1、企业秘密海亮广场管理集团有限公司档案管理办法海亮广场管理集团有限公司档案室编目 录一、档案(资料)分类方案(暂定) 1 二、单位全宗号(暂定) 3三、文件材料归档管理暂行办法 3四、归档文件整理规则实施办法 6五、工程文件归档要求与档案整理规范 10六、会计档案管理办法 26七、实物档案管理办法 29八、声像、照片档案管理办法 30九、电子档案管理暂行办法 33十、单位全宗卷管理办法 37档案(资料)分类方案(暂定)一级类目二级类目文件材料基本范围档 号标识符名 称标识符名 称0图书资料类01会议资料外出参加各种会议带回的材料全宗号-分类号-顺序号.例 3-0.01-00102档案文件汇编大事2、记、组织沿革、企业志、荣誉汇编等03其它文件汇编法规、政策、标准、规范等04年鉴、统计国家、地方等各类年鉴、统计05画册06其它1文书档案类01党群工作1.党务工作;2.组织工作;3.宣传工作;4.纪检监察工作;5.工会工作;6.共青团工作;7.协会工作全宗号-分类号.年度.保管期限-件号.例 3-1.01.2008.Y-00102行政管理1.政务工作;2.法律事务;3.人事管理;4.劳薪管理;5.培训工作;6.审计工作;7.安保工作;8.后勤管理;9.外事工作;10.其它03经营管理1.决策管理;2.计划工作;3.统计工作;4.财务管理;5.物资管理;6.客户管理;7.服务质量、信用管理;73、.其它04技术管理1.综合管理;2.信息化管理;3.档案工作;4.安全管理;5.质量管理;6.其它2合同档案类01经营合同全宗号-分类号.年度.保管期限-件号.例 3-2.01.2008-00102租赁合同03联营合同档案(资料)分类方案(暂定)一级类目二级类目文件材料基本范围档 号标识符名 称标识符名 称3客户档案类按全宗单位的行业性质确定,一个客户或供应商建一个档案4房产档案类01海亮广场项目1.房产销售合同;2.项目综合材料;3.项目A；4.项目B;.(每个分项目材料包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件）。按海亮广场管理集团工程文件归档要求与档案整理规范执行。全4、宗号-分类号-案卷号.例 3-4.01.1-00102035基本建设类01综合工程住宅、办公楼、营业楼等及相关配套工程项目从立项到竣工以及改、扩建、维修全过程形成的档案。新建项目按海亮广场管理集团工程文件归档要求与档案整理规范执行。全宗号-分类号-案卷号.例 3-5.01-00102建筑工程6设备仪器类二级类目按设备种类或型号设置1.设备购置文件;2.设备随机资料;3.设备安装调试;4.设备使用维护;5.其它。7会计档案类二级类目按立档单位设置按海亮广场管理集团会计档案管理办法执行全宗号-分类号.年度-归档顺序号.例 3-7.01.2008-0018员工档案类按干部档案工作条例、企业职工档案管5、理工作规定执行全宗号-分类号-流水号9特种载体类01照片档案按海亮广场管理集团声像、照片档案管理办法执行全宗号-分类号.年度-照片号.例3-9.01.2008-00102光盘档案全宗号-分类号-盘号.例3-9.02-00103实物档案1.印章;2.奖杯;3.奖牌;4.权证;5.荣誉证;6.锦旗;7.字画等。按海亮广场管理集团实物档案管理办法执行全宗号-分类号-件号.例3-9.03.1-00110名人档案类基本情况，事迹材料，工作笔记，论文（著作），重要讲话稿，经验介绍，各种媒体上就优秀事迹的介绍、评论等剪辑，受表彰材料，参加重要活动材料等等全宗号-分类号-件号单位全宗号(暂定)单 位全宗号海亮6、广场管理集团有限公司3内蒙古海亮房地产开发有限公司 301海亮百货有限公司 302内蒙古海亮大酒店有限公司 303文件材料归档管理暂行办法第一章 总 则第一条 为规范海亮广场管理集团有限公司文件材料归档工作，确保归档文件材料的齐全，充分发挥档案信息资源的作用，更好地为企业各项工作服务，根据中华人民共和国档案法等有关规定，结合集团实际，特制订本办法。第二条 本办法所称归档文件材料，是指集团及所属单位在经营、管理等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的文件材料。第三条 本办法适用于海亮广场管理集团有限公司及所属单位文件材料的归档管理工作。第四条 各单位应制定文件材料7、归档控制措施，保证归档文件材料齐全、准确、系统。第二章 归档范围第五条 企业在筹备成立、建设发展、经营管理、产权变动及其职能活动中形成的具有保存价值的各种文件材料，均属归档范围。第六条 归档文件材料的主要来源：1上级单位或其他部门制发的需要本企业贯彻执行的文件材料。2本企业内部形成的文件材料。3本企业所属单位按规定报送的文件材料。4本企业参与的合作（或项目）按需要应提交的文件材料。5对本企业有保存价值的其他文件材料。6归档文件材料载体形式包括：纸质文件、电子文件、录音、录像、照片、实物等。第三章 归档时限第七条 凡是通过办公自动化管理系统（OA）发布的管理性文件，应即时或按月度归档，同时移交相8、应的电子文本；凡是未通过办公自动化管理系统（OA）传递的其它管理性文件，包括外来文件，一般在办理完毕后次年第一季度前完成归档。第八条 建设工程项目等在其项目竣工验收后3个月内按项目完成全套文件的归档工作（周期长的项目可按单项工程分阶段归档）。第九条 建设项目配套设备器材采购文件，应与建设项目全套文件一并归档；工程项目以外的设备器材采购文件，待设备器材采购完成（指货到、验货合格）并安装调试、验收后归档。第十条 会计档案在年度终了后，由财务部门整理并保管一年后，于次年6月底前移交集团档案室归档。第十一条 企业负责人和员工外出考察、参加会议等公务活动形成的文件材料，应在公务活动结束后及时移交档案室归9、档。第十二条 光盘、实物等形式的文件材料，应在工作结束后及时归档。第十三条 录音、录像、数码拍摄应设专人负责，按声像、照片档案管理办法具体执行。第十四条 下列文件材料应随时归档：1注册、变更、修改、补充的文件；2工程项目、设备仪器的维修文件材料；3企业机构变动或员工调动、离职、离岗等情况发生时，保存在部门或员工个人手中的文件材料；4企业产权变动过程中形成的文件材料；5其它临时活动中形成的文件材料。第四章 归档要求第十五条 归档的文件材料应完整、准确、系统。整理要符合文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合国家和集团的有关档案管理标准、规范要求。第十六条 归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求10、。第十七条 归档的文件材料应是原件或正本，并具有查考凭证价值。第十八条 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档；外文材料应与译文一并归档；无译文的文件要译出标题后归档。第十九条 两个或两个以上单位合作完成的项目，由主办单位保存一套完整的正本文件材料，协办单位保存一套与承担任务相关的正本，有合同、协议规定的，按其要求执行。