1、集团公司档案保管及使用借阅管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、 总则1.1 目的为加强档案的科学管理，保证档案的系统性和完整性，提高档案管理水平，最大限度发挥档案的作用，根据档案法的有关规定，结合公司实际，制订本制度。1.2 原则1.2.1 档案制定与形成实行“公司统筹管理，部门分级分管，员工专职专责”的原则，凡公司档案，根据归档要求，统一鉴定编号，并统一检查或销毁；各部门根据档案性质与密级要求，协调管理综合性档案，部门文管员专责部门档案。1.2.2 档案使用人与保管人实行岗位责任与保密责任相结合的原则，明2、确保管责任与保密义务。1.2.3 档案管理各环节程序必须严格遵循“凭证办事”的原则，严格控制档案管理流程，以符合档案管理要求，确保档案文件各项信息准确、完整、及时以及保密。1.3 作用1.3.1 档案信息资源可以方便快捷的实现公司资源共享。1.3.2 档案工作是公司的重要基础工作，把档案工作纳入公司整体发展规划，加强档案工作的领导和管理，为经营决策提供参考信息。二、 职责确立2.1 部门职责2.1.1 公司档案管理实施的相关责任部门包括：集团企管中心综合档案室、集团品质中心文控处、公司各部门以及下属公司各档案室。2.1.2 集团企管中心综合档案室是公司档案工作的职能管理部门，主要职责是制定档案3、管理制度，统筹协调公司档案管理工作，监督和检查各部门档案管理执行情况；建立集团企管中心综合档案室，保管或接收公司综合性档案文件。2.1.3 集团品质中心文控处主要职责是制定文控规范和程序，建立文件管理标准体系，协调企管部档案室管理公司档案，同时建立标准体系文件档案室，保管和接收公司文控体系档案文件。2.1.4 公司各部门以及下属各公司档案保管部门主要职责是按照本制度要求之规范，保管部门专业性档案文件，并配合企管中心综合档案室和品质中心文控处的检查。2.2 相关人员职责2.2.1 公司档案管理的相关人员包括，董事长或总裁、部门/中心/分厂主管(主管（副）总经理，品质中心管理者代表、各部门部长、档4、案文件管理员。2.2.2 董事长或总裁的主要职责是签署公司重大决策、战略规划、管理制度、财务预算案等事关集团发展与管理的文件，以及审批公司绝密级别保密文件的使用申请。2.2.3 部门/中心/分厂主管（副）总经理主要职责是共同签署事关公司发展与管理等档案文件的实行，审核公司秘密档案文件，批准机密级别保密文件的使用。2.2.4 品质中心管理代表负责品质中心文控的管理工作。2.2.5 各部门部长的主要职责是制定和签署本部门相关的制度，监督检查本部门档案管理的执行，核准保密文件信息，审批秘密级别保密文件的使用。2.2.6 各档案文件保管员的主要职责是根据档案管理的要求，集中统一管理本部门档案文件，配合5、企管中心与品质中心的档案检查。2.2.7 档案文件的其他接触人是指各主要责任人之外的文件接触人，包括文件制定者、使用者，以及档案管理程序中的相关人员。三、 档案范围与管理程序3.1 档案文件的种类3.1.1 档案文件按照其内容可分为：综合制度、管理手册、程序/指导书、规范/规定、表单/记录、外来文件。3.1.2 综合制度：公司为实现公司内部控制与有效管理，由集团企管中心或品质中心制定的，协调各部门综合实施的各项管理制度与；此种制度是专业实施各项制度落实政策最根本管理规定。3.1.3 管理标准手册：管理手册是品质中心品质中心为管理标准体系所制定的，为系统所含之各项重要作业程序的运作文件，此种手册6、是标准体系的最根本的参考文件。3.1.4 程序文件：程序文件为管理体系系统所含之各项重要作业标准的，以确保作业质量与效率的文件。3.1.5 指导书/规范：为系统所含之各项重要作业标准的，以确保作业质量与效率的运作文件。3.1.6 表单或记录：各综合制度、执行程序书、规范、标准等实施过程中，用于登记、检查等处理方式所留下的结果、信息、数据，统称之为表单或者记录，是公司管理运行的原始依据。3.1.7 外来文件：来自公司外部之文件和资料(如供应商规格书、说明书、检验报告、国家标准、国际标准、政府、法规、顾客规范、顾客提供的质量和HSF文件等)。3.2 档案范围的划分3.2.1 档案文件按照性质可分为7、综合管理类档案文件、专业技术类档案文件、标准体系类档案文件以及其他档案文件；按照保密管理规定又分为一般文件、保密文件。