1、大型接待工程管理方案一、工程启动背景随着煤化公司的平稳开展，公司各种接待较多。为了更好地完成各项接待任务，使我们的接待工作更加程序化、标准化、专业化，确保我们的工作能到达较高的水平。现结合煤化公司接待工作的实际情况，办公室特编制大型接待工程管理案例。二、工程授权 / 核准公司的大型接待工作由煤化公司经理批准执行。三、工程范围说明书从收到接待指令至来宾离开煤化公司。四、优先性矩阵优先性高优先性中优先性低时间范围本钱 五、工程实施的条件条件内部1、煤化公司的平稳快速开展 2、公司领导的重视3、公司内部各单位的通力配合外部1、集团公司的协作2、各级政府、银行及相关单位的支持六、主要交付件主要交付件12、接待通知单Is 是Is Not 不是 原件 手写的 附详细的接待标准 盖有公司办公室章 副本 打印的主要交付件2接待祝酒词Is 是Is Not 不是 打印的 领导审阅后的 手写的主要交付件3接待汇报材料Is 是Is Not 不是 打印的 领导审阅后的 手写的主要交付件4办公室大型接待评议表Is 是Is Not 不是 原件 手写的 附有活动安排、陪同领导、存在问题、成功经验 公司领导评议结果 打印的主要交付件5接待照片和录像Is 是Is Not 不是 电子版 纸质的七、工程组织一工程成员及职责组织/职衔角 色责 任公司经理发起人安排接待办公室负责人组织者组织协调工作办公室秘书核心组员方案、执行工3、程办公室秘书核心组员协调、执行工程文书核心组员桌签打印工作档案员核心组员协助文书工作效劳员班长核心组员负责董事楼的相关接待工作二内外部协作单位外部协作单位内部支援单位l 集团公司领导l 集团公司党政综合办公室l 集团物业公司l 餐饮接待科 l 保卫科l 机动车间 l 物业科l 园林科 l 各相关科室及车间八、工作分解结构A标接待WBS工作表时间以分钟计活动序号活动名称估计历时责任人1接受任务35秘书1.1询问并记录情况10秘书1.2呈送领导审批，确定接待标准5秘书1.3填写接待通知单，确定陪同人员5秘书1.4通知单送交餐饮接待科15秘书2准备阶段3602.1准备祝酒词20秘书2.2准备汇报材料4、60秘书2.3安排保卫通知保卫科30保卫科科长2.4各部门清扫卫生30各部门领导2.5制作桌签餐厅和董事楼会议室15文书、档案员2.6安排歌手10接待餐饮科科长2.7安排拍照、录像人员、董事楼迎宾人员、司机5秘书2名2.8董事楼卫生清扫60效劳员班长2.9准备横幅、平安帽30秘书2名2.10悬挂横幅董事楼、炼焦车间、1号大门40办公室/保卫科/炼焦车间/相关单位2.11摆放餐厅桌签，送交祝酒词10秘书2.12安排董事楼大厅烟、火机、茶水10效劳员班长2.13安排董事楼会议室40效劳员班长2.13.1准备投影、电脑12秘书2名2.13.2摆放桌签5秘书2名2.13.3准备宣传材料5秘书2名2.15、3.4安排效劳人员2效劳员班长2.13.5摆放水果、茶、烟5效劳员班长2.13.6摆放笔记本、笔5效劳员班长2.13.7安排电工和网络保障人员3机动车间主任2.13.8地毯准备门口、电梯3效劳员班长3实施阶段2103.1领导、歌手迎接30接待餐饮科科长3.2全程拍照录像190秘书2名3.3安排会议30秘书2名3.4领来宾参观30接待领导3.5领来宾就餐90接待领导3.6接待完毕20接待餐饮科科长3.6.1领导陪送接待领导3.6.2安排来宾住宿接待餐饮科科长3.6.3安排用餐按3.5-3.6接待餐饮科科长4总结阶段554.1图片、资料存档、总结经验45秘书2名4.210 相关领导九、工程干系人关6、系管理1、做好干系人识别工作。本工程中的主要干系人为：公司领导、外部协作单位、内部支援单位、来宾。2、识别干系人优先级排序。