第二十条 归档的文件材料应符合保管要求，不符合档案保管要求的，应经修复或做其他技术处理后归档。第二十一条 归档文件材料的保管期限划分为永久、定期两种，定期一般为30年、10年。1反映企业主要职能活动和重要经营管理活动，具有长远利用价值的档案定为永久保存；2反映企业一般经营活动，具11、有较长时间利用价值的档案定为30年保存；3对企业在一定时间内有参考利用价值的档案，定为10年保存。第二十二条 档案整理人在移交档案时应编制移交清册，随同归档文件材料移交档案部门，重要项目的文件材料归档时应编写归档说明。档案接收时应认真检查归档文件材料，是否符合归档质量要求。交接双方应严格办理交接手续，认真核对移交清册，双方责任人在移交清册上签字，双方各留一份备查。第五章 附 则第二十三条 本办法由海亮广场管理集团档案室负责解释。第二十四条 本办法自印发之日起施行。附件档 案 移 交 清 单序号文 号责任者题 名日期页数备注移交单位: 接收单位:移交人: 接收人: 证明人：移交日期： 接收日期：12、 归档文件整理规则实施办法为实现档案的标准化、规范化和科学化管理，根据国家档案局归档文件整理规则（DA/T22-2000），结合集团档案工作实际，特制定本实施办法。一、适用范围本办法适用于海亮广场管理集团有限公司及所属各单位。二、归档文件整理立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。三、归档文件整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用；简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作制度化、标准化、现代化。四、归档文件整理要求归档文件应齐全完整，保管期限13、划分准确。对已损的文件应予修整，字迹模糊或易褪色的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的要求。五、归档文件整理方法（一）件的确定本办法以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过14、两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件。（二）装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。装订方法采用包角，较厚的文件采用三孔一线的装订方式，已成册不易拆钉的，可保持原貌不变。（三）分类归档文件采用年度-保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。（四）排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。15、事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。一项工程、一次活动、一次会议，均可分别视为一个事由。一次请示，批复收到后，可视为事由办理完毕。因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、保管期限的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件。上述情况应在备考表中加以说明。（五）编制归档号归档号填写应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号。归档号是在整理过程中，体现归档文件类别，排列顺序的一组数字、字符的集合，包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数等项目。归档号填写在归档章内，其中必填为全宗号、年度、保管期限、件号、页数等项目。归档章采用蓝色印泥，一般加盖在文件首页上16、端居中的空白位置上。文件处理单随同归档的可盖在处理单上，以保持文件原貌。填写编号项目的字迹材料应耐久。1全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。2年度：填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注，如2008。3保管期限：填写归档文件保管期限的简称或代字。4件号：填写文件的排列顺序号。5总页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。（六）编目归档文件应依据分类方案和室编件号编制归档文件目录。编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件的，只对复文进行编目，但必须在题名栏中用（）注明有无来文，如“附请示”；若作为两件，则分别编目。17、同一事由形成多份文件的，应分别编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。（1）件号：填写室编件号，用三位阿拉伯数字标识。（2）责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。（3）文号：填写文件的发文字号，须填写完整。（4）题名：文件标题。文件只有一个题名且能反映文件内容的（正题名），填写时照实抄录；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“”号。文件的附件独立性强，正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录，外加“（）”标注。在计算机管理的条18、件下，若题名较笼统，需要进一步细化著录。如“介绍信存根”本作为一件时，其题名可为“介绍信存根”，其介绍信中的人名在备注栏中录入，以便二次检索。（5）日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20080101。（6）页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。（7）备注：标释文件需说明的情况。2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录一年度订成一本，或每年按档案分类装订成若干本。封面设置全宗名称、年度、保管期限、企业（分类）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。4归档文件电子目录须拷贝到可脱机保存的耐19、久的载体上备份。（七）装盒将归档文件按年度分保管期限，以室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。1档案盒档案盒封面应标明全宗名称，盒脊厚度统一用40。2备考表备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。（1）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。（2）整理人：填写负责整理本盒归档文件的人员姓名。