚：给予记小过一次并扣罚30100元。C类处罚：给予记大过一次并扣罚150300元，并视情节轻重予以降级、降职、停职处罚。D类处罚：给予辞18、退。2）处罚标准：(1)有下列情况之一经查属实，给予A类处罚：仪容仪表、言行举止不符合公司规定。在工作时间内擅离工作岗位、窜岗、做私事。初次不服从上级合理工作安排。工作时间在工作区内抽烟。操作不规范、工作失误造成损失，情节较轻者。(2)有下列情况之一经查属实，给予B类处罚：向顾客（供应商、供货商、办事处、客户等）索要小费。蓄意破坏公司或顾客财物。操作不规范、工作失误造成损失，情节较重者。故意重复打卡造成打印或记录模糊、私自涂改、调校卡钟。对顾客不礼貌、与顾客争辩、对顾客提出的合理要求不予理睬。擅自带外人进入工作岗位。擅自留宿他人。 (3)有下列情况之一经查属实，给予C类处罚：月旷工两次，每次不19、超过两天。拾遗不报。采购货品弄虚作假。不履行工作职责，导致影响整个部门工作。多次不服从工作安排，不听从指挥，顶撞上司。在工作场所或宿舍聚众赌博。(4)有下列情况之一经查属实，给予D类处罚：私拿或贪污营运等款项。寻衅闹事，打架斗殴。泄露公司重要机密。盗窃公司或他人财物。玩忽职守，造成严重后果。经训练和辅导长期工作业绩仍低劣。违反社会治安条例或国家法律，被公安机关处罚或拘留。恶意破坏公司声誉或利用公司名义在外招摇撞骗。采购物品时徇私舞弊情节严重。伪造单据、文件，模仿签名。注：凡因工作失误、失职或其它原因造成公司损失须赔偿损失外，情节严重者将移交司法机关处理。4、奖惩管理：1、奖励/处罚程序：(1)20、主管级以下员工：A、B、C类处罚和A类奖励由各部门决定，报人力资源部备案。D类处罚和B、C类奖励由各部门直接填写奖励单和处罚单，交人力资源部领导审批并备案。(2)主管级（含）以上员工：A、B、C类处罚及A类奖励由各部门一级部门负责人审批决定，报人力资源部备案。D类处罚和B、C类奖励由各部门一级部门负责人报人力资源部审批执行并备案。(3)经理级（含二级部门经理）人员：处罚由人力资源上报片区经理。(4)总监：处罚由总经办提议报人力资源部审核，呈总经理审批执行，并由人力资源部备案。2、如员工对处罚有异议，可在处罚单下发7日内提出书面申诉；(1)申诉要求：实事求是，且有充分的证据或资料。(2)申诉流程21、：向直属上司提出申诉未果或不满意向一级部门负责人申诉，经处理不满意向总经理申诉向人力资源部经理申诉经处理不满意3.6工资管理制度根据公司发展的需要，充分体现对员工能力、工作态度、责任及贡献的公平考核，使不同资历、不同学历的每个人充分发挥自己才能和智慧，逐步提高知识和技能水平，进而鼓励员工努力工作，刻苦学习，认真负责，充分挖掘出个人潜能，在公司长期工作，多做贡献。1、定薪原则与审批流程：根据聘任岗位、员工的学历、职称、工作年限、工作经验等，特别是结合员工在实际工作中的工作能力、工作业绩、敬业精神、责任感、团队合作等要素，由用人部门提出定薪申请，经人力资源部审定后执行。原则上拟定公司总成本400022、元/月以上的人员，须经总经理审批后执行。2、工资结构：基本工资+加班费+勤工奖+工龄奖+奖金/奖励（年度）说明： 以上各部分（除奖金）总和计为员工的月收入总额。 基本工资为计税工资。 员工个人应交社保及个人所得税由公司代扣、代缴。2） 保密津贴：2.1 对涉及公司技术保密信息或商业保密信息的员工，入职试用时即签订保密协议。2.2 对签订保密协议的员工提供保密津贴，保密津贴写入劳动合同内，为每月计税薪资。