1、纸业公司档案保管、归档及借阅管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录第一章 档案管理办法1 附件1：文件材料的归档和不归档的范围7 附件2：档案分类大纲及编号方案11 附件3：档案管理机制18 附件4：三级档案管理网络示意图19 附件5：专、兼职档案管理员职责20第二章 保密制度21第三章 档案保管制度21第四章 档案归档制度22第五章 档案借阅制度22第一章档案管理办法一、总则1、为了加强和规范公司档案管理工作有效地保护和利用好档案，更好地服务于公司各项管理工作，根据国家档案局企业档案工作目标管理办法及河南2、省企业档案管理暂行规定的规定。结合公司实际，特制定本办法。2、公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和，其构成是以科技档案为主体，包括计划统计，生产技术、经营销售、物资供应、财务管理、劳动人事、教育卫生和党、政、工、团工作等方面的档案。3、公司档案工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益，合法权益和历史真实面貌的一项重要工作，做好档案工作是档案人员和全公司干部职工的共同义务。4、任何部门和个人都有维护档案完整和安全的义务，有权抵制和检举违反档案法律、法规等的行为。5、公司的档案管理工作实行集中统一的管理原则。二、管理体制及人员配备1、公司成立档案工作领导小组，有主要领导任组3、长，行政部具体负责，负责协调解决档案工作中存在的具体问题，组织档案升级达标，自查考评等工作。2、成立综合档案室，实行三级管理网络，配备专职档案员，各部门设一名兼职档案员。3、公司档案工作由主要领导直接负责并纳入企业目标管理和领导议事日程。三、综合档案室的职权和职责（一）职权：1、档案室对各部门贯彻执行档案法规和方针政策的情况进行监督、检查、落实对违犯档案法规的行为有权提出处理意见。2、档案人员必须参加本公司新购进设备、仪器的开箱验收，并填写验收单，对应该存档的图纸、资料，有权收取归档。3、档案人员有权参加新设备投产、科研成果鉴定，基建工程竣工验收，并填写相应的验收鉴证单，对文件材料不完整、不系4、统、不准确、不规范的，有权拒绝鉴定验收。（二）职责：1、认真贯彻执行档案法和省、市有关档案工作的方针政策、规章制度。抓好公司的档案管理工作，为生产经营服务。2、负责本公司档案资料的收集、分类、编号、整理、装订、保管工作。负责制订、修改补充档案管理制度的办法。3、严格执行档案安全检查保密制度，确保档案的安全。4、加强档案的各项基础工作，负责制订本公司档案统筹发展规划和工作的计划安排，不断调整总结经验，改进工作，促进档案达标升级。5、积极开展编研活动，搞好档案的开发利用。6、负责指导各部门兼职档案员的工作，正确及时的按规定归档。7、按照档案保存价值的原则，保管期限的标准及销毁档案的程序和办法定期鉴5、定，将重要档案移交行政部档案室。四、公司文件材料的形成与归档1、文件材料的形成是由公司各项管理和经营工作中形成的，形成的文件材料应由各部门按其业务范围、规律，由兼职档案员负责积累，整理后归档。2、公司生产制造部、项目发展部形成的有关文件材料，技术资料、图纸等，必须由兼职档案员负责整理后，经本部门负责人审核完整后，及时交行政部档案室存档。3、各部门凡经行政部盖章生效的文件材料，行政部负责登记并负责留作一份存档，对没有留用存档的，应注明限在办理完毕后，由档案管理员根据已登记的文件材料，向使用人追收入档。4、为保证公司科技档案的完整性，项目发展部应提前向档案室提供技术资料、图纸的来源情况及时间，以便6、行政部档案室掌握和做好档案资料的接收归档工作。5、文件材料归档的基本要求。（1）归档的文件材料必须完整。（2）归档的文件材料必须准确的反映公司生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。（3）归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。6、文件材料的归档范围和不归档范围（见附件1）。7、归档时间。