1、会计档案管理档案编制*日期2012.8.22审核日期审批日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人2012.8.22C根据2012新授权完善细节*五号宋体1. 程序概况程序目的为了加强档案管理，统一会计档案管理制度，根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法的规定，结合本公司实际及内部管理需要，制定本制度。程序风险 程序范围适用于惠州公司的财务预算管理。定义所涉及流程名称财务预算管理流程客户内部客户外部客户流程参与部门上游流程名称下游流程名称子流程名称总则作业指引会计档案管理作业指引会计点算化管理作业指引罚则作业指引流程KPI责任部门/岗位数据来源流程关键点关键点说明支持文件2.2、工作程序2.1总 则 2.1.1 制定目的和内容：为了加强档案管理，统一会计档案管理制度，根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法的规定，结合本公司实际及内部管理需要，制定本制度。2.1.2 本制度适用的范围，为财务部、会计档案管理部门。 2.1.3 本制度由综合部行使监察权力。2.2 会计档案管理要求 2.2.1 会计档案的组成： （1）会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证； （2）会计账簿：包括总账、明细账、日记账和其它辅助账簿； （3）会计报表：包括年度决算表、月报表和半年报表以及报表附表、附注和会计情况说明书； （4）会计预算执行表、成本控制表、销售明细表； 3、（5）会计事务所出具的审计报告、对银行会计报表、对税务报表及税务资料； （6）其它会计资料：银行对账单、发票或收据存根联、各种经济合同、电脑备份及软件操作资料、相关学习会议资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 2.2.2 会计档案的管理财务部为负责本公司的会计档案工作，财务部应安排专人负责会计资料收集、整理、装订和管理，并设置专门的会计档案室，指定专人保管。1、会计档案专员要求：有会计证、档案员证； 2、会计档案的管理主管：财务经理。3、会计档案室的要求：会计档案室专用并一级保护。2.2.3会计档案的整理会计档案由形成档案的各部门和人员按照归档的要求，负责整理立卷或装订4、成册，对同一年度的会计档案先按会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料四大类别进行归类，对每一类中的会计档案再根据不同保管年限和档案形成时间顺序分别进行整理、立卷、装订成册。2.2.3.1会计凭证的整理 （2） 每月中旬之前应将上月的各种会计凭证分类按编号顺序分本进行装订成册，每本厚度不超过2CM。 （2） 每本凭证要求折叠整齐，凭证编号连续，附件齐全，并统一将左上角订成三角形，每本凭证订牢不松。 （3） 每本凭证应加制封面、封底，凭证封面和每册凭证背脊对各栏内容必须填写齐全，盖章清晰，结绳并加贴封纸，并盖妥装订人员骑缝名单。（4） 装订好的凭证应套上凭证盒，并填写好凭证盒上各栏内容。 2.5、2.3.2会计账簿的整理 （1） 在会计年度终了后的次年2个月内，应对各种账册进行整理、装订。整理账簿时应检查所有账页是否已并入相应账户内，各种账页是否按科目的编号顺序和日期先后排列整齐，账面有否颠倒、夹错、漏页，账页与账页之间的余额是否衔接，每张账页是否填有科目代号和科目名称，更改对是否划红线盖名章，空页、空格是否按规定写明“空页”字样，年终封账是否划上红线，年末余额是否按规定结转下年并在摘要栏注明“结转下年度”字样，账页流水编号是否连续不断。（2） 账簿装订要求订牢不松，折叠整齐，不缺不漏，账页多的科目应单独分册装订，账页少的科目可与其他科目账页合并装订，多科目账页合并装订时，同一科目的账6、页应集中在一本账册内，不能将其分散装订在多本账册中。（3） 电脑账应在每个会计年度终了2个月后分类打印装订成册，并加盖名章。2.2.3.3会计报表的整理、装订 （1） 在办完年终决算的第二个月应对各种报表进行整理、装订，检查报表是否齐全，张数有否短缺，名章是否盖全。 （2） 各种月度报表应按月装订成册，年度决算报表应单独装订成册。 （3） 分册制作报表目录，加制封面封底，封面上填明单位名称，会计年度，所属月份，报表名称，封底结绳对要加贴封纸，盖妥装订人员的骑缝名章。 2.2.3.4其他会计资料的整理 平时应做好其他会计资料的收集、积累和保管工作，根据其他会计资料的不同类型，分别按照上述会计凭证7、账簿、报表的装订要求进行整理、装订，并及时归档。 2.2.4 会计档案的移交与保管公司的当年会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部会计人员保管一年，期满之后，各种会计档案由财务部编造清册在期满之后一个月内移交给公司会计档案室，不得自行封包保存。