3.2.2 综合管理档案文件是指涉及公司全局性的档案文件，具体内容包括：1) 公司相关工商注册证件证书；2) 公司召开的专业会议和研讨会等；3) 公司专题研究报告、调研资料等；4) 公司总裁办公会签署的发文；5) 公司综合管理制度以及实施细则；6) 部门岗位职责及运作指导；7) 各种基建施工图纸、合同；8) 重要的照片、录音资料、题字、题词等；3.2.3 标准体系文件主要主要是指有关质量管理、环境管理、职业健康安全管理及有害物质管理（HSF）等标准体系相关的文件，主要包括以下内8、容：1) 工艺文件、设计文件、材料检验规范、规格书2) 制造部工序指导、品管部标准；3) 设备检定规程、操作规程；4) 供应商规格书、说明书、检验报告；5) 国家标准、国际标准6) 顾客规范、顾客提供的质量和HSF文件3.2.4 公司各部门所属业务范围内形成各类文件属于专业性档案文件，主要包括但不限于：工程档案、财务档案、营销档案、人事档案、企管档案等相关档案；3.2.5 公司其他档案文件包括外来文件以及难以区分性质的公司文件。3.2.6 保密文件范围确定依据保密制度管理规定划分。3.3 档案管理内容3.2.1 档案管理的基本程序包括档案的形成（制定、修改、鉴定、编号）、档案的保管（归档、保存9、检查、移交）、档案的使用（发放、回收、借阅、销毁）。3.2.2 档案管理各程序都必须专人专责执行，各相关人员履行规定保密义务与保管责任。3.2.3 档案的保密程序依照保密管理制度执行。四、 档案的形成管理4.1 档案形成管理的主要内容包括档案的制定、修改、鉴定、编号，主要由品质中心文控处负责。4.2 制定规范与要求4.2.1 档案文件制定，可参考本制度形式，即总则（目的、原则、作用）、职责、（部门、相关人员）、范围或定义、程序或流程（管理要求、操作内容）、附则、附件；4.2.2 编写新文件时，作者应充分考虑是否有类似的文件已经发布。文件制作后，作者向品质中心文控处申请文件编号，文管员按照文件10、编号原则进行文件编号。4.2.3 文件应具有公司统一的文件表头，表头的字体和内容不能随意变动；文件标题用宋体小二号字体，文件正文选用宋体小四号字体，表头中“湖南集团股份有限公司”及英文部份统一用宋体四号字；“”用宋体小二号。4.2.4 外来文件需选择适应条款内容,然后转变成公司内部文件，并给定其文件受控编号。4.3 修订要求4.3.1 文件修订时,各单位提出修订意见，并按照文件进行修改，以满足实际程序或操作之要求；同时，应保持相关修改记录于文件变更记录（附件2）；4.3.2 每年底，由品质中心文控处管理者代表以及企管中心档案室组织各部门对所有相关文件的适宜性、可操作性等进行审查，视需要进行更新11、，并再次批准。4.4 鉴定要求4.4.1 品质中心文管员接收到作者发出的文件电子档后，应确认文件格式、编号、排版、有无错别字等内容。若有不适处，作好标识，通知作者修改；4.4.2 任何文件的制作或修订，作者应依据文件的相关性在文件/会签表（附件3）中勾选出需要会签的部门，经集团公司董事长、总裁、主管(副)总经理、相关部门部长审查，并签署同意后方可实施。4.4.3 会签单位在评审文件时，应注意部门之间的文件不能相互有冲突、逻辑性。4.4.4 文件鉴定不应超过2个工作周。4.5 编号规范4.5.1 文件的编号原则上按照文件内容种类、归口部门、时间顺序等基本信息进行分配，并包含企业名称、文件种类、归12、口部门、版本号、顺序号等基本信息。4.5.2 文件基本信息以代码形式体现，各代码表示如下：公司名称AHYY版本号A0顺序号00综合制度ZD管理手册QM程序文件MSP指导书/规范WI记录表单：FR外来文件WL客户质量环保协议XY供应商环保文件GX供应商SGS报告JC法律法规FG归口部门代码：企管中心HR营销中心SL品质中心QA技术中心RD财务中心FC总经办GM集团办GO管代MR一厂生管部PM1一厂品管部Q1一厂工程部E1二厂生管部PM2二厂品管部Q2二厂工程部E2一厂制造部Z1二厂制造部Z24.5.3 文件编号格式统一规定为：公司名称/文件种类-归口部门-（外来文件类型）-顺序号/版本号；示例如13、下：3 综合制度编号：AHYY / ZD- QA- 01/A04 管理手册编号：AHYY / QM- QA- 01/A05 程序文件编号: AHYY / MSP- QA- 01/A06 专业技术、指导书、规范类编号：AHYY / WI - QA 01/A07 记录的编号：AHYY / FR - HR 01/A04.5.4 实施本文件编号规范前的原用表格和行业规定表格仍采用原编号；本制度发行后一律采用本编号规范；4.5.5 文件首次发行版本为A0,首次变更为A1,第二次为A2一直编至A9,后为B0,再至B1,以此类推（其中字母I和O因与数字1和0接近，不适用）；五、 档案的保管规定5.1 档案的14、保存管理主要包括档案文件的归档、保存、检查、移交等主要内容。