（3）检查人：填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名。（4）日期：填写归档文件整理完毕的日期，也可以填写该盒归档文件整理完毕的日期。六、排架归档文件整理完毕装盒内，排架方法应与本单位归档文件分类方案一致，即“年度-保管期限”的分类20、次序排架。七、附则本办法由海亮广场管理集团有限公司档案室负责解释。本办法自印发之日起执行。工程文件归档要求与档案整理规范第一章 总 则第一条 为规范集团工程项目档案的管理工作，确保工程项目档案的齐全、完整、系统、准确和安全，充分发挥工程项目档案在工程建设、使用管理、工程维护和改建扩建中的作用，根据国家档案局国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范和呼和浩特市工程档案验收标准和集团工程项目管理实际，特制定本暂行办法。第二条 工程档案是指从工程项目的提出、立项、审批、勘察、设计、施工到竣工使用全过程中形成的、应当归档保存的各种形式与载体的文件材料。第三条 工程档案管理工作应纳入工程建设管理流程，21、使工程项目档案的形成、积累与工程建设实行同步管理。项目申请立项时，应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。第四条 本办法适用于集团所属各公司工程新建、扩建及房地产开发等所有工程项目的档案管理工作。第二章 管理体制与职责第五条 工程档案实行集团档案部门集中统一管理，集团档案部门和建设单位工程管理部门负责工程项目全套文件材料的收集和归档工作。第六条 工程管理部门从建设项目立项开始应确定专（兼）职工程项目档案管理员，负责工程建设全过程中档案的收集、整理和移交工作。第七条 集团档案部门从建设项目立项开始就参与、跟踪工程项目，并指导项目档案的管理工作。第三22、章 文件形成与整理第八条 工程文件的制作必须有利于档案的永久保存；文件内容必须真实、准确，与工程项目实际相符，符合归档要求。第九条 工程文件的内容及其整理规范必须符合国家和行业的技术规范、标准和规程。归档文件按工程文件归档质量要求（附件1）执行。第十条 工程文件的收集范围。按工程文件归档范围（附件2）执行。第十一条 工程文件的汇总整理：1勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程文件向建设单位工程管理部门汇总。2勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案部门和集团档案部门的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案23、卷质量进行审查。3建设单位工程管理部门和集团档案部门负责汇总整理全套文件材料。全套文件材料包括工程建设依据及管理、工程招标及设备采购、工程勘察设计、工程施工、监理、工程质量检查监督及审计、工程验收及工程总决算等文件材料。第十二条 全套文件系统整理原则要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。第十三条 建设单位组织各施工单位、监理单位将各自形成的有关工程文件移交到城建档案馆，经城建档案馆验收合格后，方可结算工程款。第四章 档案的验收与移交第十四条 工程档案的验收是工程验收的重要组成部门。单项工程验收、初步验收、竣工验收一般都要进行档案的同步验收。如果产生的文件比较多的大24、中型工程建设项目，可在工程初验后、竣工验收前进行档案的预验收。第十五条 建设单位组织工程竣工验收前，需提请当地城建档案部门对工程档案进行预验收。预验收合格后，由城建档案部门出具工程档案认可文件。 第十六条 凡具有法律依据和凭证的重要文件材料(立项文件、审批文件、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等工程准备阶段文件)由经办人在办理、处理完毕后，及时移交集团档案部门归档；竣工验收材料、竣工图、施工材料、监理材料、审计材料及声像等全套文件材料在工程竣工验收后三个月内，由工程管理部门负责组织各参建单位按成套要求经过系统整理，并按规定向当地城建档案馆和集团档案部门移交档案。第十七条 工程档案一般不少于两套25、，一套由集团档案部门保管，一套（原件）移交当地城建档案馆、其中竣工图、竣工验收文件为四套，集团档案部门和当地城建档案馆各一套，另外两套由建设单位自留备用。第十八条 在移交纸质工程档案的同时，将整个工程建设过程形成的声像、照片、电子文件等都要向集团档案部门移交。第十九条 建设单位工程管理部门一般按建设工程项目档案接收方向直接移交。第二十条 停建、缓建建设工程的档案由建设单位暂时保管。第二十一条 对改建、扩建和维修的工程档案管理，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。对改变的部位，应当重新编制工程档案，并在工程竣工验收后3个月内向有关单位移交。第二十二条 建设单位工程管理部26、门在办理归档手续时，应分别填制档案（文件）移交目录，双方签字、盖章后交接。第二十条 凡造成建设工程文件材料损毁、丢失和据为己有，应按中华人民共和国档案法相关规定追究法律责任。第五章 附 则第二十一条 本办法由海亮广场管理集团档案部门解释。第二十二条 本办法自发布之日起执行。附件1工程文件归档质量要求建设工程文件是指在工程建设中产生、记录和反映工程建设和管理，并按项目成套的文字、图表、声像、电子信息等不同形式和载体的文件。为规范建设工程文件的形成和归档工作，确保归档工程文件的质量，使归档工程文件能真实的反映工程建设实际，工程文件的制作和归档应符合以下质量要求。一、工程文件制作要求1.文件必须采用27、耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水；不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。2.文件书写字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签证盖章手续完备。3.文字性文件幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm x 210mm）、图纸宜采用国际标准图幅。4.图样文件应采用能够长久保存的韧性大、耐久性强的纸张。建设工程提供归档的图纸一般采用蓝晒图，竣工图必须是新蓝晒图。5.照片应配文字说明。文字说明包括：事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄影者）。6.录音、录（摄）像资料应将零星录制的编辑成套资料并配置说明。7.长期存贮的电子文件应使用不可擦除型光盘并标明题名信息。二、工程竣工图28、编制形式1.凡按图施工没有变动的，可用施工图代做竣工图，由施工单位在原施工图（必须是新图）上加盖“竣工图”标志章，即作为竣工图。2.