财务部将会计档案移交给档案室时，应造具一式两份移交清册，连同实物交档案室。档案室应根据移交清册逐件验收，对不符合规定的应退还会计核算部重新整理装订。验收后将移交清册一份留存，一份盖章验收后退还移交部门保存。采用电子计算机进行会计核算的公司，应当保存打印出的纸质会计档案，条件具备的还应采用磁带、磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案。 会计档案管理员对已存档的8、会计档案应根据档案管理的要求和档案密集（档案密集见附件）进行分类、编号、登记和存放，做到妥善保管、存放有序、查找方便，保证会计档案的完整无缺，并严格执行安全保密制度。2.2.5 会计档案保存要求：A、防止档案的损坏，延长档案使用寿命，维护档案安全。B、做好档案的防火、防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。 2.2.6 会计档案的保管年限会计档案名称保管期限（年）备注一、会计凭证类原始凭证15包括附件其中：涉及权证的会计凭证永久记帐凭证15包括附件汇总凭证15包括附件工资表及签收条3二、会计帐簿类总分类帐15明细分类帐15其中往来帐以结清为主现金日记帐25银行日记帐259、固定资产卡片固定资产清理后保管5年辅助帐簿15三、会计报表类年度会计决算报表永久包括文字分析月、季度报表5包括文字分析年度新旧科目对照表15成本控制表5销售明细表5预算执行表5四、其他会计资料内部审计报告10外部审计报告15税务资料永久银行对账单及余额调节表5各种经济合同经济事项结束后保管5年发票及收据存根联15会计档案移交清单15会计档案保管、销毁清册永久2.2.7 会计档案的查阅由于工作需要调阅会计档案，须遵守下列规定： A、公司内部人员需调阅会计档案，必须填写“会计档案查阅申请单”，先由本部门负责人签字后，再由会计档案管理部门负责人签章同意后，方可调阅；其中，机密级以上档案经财务经理或总10、经理签字同意后，方可调阅。申请单一式两联，一联查阅结束归回档案后退还查档人；一联由档案管理员编号后留存装订。 B、审计、财税部门因审计和查账事项需调阅会计档案时，应出具审计或查账公文，并由公司接待部门填写“会计档案查阅申请单”，申请单经公司会计档案管理部门负责人签章同意后，方可查阅；其中，机密级以上档案的调阅，须经财务经理批准。C、公安、检察、法院、工商等部门因对理相关案件需调阅会计档案时，应出具 正式公文或介绍信，经公司法务部门审核认可后填写“会计档案查阅申请单”， 经会计档案管理负责人签章同意后，方可查阅。查阅取证时可以抄录、照相或复印，但不得将档案带走。 D、外单位人员调阅档案，需由会计11、部门人员陪同，查阅完毕，应立即归还档案室。向外单位提供利用时，须经本单位主管领导及会计负责人签字批准，会计档案原则上不得借出。E、查阅档案时，严禁拆散原卷并不得把档案原件抽走、涂改、勾划或损坏，查阅后，应由查阅人在档案封底备查栏内注明日期和原因。F、档案管理员对查阅完毕归还的档案应检察其完整性。G、会计档案保管部门应建立“查阅档案登记薄”，对内部和外部的查阅情况做好记录，以备查用。 2.2.8 会计档案的鉴定和销毁A、会计档案的鉴定。 每年年初应由会计档案主管部门和公司稽核部门对上年度会计档案共同进行一次综合鉴定。对债权债务未结清的档案应抽出重新装订，直到债权债务了结后再作销毁。如果保管期限不12、一致但装订在一起的会计档案应在上述两部门的见证下将要销毁的凭证抽出后重新装订。 B、会计档案的销毁。 经鉴定后需要销毁的会计档案应由会计档案管理员提交销毁申请报告，并造具“会计档案销毁清册”，经会计档案主管部门和稽核部门审核后按法定程序销毁。 C、撤消、合并时，会计档案应随同单位的全部档案本并移交指定的单位，并按规定办理交接手续。 D、会计档案销毁时，会计档案主管部门和稽核部门应派专人到现场监督整个销毁过程。2.3 会计电算化要求内容 会计档案包括书面档案和磁盘档案，内容是所有的会计文件和会计凭证、会计账簿、会计报表等书面形式的会计核算资料。 2.3.1 书面会计档案管理2.3.1.1会计档案13、存档手续：打印输出的凭证、账册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。 2.3.1.2打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按会计档案管理办法规定的保管期限和管理办法管理。 2.3.1.3机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，操作人员在打印输出的账页上签字盖章，会计主管签字盖章认可。 2.3.1.4任何人不得伪造、非法涂改变更、故意毁坏凭证、账册、报表等书面档案。 2.3.2 会计电算化具体要求2.3.2.1现金记账凭证及日记账的输出及保管。 