3）其他福利：（各部门、岗位如因当地政策、实际需要等原因有特殊福利支持的需要，可由办事处经理或一级职能部门经理提请，报人力资源部呈总经理审批执行。）4）奖金奖励：根据日常工作周报、月报、管理记录23、绩效报表等考查资料，并根据个人、团队绩效与公司的整体业绩，公司统一于1月份进行各部门与岗位的综合评定与奖励。（奖励形式如通报表彰、奖金奖励、物资奖励、休假奖励、晋级奖励等）。3、其它说明1） 公司每月工资发放时间为15号，工资计算周期：1号-31号。日工资按工资总额/当月应工作天数计算。2） 新员工报到当月工资标准为：日工资实际工作日（原则上补贴按实际出勤日计发）。转正当月工资的计算：依转正日，按实际天数计算。3） 病、事假的工资扣减： 病假：病假日仅发基本工资。（注：病假须持区级以上医院证明申请，否则按事假处理。） 事假：按日工资事假天数计扣工资4） 除因调职、调岗外，于每年年初根据员工的24、综合考评做薪酬的评定或调整。5） 员工工资属于公司商业秘密，任何人必须严守秘密，不得泄露他人。一经发现违犯现象，对有关人员进行警告、罚款，情节严重者，解除劳动合同。3.7加班、值班制度1、关于加班规定1） 公司不鼓励加班。2） 公司因生产需要安排员工加班，员工应本着客户至上的原则，努力完成生产任务。3） 员工个人原因造成工作延误，需超时工作，不在加班范围之内。未经审批而在休息时间到公司处理事务亦不视为加班。4） 部门在安排员工加班后，主管应事后审核、确认加班情况，并适时安排补休，无法安排调休的，按有关法规规定支付加班工资。所有考勤记录汇总由人力资源部备案，于年终考评奖励、调薪时综合考虑。5）加25、班时间计算以1小时为起点单位。不满1小时的，不予计算。2、关于值班规定1） 因特殊工作需要，公司安排员工在休息时间值班，员工应服从公司安排。如有特殊情况不能当班者，应提前予以说明。2） 部门在安排值班时，需由部门经理拟定值班安排计划，确定值班人员、值班时间、工作任务要求、紧急事务联系等，经办事处经理或一级职能部门经理签字批准后交人事部门备案。3） 公休日值班者，部门安排调休。法定节假日值班按相关规定。3.8考勤管理制度1、工作时间：本公司实行每日正常工作时间不超过8小时，每周40小时工作制，或经政府批准的其它工作制。具体如下：上午：8：30-12：00 下午：1：30-6：002、打卡制度：126、）打卡记录是正确记录员工工作时间的依据，员工上下班须按规定打卡（或刷IC卡）；2）任何人不得代替他人打卡；3）如因特殊情况未能及时打卡或发生其他异常，应在2天内及时向部门负责人说明，由部门负责人签卡，每月签卡次数不得超过3次，部门负责人由总经理签卡。4）考勤卡不得涂改或自行签署，涂改冒签者，一经发现，视情节轻重分别给予警告、记过、 解雇等处分。3、出差1）出差人员在出差前应填写“出差申请单”，送主管（主管以上须总经理批准）核签。2）出差人员凭审批后的“出差申请单”，向财务部门预借差旅费。3）出差前应将“出差申请单”送总经理办公室留存；一般情况下应按期返回，因故延期滞留的，回来后应立刻向总经理办27、公室说明情况。否则，出差期限以外的滞留时间，按个人事假对待。4、迟到、早退1）迟到是指在规定的上班时间未打卡并且未按时到达工作现场的行为；2）早退是指在规定的上班时间内擅自提前离开工作现场的行为；3）超过或提前上下班时间3分钟，将视为迟到或早退；迟到或早退将直接影响月奖及季度奖。4）每月累计迟到五分钟内不计，超过五分钟，每分钟扣罚一元；月累计迟到十五分钟以上者，取消本月全勤奖。