5.2 根据档案管理原则的确立，并由企管中心综合档案室以及品质中心文控处监督和检查各分管部门档案管理执行情况。5.3 归档要求5.3.1 档案文件形成后，综合管理类档案由企管中心综合档案室统一归档集中管理，标准体系类档案由品质中心统一归档集中管理、专业技术类档案部门归口管理、其他档案共同协调管理； 5.3.2 各档案保管职能部门，应配备一名兼职档案人员具体负责档案工作，各归档单位的档案管理工作应在企管中心和品质中心的指导下进行。5.3.3 各专业技术部门分别根据本制度要求建立和完善相应的相应的部门档案管理规定，纳入具体人员的职责范围，15、做到每项工作都有完整、准确、系统的文件材料、资料归档。5.3.4 公司档案归档份数，一般要求一式一份，单套保存。如有特殊要求，可由企管中心综合档案室或品质中心文控处以及原专业职能部门保存。5.3.5 品质中心文控处保存公司标准体系文件，原件上需盖上“原版文件章”，保持所有文件电子档于备份盘中，以避免文件丢失；同时应确保OA文控系统中所有电子档为最新版本。原版文件章5.3.6 公司档案实行文件载体立卷制度，各档案员根据档案的内容、性质、类型、形式系统整理组卷，编排页号或件号，分类建立档案文件目录（附件4），详细注明各项信息。5.3.7 档案归档必须保证质量，应符合下列要求： 应归档的文件材料齐全16、完整； 文件按其内容的自然联系，合理整理、立卷； 归档的文件材料，保持文件之间的历史联系，区分保存价值； 案卷标题简明确切，便于保管和利用。 归档的文件材料应质地优良，书写工整，字迹清晰、耐久。 严禁用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久笔书写。5.4 保存规定5.4.1 档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。5.4.2 各档案管理职能部门与档案保管员要做好档案的保护工作，及时修补、修复残存档案；落实防火、防盗、防虫、温17、度湿度控制等安全措施，确保档案安全。5.4.3 各档案管理职能部门与档案保管员要研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案，要写出报告，经领导批准后，组织人力、物力修复或复制。5.5 检查规定5.5.1 企管中心档案室与品质中心文控处共同负责档案管理的检查工作，监督和检查各档案管理职能部门与档案保管员的档案管理执行情况。5.5.2 各档案管理职能部门与档案保管员应定期对本单位所保管档案的形成、保管、使用等信息数据进行记录、统计，以备检查。5.5.3 检查的内容包括各类信息表单与记录、保管环境和文件受控情况。5.6 移交规定5.6.1 档案因工作需要或因职能机构变动需要移交相关档案，移交相18、关部门应提交档案移交记录。5.6.2 档案移交时，必须填写档案移交证明表（附件5），并经相关主管领导批准，签名验收，一式二份，双方各执一份。5.6.3 凡合并、撤销部门的，必须将本部门全部档案进行认真整理，不得分散，并按下列办法进行处理： 撤销部门的档案，档案移交工作由企管部档案室全权负责； 撤销部门的业务划归几个部门的，原部门的档案材料不得分散，可由其中一个部门代管或向综合档案室移交； 一个部门并入另一个部门或几个部门合并为一个新的部门，其档案材料应移交给合并后的部门代管或向企管部综合档案室移交； 一个部门内一部分业务由一个部门划给另一个部门接收，其档案材料不得带入接收部门，如果接收部门需要19、利用，可以借阅或复制； 部门撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料，可以移交给新的部门继续处理，并作为新的部门的档案加以保存； 各种临时工作部门撤销时，其档案应向主管部门或企管部综合档案室移交。六、 档案的使用规定6.1 档案的使用是档案价值的体现，主要包括档案文件的发放、回收、销毁等具体内容。6.2 档案文件的使用应填写文件使用申请表（附件6），经相关领导批准；档案文件的使用应控制在一定范围内进行，根据档案文件的保密要求，严格按照程序审批才能具体执行；并保持记录于相关文件使用记录表单,以便检查、统计。