（1）基建工程、设备安装、产品试制、课题研究或其它技术项目，在任务完成后或告一段落后，要及时将应归档的文件材料组成保管单位，由兼职档案员负责整理，经部门负责人审定后，向行政部档案室归档。（2）对在各项管理工作中形成的文件材料，在次年第一季度（2-3月），要将应归档的文件材料组成保管单位，7、经部门负责人审定后，由兼职档案员负责整理，交行政部档案室归档。（3）新购进的重要设备仪器和引进的技术项目的文件材料、资料到货时，有关部门应首先会同档案人员参加验收，并做好档案资料的及时归档。8、公司各类文件材料一般归档一式二份，比较重要的和利用频繁的文件材料适当增加归档份数，归档时文件材料的原稿、修改稿，签发搞一同向档案室归档。五、档案管理1、行政部档案室要建立健全各项管理制度。2、档案的分类。（1）根据国家和档案部门档案分类编号的规定，编制企业档案分类大纲和编号方案（见附件2）。（2）本公司档案的分类方法，由档案管理员负责制定，要遵循文件材料的形成规律，遵循全面反映情况，便于保密和提供利用，8、便于查找的原则制定。3、档案编目与编制检索工具。（1）编制档案总目录，分类目录，底图目录保管单位目录。（2）根据需要编制必要的档案检索工具，编制档案著录卡，积极创造条件，采用微机管理，逐步实现企业档案管理现代化。4、档案保管。（1）接收档案，必须认真验收登记，同时办理交接手续。（2）存放档案要科学，便于查找。（3）底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修改补充等情况，底图存放以平放为宜。（4）缩微胶片、照片、磁带的保管要严格按照档案保护规定保管。（5）每季度要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符，对破损和变质的档案要及时修补复制。（6）档案库房是存放公司全部档案9、的重要地方，管理员要有高度的责任心，落实防火、防盗、防潮、防尘，防有害生物和防污染等安全措施，确保档案的安全。六、档案鉴定1、公司专门成立档案鉴定领导小组。行政部档案室要根据有关规定编制档案保管期限表，档案保管期限分永久、长期、短期三种，其基本原则是：（1）对企业有长远利用价值的档案永久保存。（2）对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。（3）凡介于两种保管期限之间的档案，其保管期限本公司文件从长、上级文件从短。2、对已到保管期的档案，由档案员提出鉴定意见，鉴定工作由鉴定小组组织，每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备查表中注明鉴定意见，由小组负责人签名且注明鉴定日期。3、销毁档10、案必须严格掌握，销毁前要编造清册，写出销毁报告，经公司领导审批，并报送有关档案管理机关备案，销毁档案要严格执行保密规定，有两人以上监销。七、档案的借阅（领用）程序（1）技术资料、图纸的借阅（领用）。办理借阅（领用）技术资料、图纸，必须事先填写“借阅（领用）审批单”，本部门负责人签字后，经公司有关领导或总工程师批准后，方可借阅（领用）。（2）一般文件材料的借阅，需经行政部经理批准，然后办理借阅手续。（3）重要文件材料的借阅，需经总经理批准，然后办理借阅手续。八、处罚1、档案管理人员应忠于职守，遵守保密制度和各项管理制度，因档案人员玩忽职守，造成档案损失的，应追究其责任并处罚。2、凡损毁档案，擅自11、提供、抄录、公布、涂改、伪造档案的，依照中华人民共和国档案法追究刑事责任。3、对于私自藏匿档案资料，一经查出，公司除追究其行政责任外，并给予经济处罚。4、对于借阅档案到期不还者，由档案管理员通知催还，仍不还者，除限时通知其归还外并处以罚款50元；归档时，发现损坏图纸应由借阅人负责整理完好，对遗失图纸和技术资料，追究借阅人的责任并根据情况给予50-200元的经济处罚。5、档案资料到公司后，经办人应及时向行政部档案室办理交接手续，如有特殊情况，经领导批准，并通知档案管理员办理延迟交档手续。除外，每超一天罚款20-100元。6、档案员未按借阅程序办理手续，私自向他人提供档案资料的，根据所造成的后果，12、对档案员给予批评，警告行政处分或经济处罚。本制度自公布之日起执行，原档案管理暂行办法相应废止。附：1、文件材料的归档范围和不归档范围。 2、档案分类大纲及编号方案。