现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记账凭证一律由专职会计人员手工做记账凭证，审核无误后当日输入计算机并打印出现金日记账页，审核后14、交现金出纳人员核对现金库存，相符后出纳员及主管负责人在账页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月现金日记账顺序装订成册，加盖封印妥为保管。2.3.2.2银行记账凭证、账册的输出与保管。银行记账凭证分机制凭证和手编记账凭证两种。有关会计人员必须及时把经审核无误的原始凭证或手编凭证，当日输入计算机并打印银行日记账，以保证银行出纳当日业务当日清。银行账页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章，按日装订成册，年终将各月银行日记账顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。 现金、银行记账凭证可采取汇总的方式，装订成册妥为保管。2.3.2.3转账凭证的输入、输出与保管 转账凭证包括手编凭证和机制凭证两15、种，有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记账凭证，输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，并与手编凭证同样装订成册，妥为保管。2.3.2.4科目汇总表、账簿打印时间。 （1）现金、银行日记账每月打印一次。 （2）银行余额调整表每月打印一次。 （3）总分类账和各种明细分类账每年打印一次。（4）现金、银行存款、转账记账凭证的科目汇总表每月打印一次，并同该本记账凭证一起装订。 （5）会计报表、计算表、分析表，按要求和时间打印输出，经有关财会人员审核无误后签字生效。 2.3.2.5其他 由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并要求操作人员在打印输出的账页上签字盖章，会计16、主管签字盖章认可。2.3.3 电算化数据备份管理2.3.3.1必须经常进行会计核算数据的备份工作，避免意外和人为的错误造成数据丢失；发生会计数据丢失时，必须及时用备份数据进行恢复。2.3.3.2日常工作中，必须准备三套备份设备（服务器备份、单机硬盘备份、光盘刻录机或磁带机备份）循环使用，隔日进行备份，避免意外和人为错误造成对工作的干扰。2.3.3.3需要做备份的文件包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。 2.3.3.4机内凭证及总分类账、明细分类账、报表等需要备份的数据视同会计资料按月做两套外设磁盘（软盘、光盘或磁带）备份，交会计档案保17、管员分别放置在不同的地方（指两幢不同建筑物）妥为保管。 2.3.3.5备份软盘必须贴上写保护标签，装入盘套，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。 2.3.3.6随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件和购买的商品化会计核算系统软件，以及上述软件的备份磁盘，必须作为会计档案保管。 2.3.3.7对各类备份磁盘，必须定期检查，发现错误要及时向会计主管报告，并复制复件；对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性，必须制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。 2.3.3.8必须加强会计档案的保密工作，任何人不得伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘等。 2.4罚 则2.4.18、1 应归档而未归档或归档不及时，未造成损失的，对责任人罚款50元/次，造成损失的由责任人全额赔偿。 2.4.2 归档未按规定办理相关手续，对责任人罚款50-200元/次。 2.4.3 档案未按规定程序、要求整理、立卷的，对责任人罚款50-200元/次。 2.4.4 档案未按规定保管的，对责任人罚款100-400元/次。 2.4.5未按规定审批或借阅的，对责任人罚款50-100元/次。 2.4.6未按规定使用的，未造成损失，对责任人罚款20-100元/次。造成经济损失的，由责任人全额赔偿，并对其罚款100-200元/次。 2.4.7擅自调整档案专管员岗位的，对单位第一责任人罚款500元/次，未及时监督办理交接手续的对第一责任人罚款400元/次，造成损失的，由责任人承担全部责任。2.4.8档案损失、泄密，对责任人罚款100-500元/次；造成经济损失的，由责任人全额赔偿。 2.4.9 未按规定销毁的，对责任人罚款50-200元/次。 2.4.10 未及时对电算会计进行备份，未造成损失的，对责任人罚款200元/次。 3.支持性文件4.其他5.1本程序未尽事宜，参照国家有关政策执行。