1、现代企业档案机密保管项目管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 档案管理制度第一章 目的 一、 保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对档案进行妥善保管，能有效地保守机密。 二、 维护档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。 三、 便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。第二章 档案管理公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，档案室在总裁领导下，负责全公司主体档案的管理，并对各部分档案管理工作进行指导、监督2、和检查。各部分档案管理、借阅由专人负责。1、 项目档案最高管理员为激光工程中心主管；2、 图纸档案最高管理员为激光制造中心主管；3、 商务档案最高管理员为商务副总裁；4、 行政档案最高管理员为办公室主任；5、 财务档案最高管理员为总裁；6、 重点文件档案最高管理员为总裁；7、 人力资源档案最高管理员为总裁。档案管理员每年应对档案进行一次检查整理，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的完整性及有效性。接收、借阅档案必须认真验收，并办理交接和借阅手续。第三章 档案的存放公司设有档案室用于存放各类档案，由办公室兼职人员担任档案管理员，负责档案室内档案的存放管理。其中，项目3、档案、图纸档案、商务档案、行政档案存放在档案室，由档案管理员与各部分负责人共同进行管理。财务档案、重点文件档案及人力资源档案存放在财务室，由财务主管进行直接管理。第四章 档案分类根据档案内容、部门组织、业务项目等因素，分为七个大类。二、 项目档案项目档案分为：1、 国内项目档案2、 国际项目档案每一个国内国际项目档案中应存有：1)、内部订单2)、开题报告3)、项目完成技术总结表4)、总检记录5)、出厂检测报告6)、说明书光盘7)、验收报告8)、培训证书9)、维修服务单（如果进行过维修）OEM项目档案中应存有：1)、内部订单2）、开题报告3）、调试工艺书三、 商务档案商务档案分为：1、 客户资料4、档案2、 项目报价方案档案3、 合同档案4、 产品手册四、 图纸档案图纸档案分为：1、 通用件及标准件图纸2、 聚光腔图纸3、 项目图纸五、 行政档案行政档案分为：1、 行政办公日常合同档案2、 固定资产档案3、 外购仪器说明书档案4、 公司办公楼及厂房装修文件5、 员工及经理年终总结6、 车辆维修事故保养档案7、 发货通知单8、 出差报告9、 员工守则六、 财务档案1、 财务档案分为：2、 会计凭证3、 会计账簿4、 会计报表5、 会计文件6、 其他有保存价值的会计核算资料七、 重要文件档案1、 公司印鉴章以及重要物品钥匙2、 镭宝光电资质证书相关资料3、 镭宝激光资质证书相关资料4、 镭宝5、光电开办资料5、 镭宝激光开办资料6、 镭宝光电银行相关资料7、 镭宝激光银行相关资料8、 镭宝光电税务相关资料9、 镭宝激光税务相关资料10、 专利类资料11、 公司车辆相关资料12、 工美楼、红楼租赁合同13、 黄冈相关合同资料14、 景龙购房相关资料15、 景龙物业相关资料16、 景龙国际租房合同17、 绵阳小岛花园资料18、 公司其他重要资料八、 人力资源档案人力资源档案分为：1、 在职人员资料档案2、 离职人员资料档案第五章 档案的归档一、 归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料原件。二、 归档时间。项目档案归档时间以项目发货时间为节点，6、最长不超过验收结束后五个工作日。其他以年为单位的档案归档时间为每年的12月1日起，最晚不晚于12月31日。其他档案文件应随时归档。三、 归档人由各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理，定期交档案室集中管理，并填写档案归档登记表。1、 项目档案归档由项目负责人与总检负责人共同进行归档。项目负责人负责验收报告、培训证书及维修服务单的归档。总检负责人负责内部订单、开题报告、项目完成技术总结表、总检记录、出厂检测报告及说明书光盘的归档。2、 商务档案由市场销售部人员进行归档。3、 图纸档案由结构设计部经理或结构设计部经理指定人员进行归档。原件归档至档案室，影印本归档至库房，电子版本存入指定移动硬盘7、中并归入重点文件档案。4、 行政档案由办公室主任进行归档。5、 财务档案由财务主管进行归档。6、 重点文件档案由归档材料相关负责人进行归档。7、 人力资源档案由人力资源主管进行归档。第六章 档案的借阅一、 借阅档案一律履行借阅手续，凡需借阅档案者，均须填写档案借阅审批单，经各级领导签批后方能凭单借阅。并在档案管理员处填写档案借阅登记表，借阅人借阅档案和归还档案时应签名并注明日期。二、 借阅的档案不得中途转借他人。如需转借必须先归还档案再由下一个借阅人重新办理借阅手续。三、 财务档案只能由财务部门和审计部门凭手续外借，其他部门和人员一律不予借阅。四、 所有档案要注意保管、保密，不得弄脏和乱划、涂8、抹、剪裁和拆毁。五、 借阅的档案未经批准，不得复制、拍照。借阅档案的最高时限为7天，用完后应及时归还，如期满未用完时，应续办借阅手续。六、 档案借阅审批规定。1、 商务文件借阅应由商务副总裁签字方可借阅；2、 项目文件借阅由激光工程中心主管签字方可借阅；3、 图纸文件借阅由结构设计部经理及产品制造中心主管签字方可借阅；4、 行政文件借阅由办公室主任签字方可借阅；5、 财务文件由财务主管及总裁签字方可借阅；6、 人力资源及重点文件借阅由总裁签字方可借阅；7、 各部门主管借阅任何文件均由总裁签字方可借阅；8、 主管借阅如遇交叉可由相关负责部门主管签字（如产品制造中心主管借阅项目文件由激光工程中心主9、管签字）。第七章 档案的保密及安全一、 档案管理员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。二、 档案管理员必须严格执行档案查阅借阅制度；履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。三、 借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。四、 任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，按档案法要求严肃处理。五、 档案管理员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出假证；涉及企业机密的档案材料，必须经总裁同意后再作决定，严防泄密。六、 档案室禁止吸烟，严禁将易10、燃易爆物品和私人物品带入库房, 明显处要有安全防火设备。七、 非档案管理人员，未经批准不准进入档案室。八、 档案管理员下班必须对档案室进行检查，锁好门窗、档案柜，切断电源后方可离开。第八章 附则由公司制定的其他专项档案管理办法，与本制度不矛盾并做为本规定的补充。附件：一、 重点文件归档登记表二、 图纸文件归档登记表三、 项目文件归档登记表四、 商务文件归档登记表五、 办公室及人力资源文件归档登记表六、 档案借阅审批单七、 档案借阅登记表重要文件归档登记表入库日期文件名称有效期页数数量入库人接收人图纸文件归档登记表入库日期图纸号图纸/项目名称页数复印数量入库人接收人项目文件归档登记表入库日期项目文件名称合同号页数数量入库人接收人商务文件归档登记表入库日期文件名称文件类型文件编号页数数量入库人接收人办公室及人力资源文件归档登记表入库日期文件名称文件类型数量入库人接收人档案借阅审批单审批单号：DA 借阅人日期借阅档案类型文件名/编号当场查阅YESNO需要复印YESNO需要借离YESNO借阅目的/原因：审批人签字总裁签字镭宝光电档案借阅审批单审批单号：DA 借阅人日期借阅档案类型文件名/编号当场查阅YESNO需要复印YESNO需要借离YESNO借阅目的/原因：审批人签字总裁签字档案借阅登记表日期借阅审批单号借阅时间借阅人签字归还时间归还人签字档案管理员