1、泉州肉品加工有限公司 档案管理制度一、 总则 本公司的各项档案资料是行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。 二、归档范围1、凡是反映本公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围；2、本公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；4、本公司有关的资金借贷、业务往来方面的文件材料（2、含合同协议书、重要报表、银企联系函件等）；5、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；本公司的请示与上级机关的批复；上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；政府、项目批文、合同；6、本公司制度体系、会议纪要、内部发文；7、本公司项目工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸等；8、本公司各部门年度工作计划及资金计划；9、本公司签定的各类合同以及协议等；10、本公司有效证照、证件、印章；11、本公司具有法律效力及保存价值的文件材料等；12、本公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报3、会议记录等；13、本公司员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；14、本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料、获得的社会荣誉资料等；15、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料；信访工作材料；16、本公司其他有必要归档管理的资料：包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品，本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。三、档案立卷归档管理要求1、凡公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向公司档案管理部提交归档备份，从4、而保证公司档案资料的完整性、延续性、真实性。2.、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存) 将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交档案管理部门人员归卷。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。3、凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室档案管理部统一收集管理。4、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的会议文件材料，由办公室档案管理部负责人收集归卷。5、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人5、员必须将会议的主要文件资料向档案管理部门办理归档手续、档案管理员签字接收管理。6、档案管理部应即时做好档案归档分类保管；公司各部门应了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料, 认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向档案管理部人员提交备份签收手续。7、公司各部门应及时向档案管理部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。8、各部门向档案管理部提交备份档案时，要严格履行移交手续6、，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待档案管理部专人签收后各留存一联清单备查。9、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：（1）案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰；有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。（2）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在7、一起，不得分开；文电应全在一立卷。绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定8、的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。（6）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。（7）案卷装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。9、案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。（8）档案管理人员应及时将已归卷的文件材料，按照案卷类目条款，放入平时保存文件卷夹内对号入座，并在收发文登记薄上注明。声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。四、 档案保管期限1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。2、确定集团档案保管期限的原则（1）凡是反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。例如：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及10、办事细则；(4)董事会及 股东会纪 录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设 计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。（2）凡是反映本公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。（3）凡是在较短时间内对本公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。例如：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核 定须保存10年的文书。3.5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。五、档案保密级别1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提11、交人提议， 档案管理部门人员核定密级。2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经办公室主任及有关上级领导批准。3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任及有关上级领导批准。4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导人员和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。六、档案的借阅1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单，到档案管理员处填写档案借阅登记簿，方可借阅。借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。2、借阅人对档案要妥善保管爱护，保持档案整洁，不得遗失、不准拆卷及任意抽、换卷内文件、不12、得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任批准。 3、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。有密级的档案借阅、复制时均需办公室主任及有关领导批准。4、借阅的档案用完后，应及时归还，档案借阅的最长期限为两周。如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。如有其他人员借阅同一档案时，应做借阅变更登记，不得私自授受。对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还必须及时汇报，并写出书面检查报有关领导处理，追求其责任。七、电脑档案的管理1、 所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关13、的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。2、各分子公司办公室主任即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。八、档案的鉴定与销毁1、档案管理部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。2、档案鉴定工作由办公室主任主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。 3、档案材料鉴定小组审定，并经公司上层有关领导批准后，方可销毁。4、销毁档案材14、料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。九、罚则1、对于公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其写出书面检查外，并予以内部通报批评。2、公司员工凡违反制度第六条第2项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对当事人处罚并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。3、公司员工凡违反本制度第六条第4项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关法律责任。4、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。5、公司所有员工凡违反本制度第7条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及处罚。十、附则 1、本制度自2010年 月 日生效。2、本制度由办公室档案管理部门负责解释。3、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。