1、公司档案归档、保管及借阅管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 公司档案管理制度第一条 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密 性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。第二条档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部 的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管 理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做 好档案保管以及利用工2、作，充分发挥档案资料的作用。4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督 和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。第三条归档制度1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等 活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。2、凡属归档范周的文件资料，均市公司集中统一管理，任何个 人不得擅自留存。3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归 档或相关部门保留的，综合部保存复印件。4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以 公司名义发出的文件、函件要昭底稿及正文备查。5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，市财务部保存原件;属 于人事方面的资料，3、由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的， 由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理 部备案。6、由公司对外签订的经济合同，应保昭三份原件，综合管理部 保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只 有一份原件时，由综合部保存原件。7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移 交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的 由各部门自行保管。第四条档案保管制度1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存 档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条 件。2、归档资料要进行登记，编制归档目录。3、档案管理员4、要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目 录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存 放科学。5、库存档案必须图物相符，帐物相符。6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求, 掌握利用规律。7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年 终据此进行整理、剔除。8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司 领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保 存。9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办 理调动手续。5、第五条档案借阅制度1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员 未经公司领导批准不得借阅。2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在 办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管 部门负责人批准。3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。4、借岀档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期 由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。5、借岀档案时，应在借岀的档案位置上，放一代替卡，标明卷 号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复 印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整6、无损，否则，追 究当事人责任。7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主 管部门及时处理。8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经 理同意，必须外借的，由总经理审批。第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一 次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统保存。第七条本制度从XXXX年十月一口起执行。文件管理制度为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保 各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。1、文件的发放：(1) 财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部 门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公7、司各横向 关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和冋收。(2) 各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好, 由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办 公室主任安排文件发放人予以发放。(3) 任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到 各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由 部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责 人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并 市个人亲自签字接收。(4) 需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件(包括学习 材料等)，发放人只需发放到相关正科长级管理8、人员，再由正科长级 管理人员安排发放到相关个人。2、文件的更改:(1) 任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位 置和如何更改(数据性或原则性的须报直属部经理签字认可)，连同编 制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及 存档予以更改。(2) 文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件 人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必 须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句， 并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。3、文件的换页：(1) 任何原因造成文件单页大9、面积修改，需换页的，由原编制形 成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明 换页情况(属数据性、原则性修改须部经理签字认可)送原文件发放 人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。(2) 所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间, 将原页销毁。4、文件的回收、作废：(1) 因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件 内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形 成部门负责人，安排原发放人予以回收。(2) 文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表” 市原接收人在登记表相关栏内签名后回交。(3) 每年12月下旬，由办公室通知各部门，10、对本年度平时未统一 回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。(4) 所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一 安排销毁。5、其它规定：(1)任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放 到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各 职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公 司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。(2) 无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备 案。(3) 任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员 工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请， 由原发放部门复印按发放程序予11、以发放。不得私自复印下发，避免文 件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。(4) 所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明 的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员必须在“作 废文件”档案栏冃登记注明，妥善保管，以便备查。(5) 发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件 编制形成部门。(6) 文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度 装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。6、任何人未经总经理批准，不得将公司文件私自提供给公司以 外人员。则除承担50元罚款外，对由此造成的一切后果负责。7、本规定各条款如有违犯，对责任人每次罚款50元，由其直接 领导开通用罚款单收缴。