3、档案管理机制。4、三级档案管理网络示意图。5、专、兼职档案管理员职责。驻马店市xx纸业有限公司xx年四月附件1：文件材料的归档和不归档的范围为了完整系统地保存本公司在生产经营活动中形成的文件、簿册、图表、录音、录像等各种门类和各种载体的档案，提高归档文件材料的质量，为领导决策科学化及公司各项工作的需要，同时为国家积累门类齐全，结构合理的档案史科，根据国家档案局国档发（87）27号机关文件材料归档和不归档的范围文件要求，特制定我公13、司文件材料的归档与不归档范围：一、归档的文件材料范围。凡是反映本机关工作活动、生产经营，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。1、上级机关的文件材料。（1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料。（2）上级机关颁发的属于本企业主管业务并要求执行的文件以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件。（3）上级有关领导等视察、检查，考查本单位工作的重要指示、讲话、题词，照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。（4）上级机关转发本公司的文件（包括报纸、刊物转载）。2、本公司的文件材料。（1）本公司召开的各种形式的具有存档价值会议形成的全部文件以及声像材料（由召开部门负责收集归档）。14、（2）本公司颁发的（包括转发及与其它单位联合颁发的）各种文件的签发稿，重要文件的修改稿。（3）本公司的请示与上级机关的批复文件。（4）本公司及各部门形成的工作计划、安排、总结报告。（5）反映本部门业务活动和科技管理的专业文件材料。（6）本公司检查、调查研究工作形成的重要文件材料。（7）本公司各种统计报表、统计分析资料（包括计算机盘片等）。（8）本公司形成的财务报表、凭证、帐薄、审计等文件材料。（9）本公司党政工青妇工作活动中形成的文件材料。（10）内容重要的人民来信、来方材料、领导的指示和本公司对此处理情况的报告等材料。（11）有关区域变化，解决房、地、水等纠纷，征用土地及基本建设工程施工、竣15、工、购置大中型设备的文件材料，本公司科研、生产、革新建设项目的科技文件材料。（12）本公司机构成立，更改名称，启用印信及组织简则，人员编制等文件材料。（13）本公司制定的工作条例、章程、规定、制度及各种实施方案等文件材料。（14）本公司的历史沿革、大事记、年鉴，反映本公司重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉证书，有纪念意义的实物和展览照张、录音、录像等材料。（15）本公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、职工、报表、纪律检查、治安保卫、职工的录用、转正定级、调资、退职、离休、伤残抚恤，死亡等文件材料。（16）本公司干部职工转移工资，行政、党团、工会组织介绍信及存根。16、（17）本公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册。（18）本公司编印情况反映、信息、简报等刊物和印本，编辑出版物的定稿、样本。（19）本公司与有关单位签订的各种合同、协议书、委托书等文件材料。（20）本公司与外国签订的条例、议定书、协定、合同、换文（正、副本）和外事活动中形成的请示、报告、计划考察总结、重要简报、会议纪录、声像材料、有参考价值的资料，工作来往文件等。（21）招、投标工作中形成的全套文件材料。（22）各种普查工作中形成的文件资料。（23）同级机关和非隶属机关与本单位的联系、协商等工作的重要来往文件。（24）本公司在申报项目及审批项目中形成的文件材料。3、下级单位的文件材料。（1）17、下级单位报送的重要的工作计划、报告、总结典型材料、统计报表、财务预、决算等文件。（2）下级单位报送的科技技术革新、改造项目及特别重要问题等的材料。二、不归档的文件材料范围。1、上级机关的文件材料。（1）上级机关任免、奖惩非本公司工作人员的文件、普发参阅不办的文件材料。（2）上级机关发来供工作参考的抄件。（3）上级机关征求意见未定稿的文件2、本公司的文件材料。