在施工中有一般性设计变更，但能在原施工图上加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在施工图（必须是新图）上注明修改的部分，并注明修改依据，加盖“竣工图”标志章，作为竣工图。但一张图纸上的改动部分不得超过图面的1/3。3.有重大改变，不宜在施工图上修改、补充的，应重新绘制改变后的竣工图。三、工程竣工图质量要求1.竣工图要确保与工程项目实体相符，真实地、准确地反映工程建设项目的实貌。2.工程设计变更通知单应标明被更改图纸的图纸号；同样，被更改的图纸中划改29、旁应注明设计变更通知单号。3.凡使用施工图变作竣工图者，不管有无变化，每一张图都必须由施工单位加盖竣工图章。竣工图章应使用不易褪色的红印泥，加盖在图标栏上方空白处。4.凡重新绘制的竣工图图纸，可不加盖竣工图章，但图标栏的图纸名称一律要标引“#竣工图”字样，并直接注明编制单位名称和编制日期；同时必须有项目技术负责人，编制人和审核人签全名。四、工程文件归档要求1.设计、施工等单位在向建设单位提供归档纸质文件和图纸的同时，必须提供与之相对应的电子文件【pdf,bmp,gif等可以直接在网页浏览格式，office文档】。2.工程项目各参建单位向建设单位提供归档的建筑工程图纸必须是蓝晒新图；成本（册）的30、文件一般采用线装订，禁止使用易生锈和易老化的材料装订；成本（册）的文件一律采用耐用的纸质封面和封底，禁止使用其它性质材料的封面和封底。3.工程项目各参建单位编制工程项目文件时，工程项目名称必须使用立项时的规范名称，禁止使用工程项目简称或其它不规范名称。4.归档的文件必须保证一套是原件或正本；各类签证手续齐全完备，设计变更、修改标记一目了然，符合规范要求。5.归档文件的制作和书写必须有利于档案的长久保存。凡未达标准的应进行复制并和复制件一并归档。6.归档的文件应去掉易锈物，对破损的文件要裱糊成统一幅面。图纸折叠前要按裁图线裁切整齐，采用图面折向里方“手风琴风箱式”叠成A4幅面（297mm x 231、10mm）,图标栏应露在幅面的右下角。7.全套归档的文件都应经过建设单位工程管理部门负责人审核认定。五、全套文件系统整理要求1.组卷要遵循文件材料的形成规律，保持它们之间的有机联系；2.归档文件应齐全完整，有完备的盖章手续并按工程项目套数要求成套制作；3.施（竣）工文件必须真实、准确地反映工程建设的实际;建设单位归档的全套文件应能反映工程建设的全过程；4.案卷不宜过薄或过厚,其厚度以15 mm左右为宜,不得超过40 mm；5.如形成的文件材料和图纸不多,可组成一卷。如文件材料较多，可组成数卷。应将相关的材料组成一卷，保持每一卷之中一种材料的完整性，案卷内不应有重份文件。六、全套文件框架整理排列32、方法1.文字性文件按问题和重要程度顺序整理排列；2.设计和施工文件按项目分单项工程分别整理排列；3.全套文件按建设程序或工作阶段整理排列；4.竣工图按建筑、结构、装修（装饰）、给排水、采暖、燃气、消防、电气、通风空调等顺序排列；5.配套购置的设备仪器文件可单独整理排列；6.引进项目的成套文件可不拆散整理排列；7.不同载体的文件应分别整理排列。七、全套文件具体整理排列方法1.文字性文件：正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前、复制件在后；复文在前、来文在后；转发文在前、被转发文在后；会议文件在前、会议通知在后；施工文件可分单项工程按专业分类排列装订。2.图样文件：按专业、图号顺序整理排33、列；散装建筑工程图纸可分单项工程按专业分类并依图号从小到大排列折叠装盒。3.文字性文件与图（表）为一件时，文字性文件在前、图（表）在后。4.有译文的文件为一件时，译文在前，原文在后。八、全套文件排列顺序全套工程项目文件一般按文字性文件在前、图样性文件在后的顺序排列。具体按工程立项、工程管理协调、设备采购、工程验收及决算、工程勘察及设计、工程监理、施（竣）工文件、工程竣工图的顺序排列。 九、案卷的编目要求1.卷内文件页号编制要求案卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号，每卷页号从“1”开始，卷与卷直接页号不能连续。页号编写位置：单面书写的文件材料在右下角编写页号，双面书写的文件材料，正面编写在34、右下角，背面编写在左下角。图纸折叠后无论何种形式一律编写在右下角。成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。2.卷内目录的编制要求（见附表A）序号:以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注。文件编号:填写文件的文号或图号。文件材料题名 :填写文件材料标题的全称。编制单位:填写文件材料的直接形成单位或主要责任者，有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。编制日期:填写文件材料的形成日期,用八位阿拉伯数字标注年月日,如20090101。页次:填写文件材料在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号35、。备注:注释文件需说明的情况。3.案卷封面的编制要求（见附表B）案卷封面的形成，包括档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、总卷数、第几卷。档号:由分类号、项目号和案卷号组成，由档案保管单位填写。档案馆代号：是国家赋予的本单位档案馆的编号。编制时不用填写。案卷题名：应简明扼要，能准确地揭示文件内容。题名内容包括：立档单位名称、工程项目名称、文件材料名称等。一般以揭示2至4个文件材料名称为宜，最多不超过5个。编制单位：填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。编制日期：填写案卷内文件材料的起止日期。起止日期指卷内文件形成最早、最晚时间。采用阿拉伯数字。如“2005.07.36、032008.12.14”.保管期限：填写其划定的保管期限。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。密级：依据保密规定填写。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。共 卷：应填写本项目的总案卷数。第 卷：应填写本案卷在整个项目案卷中的排列序号。4.卷内备考表的编制要求（见附表C）卷内备考表主要标明案卷文件材料的总页数、各类文件材料页数。案卷立卷人、审核人、日期以及在组卷和案卷使用过程中需说明的问题。卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后。5.案卷装订的要求案卷可采用装订和不装订两种形式。文字部分采用线绳三孔左侧装订，要结实不掉页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。图纸采37、用不装订。案卷尺寸为297mm x 210mm。案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面，尺寸不够的要用相应幅面尺寸纸衬托。