1、档 案 管 理 制 度档 案 管 理 制 度 1 1 目的目的 为明确阳光百货档案的范围、分类、归档及调阅流程、管理标准， 特制定本制度。 2. 2. 适用范围适用范围 适用于阳光百货所有档案的管理。 3. 3. 职责职责 3.1 3.1 办公室负责公司档案的集中管理。 3.23.2 其它各部门负责本部门留存档案的管理。 4.4. 工作内容工作内容 4.1 档案的范围 4.1.1 按档案内容分： a) 行政文书档案。 b) 财务档案。 c) 人事档案。 d) 业务档案。 e) 工程技术档案。 f) 其他质量记录档案。 4.1.2 按档案承载媒介分： a) 纸质档案。 b) 多媒体档案。 4.22、 行政文书档案、业务档案等由办公室集中存档，各部门可根据需要 留存副本；工程技术档案由总务部保管；财务档案由财务部保管； 人事档案由人力资源部保管； 其他质量记录档案分别由各使用部门 保管。 4.3 办公室及各部门应设立专人对档案进行保存和管理。 档案管理人员 应具有保密意识， 未经批准不得向他人提及有关档案内容， 不得随 意调出、登录有关档案，具体执行保密工作管理制度 。 4.4 档案管理人员调离或不再负责档案管理工作时，应尽快做好交接手 起草人：起草人： 审核人：审核人： 批准人：批准人： 续。按档案目录核准所有档案后，交接双方及部门负责人在交接明 细表上签字确认。 4.5 档案的接收 43、.5.1 各部门每月月底整理本部门档案，并将行政文书档案、业务档案送 至办公室（促销活动以活动结束日一周之内整理、提交档案） ，详细 填写档案接收登记表 ，内容包括交接时间、文件名、文件页数、 经办部门、交接人、归档编号等。 4.5.2 接收档案时，档案管理人员应按如下内容检查文件： a）检查文件及其附件是否完整，如有缺损应立即追查及时归入。 b）若档案经过抽查，则经查文件应由抽查部门经理签字确认。 c）文件的处理手续必须完善，如有遗漏应立即退回经办部门。 d）与本案无关的文件或不应随案归档的文件应立即退回经办部门。 4.6 档案的编号 4.6.2 档案以一案一号为原则。 4.6.3 编号方式4、：A1A2-B1B2C1C2-D1D2 4.6.4 其中 A1A2 为经办部门编号，由经办部门名称的英文缩写组合表示， 如人力资源部以 HR 表示； 4.6.5 B1B2为主题内容编号，是对档案涉及事件的一个概括性描述，以涉及 事件的英文缩写表示，如人事任用以 EMP 表示，合同以 CON 表示。 4.6.6 C1C2 为涉及种类编号。 4.6.7 D1D2 为内部编号，以十进制阿拉伯数字表示。 4.6.8 档案分类各级名称确定后，将所有分类各级名称及代码编号按 AZ 排列。 4.6.9 各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时做增 补之用。 4.6.10 各级名称一经确定后不宜5、变动， 如需改变应经领导审查并拟定新旧 档案编号对照表。 4.7 档案保管 4.7.2 每一部类归于一个档案盒，若需两个或两个以上档案盒，需对每个 档案盒编号。其中，各部门类按不同部门分别归类。 4.7.3 每一档案盒内应配有档案目录，文件归档时应分类依序编号，登记。 4.7.4 文件保存期限除政府有关法令或本企业其它规章制度特定者外，均 以下列规定办理： a）永久保存：公司章程、各种规章制度；公司的各种荣誉证书；与 市区政府的会议记录、董事会及股东会议记录；财务报表，政府机 关核准文件，不动产所有权及其它债权凭证；工程设计图及其它经 核定的需永久保存的文书。 b）10 年保存：预算、决算书类6、，会计凭证；事业计划资料及其它 经核准需保存 10 年的文书。 c）5 年保存：经核准保存 5 年的文书。 d）3 年保存：期满或解除的合约。 e）1 年保存：结案后无长期保存必要者。 4.7.5 档案保存期满者，经办公室负责人审批后予以销毁，销毁的文件应 填制文件/记录销毁审批表 ，明确销毁文件名称、销毁时间、销 毁人。 4.7.6 保存期满但其部分内容经核定后仍有保存价值的，应填制作废文 件/记录保留审批表将保存部分保留，更改其编号；将其余部分予 以销毁。 4.7.7 保存条件 a）档案管理人员应保持良好的卫生环境，及时打扫档案橱内卫生， 保持档案清洁，采取相应措施，对档案进行防盗、防潮、7、防火、防 光、防虫、防霉、防尘的保护工作。 b）定期检查档案的完整情况，文件若有皱褶、破损、参差不齐等情 形需及时补整、裁切、折叠，使文件整齐划一。 4.7.8 办公室每季度对各部门的档案管理情况进行检查。 4.8 档案的调阅 4.8.1 调阅档案需填写文件/记录借阅登记表 ，经档案保管部门负责人 批准后，档案管理人员凭文件/记录借阅登记表调出档案交予调 阅人。 4.8.2 调阅单由管档人员保存，以备催还档案。 4.8.3 档案如需带出公司，必须经总经理签字批准。 4.8.4 档案归还时，档案管理人员必须核查无误后方能归档。 4.8.5 普通档案借阅时间最长为一周，机密文件不得带出办公室或由办8、公 室人员陪同使用。如有特殊情况需延长调阅时间时，应按调阅程序 重新办理。 4.8.6 调阅人员必须爱护档案，确保档案的安全性与保密性；不得擅自对 档案进行涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄 影、损坏等，需要时由档案管理人员统一复印，具体执行保密工 作管理制度 。 4.8.7 调阅人员应于规定期限内归还档案。如有其他人员调阅同一档案时， 应变更登记，不得私自转借。 4.8.8 调阅档案只限于与所经办业务有关，如调阅与业务无关的档案，必 须经办公室经理同意。 5 5 相关文件相关文件 51 保密工作管理制度 6 6 记录记录 61 档案接收登记表 62 文件/记录销毁审批表 63 作废文件/记录保留审批表 64 文件/记录借阅登记表 本制度自本制度自 20042004 年年 3 3 月月 3 3 日起日起生效生效 档案接收登记表档案接收登记表 日 期 报送人 接收人 档案名称 备 注