（1）重份文件。（2）无查考价值的事务性、临时性文件。（3）未经会议讨论、领导审阅签发的未生效的文件、一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）。（4）从正式文件、电报、传真上摘录的供工作参阅的非证明性材料。（5）无特殊保存价值的信18、封、一般性表态，询问一般性问题，建议或意见等。（6）公司内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。（7）本公司领导兼任外单位职务形成的与本公司无关的文件材料。（8）为参考用的从各方面收集的文件材料。3、同级机关和非隶属机关的文件材料。（1）参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无价值的材料。（2）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。4、下级单位的文件材料。（1）下级单位送来的参阅的简报，不应抄报或不应备案的文件材料。（2）各部门及下级单位报送的一般性业务、问题的材料均不归档，由相关处室等自行妥善保存。附件2：档案分类大纲及编号方案为进一步加强公司档案业务建设，提高公司档案综合管19、理水平和信息的开发利用能力，更好地服务于公司生产经营管理中。根据国家档案局档发（1991）20号、河南省档案局豫档（1992）1号文件关于实施工业企业档案分类试行规则的通知和意见，结合我公司实际情况，特制定本分类大纲及编号方案。一、档案分类原则。以本公司的全部档案为对象，依据公司管理职能，结合公司档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理和开发利用。二、档案的分类。根据规则要求，公司档案分类设置分为两级类目，即：一级类目和二级类目。（一）一级类目设置。公司档案分类共设置为十个一级类目，即：党群工作类、行政管理类，经营管理类、生产技术管理类、基本建设类，设备仪器类，产品类，科学技20、术研究类、会计档案类、干部职工档案类。（二）二级类目的设置。二级类目按照公司的管理职能和档案的形成特点设置，其设置方法：1、党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类的二级类目按问题或组织机构设置。2、产品、设备仪器类的二级及二级以下类目按产品和设备仪器品种或型号设置。3、科学技术研究类的二级类目按课题性质或课题设置。4、基本建设类的二级类目按工程性质或建筑项目设置。5、会计档案、干部职工档案二级分类目依照现行的有关规定组织保管单位。6、针对本公司的实际情况，本着既便于保管，又便于查找利用的原则，对设备仪器、基本建设类作适当的分类方案调整。（三）声像、照片或其它非纸质载体形成的档案不再单独设21、置类目，按反映哪一类职能活动归到哪一类，由于保管条件的限制，按单柜保存。三、案卷组织，类目填写、档案排放、档号编制的原则。1、公司档案中的党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类的档案，应按照GBa705-88文书档案案卷格式组织保管单位；产品、科研、基本建设、设备仪器类档案，应按GB/T11822-89科学技术档案卷构成的一般要求组织保管单位。会计、干部职工档案类的案卷分别依照现有规定组织保管单位。2、因二级类目一般按问题或组织机构设置，“类目名称”亦反映问题或组织机构，上述按文书档案案卷格式组织的四类案卷，应在案卷封面，“类目名称”一栏中填写该类档案的二级类目。3、按文书档案案卷格式组22、织的案卷排放，采用“年度结合类别的办法。即：1999年 2000年党群工作类 党群工作类行政工作类 行政工作类经营工作类 经营工作类 四、编号方案。公司档案的编号由分类号，案卷顺序号（保管单位号）和隔离符号组成，具体编号方法如下：1、公司档案一级类目标识符号的选择：一级类目先择用“代号”形式作标识符号，用每类类名关键字的汉语拼音字头。即：DQ党群工作类 XZ行政管理类 JY经营管理类 SJ生产技术管理类CP产品类 KY科学技术研究类JJ基本建设类 SB设备仪器类KJ会计档案类 GZ干部职工档案类2、二级类目标识符号的选择。