装订时必须去掉金属物、空白页。不装订的文件材料要按照卷内目录的编排顺序排列。对破损、皱折的文件材料，要修复和整平后方可组卷。附件2工程文件归档范围一、工程准备阶段文件1.立项文件（1）项目建设书（2）项目建设书审批意见（3）可行性研究报告及附件（4）可行性研究报告审批意见（5）关于立项有关的会议纪要、领导讲话，专家建设文件（6）调查资料及项目、环境评估2.建设用地、征地、拆迁文件（1）选址申请及选址规划意见书（2）用地申请报告及建设用地批准书（3）拆迁安置意见、协议、方案38、等（4）建设用地规划许可证及其附件（5）划拨建设用地文件，建筑定位图、规划图、线状图（6）国有土地使用证、挂牌协议及发票复印件3.勘察、测绘、设计文件（1）工程地质勘察报告、自然条件、地震调查（2）建设用地钉桩通知单（书）、地形测量和拨地测量成果报告（3）申报的规划设计条件和规划条件通知书（4）初步设计图纸和说明（5）技术设计图纸和说明（6）审定设计方案通知书及审查意见（7）有关行政主管部门（人防、环保、消防、白蚁防治等）批准文件或取得的有关协议（8）施工图及其说明（9）设计计算书（建筑、结构、消防）（10）政府有关部门对施工图设计文件的审批意见4.招投标文件（1）勘察设计招投标文件（2）勘察39、设计资质、专业岗位证（3）勘察设计承包合同（4）施工招投标文件（5）工程施工承包内部责任书（6）施工承包合同（7）工程监理招投标文件（8）监理委托合同5.开工审批文件（1）建设项目列入年度计划的申报文件、批复或年度计划项目表（2）规划审批申报表及报送的文件和图纸（3）建设工程规划许可证及其附件、规划验收合格证（4）建设工程开工、复工、延期审查表（5）建设工程施工许可证（6）投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明（7）工程质量监督书、安全监督书6.财务文件（1）工程投资估算材料（2）工程设计概算材料（3）施工图预算材料（4）施工预算7.建设、施工、监理机构及负责人（1）工程项目管理机构及负责40、人名单（2）工程项目监理机构及负责人名单（3）工程项目施工管理机构及负责人名单二、监理文件（1）监理规划及实施细则（2）监理月报中的有关质量问题（3）监理会议纪要中有关质量问题（4）工程开工/复工审批表、暂停令（5）不合格项目通知（6）质量事故报告及处理意见（7）预(月)付款报审与支付（8）设计变更、洽商费用报审与签认（9）工程竣工决算审核意见书（10）分包单位、供货单位、试验等单位资质材料（11）有关进度、质量、造价控制的监理通知（12）工程延期报告及审批（13）费用索赔报告及审批（14）合同争议、违约报告及处理意见（15）合同变更材料（16）监理工作总结（17）工程竣工总结（18）质量评价41、意见报告三、施工文件1.土建(建筑与结构)工程（1）施工组织设计记录（2）技术交底记录（3）图纸会审记录（4）施工预算的编制和审核（5）施工日志（6）控制网设置资料（7）工程定位测量资料、基槽开挖线测量资料（8）施工安全措施、施工环保措施（9）地基钎探记录和钎探平面布点图（10）验槽记录和地基处理记录（11）桩基施工记录、试桩记录（12）设计会议会审记录（13）设计变更、工程洽商记录（14）砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表（15）砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件（16）砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、轻集料、焊条、42、沥青复试试验报告（17）预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录（18）工程物质选样送审表、进场报验表、批次汇总表（19）土壤（素土、灰土）干密度试验报告、击实试验报告（20）砂浆配合比通知单、砂浆(试块)抗压强度试验报告（21）混凝土配合比通知单、混凝土(试块)抗压强度试验报告（22）混凝土抗渗试验报告（23）商品混凝土出厂合格证、复试报告（24）钢筋接头（焊接）试验报告（25）防水工程试水检查记录（26）楼地面、屋面坡度检查记录（27）土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表（28）基础和主体结构钢筋工程、钢结构工程、防水工程、高程控制等隐蔽工程检查记录、定位测量检查记录、43、预检工程检查记录（29）冬施混凝土搅拌测温记录（30）冬施混凝土养护测温记录（31）烟道、垃圾道检查记录（32）沉降观测、结构吊装、现场施工预应力记录（33）工程竣工测量、新型建筑材料、施工新技术记录（34）工程质量事故处理记录（35）检验批质量验收记录（36）分项工程质量验收记录（37）基础、主体工程验收记录、幕墙工程验收记录（38）分部（子分部）工程质量验收记录2.装饰工程（1）装饰合同书、产品购销合同（2）产品质量证明、装饰材料检验报告、合格证（3）设计要求、技术要求、变更洽谈记录（4）强度计算书、设计计算书（5）质量事故处理记录（6）分部（子分部）工程质量验收记录3.给排水、采暖、燃气44、消防（1）施工组织设计记录（2）技术交底（3）施工日志（4）图纸会审、设计变更、工程洽商记录（5）材料、产品出厂合格证、质量保证书（6）暖气管道、散热器压力试验记录、消防管道、燃气管道压力试验记录（7）给排水、采暖、燃气、消防、管道设备强度试验、严密性试验记录、系统清洗、灌水、通水、通球试验记录（8）焊缝观感质量检查记录（9）隐蔽工程检查记录（10）质量事故处理记录（11）分部（子分部）工程质量验收记录4.电气（1）施工组织设计记录（2）技术交底（3）施工日志（4）图纸会审、设计变更、工程洽商记录（5）材料、设备出厂合格证、质量保证书、设备明细表（6）接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末45、端测试记录（7）变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录、电气照明、动力、系统调试、试运行记录（8）隐蔽工程检查记录（9）质量事故处理记录（10）分部（子分部）工程质量验收记录5.通风与空调（1）施工组织设计记录（2）技术交底（3）施工日志（4）图纸会审、设计变更、工程洽商记录（5）产品出厂合格证、质量保证书（6）制冷、空调、水管道强度试验、严密性试验记录（7）通风、空调系统调试试运行记录（8）隐蔽工程检查记录（9）质量事故处理记录（10）分部（子分部）工程质量验收记录6.电梯（1）施工组织设计记录（2）技术交底（3）施工日志（4）图纸会审、设计变更、工程洽商记录（5）设备出厂合格证及开箱检46、验记录（6）电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录（7）空载、半截、满载、超载试运行记录（8）平衡、运速、噪声调整试验报告（9）隐蔽工程检查记录（10）质量事故处理记录（11）分部（子分部）工程质量验收记录7.