5、旷工下列行为属于旷工1）无故缺勤；12擅自迟到、早退超过30分钟；13未请假或请假未获批准而缺勤；14休假期满后无正当理由逾期不归；15无正当理由而不服从工作分配，撤离工作岗位。3.9请假管理制度1、请假规定1）员工28、因私事请假，应事先提出书面申请，并得到所属部门负责人的批准，方可离去；2）员工遇有急病或突发事件，无法事先请假时，应在上班1小时之内办理有关手续或电话向本部门领导请假，事后补办相关手续，未办妥请假、续假手续而缺勤者，视作旷工。3）员工欲请任何假别时，均需事前依照给假之权限经领导批准后，始可认定请假。4）连续请假三天以上者，需提前一周提出，以便公司工作安排。5）请假核准权限为：事假：二级职能部门经理（1天），一级职能部门经理或办事处经理（1天到3天(含)），人力资源部经理(3天到7天(含),总经理（或主管副总）（7天以上）；病假：3天以内由各部门负责人批准，3天以上由总经理批准。6）员工在其它地29、方工作时需请假，应以当地地方的领导意见为主，同时知会本部门领导。7）事假工资按实际天数扣除日工资，并扣除月奖金基数的10%，事假超过七天（含七天）不发当月奖金；事假影响其他奖项或补贴。2、请假要求1）事假:员工有私人事情需处理，在不影响工作的前提下，可事前请事假。2）病假:员工本人因疾病无法坚持上班，可请病假。需提交（县、区级以上）医院证明。3）工伤假:因执行公务或在工作中受伤的，可享受工伤假。需提交（县、区级以上）医院证明及工伤验证报告。4）婚假:须提交结婚证明原件。婚假自登记之日起一年内有效，过期无效。5）产假及计生节育假:产假须提交结婚证、准生证明、儿童出生证明原件；计生节育假需出示医院30、手术证明原件。6）看护假:需提交准生证、独生子女优待证、儿童出生证明原件。自请假之日起三个月内补齐三证，否则按事假处理。7）丧假:需提交死亡证明、亲属关系证明复印件。8）有薪年假:进公司工作满1年不满10年者，享有5天年假；工作满10年不满20年者，享有10天年假；工作满20年者，享有15天年假。年假不得跨年度使用的，一般仅限于次年的春节休，春节期间无法安排的可以在其它适当安排休息。（注：如法定休息日在工伤假、产假、看护假、婚假休假期间的，不再另行安排休假时间。）四、行政部门管理制度4.1行政部门工作职责1、在总经理的领导下，负责协调公司各部门的工作关系，以及传达公司的各项任务、计划和临时性的31、工作。2、拟订公司的行政年度计划、经营计划以及方针，定期检查执行情况，保证计划的达标。3、协助并督促各部门定期检查部门计划的执行情况。4、负责公司文件的收发、编号、登记、归档及管理工作。5、负责拟定公司的行为规范和办公纪律。6、负责保管及管理公司印鉴。7、负责公司所有档案（包括业务、市场等）资料的保管及管理工作，负责公司机密档案的保密工作。8、做好涉外交往事宜及处理公共关系事务。9、负责公司员工的着装、仪容等。10、管理好办公环境的安全与卫生，做好办公设施的维护、改善工作。11、办公场所配备“急救小药箱”，预备创可贴、创可喷、棉签、感冒药、扭伤等，备急用之需。12、组织员工的文体活动。13、负32、责公司办公用品的采购、管理、发放及公司信笺的印刷。14、完成领导分配的其他工作。4.2员工行为规范及办公制度1、全体员工应本着敬业乐业的态度，热爱本职工作。2、部门员工之间应一切以工作为出发点，以“公司利益第一”为准则，同心协力，互相配合、真诚合作，不推卸责任。对他人工作中的问题须及时善意指出，避免公司损失。3、爱护公司设施、公用办公设备和个人领用的设备、用品。4、工作中应当做到有事必报，有错必言，不得隐瞒虚报情况，以免公司蒙受损失。