二级类目标识符号采用“代号”形式，在每个一级类目中的二级类目前，按顺序给23、以数字代号。即：DQ党群工作类1、 党务2、 组织3、 宣传4、 纪检 5、工青妇工作6、3、案卷号的编写。（1）党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等类档案案卷号的编写，应在案卷顺序号前冠以一级和二级类目代号，一级类目和二级类目之间用“”分开，顺序号与二级类目之间用“/”分开。即：DQ1/1；DQ1/2；DQ1/3。其编号结构形成为：X X / X X 案卷号 二级类目代号 一级类目代字（2）声像、照片、底图等特殊载体形式的档案，可视其内容特征与纸质档案对应分类编号，单独保管。档案分类表一级类目名称二级类目名称代号基本范围DQ党群工作类党务工作1综合性工作，支部有关会议，党员代表大会，24、支部办公室其它事务性工作，会议纪要等。组织工作2组织建设，整党建党，党员和党的干部管理，党费管理等。宣传工作3理论教育，各种宣传活动，政治思想工作与精神文明建设等。纪检工作4党风治理，党纪检查，案件审理工作，政纪监察，违纪案件审理工作等。工青妇工作5职代会，民主管理，劳动竞赛，劳保福利，女工工作，文体活动，组织建设，会费管理，政治思想教育，团员管理，团费管理，青年活动等。协会工作6各专业学会，群众团体工作，协会工作等。XZ行政管理类政务工作1综合性工作，总经理办公会，文秘工作，机要保密工作，会议纪要。人事管理2人事事务综合管理，干部工人考核任免、调配、录用、聘用、奖惩，专业技术职务聘任，离退休25、工作等。劳动管理3劳资业务综合管理，机构设置、编制定员，劳动工资，劳动保护等。教育工作4教育业务综合管理，干部职工进修培训，职业教育，文化技术考试等。保卫工作5安全保卫工作，案件管理，内保消防等。法纪监工作6法律事务，政纪监察，违纪案件审理。后勤工作7职工生活福利，房产管理，食堂，卫生监督与管理，防病治病，计划生育等。外事工作8企业涉外活动。JY经营管理经营决策1企业改革，发展规划，经营方针，目标管理，经营战略决策等。计划管理2综合计划管理，中、长期计划，年（季）计划，各项专业发展计划，进出口计划及进口设备审查工作等。统计工作3各种统计报表，企业综合性分析等。财务管理4资金管理，固定资产管理，26、收入成本管理，价格管理，会计管理，税收财务物价检查管理等。物资管理5物资供应，仓库管理，废旧物资回收与修旧利废等。产品销售6市场分析，用户调查，产品销售，广告宣传，售后服务，商务纠纷处理等。企业管理7企业普查，企业整顿和企业升级，经济责任制管理，企业管理现代化工作等。SJ生产技术管理生产调度1生产组织，调度指挥。质量管理2企业全面质量管理，产品质量检测和质量控制工作等。能源管理3能源消耗定额管理，节能降耗工作等。安全管理4安全生产，工伤事故处理，职工安全教育等。科技管理5新产品开发，科技成果管理，技术引进，技术革新，合理化建议等。环境保护6环境保护检测与控制，污染治理工作等。计量工作7各种计量27、检测工作等。标准化工作8企业标准化管理工作，各种计标准档案。档案管理9公司档案工作，图书资料工作等。CP产品类产品档案二级类目按产品种类或型号设置同一产品型号内，包含产品从开发，设计工艺，工装，加工制造，检验，包装商标法和产品评优的全过程。KY科学技术研究类科研档案二级类目按课题设置同一科研项目内，包含课题立项，研究准备，研究试验，总结鉴定，成果报奖，推广应用等项目研究和管理的全过程。JJ基本建设类基本建设档案二级类目按工程项目或建筑项目设置同一工程项目内，包含工程的勘探测绘设计，施工，竣工验收工程创优的全过程。SB设备仪器类设备仪器档案二级类目按设备种类或型号设置同一设备仪器内，包含设备购置28、，安装调试，运行，维护修理和设备管理等全过程。KJ会计档案类凭证1各种会计凭证帐簿2各种财务帐簿报表3各种财务报表其它4GZ干部职工档案类干部档案1工人档案2离退休职工（干部）档案3死亡职工（干部）档案4附件3：档案管理机制为确保公司档案管理工作有效的开展，使各门类档案资料得到完整和系统的保护，且有利于档案资料的广泛收集和有利于提高公司档案管理工作的整体水平。