6.3 综合管理类档案文件由企管中心综合档案室具体执行；标准体系内文件的发放使用由品质中心文20、控处具体执行；各部门档案文管员负责本部门专业性档案文件的具体执行。6.4 密级档案文件的使用具体按照保密制度规定要求执行。6.5 发放与回收6.5.1 文件发放时,统一由品质中心文控处负责，发放的文件每一页加盖蓝色“文件资料受控专用章”，并有张贴二字或分发号。现场张贴的文件需有“张贴或分发号”二字，岗位发放的文件需有分发号。6.5.2 因紧急需求,可在正式发行前制作临时性文件,先行发放到各使用场所使用，由档案主管部门加盖“暂行章”红色字样章、并注明其有效期限方可发行。暂行文件于有效期限日到期时自动废止暂行，并由其持有人交至原保管部门销毁或加盖作废红色字样章,原则上暂行文件的使用不得超过两个月。21、6.5.3 若因文件损坏或遗失,使用部门应填写文件使用申请表,经分管副总同意后申请换发，分发号同原分发号，受损文件由文管员收回销毁。品质中心建立文件发放回收记录。6.5.4 若因部门需要,新增机台或仪器时,使用部门应填写文件使用申请表向品质中心管理代表申请补发，分发号同原分发号。6.5.5 新版本文件发放时，旧版本文件应从现场回收，档案文管员或应注意回收之文件份数是否与以前发放份数一致，彻底杜绝和防止旧版本文件因未及时回收而被相关部门使用。6.5.6 公司管理人员的体系文件在OA办公系统的文控系统中进行收发管理，任何人不得通过其他途径下载文控系统中的受控体系文件，张贴现场的指导性的文件原文应盖22、有蓝色受控印章，受控印章为复印的文件为作废文件,同时追究其复印者责任。6.6 借阅规定6.6.1 各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。6.6.2 部门之间的借阅使用应填写文件使用申请表(附件6），文件借阅登记表（附件8)；综合管理类档案文件由企管中心档案室主管（副）总经理审批，标准体系内文件由品质中心文控处管理代表批准。6.6.3 档案主要供本企业利用，一般不外借；如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅一般档案。6.6.4 档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私23、自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。6.6.5 对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。6.6.6 档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，填写文件使用申请表，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。6.6.7 借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。624、.6.8 所有文件的使用应符合公司保密要求。6.7 销毁规定作废文件章6.7.1 回收之旧版文件，文管员在陪同下应统一粉碎或焚烧。同时,应在原始版本上加盖红色“作废保留”章。6.7.2 档案文管员应定期整理档案，对超过保存期或公司领导指定销毁的文件填写文件使用申请表（附件6），并经档案形成部门领导共同鉴定，同时建立文件销毁记录表（附件8),按规定销毁。6.7.3 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。6.7.4 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售；文件销毁后，监销人应在销毁记录上签字。七、 考核与奖罚1.4 企管中心综合档案室建立检查考核制度，明确岗位职责，对优秀的档案工作人员给予奖励。 1.5 对违反档案法并有下列行为之一的，要按照规定给予当事者以通报批评、经济处罚直至开除，构成犯罪的移交司法部门处理： 损毁、丢失属于公司所有档案的； 擅自提供、抄录、公布、销毁属于公司所有档案的； 涂改、伪造档案的； 倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给他人的；八、n 本制度由集团企管中心综合档案室负责解释，品质中心协助解释。n 本制度经总裁办公会批准之日起正式施行。