建筑智能化（1）施工组织设计记录（2）技术交底（3）施工日志（4）图纸会审、设计变更、工程洽商记录（5）材料、设备出厂合格证及技术文件（6）楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录（7）系统试运行记录（8）隐蔽工程检查记录（9）质量事故处理记录（10）分部（子分部）工程质量验收记录四、竣工图（1）设计总说明（2）总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）（3）竖向布置图（47、4）室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图（5）电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图（6）室外专业图（包括给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、电视、建筑小品、消防、照明、水景、道路、绿化等）（7）建筑竣工图（8）结构竣工图（9）装修（装饰）工程竣工图（10）给排水（采暖）竣工图（11）燃气工程（消防工程）竣工图（12）电气工程竣工图（13）通风空调工程竣工图（14）全套竣工图纸光盘五、竣工验收文件（1）工程概况表（2）工程竣工总结（3）单位（子单位）工程质量竣工验收记录（4）竣工验收证明书（5）竣工验收报告（6）竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）a.房屋同意交付使用通知书b.房48、屋及配套设施验收合格证c.质量监督报告d.环保、公安消防等验收合格证e.建设工程配套设施汇签意见f.建设工程档案合格证 g.工程质量保修书h.房屋质量保证书i.房屋使用说明书j.与配套设施相关的其他材料（7）房屋测绘报告（8）工程决算书（9）交付使用财产总表和财产明细表（10）工程照片、工程有关录音（录像）档案、电子档案等（11）房屋所有权证、房屋契证说明：本归档范围适用于建设单位工程项目文件的归档。移交当地城建档案馆的归档范围按呼和浩特市城建档案馆建筑安装工程文件归档范围执行。附表A卷 内 文 件 目 录序号文件编号责任者文 件 题 名日 期页次备注附表B档 号档案馆代号案卷题名编制单位编制49、日期密 级保管期限共 卷第卷附表C卷 内 备 考 表本案卷共有文件材料 页，其中：文字材料 页，图样材料 页，照片 张。说明:立卷人: 年 月 日审核人: 年 月 日会计档案管理办法为实现会计档案的标准化、规范化和科学化管理，更好地服务于企业各项工作，特制定本办法。一、适用范围本办法适用于海亮广场管理集团有限公司及所属单位会计档案的管理。二、引用相关文件财政部、国家档案局关于印发会计档案管理办法的通知（财会字199832号）三、定义会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映企业经济业务的重要史料和证据。四、职责分工1单位财务总监和集团档案室负责会计档案工作的指导、50、监督和检查。2集团档案室负责会计档案的接收、编目、保管和提供利用。3各单位财务部门要指定专人负责会计档案的收集、整理和日常保管。出纳人员不得兼管会计档案。4对每年形成的会计档案，各单位财务部门应按照归档要求，负责整理、立卷、编制会计档案移交目录。五、归档要求1会计档案应完整、齐全、准确。遵循其形成的自然规律，保持其相互间的有机联系。2凡涉及单位名称的填写必须是规范全称。3凭证条目数据、帐簿条目数据、报表文件数据等与纸质实体凭证、帐簿、报表等一致。六、归档范围及保管期限序号档案名称保管期限备 注一会计凭证类1原始凭证15年2记帐凭证15年3汇总凭证15年4其他会计凭证15年二会计帐簿5总帐15年51、6明细帐15年7日记帐15年现金和银行存款日记帐保管25年8固定资产卡片固定资产投资清理后保管5年9辅助帐簿15年三财务报告10月、季度报告（决算）3年包括文字分析11年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他12会计档案移交目录15年13会计档案案卷目录永久14会计档案销毁清册永久15银行余额调节表5年16银行对帐单5年七、归档整理1会计档案按年度分类，以卷为单位整理。对以下会计专业材料,另行组卷：（1）土地征用及重大固定资产的买卖单据； （2）工资名册；（3）有必要延长保管期限的债权债务单据； （4）交通肇事、工伤事故的处理单据； （5）涉外（含港、澳、台地区）的会计材料； （6）有必要延52、长保管期限的其他会计材料。2装订前剔除金属物，凭证附件粘贴时应留出装订位置，确保原始票据的完好和利用。由财务部门负责完成会计档案装订工作，并装入相应的会计档案盒。3编制会计档案案卷目录由档案室负责编写。4排列：会计档案按照保管期限顺序排列，即会计报表、会计账簿、会计凭证、其它。5档号：全宗号分类号年度-归档顺序号。6会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。八、移交与接收1单位形成的会计档案财务部保管一年后，向档案室移交。移交前由财务部门按照附件的格式编制会计档案移交目录，并在档案管理系统后台向档案室上传电子目录和文件，同时移交会计档案实物。移交时按移交目录与实物相核对后双方签字，双方53、各留一份备查。九、排架方式会计档案按年度分别排架。十、利用方式会计档案一般不得借出，如有特殊需要，由财务人员办理借出登记手续，查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。十一、鉴定与销毁保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁。1由档案室会同单位财务部门提出销毁意见，档案室编制会计档案销毁清册，财务部门拟写会计档案销毁报告，单位负责人在会计档案销毁报告上签署意见，报送集团财务部门，经相关负责人审批后方可监销。2销毁会计档案时，应当由档案室和财务部门共同派员监销。3监销人在销毁会计档案前，应当按会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上54、签名盖章，向单位负责人报告监销情况，并将会计档案销毁清册存集团档案室备案。附件会 计 档 案 移 交 目 录档 号单 位题 名会计号区间责任人日期备 注移交单位： 接收单位： 移交人: 接收人:证明人:移交日期: 接收日期:实物档案管理办法为实现实物档案的标准化、规范化和科学化管理，更好地服务于企业各项工作，特制定本办法。一、适用范围本办法适用于海亮广场管理集团有限公司及所属单位实物档案的管理。二、定义实物档案是指企业在从事经营、管理等工作活动中形成的具有保存价值的各类印章、权证、奖杯、奖牌、荣誉证、锦旗等实物。三、管理职责1印章保管单位或实物接收部门（人员）必须按要求移交归档。2集团档案室负55、责对实物档案进行收集、整理、统计和利用，并负责对实物档案工作的指导、监督和检查。四、归档范围1各单位已停止使用的、有保存价值的印章。