公司档案管理工作实行三级管理网络运行机制，即：在总经理的领导下，行政部经理具体负责，下设综合档案室，配备专职档案管理员，各单位指定一人为兼职档案员，在行政部的统一领导下开展工作。行政部定期或不定期的组织专职档案员和兼职档案员进行档案业务知29、识学习和活动。健全和完善各自职责，使公司档案资料不但能充分得到利用，而且能层层的得到保护和有效的管理，从而实现管理方法科学化，管理机构高效化，管理活动计划化，管理手段现代化的目标要求。为公司的快速发展服务。附件4：三级档案管理网络总经理行政部综合档案室行政部企管部生产部财务部市场部技术部项目部造纸一车间造纸二车间制浆车间碱回收车间中段水车间水汽车间原料制备车间1234567891011121314附件5：综合档案室管理员职责一、认真学习和执行档案法，贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策。二、建立健全各项规章制度，并组织实施。三、坚持以法管理好各类档案，严格执行档案管理制度，对各单位的档案工作30、，进行监督和指导。四、负责各类档案材料的收集、整理、鉴定、立卷、归档、接收、保管、移交、统计、销毁等工作。五、归档的各类文件材料力求齐全完整，质量符合标准。六、做好安全保密和“七防”工作。保持档案室内清洁，保持库温湿度，科学管理档案和库房。七、对档案管理中存在的问题，及时提出修改和补充完善意见。八、完成领导临时交办的任务。兼职档案员职责一、认真学习、执行档案法和档案管理规定及各项档案管理制度，不断提高工作水平。二、负责本单位档案资料的收集，整理工作，按照综合档案室的要求，按规定时间向综合档案室移交归档。三、经常了解本单位文件材料，技术资料管理状况，发现有违反归档规定的现象要加以制止，并及时向公31、司领导汇报。四、按照归档范围，确保本单位文件材料和技术资料的收集齐全和完整。五、做好档案的安全保密工作，杜绝档案资料的丢失、损毁和其它意外事故的发生。第二章保密制度一、认真执行国家保密法，做好保密工作，防止失密、泄密的事故发生。二、加强对文件的保管，无关人员不得随意进入档案库房。三、文书、科技机密文件材料，不经制发单位批准，任何人不准抄录、翻印、拍照。四、不准在公共场所或家属亲友面前谈论机密事宜，不准在私人通讯电话中涉及有关机密。五、不得在不利于保密地方存放机密文件。六、机要文件资料柜要随时上锁，无关人员不得出入室内。七、各类机要文件、图纸、资料和内部刊物，不准当废纸出售。第三章档案保管制度一32、综合档案室接收各部门交来的各类档案，必须逐份、逐页认真验收，并按规定办理移交手续。二、经常检查档案保管状况，对磨损和退色的档案材料要及时进行修补、复制。三、尽力改善档案的保管条件，延长档案寿命。结合不同载体的档案特点，经常调剂库房温湿度，保持清洁卫生。做好防光、防尘、防潮、防霉、防高温、防污染、防虫蛀等。以免档案损坏变质。四、落实以防火、防盗为主要内容的五防措施，档案室内严禁烟火，不准堆放易燃、易爆及有损档案的化学药品、食品等。配置适宜的消防器材，并使之经常处于良好的状态。第四章档案归档制度一、文书、科技、专业等档案资料统属党和国家所有，任何人不得分散保管。档案人员要负责地协助、督促有关人员33、把属于归档范围的，具有保存价值的材料收集齐全，按照要求整理归档。二、归档时间：文书档案在下年第一季度，整理归档，科技和专业档案按照不同特点和要求或有关规定向综合档案室归档。三、归档时，档案管理人员对案卷质量要认真检查，对不符合要求的坚决退回，重整后归档。四、归档时，文书等处理人员与档案管理人员对交接档案数量要清点无误，并在案卷目录备注栏内签注双方姓名与日期。向档案馆移交时，应按规定办理移交手续。第五章档案借阅制度一、本公司所有档案原则上不经领导批准不准借阅。二、借阅档案资料，未经允许，不准抄录和复制，不准带出阅览室，不准对档案资料有任何的损坏和作任何标记等。三、人事、财务档案，重要的科技档案，原则上不得借阅，确因工作需要，须总经理签字批准。四、查阅档案资料，须经主管领导同意并办理登记签字手续。五、科技档案资料以及保密性较强的档案资料原则上只允许相关部门人员借（查）阅，但须经部门主管领导审批。其他部门人员借阅时须经总经理批准。六、档案资料需外出使用，必须办理外出使用借阅手续，并经总经理批准。七、档案借阅使用后，必须按时办理归还手续。八、外单位人员一律不准借（查）阅公司档案。