针对干系人的目的和需求，经责任分析，进行干系人优先级排序。本工程优先级排序为：公司经理、来宾、外部协作单位、内部支援单位。3、获得干系人支持，动态管理和维持干系人变化。4、做好沟通协调工作，并留下相关记录。十、里程碑管理里程碑完成时间方案实际接受任务，确定接待标准2021.5.19来宾到达乌兰煤化工业园2021.5.20中午11:30来宾参观厂区2021.5.20中午12:00来宾到达董事楼2021.5.20中午12:30来宾就餐2021.5.20中午13:00来宾住宿27、021.5.20下午15:00送客阶段2021.5.21上午10时十一、网络图S1.11.21.31.42.112.12.32.52.72.92.22.42.62.82.102.122.13.13.13.23.33.43.53.6.14.14.22.13.22.13.32.13.42.13.52.13.62.13.72.13.8F3.6.23.63WBS工期顺序甘特图Hour265278104130156182208234260286312338364390416442468494520546572598624660Start1.1101.251.351.415MS2.1202. 2602.38、302.4302.5152.6102.752.8602.9302.10402.11102.12102.13.1122.13.252.13.322.13.422.13.522.13.622.13.722.13.83MS3.1303.21903.3303.4303.5903.6.1203.6.23.6.3MS4.1504.210十二、资源需求W B S人力资源材料本钱元1.1秘书1人记录本、笔1.2秘书1人1.3秘书1人1.4秘书1人接待通知单2.1秘书1人2.2秘书1人2.3秘书1人2.4秘书1人2.5秘书1人彩纸2.6秘书1人横幅、平安帽2.7秘书1人2.8效劳员6名2.9秘书1人2.10秘书9、2人桌签、祝酒词2.11秘书2人2.12效劳员4名烟、火机、茶2.13.1效劳员2名笔记本、笔2.13.2秘书2人数据线、插线板、笔记本电脑2.13.3秘书2人桌签2.13.4效劳员2名水果、茶、烟、纯洁水2.13.5效劳员2名2.13.6效劳员2名2.13.7秘书2人电工工具2.13.8效劳员2名地毯3.1领导1名3.2秘书2人照相机、DV3.3秘书2人3.4领导1名3.5领导1名3.6领导1名3.7领导1名4.1秘书2名光盘4.2领导1名应急本钱合 计十三、风险管理方案一风险识别与评估风险可能性影响觉察难度总风险1、横幅未按时到达LHL32、横幅上文字掉落MHL63、各部门卫生出现脏乱LH10、L34、设备有故障MHM125、照相、录像设备出现故障LLL16、祝酒词丧失、弄脏LHM67、董事楼出现卫生差LHL38、董事楼断电MHH18H、M、L赋予的值分别为：H(high)：高 M(middle)：中 L(low)：低H=3 M=2 L=1总风险计算：总风险可能性影响觉察难度当总风险大于或等于9时，应对该风险进行管理或施加影响，以控制、降低和消除风险。二风险应对与管理主要风险1 设备有故障可能原因预防措施应急方案引发界限负责人董事楼电脑、音响出现问题1、工作人员到现场调试2、专业技术人员现场全程监控修理或更换设备调试失败秘书2名主要风险2 董事楼断电可能原因预防措施应急方案引发界限负责人1、电器功率过大2、线路问题1、到现场调试2、专业技术人员检修电路修理或启动应急电源调试失败秘书2名十四、变更管理变更表达原因批准接待时间堵车、临时有事公司经理陪同领导领导出差、领导另有安排公司经理接待标准酒烟和菜不符合标准节约本钱公司经理