2各单位荣获的各类荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等。3各单位从组建到经营、管理等各项工作中获取的由上级主管部门颁发的证件。4各级领导或著名人物给本企业的题词或字画。五、归档要求与归档时间1实物档案实行集团档案室集中统一管理，归档的实物档案应完整、准确。2实物档案应随时归档。六、移交印章保管单位或实物接收部门（人员）应主动地向集团档案室移交归档实物档案，编制档案移交目录一式两份，交接双方核对后签字，各留一份备查。七、整理、编目1实物档案按不同载体分为印章-1、奖杯-2、56、奖牌-3、权证-4、荣誉证-5、锦旗-6、字画-7等。档号为全宗号-分类号-件号。2档案室在接收实物档案后要对实物档案数字化加工，保存数字化加工的照片，按不同载体分类管理并刻录光盘保存，以便于提供利用。八、保管实物档案应有专用的装具或陈列室。九、统计实物档案按件统计。声像、照片档案管理办法为实现声像、照片档案的标准化、规范化和科学化管理，更好地服务于企业各项工作，特制定本办法。一、适用范围本办法适用于海亮广场管理集团有限公司及所属单位形成的声像、照片档案的管理。二、定义声像、照片档案是指单位在职能活动中形成的具有保存利用价值的录像带、录音带、照片等载体的历史记录。声像（照片）档案一般由声像（照57、片）、文字说明两部分组成。三、管理职责声像、照片档案由摄制者或承办部门收集并编写文字说明后，及时向集团档案室移交归档。档案室负责对声像、照片档案进行编目、鉴定、统计和利用，并对其归档工作进行督促、指导和检查。四、归档范围1反映企业概貌、名称及发展面貌的声像、照片材料。2各级领导和著名人物参加的与本企业有关的重大活动的声像、照片材料。3企业领导、专家、专业人员参加国内外重大活动、出国考察或被授予荣誉称号的声像、照片材料。4企业召开重要会议、重大纪念、庆祝活动形成的声像、照片材料。5企业外事活动中形成的声像、照片材料。6企业建设工程中形成的声像、照片材料（基地原貌、奠基仪式、重大施工阶段、竣工仪式58、工程全貌等）。7企业发生重大事故、事件的现场声像、照片材料。8其他单位形成的与本单位有关的重要声像、照片材料。9实物档案的数字化照片。10其他具有保存价值的声像、照片材料。五、归档要求与归档时间1声像、照片档案实行集团档案室集中统一管理。2录音、录像必须画面清晰、声音清楚，归档时注明摄制内容、摄制时间、地点、人物及摄制者等。3照片必须内容真实、主题突出、画面清晰。每张照片或每组照片要有文字说明，文字说明包括事由、时间、人物、背景、摄制者等。4数码照片收集时应统一将其转换为JPEG、TIFF格式。拍摄数码照片的像素数应在500万以上，扫描照片的线数应不低于600dpi。5声像、照片档案在完成制59、作后即可归档，一般不应跨年度归档。6照片档案在移交时要以EXCEL电子表格形式，以张（组）为单位，著录照片题名、摄制者、摄制时间、文件位置四个项目。（1）题名：简明扼要地反映每一张（组）照片的具体内容，包括地点、人物、事由、背景等要素。例：海亮广场管理集团2008年度总结表彰大会。（2）摄制者：数码照片的拍摄单位或拍摄人。（3）摄制时间：照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字标识，如20080101。（4）文件位置：反映该数码照片存储的文件夹及照片的名称。例：200801领导视察/20080204市档案局XXX局长调研集团档案工作。六、鉴定对于没有归档价值的或重复的照片必须剔除。七、整理、编目1数码60、照片按其形成年度分类归档。每一事由的照片建立一个文件夹。文件夹下存放数码照片文件，包括该张（组）照片的文字说明。数码照片文件按时间（或重要程度）先后排列，一组联系密切的数码照片应排列在一起。2同一事由的录音、录像应刻录到一张或多张光盘，一个归档年度的数码照片应刻录至一张或多张光盘。刻录光盘时应选择“一次性写入”方式，光盘刻录完成后装入光盘盒，并填写封面内容。3永久、长期保管的数码照片应同时冲洗纸质照片归档。纸质照片档案管理参照国家标准GB/T11821-2002照片档案管理规范执行。纸质照片档案的档号为全宗号-分类号.年度-照片号，但同时应注明对应的数码照片的档号，如参见“全宗号-分类号.盘号61、-照片号”。八、保管1数码照片光盘应一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。套别用符号A、B、C表示。A表示封存，B表示利用，C表示异地保存。2光盘应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放，避免挤压。3光盘的标签应粘贴在光盘的包装物上，不得直接在光盘上粘贴标记。4光盘的存放环境要远离强磁场并与有害气体、强紫外线隔离，环境温度应控制在17-20，相对湿度应控制在35%-45%。5光盘一般每满4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。电子档案管理暂行办法为实现电子档案的标准化、规范化和科学化管理，更好地服务于企业各项工作，特制定本办法。一、适用范围本办法适用于海亮广场管理集团有限公司及所属单62、位电子档案的管理。二、引用标准电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T18894-2002）三、定义（一）电子文件能在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等介质上，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（二）归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。（三）背景信息指描述生成电子文件职能活动、电子文件作用、办理过程、结果、上下级关系以及对其产生影响的历史环境等信息。（四）元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。（五）逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原63、存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。（六）物理归档指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。（七）真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。（八）完整性指电子文件的内容、结构和背景信息和元数据等无缺损。（九）有效性指电子文件具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。（十）捕获指对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。（十一）迁移指将源系统中电子文件向目的系统进行转移存放的方法与过程。