5、积极工作，不得利用工作时间做与工作无关的事情、看与工作无关的书籍报刊。6、不得利用上班时间上网浏览非工作需要网站、玩游戏。7、未经他人允许不得使用他人电脑，技33、术部人员要自觉保管好自己的电脑，防止技术泄密。8、保持办公区整洁，不得在办公区域内吸烟，违反者应当承担当次的空气清洁费50元。9、不得利用公司电话拨打私人长话及声讯电话，违反者应当自行承担相应电话费用，并按发生费用10倍扣罚。10、不得利用公司设备（电脑、打印机、复印机等）制作、打印、复印私人资料。违反者，按发生费用10倍扣罚。11、任何员工不得在公司私自使用盗版等非法软件，不得私自将自己、他人或其他单位的商业秘密带入公司。擅自使用或带入，当事人除按公司规定给予处罚外，还需全部承担由此产生的一切后果。12、其他事项详见*公司深圳办公室管理暂行规定。4.3印鉴管理制度1、公司印鉴包括：公司公章（34、除签订合同外其他对外事宜）、财务专用章、合同专用章（签订合同）。2、公司公章、合同专用章由财务部负责保管。（注：办事处财务专用章由办事处经理负责保管）。3、使用公司公章、合同专用章须至印鉴保管部门填写印鉴使用登記表，并有总经理审批后方可使用。当部门经理外出时，由盖章人视盖章内容电话申请后方可盖章，事后必须补齐签字手续。（参见附件印鉴使用登记表）4、日常财务事务用财务章，由财务部经理审阅后盖上，非财务部门须盖财务章时，须经总经理签字后方可盖章。5、公司印鉴一般不能带出公司，确需带出时，经总经理批准后由公章保管人一同携章外出，并做好记录。6、公司一般不允许开具空白介绍信或盖公章的空白信笺，如确因特35、殊情况需开具时，须经总经理签字后方可盖上，由领取人登记使用说明。未使用的空白介绍信和空白信笺应当及时交回处理，已经使用的应当补充登记。7、公章保管人应严格负责，如执行不力，被他人误用公章的，以违反规章制度处罚。情节严重者作违纪辞退。因此造成的公司损失，公章保管人向公司承担连带赔偿责任。8、公章保管人员使用印章须经部门经理批准，并按使用程序备案，不论何时，出于什么原因，私自使用印章的，做辞退处理，由此造成损失的，保管人员承担全部责任。4.4办公物资的采购发放制度1、 办公物资的采购由人力资源部负责审批，由采购部负责采购，行政部负责管理、发放、维护、维修。2、 采购流程：1） 需求部门或配给部门向36、人力资源部提出采购申请。（参见附件办公用品申购单）2） 一般办公用品，经一级职能部门经理或分公司总经理审核批准后，人力资源部可直接采办。3） 固定资产，须经所属一级职能部门经理或办事处经理审核后，报总经理批准，方可采购。4） 家电、电脑、打印机、传真机等专业用品由相关专业人员协助采购部进行采购。5） 公司维修、店面装修及店面的一切用采购由公司专人负责，未经批准的采购，将不予报销。3、 管理、发放程序：1） 各部门每月做好一般办公文具的用量计划，报采购部统一购买，一般分15号、30号两次购买。2） 人力资源部指定专门管理员负责办公物资的采购、入库、领用登记管理，在用量计划中的一般用品可随时领用，37、由使用人签名领用。3）物资管理员须定期盘点，保证帐物一致，管理清晰、准确。4.5会议管理规定1、公司会议实行签到制度。通常每周召开一次总经理办公会，由总经理主持。由指定人员记录与会情况。2、各部门组织可根据工作需要召开工作例会，由部门经理指定专人使用“部门会议记录本”作好记录，本部门全体与会人员签到，并将重要事项以及急需公司领导协调解决的问题写成会议纪要，由部门经理审核后，呈交总经理一份，并抄送有关部门。3、于工作需要，可由总经理提议，随时召开专题会议。