四、管理职责（一）集团档案室负责对电子档案的保管（64、定期检查）和提供利用。（二）电子文件形成部门应指定专人负责电子文件的形成、收集、积累、归档。五、归档要求及归档范围（一）归档要求1.在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件保留。 2.用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。3.用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩算法,收集时应转换成统一格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。4.用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其软硬65、件环境和相关数据。5.用视频设备获得的动态图像文件,收集时应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。6.用音频设备获得的文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。7.由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应保证参数准确、数据完整。8.通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用型电子文件；如不能转换，则收集时必须连同专用软件一并收集。9.计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。10.原电子文件载体在完成电66、子文件归档后,在其形成部门至少保留1年以后再删除。11.采用的载体为一次写光盘。禁止软盘作为归档电子文件长期保存的载体。12.由电子档案转换成的纸质档案,要及时归入相应档案门类的纸质档案中,按纸质档案管理要求进行管理,并注明其所在光盘编号及文件名。六、管理（一）归档时间1.逻辑归档实时进行;2.物理归档按照相对应的纸质文件归档时间进行。（二）整理与保管将应归档的电子文件集中拷贝到耐久性的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。电子档案保管除应具备纸质档案一般要求外，还应符合下列要求：1.选用适合载体的档案装具；2.归档载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层；3.存放时应67、注意远离强磁场。（三）保养及维护每满一年，对电子档案涉及的形成单位和档案部门与电子文件读取处理有关的设备更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。对光盘载体上的电子档案满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。定期检验结果应填入电子档案管理登记表。（四）利用1.电子档案封存载体不得外借。未经批准任何单位或个人不得擅自复制电子档案;2.利用者只能使用拷贝件；3.利用时要遵守保密规定，对具有保密要68、求的电子档案，采用联网的方式利用时，必须符合国家、企业有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。附件1电子档案管理登记表序号时 间检测机型信息记录格式检测项目结 论操作人附件2电子档案接收检验登记表接收单位外观检验病毒检验有效性检验完整性检验软件说明、资料检验填表人： 年 月 日审核人：年 月 日单位全宗卷管理办法为实现全宗卷的标准化、规范化和科学化管理，特制定本管理办法。一、适用范围本办法适用于海亮广场管理集团有限公司及所属单位全宗卷的管理。二、引用标准全宗卷规范（DA/T1294）三、定义全宗卷是指档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史和现状的有关文件材料所组成的专门案卷69、。四、管理职责档案室负责按年度编制全宗卷。五、归档要求和归档范围全宗卷的各种文件材料，应按其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于利用和保管。1档案收集：档案资料交接文据，移交目录、档案资料接收登记表等。2档案整理：整理工作方案，档案分类方案，每年整理档案说明等。3档案鉴定：档案保管期限表，鉴定小组成员名单，销毁档案的请示与批复，销毁档案的目录等。4档案保管：档案保管检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况等。5档案统计：档案移交数量统计表、档案接收数量统计表、档案归档数量统计表、档案利用数量统计表、档案销毁数量统计表等。6档案利用：全宗指70、南（全宗介绍），立档单位大事记，档案开放利用和控制使用范围说明，档案汇编一览表、档案产生社会效益或经济效益事例。7档案管理新技术的应用：计算机管理档案情况说明等。六、管理全宗卷内文件材料是不断补充的，因此全宗卷不必装订，采取单项内容独立成册的方式装入硬卷盒。文件材料过多时，可分装数盒。（-）整理1全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，必须平时注意积累。全宗管理中产生的文件材料于次年1月底前整理完毕。2全宗卷文件材料按问题排列，排列顺序：以归档内容分7类并分别装入7个硬卷盒。每个硬卷盒内装有全宗卷内文件材料目录。3编制卷内目录。卷内文件材料逐渐加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。（71、二）编目全宗卷排列按顺序流水编号。（三）保管期限全宗卷的保管期限为永久保存。附件1全宗卷内文件目录(一)-档案收集件号题 名备注附件2全宗卷内文件目录(二)-档案整理件号题 名备注附件3全宗卷内文件目录(三)-档案鉴定件号题 名备注附件4全宗卷内文件目录(四)- 档案保管件号题 名备注附件5全宗卷内文件目录(五)- 档案统计件号题 名备注附件6全宗卷内文件目录(六)- 档案利用件号题 名备注全宗卷内文件目录(七)-档案管理新技术的应用附件7件号题 名备注附件8档 案 (文件) 接 收 登 记 表接收日期部门数量内 容移交人接收人备 注附件9档案整理说明(小结)一立档单位名称：全宗号：二、公司的性质、职权范围、隶属关系和工作任务的变化情况三、公司正副职负责人、中层干部的变动情况（含姓名、职务、任（免）职时间）：四、公司内设机构的变化情况（含设、撤、并名称、时间）：五、公司本年度形成的与往年不同工作内容的特色档案：六、立卷特征：七、新编的检索工具专题资料：八、档案整理情况附件10档案保管情况检查记录日期类号应有案卷（件）数量实有案卷（件）数量缺卷（件）数量档号原 因破损修复情况附件11档 案 文 件 汇 编 一 览 表序号档号名 称编制时间备注附件12全宗号件号海亮广场管理集团有限公司时间: 年 月 日责任者:海亮广场管理集团有限公司45