由总经理拟定会议议题，指定主讲人、与会人，由制定人员作好记录，会后按第一条办理。4、召开会议要求：1）开短会，主讲人准备充分，发言简明扼要。238、）议题明确，突出重点，要求务实，解决问题。3）与会人员要遵守会议要求，不得迟到、缺席。4）会议记录层次分明，条理清晰，真实准确。4.6公司通信设施及信息管理办法为了确保公司的通信设施以及信息渠道的畅通，正确使用和维护通信设备的正常进行，根据计算机信息网络国际网安全保护管理办法以及公司保密规定制定本办法。1、在使用电话通信以及网络信息时，尽量做到节约资源，缩短通话时间，以便使他人更多利用通信设施，提高工作效率。2、原则上不允许使用公司的通信设施、信息资源处理私事。违反者，按发生费用10倍扣罚当月工资。如有特殊情况，确实需要使用，需请示部门经理或以上领导批准方可使用。3、公司员工必须遵守执行中华人39、民共和国计算机信息系统安全保护条例、计算机信息网络国际联网安全保护管理办法和其它法律、行政法规的规定，严格执行安全保密制度，对所提供的信息负责，不得利用国际互联网和企业内部网从事危害国家安全、泄露国家秘密和公司秘密等违法犯罪活动。4、公司员工不得利用公司计算机网络从事下列危害性活动：1）未经允许，进入公司计算机信息网络或者使用公司计算机信息网络资源的；2）未经允许，对公司计算机信息网络功能进行删除、修改或者增加的；3）未经允许，对公司计算机信息网络中存储、处理或者传输的数据和应用程序进行删除、修改或者增加的；4）窃取公司计算机信息网络中的保密信息；5）其他危害公司计算机信息网络安全的。5、公司40、员工应注意保护公司计算机网络的保密性和安全性，不得在网络上从事与工作无关的事宜，应避免使用可能带有病毒的软件和盗版软件。6、员工有违反本办法的任何行为，给公司带来不良影响或严重损失，公司将对员工作出立即终止劳动合同的处理决定，并追究员工的民事或刑事责任。4.7档案管理规定1、归档范围：1）公司成立资料和证照：章程、合同、法人代表资料、营业执照、税务登记证、法人代码证以及修改、变更、年审等资料。2）规章制度，经理会议决议、公司收发文。3）人事资料：员工入职资料，证件，合同签定记录，日常更新员工在职考核、工资变动、奖惩记录等。（考勤汇总表、员工在职履历表见附件）4）技术档案：包括所有的技术文档资料41、（设计报告、设计方案、软盘、硬盘、光盘等形式存在）和图纸等。5）经济合同：包括销售部、市场部的各类合同及合同订立、履行、变更、终止、合同纠纷处理过程中产生的有关资料。6）财务资料：年度预算报告、会计凭证、帐簿、报表、财务分析等2、档案的管理：1）以上1）-2）项归档范围由行政部统一归档管理，技术资料由技术部门负责人管理，人事资料由人事部门负责人管理，财务资料由财务部门负责人管理。每次签订合同后，销售部、市场部门应及时将合同交由行政部保管。2）档案要建立目录、安全存放、方便查阅；档案的借阅、收进、移交、销毁必须做好登记。3）因工作需要借阅档案和查询档案，需经部门经理批准。借阅档案必须及时归还，不42、得擅自复印。3、档案的销毁：1）对超过保存期限、失去保存价值的档案，由保管人员提出申请，报总经理批准后方可销毁。2）经批准销毁的公司档案，需编制销毁清单存档，并由专人监督销毁。4.8 安全保卫管理规定1、 公司保证提供符合法律、法规规定的劳动、安全、卫生的工作场所。2、 招聘员工需进行上岗前的健康体检，体检不合格者不予录用。3、 公司法定代表人为本公司劳动安全负责人，行政部具体负责本公司的安全、防盗、消防、卫生工作，部门负责人是部门劳动安全负责人。公司设备是重点防火对象，由部门负责人和指定的专职人员负责消防工作，包括检查、督促整改、培训等。4、 各部门经理为本部门劳动安全责任人，全权负责本部门43、的消防安全和安全劳动：包括对下属的安全教育；工作过程中的安全防护；执行劳动和消防安全管理规定，并对因违反规定而造成的事故负责。在大楼管理处的指导下，定期组织防火检查，及时消除火灾隐患。5、 员工应树立良好的安全消防意识，自觉维护公司的消防安全和治安安全，对在办公区内发生的有损公司安全的行为，每个员工都有责任加以指正、制止。6、 员工必须遵守防火安全管理规定，严禁在公司区域内吸烟。确保使用电器设备的安全。下班离开办公室时，所有员工应关闭个人设备及项目组公用设备电源，最后离开办公室的人员应负责关好电灯、门、窗、空调及室内电源。7、 行政部负责对新员工进行消防培训、对全体员工进行灭火器、消防栓、火灾44、报警的培训。保持单位范围内通道、安全门、出口畅通。严禁把消防器材改做它用。8、 任何员工不准把易燃、易爆等危险物品带入办公地点。 9、 员工发现办公楼内的安全或火灾事故隐患，应及时报告行政部或大厦管理处，并尽可能采取有效措施消除隐患。10、员工必须妥善保管好个人用品及其它属于个人保管的物品（如个人领用的设备，工作中形成的或使用的各类文件、资料），防止被盗、遗失。因个人保管不当丢失，责任自负。外出工作或下班时锁好贵重物品和重要文件。重要文件、资料废弃时，须及时上交公司档案室或送入碎纸机加以粉碎。11、公司前台工作人员负责开启关闭公司大门，检查阻拦可疑人员进入公司，检查放行正常进出公司大门的物品，45、并负责安排好最后离开公司的人员关闭有关电器，锁好公司大门等。4.9员工宿舍管理办法1、 目的为了规范公司宿舍管理，为住宿人员提供安全、舒适的工作生活环境；同时开源节流，规范管理，特制定本宿舍管理办法。2、 范围适用于所有根据规定使用相关宿舍服务的所有员工。3、 主管部门行政部负责统筹宿舍房屋租赁、设施配备、安全管理、卫生监督、就餐服务等相关事务，并对宿舍建设、使用情况、费用核算等做日常管理。4、 宿舍管理规定a) 公司各地机构设立员工宿舍，主要目的为各地流动工作人员提供住宿服务。并视条件许可，为出差员工提供住宿服务。b) 宿舍基本配置：床铺、热水器、液化石油气。 c) 宿舍由行政部统一管理，钥46、匙指定专人保管，并做领用登记；d) 宿舍进行日常管理登记，含租赁合同、缴费管理、设施登记、宿舍用户登记管理、就餐登记管理等。e) 宿舍就餐、住宿等各项公共设施，进行定期维护，预防人为损坏或丢失。每月宿舍使用情况应汇总，报总部人力资源部了解、备忘。5、 宿舍使用规定（服务对象及收费）：a) 宿舍只为公司内部指定员工使用，严禁未经审批，带领非应住人员入住。b) 宿舍为休息及私人生活场所，为安全及安静需要，勿擅带外人到访，并请注意生活习惯的相互尊重与宽容相处。c) 请讲究清洁卫生，共同维护和保持良好的宿舍环境；d) 请妥善保管私人贵重物品，重要物品请勿放在公共场所内；e) 日常注意节约水电，爱护设施47、，提倡勤俭节约、爱护公物，个人损坏的公物要赔偿；f) 做好安全和消防工作（见“安全保卫管理规定”）g) 由住宿所产生的水、电等费用由所住人员均摊。五、财务部门管理制度5.1财务部门工作职责1. 根据公司发展的需要,制定公司内部的有关财务会计制度和规定,并监督执行,根据公司业务发展变化,做出相应的修订。2. 建立财务部门人员岗位责任制,明确各人工作职责,共同做好财务工作。3. 按照国家会计准则,财务制度以及各项条例规定，对公司内一切会计核算凭证和资料进行稽核,并作以记录,及时指导有关人员更正,随时向领导反映稽核中发现的问题。4. 编制公司年度财务预算报告并监督执行；编制预算执行情况分析报告，对预48、算外或不符合规定的收支，应提出意见及处理措施；编制公司年度财务报告；进行成本核算和管理,分析成本节超原因,提出节约措施。5. 报销,收付划转款项,申报缴纳税金,监督执行各种经济合同,记帐,编制月,季,年会计报表。 6. 对帐,催收款。7. 除购销业务以外的应收应付,备用金,内部往来等款项往来核算,清理,核对和处理工作,计提和冲销坏帐准备。8. 财务会计档案收集,整理,统计,分析,上报,管理和存档。9. 办理投注卡,低值易耗品,固定资产的购置,出库,租赁,盘亏,报废,摊销的会计核算。年底汇同相关部门对公司各项资产进行盘点。接受领导分配的其它工作。5.2员工费用报销制度一、报销时间：所产生的费用应49、于第二周之内报清，逾期不予受理，特殊情况酌情处理。二、报销制度1、目的为了规范公司各项费用报销流程，保证公司员工费用报销工作在有效监控下及时处理，提高工作效率。2、适用范围 本流程适用公司员工的差旅费、日常费用报销业务。 3、流程说明 1）原始单据报销流程报销人将因公发生的有效、合法的发票按要求粘贴整齐，附上报销申请表，填写报销单并直接送至所属部门经理（或项目经理）审批。（报销申请表参见附件）费用发生的职能部门经理或项目经理应根据员工业务事实，审批费用发生的合理性、真实性、必要性，在报销单上复核签字，并将复核批准的报销单送给财务部。财务主管审核报销单据的合法性和金额的正确性。 由财务人员将单据50、报送总经理（或授权分公司总经理）最后审批。会计根据员工备用金占用情况，核销备用金或以现金支付。出纳根据会计帐务处理及报销人要求，以现金或银行转帐支付报销款。5.3差旅费报销制度1、凡出差人员，需事先填写出差申请表，就明出差事由、目的地、出差人数，出差起止日期，经分公司总经理或一级职能部门经理批准后方可执行。（出差申请表参见附件）2、差旅费报销标准：1）市外：项目级别飞机火车轮船汽车总经理普通舱硬卧二等舱实报总监/部门经理/办事处经理 普通舱硬卧二等舱实报项目经理或二级部门经理需批准硬卧二等舱实报普通员工需批准硬卧三等舱实报说明：1、出差人员必须凭票据报销车程费。2、距出差地火车车程在24小时以51、内的，一律搭乘火车。3、总监人员出差遇机票4折以下，部门经理级人员遇机票折后价不超过同期火车票价150元的（含机场建设费、保险费），可申请搭乘飞机。职务省级城市或直辖市地级或县辖市话补住宿市内交通伙食住宿市内交通伙食总经理实报实销实报实销实报实销实报实销实报实销实报实销实报实销总监400元/天30元/天30元/天400元/天30元/天20元/天20元/天部门经理级300元/天20元/天20元/天300元/天20元/天20元/天15元/天主管及以下职员200元/天20元/天20元/天200元/天20元/天20元/天15元/天说明：1、出差人员住宿费必须凭旅馆、招待所开具的有当地税务章的正式发票报52、销，并提供住宿宾馆电话号码以便财务核实。住宿费节约部分，按50%奖励给个人。2、对于投靠亲友（不包括家在出差地）未开支住宿的，按规定标准的50%奖励给个人。住宿费超支部分个人自理。3、出差人员不得由客户提供免费住宿，有违反规定者，按接受客户受贿严惩。4、出差人员遇夜间乘车，乘车途中无住宿及市内交通补助，按差旅标准表中规定给予伙食及话费补助。5、报销程序：出差人员返回公司后，应在五个工作日内及时粘贴票据，填写差旅费用报销单，附出差审批单原件，交领导审批后到财务报销。如发生票据丢失或意外事故，由报销人自己承担责任；特殊情况须说明情况，丢失原因，经证明人签字报公司领导批准后准予报销，但由个人承担总丢53、失票据的15%。5.4出差及业务备用金管理制度1、 目的：为了加强备用金的有效管理，促使备用金借支工作的规范性、合理性和安全性，减少公公司资金的占用额，提高资金使用效率，同时规范员工报销程序，缩短报销时间，并准确核算经营费用，特制定本制度。2、 备用金限额：1）备用金限额是指公司允许为满足员工工作、出差需要所借款项的最高额度。2）公司总监备用金限额为5000元，部门经理限额为3000元；市场、行政财务部及业务销售部员工限额为1000元。3、 备用金借支：1）备用金实行借支制：员工因业务需要借款时，在备用金限额之内，应填写“借支备用金申请表”，借款时应详细填写公务目的、任务、时间段及费用预算，必54、要时须附合同、协议等具说明性的资料。2）员工由于出差借款，则需要填写出差申请审批单。经部门经理确认后，报总经理审批，方可借支。报销时须附上出差审批单原件。3）员工因公借款时，应在每月25号之前报销结清借款，否则财务部有权从其工资中扣除。4） 出差借款，需在出差回来5个工作日内报销结清借款，否则财务部有权从其工资中扣除。5.5财务档案管理1、会计人员必须按照会计法的规定，保管会计所有的档案。其中包括：各种会计凭证、帐簿、报表、财务预算、财务计划、经济合同、纳税资料等。2、会计人员在平时工作中要对会计档案按照要求定期收集、整理立卷、编制目录、装订成册。3、凡是本年度的会计档案由会计保管，在每年一月55、份向公司档案室移交上年度所有会计档案。4、调阅会计档案，要填写调阅单、登记，经财务主管同意后方可调阅。外单位调阅财务档案，需有单位证明以及身份证明，经公司总经理和财务主管同意后，方可调阅。调阅人员不得将会计档案携带外出，需要复制的，应当书面说明复制用途并经财务主管同意方可。5、公司正常经营期间，所有的财务档案不得销毁。6、在财务人员调离本岗位时，必须将所有会计档案以及记载公司财务事项的工作记录本、帐薄、磁盘、资料等一并移交档案室，并填写保密信息交接登记表（附件9）。六、保密管理规定第一章 总则第一条：为保障公司整体利益和长远利益，使公司能够长期稳定高效地发展，适应激烈的市场竞争，特制定本条例。56、第二条：公司秘密是指一切关系公司安全和利益，在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。第三条：所有公司员工都有义务和责任保守公司秘密。第四条：本规定适用於本企业各公司的所有员工。第二章 公司秘密的范围第五条：公司生产经营、发展战略中的秘密事项。第六条：公司就经营管理作出的重大决策中的秘密事项。第七条：公司生产、设计开发、科技交流中的秘密事项。第八条：公司对外活动（包括外事活动）中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项。第九条：维护公司安全和追查侵犯公司利益的经济犯罪中的秘密事项。第十条：客户资料、销售政策及其销售网路的有关资料、重大人事变动、人力资源部门对干部的考核资料、重要场所如设计部、档案室、财务部、仓库等。第十一条：其他公司秘密事项。注：本管理指南自20*年1月1日起试行，试行通过后于20*年6月起正式实行。同时先前有于此指南相冲突的规定以本指南为准，本指南没有明确规定的，按原版本执行。由人力资源部负责制定，报总经理批准后执行，解释权在公司人力资源部。修订及解释权在深圳市*服饰有限公司人力资源部。